Quy Định Về Thời Hạn Lưu Trữ Hồ Sơ Của Doanh Nghiệp Mới Nhất

Việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu đóng một vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động của mỗi doanh nghiệp. Có nhiều lý do khiến doanh nghiệp cần phải lưu trữ hồ sơ một cách cẩn thận và khoa học:

Thứ nhất, việc lưu trữ hồ sơ là để đáp ứng yêu cầu của pháp luật. Các văn bản quy phạm pháp luật như Luật Kế toán, Luật Doanh nghiệp đều có những quy định cụ thể về nghĩa vụ lưu giữ hồ sơ, tài liệu trong một khoảng thời gian nhất định mà doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ.

Thứ hai, hồ sơ, tài liệu là công cụ đắc lực hỗ trợ công tác quản lý, điều hành doanh nghiệp. Nhờ việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ, hệ thống mà ban lãnh đạo có thể nắm bắt được tình hình hoạt động, từ đó có những đánh giá chính xác về kết quả kinh doanh, hiệu quả đầu tư. Đây cũng là căn cứ quan trọng để hoạch định chiến lược và đưa ra các quyết định quản trị hợp lý.

Thứ ba, hồ sơ được lưu trữ cẩn thận là để chứng minh tính hợp pháp, minh bạch trong hoạt động của doanh nghiệp. Trong nhiều trường hợp, hồ sơ, chứng từ sẽ đóng vai trò là bằng chứng pháp lý quan trọng để chứng minh và bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp, đặc biệt là khi có sự kiểm tra, thanh tra từ các cơ quan có thẩm quyền hoặc khi phát sinh tranh chấp.

Thứ tư, doanh nghiệp luôn phải sẵn sàng cung cấp thông tin, hồ sơ khi có yêu cầu từ các cơ quan chức năng như cơ quan thuế, thanh tra,… Việc lưu trữ hồ sơ khoa học, đầy đủ sẽ giúp doanh nghiệp đáp ứng nhanh chóng, chính xác các yêu cầu này, tránh mất thời gian và bị xử phạt do cung cấp hồ sơ chậm trễ.

Chính vì tầm quan trọng đó, việc nắm rõ các quy định của pháp luật về thời hạn lưu trữ hồ sơ là vô cùng cần thiết với mỗi doanh nghiệp. Vậy cụ thể quy định này như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong phần tiếp theo nhé!

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định pháp luật

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo quy định pháp luật Điều 41 Luật Kế toán 2015 đã quy định rõ ràng về thời hạn lưu trữ các loại tài liệu kế toán. Để chi tiết hóa quy định này, Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định chi tiết hơn về các nhóm tài liệu kế toán cần được lưu trữ theo các mốc thời gian sau:

Thời hạn lưu trữ tối thiểu 5 năm

Áp dụng đối với các loại tài liệu kế toán chỉ sử dụng cho mục đích quản lý, điều hành của đơn vị, không trực tiếp dùng để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Ví dụ:

Các tài liệu liên quan đến mở/sử dụng tài khoản tiền gửi ngân hàng (không phải chứng từ thanh toán).
Các tài liệu khác không thuộc đối tượng lưu trữ 10 năm hoặc vĩnh viễn.

Thời hạn lưu trữ tối thiểu 10 năm

Áp dụng đối với phần lớn các tài liệu kế toán cơ bản, bao gồm:

Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (Phiếu thu, chi, hóa đơn, giấy báo Nợ/Có, bảng kê…).
Sổ kế toán chi tiết và sổ cái liên quan trực tiếp đến số liệu kế toán.
Báo cáo tài chính năm (trừ báo cáo đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt).
Các tài liệu liên quan đến thanh lý, nhượng bán tài sản cố định; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản.
Các tài liệu kế toán liên quan đến thành lập/chia/tách/hợp nhất/sáp nhập/chuyển đổi hình thức sở hữu/giải thể/chấm dứt hoạt động của đơn vị.
Tài liệu kế toán liên quan đến toàn bộ nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp, làm căn cứ chứng minh chi phí, doanh thu hợp lý, hợp lệ trước cơ quan thuế.

Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn

Áp dụng cho các tài liệu có tính chất lịch sử hoặc đặc biệt quan trọng:

Tài liệu kế toán liên quan đến an ninh, quốc phòng.
Tài liệu kế toán có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng của quốc gia.
Báo cáo tài chính năm, báo cáo quyết toán ngân sách đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Các tài liệu về kiểm toán, kiểm tra, thanh tra đã có kết luận.

Lưu ý:

Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tính kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà tài liệu đó ghi nhận. Ví dụ, chứng từ phát sinh năm 2022 thì phải lưu đến hết năm 2032. Trước khi hủy các tài liệu đã hết thời hạn lưu trữ, doanh nghiệp cần tuân thủ đúng trình tự, thủ tục theo quy định của pháp luật. Đồng thời, việc hủy tài liệu nên được tận dụng để mang lại lợi ích kinh tế như bán phế liệu giấy. Các tài liệu kế toán bao gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải được đánh số và lưu trữ theo nguyên tắc lưu trữ và bảo quản an toàn trong quá trình sử dụng cũng như khi lưu trữ tại cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc trong các kho theo quy định của pháp luật lưu trữ. (Trích Điều 41, Luật Kế toán 2015)

Tầm quan trọng về Thuế: Thời hạn lưu trữ 10 năm đối với chứng từ không chỉ tuân thủ Luật Kế toán mà còn là yêu cầu bắt buộc theo Luật Quản lý Thuế. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ để có thể cung cấp cho cơ quan thuế/thanh tra khi có yêu cầu, nhằm chứng minh tính hợp pháp của chi phí, tránh bị loại trừ chi phí và truy thu thuế/phạt chậm nộp trong thời hiệu thanh tra (thường là 10 năm).

thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp — Thời hạn lưu trữ hồ sơ của doanh nghiệp

Thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu khác

Hồ sơ lao động Theo Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn thi hành, việc lưu trữ hồ sơ người lao động được quy định tùy thuộc vào tính chất và mức độ quan trọng. Doanh nghiệp cần phân loại hồ sơ thành các nhóm chính sau:

Tài liệu lưu trữ suốt thời gian làm việc

Bao gồm các loại giấy tờ cung cấp thông tin cá nhân và quá trình làm việc của người lao động:

Các giấy tờ chứng minh thông tin cá nhân: Tờ khai thông tin về người lao động, bản sao Chứng minh thư/Căn cước/Hộ chiếu, Bản sao Giấy khai sinh, Giấy khám sức khỏe.
Hồ sơ chứng minh năng lực: Bản sao các văn bằng, chứng chỉ đào tạo.
Hồ sơ theo dõi quá trình làm việc tại công ty: Quyết định nâng lương, thay đổi chức vụ, Quyết định khen thưởng, kỷ luật, đánh giá hiệu suất.

Những tài liệu này phải được lưu giữ trong suốt thời gian người lao động làm việc tại doanh nghiệp để phục vụ công tác quản lý, đánh giá và đối chiếu.

Tài liệu lưu trữ tối thiểu 2 năm sau khi chấm dứt hợp đồng

Hợp đồng lao động và các văn bản liên quan đến chấm dứt hợp đồng (ví dụ: Quyết định chấm dứt hợp đồng, biên bản bàn giao công việc) có thời gian lưu trữ tối thiểu là 02 năm, kể từ ngày hợp đồng chấm dứt hoặc người lao động nghỉ việc.

Hồ sơ Bảo hiểm Xã hội (BHXH)

Theo Luật Bảo hiểm xã hội, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ các hồ sơ liên quan đến việc đóng và hưởng BHXH, BHYT, BHTN của người lao động. Thời hạn lưu trữ các hồ sơ này thường được tính theo thời hiệu truy cứu trách nhiệm hoặc theo quy định chuyên ngành của cơ quan BHXH. Doanh nghiệp cần lưu giữ các hồ sơ như:

Các biểu mẫu đăng ký, điều chỉnh, xác nhận tham gia BHXH.
Các giấy tờ liên quan đến giải quyết chế độ BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn lao động…).
Sổ BHXH (đã chốt).

Ví dụ: Anh A ký hợp đồng lao động với thời hạn từ 1/1/2018 đến 31/12/2022, sau đó nghỉ việc. Công ty phải lưu giữ toàn bộ Hợp đồng lao động và Quyết định nghỉ việc liên quan đến Anh A đến hết ngày 31/12/2024. Các giấy tờ khác như sơ yếu lý lịch, bằng cấp chỉ cần lưu đến hết thời gian Anh A làm việc.

Một số câu hỏi thường gặp về thời hạn lưu trữ hồ sơ

Hóa đơn, chứng từ phải lưu trữ bao lâu?

Hóa đơn là chứng từ kế toán nên áp dụng quy định chung về thời hạn lưu trữ đối với chứng từ:

Hóa đơn, chứng từ kế toán dùng để ghi sổ, lập báo cáo tài chính và làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế cần được lưu trữ tối thiểu 10 năm kể từ ngày kết thúc năm tài chính mà tài liệu đó ghi nhận (theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP).
Lưu ý về Hóa đơn Điện tử: Đối với Hóa đơn Điện tử (HĐĐT) theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ HĐĐT (bao gồm cả dữ liệu HĐĐT) trong thời hạn 10 năm. Việc lưu trữ phải đảm bảo an toàn, bảo mật, và khả năng truy xuất khi cần thiết.

Hồ sơ nhân sự cần lưu trữ trong bao lâu?

Thời hạn lưu trữ hồ sơ nhân sự tùy thuộc vào loại giấy tờ:

Hợp đồng lao động và văn bản chấm dứt hợp đồng cần lưu 2 năm sau khi người lao động nghỉ việc (theo Bộ luật Lao động 2019).
Các giấy tờ khác như hồ sơ sức khỏe, bằng cấp, quyết định tiền lương… cần lưu trong suốt thời gian người lao động làm việc tại doanh nghiệp.
Hồ sơ liên quan đến Bảo hiểm xã hội cần được lưu trữ theo quy định chuyên ngành của Luật BHXH và cơ quan BHXH.

Thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán là bao lâu?

Hồ sơ, báo cáo kiểm toán được xếp vào nhóm tài liệu kế toán, do đó thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm theo quy định tại Luật Kế toán và Nghị định 174/2016/NĐ-CP. Thời hạn 10 năm được tính từ ngày 01/01 của năm tiếp theo năm kết thúc cuộc kiểm toán.

Nếu doanh nghiệp không tuân thủ thời hạn lưu trữ hồ sơ sẽ chịu mức xử phạt như thế nào?

Vi phạm quy định về lưu trữ hồ sơ, nhất là hồ sơ kế toán sẽ bị xử phạt theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP, bao gồm:

Phạt hành chính: Phạt tiền từ 5-10 triệu đồng nếu không lưu trữ đầy đủ hồ sơ, tài liệu kế toán. Phạt tiền từ 10-20 triệu đồng nếu vi phạm quy định về thời hạn lưu trữ dẫn đến việc cung cấp thông tin sai lệch hoặc làm mất, hủy hoại tài liệu.
Hậu quả tài chính nghiêm trọng: Hậu quả lớn nhất không chỉ là phạt hành chính. Nếu doanh nghiệp không cung cấp đủ hồ sơ, chứng từ để chứng minh chi phí hợp lý khi cơ quan thuế thanh tra, chi phí đó sẽ bị loại trừ và doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế Thu nhập Doanh nghiệp, kèm theo phạt chậm nộp và phạt vi phạm hành chính về thuế. Thiệt hại này thường lớn hơn nhiều lần so với phạt hành chính về kế toán.

Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ ở dạng bản giấy hay bản điện tử?

Đáp: Hiện nay, doanh nghiệp có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ dưới cả hai hình thức bản giấy và bản điện tử.

Hồ sơ điện tử: Xu hướng chung hiện nay là chuyển sang lưu trữ điện tử. Các tài liệu điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy nếu đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn, khả năng truy cập và lưu trữ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Ưu điểm của lưu trữ điện tử: Tiết kiệm chi phí, dễ dàng tìm kiếm thông tin nhanh chóng, dễ dàng sao lưu và khôi phục (backup) khi có sự cố, bảo mật thông tin tốt hơn. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có phương án dự phòng và bảo vệ trước các rủi ro công nghệ.

Lợi ích từ việc lưu trữ hồ sơ đúng quy định

Thứ nhất, Tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro tài chính

Lưu trữ hồ sơ đúng quy định giúp doanh nghiệp đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu của pháp luật về lưu giữ tài liệu như Luật Kế toán, Luật Doanh nghiệp, Luật Lao động… Điều này thể hiện sự tuân thủ pháp luật nghiêm túc, nâng cao uy tín và vị thế của doanh nghiệp. Đồng thời, doanh nghiệp cũng có thể tránh được những rủi ro không đáng có như bị xử phạt vi phạm hành chính, tạm đình chỉ hoạt động do cung cấp thông tin, hồ sơ chậm trễ, thiếu chính xác cho cơ quan chức năng.

Ví dụ: Khi đến hạn quyết toán thuế TNDN, cơ quan thuế yêu cầu doanh nghiệp cung cấp báo cáo tài chính năm, chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Nếu không lưu trữ đầy đủ, khoa học, doanh nghiệp sẽ mất rất nhiều thời gian để tìm kiếm, tổng hợp hồ sơ. Thậm chí, nếu không thể chứng minh được một khoản chi phí lớn (ví dụ: 2 tỷ VNĐ) do thiếu hóa đơn, chứng từ hợp lệ, chi phí đó sẽ bị loại trừ và doanh nghiệp sẽ bị truy thu thuế TNDN (ví dụ: 20% của 2 tỷ = 400 triệu VNĐ), kèm theo phạt chậm nộp và phạt hành chính. Rủi ro tài chính này nghiêm trọng hơn rất nhiều so với các mức phạt hành chính thông thường.

Thứ hai, Hỗ trợ công tác quản trị và ra quyết định

Lưu trữ hồ sơ cũng có ý nghĩa rất quan trọng đối với công tác quản trị doanh nghiệp. Việc sắp xếp hồ sơ một cách hệ thống, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu được các thông tin cần thiết để đánh giá tình hình hoạt động, từ đó đưa ra các phân tích, dự báo và quyết định quản lý một cách chính xác, kịp thời.

Ví dụ:

Khi cần kiểm tra các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến một khách hàng, ban lãnh đạo chỉ cần tìm tới bộ hồ sơ chứa các hợp đồng, hóa đơn, biên bản bàn giao… giao dịch với khách hàng đó để nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng.
Cuối kỳ kế toán, kế toán trưởng có thể dễ dàng lấy được toàn bộ sổ sách, chứng từ cần thiết để lập báo cáo tài chính một cách đầy đủ, chính xác.
Lưu trữ hồ sơ nhân viên như hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định khen thưởng, kỷ luật… sẽ giúp bộ phận nhân sự quản lý được quá trình làm việc, đánh giá năng lực của từng người lao động, phục vụ công tác đào tạo, bố trí nhân sự…

Thứ ba, Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp

Lưu trữ hồ sơ đúng quy định sẽ bảo vệ tốt quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp khi có tranh chấp phát sinh với các bên liên quan. Trong các vụ việc thương mại, lao động… hồ sơ, giấy tờ sẽ là bằng chứng quan trọng, có giá trị pháp lý cao để chứng minh cho yêu cầu của doanh nghiệp là chính đáng. Ngược lại, nếu hồ sơ không được lưu trữ cẩn thận, đầy đủ, doanh nghiệp sẽ gặp bất lợi, mất cơ hội bảo vệ quyền lợi của mình trước tòa án, trọng tài.

Ví dụ: Khi có tranh chấp hợp đồng mua bán hàng hóa với đối tác, việc cung cấp được bản hợp đồng gốc cùng với các văn bản sửa đổi, bổ sung, email, biên bản giao nhận hàng, biên bản đối chiếu công nợ… sẽ là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh đối tác đã vi phạm nghĩa vụ hợp đồng và yêu cầu bồi thường thiệt hại.

Như vậy, lưu trữ hồ sơ có vai trò hết sức thiết yếu trong việc đảm bảo hoạt động tuân thủ pháp luật, nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ quyền lợi chính đáng của doanh nghiệp. Để lưu trữ hồ sơ hiệu quả và an toàn, doanh nghiệp nên lưu ý một số điểm sau:

Các lưu ý để lưu trữ, bảo quản hồ sơ an toàn và khoa học

Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách hợp lý với hệ thống ký hiệu rõ ràng để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Có thể phân chia hồ sơ theo các tiêu chí như bộ phận phòng ban, đối tượng khách hàng, năm phát sinh…
Nên ưu tiên sử dụng các tủ, kệ chuyên dụng có khóa để đảm bảo an toàn. Hồ sơ lưu trữ cần được để trong môi trường khô ráo, thoáng mát, tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp, nấm mốc và côn trùng xâm hại.
Giới hạn số người được phép tiếp cận hồ sơ. Chỉ những nhân sự cần thiết mới được phép lấy hồ sơ ra khỏi nơi lưu trữ và phải ký sổ theo dõi để tránh thất lạc.
Sử dụng các biện pháp kỹ thuật để bảo vệ hồ sơ điện tử như sao lưu (backup) định kỳ, mã hóa (encrypt), phần mềm diệt virus, tường lửa (firewall)…
Định kỳ rà soát, đánh giá chất lượng hồ sơ. Kịp thời tu sửa, thay thế những tài liệu bị rách nát, hư hỏng. Loại bỏ những hồ sơ đã hết giá trị theo đúng trình tự quy định.

Là một trong những đơn vị tư vấn thuế – kế toán hàng đầu tại Việt Nam, chúng tôi luôn luôn sẵn sàng hỗ trợ, tư vấn cho doanh nghiệp những giải pháp lưu trữ hồ sơ hiệu quả, an toàn và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật. Với kinh nghiệm hơn 25 năm trong lĩnh vực này, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn dịch vụ chất lượng và chuyên nghiệp nhất. Hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ kịp thời nhất bạn nhé!

Câu hỏi thường gặp:

Hỏi: Doanh nghiệp phải lưu giữ hồ sơ gì cho năm tài chính?

Đáp: Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ các loại hồ sơ quan trọng như: báo cáo tài chính, sổ sách – chứng từ kế toán, hồ sơ nhân sự, hợp đồng thương mại… theo đúng thời hạn quy định của pháp luật.

Hỏi: Hợp đồng kinh tế phải lưu trữ trong bao lâu?

Đáp: Tùy thuộc vào thời hạn của hợp đồng mà có thời gian lưu trữ khác nhau: Hợp đồng trên 10 năm phải lưu ít nhất 10 năm; Hợp đồng dưới 10 năm phải lưu ít nhất 5 năm. Riêng các hợp đồng quan trọng cần lưu vĩnh viễn.

Hỏi: Việc lưu trữ hồ sơ cẩn thận, khoa học mang lại lợi ích gì?

Đáp: Lưu trữ hồ sơ tốt sẽ giúp doanh nghiệp bảo đảm tính tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt; Hỗ trợ đắc lực cho hoạt động quản lý, điều hành; Bảo vệ quyền và lợi ích khi có tranh chấp với các bên liên quan.

Hỏi:Hậu quả nếu doanh nghiệp không lưu trữ hồ sơ đúng quy định?

Đáp: Nếu vi phạm các quy định về lưu trữ hồ sơ, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều hậu quả nghiêm trọng như:

Thứ nhất, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt lên đến hàng chục triệu đồng theo quy định tại Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Đặc biệt, nếu để xảy ra sai phạm nghiêm trọng, doanh nghiệp còn có thể bị tạm đình chỉ hoạt động hoặc thu hồi giấy phép kinh doanh trong một thời gian.
Thứ hai, việc lưu trữ hồ sơ không đầy đủ, thiếu khoa học sẽ gây ra những khó khăn, bất cập cho hoạt động quản lý của doanh nghiệp. Ban lãnh đạo sẽ không có đủ thông tin để đánh giá tình hình, đưa ra quyết định. Các phòng ban cũng sẽ gặp nhiều trở ngại trong việc phối hợp, trao đổi công việc. Điều này sẽ làm giảm năng suất, hiệu quả sử dụng nguồn lực của doanh nghiệp.
Thứ ba, doanh nghiệp sẽ gặp bất lợi, thậm chí mất khả năng bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp nếu phát sinh tranh chấp với khách hàng, đối tác, người lao động… mà không có hồ sơ, bằng chứng để chứng minh. Khi đó, doanh nghiệp có thể phải chấp nhận những thiệt hại không đáng có về uy tín và tài chính. Như vậy, lưu trữ hồ sơ đúng cách vừa là nghĩa vụ, vừa là việc làm cần thiết để doanh nghiệp vận hành an toàn, hiệu quả và bền vững.

Hỏi: Doanh nghiệp nên lưu trữ hồ sơ ở dạng bản giấy hay bản điện tử?

Đáp: Hiện nay, với sự phát triển của công nghệ, doanh nghiệp hoàn toàn có thể lựa chọn lưu trữ hồ sơ ở một trong hai hình thức là bản giấy hoặc bản điện tử. Một số loại hồ sơ quan trọng mang tính pháp lý cao như hợp đồng, giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép hoạt động… thì nên lưu cả bản gốc lẫn dữ liệu scan. Tuy nhiên, xu thế chung hiện nay là các doanh nghiệp đang dần chuyển sang sử dụng hồ sơ điện tử nhiều hơn. Bởi lẽ, tài liệu điện tử có nhiều ưu điểm vượt trội như:

- Tiết kiệm chi phí in ấn, sao chụp, thuê kho lưu trữ.
- Tìm kiếm thông tin nhanh chóng và dễ dàng hơn nhờ các công cụ tìm kiếm tự động.
- Dễ dàng sao lưu, khôi phục khi có sự cố.
- Bảo mật thông tin tốt hơn với sự trợ giúp của các phần mềm chuyên dụng.
- Nâng cao tính sẵn sàng và khả năng tiếp cận mọi lúc, mọi nơi thông qua các thiết bị công nghệ như smartphone, laptop, máy tính bảng…

Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần có phương án dự phòng thích hợp để bảo vệ hồ sơ điện tử trước các nguy cơ như virus, hacker tấn công, hỏng hóc thiết bị…

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về quy định pháp luật và các lưu ý quan trọng khi lưu trữ hồ sơ trong doanh nghiệp. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có thêm nhiều kiến thức bổ ích để xây dựng một hệ thống lưu trữ hồ sơ chuyên nghiệp, hiệu quả, tuân thủ đúng quy định pháp luật và phục vụ tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty mình.

Hãy nhớ rằng, lưu trữ hồ sơ là một việc tuy đơn giản nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận và đặc biệt là sự kiên trì, bền bỉ áp dụng lâu dài. Bạn nên bắt đầu ngay từ những công việc nhỏ nhất như sắp xếp chứng từ hợp lý, lập danh mục hồ sơ… Dần dần, bạn sẽ xây dựng được thói quen và hình thành văn hóa lưu trữ hồ sơ tốt trong toàn công ty.

Nếu bạn vẫn còn điều gì thắc mắc hay cần thêm sự trợ giúp từ các chuyên gia hàng đầu thì đừng ngần ngại liên hệ ngay với MAN – Master Accountant Network qua thông tin dưới đây nhé. Chúng tôi cam kết sẽ đem đến cho bạn những tư vấn, hướng dẫn kịp thời và phù hợp nhất để doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả, an toàn và bền vững.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.

Các văn bản pháp luật quy định về thời hạn lưu trữ hồ sơ, tài liệu: