Kê khai hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC đúng quy định

Kê khai hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC đòi hỏi nhân viên kế toán cần phân biệt rõ hai nhóm nghiệp vụ: điều chỉnh do sai sót và điều chỉnh không do sai sót. Mỗi trường hợp tương ứng với một cách xử lý tờ khai thuế GTGT khác nhau. Áp dụng đúng các quy tắc này giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro trong quá trình kê khai và tuân thủ quy định thuế, tránh các lỗi phạt hành chính không đáng có từ cơ quan quản lý.

Kê khai hoá đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Nhằm giúp các kế toán viên dễ dàng thực hiện nghiệp vụ và tránh được những sai sót thường gặp trong thực tế, việc nắm bắt nhanh sơ đồ xử lý là rất quan trọng. Bảng tóm tắt dưới đây phân loại chi tiết các phương án áp dụng cho từng trường hợp phát sinh phổ biến trong hoạt động kinh doanh hàng ngày.

Trường hợp	Bên bán kê khai	Bên mua kê khai	Kỳ kê khai	Căn cứ pháp lý
Sai sót thông tin định lượng (Mã số thuế, tiền thuế, thuế suất…)	Khai bổ sung tờ khai thuế	Khai bổ sung tờ khai thuế	Kỳ phát sinh hoá đơn gốc	Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC
Điều chỉnh chiết khấu thương mại định kỳ	Kê khai vào tờ khai thuế	Kê khai vào tờ khai thuế	Kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh (Kỳ hiện tại)	Khoản 3 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC
Hàng bán bị trả lại một phần hoặc toàn bộ	Kê khai giảm doanh thu	Kê khai giảm thuế khấu trừ	Kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh (Kỳ hiện tại)	Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Giảm giá hàng bán do lỗi sản phẩm	Kê khai giảm doanh thu và thuế đầu ra	Kê khai giảm thuế đầu vào	Kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh (Kỳ hiện tại)	Luật Quản lý thuế 2025

Dựa vào bảng tổng hợp nhanh phía trên, kế toán có thể định hình ngay phương án xử lý hồ sơ cho doanh nghiệp của mình trước khi đi sâu vào chi tiết từng bước thực hiện.

Nguyên tắc kê khai hoá đơn điều chỉnh theo quy định mới

Phân biệt điều chỉnh do sai sót và điều chỉnh không do sai sót

Bước đi đầu tiên và quan trọng nhất đối với nghiệp vụ này là nhận diện chính xác bản chất của giao dịch điều chỉnh.

• Điều chỉnh do sai sót: Áp dụng khi hóa đơn ban đầu được lập có thông tin không chính xác so với thực tế giao dịch tại thời điểm đó. Các lỗi điển hình bao gồm viết sai mã số thuế khách hàng, ghi nhầm mức thuế suất hoặc tính toán sai số tiền thanh toán trên hóa đơn gốc.
• Điều chỉnh không do sai sót: Áp dụng cho các sự kiện kinh tế phát sinh sau khi giao dịch ban đầu đã hoàn thành một cách hợp pháp và đúng quy định. Các tình huống phổ biến gồm có khách hàng đạt doanh số nên được hưởng chiết khấu thương mại, hàng hóa bị trả lại do lỗi kỹ thuật phát sinh sau khi giao nhận, hoặc hai bên thỏa thuận giảm giá bán sản phẩm.

Nguyên tắc xác định kỳ kê khai

Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nguyên tắc cốt lõi để xác định kỳ tính thuế khi kê khai dựa vào việc phát sinh nghiệp vụ đó có thuộc nhóm sai sót kỹ thuật hay không:

• Đối với các lỗi sai sót từ hóa đơn gốc, doanh nghiệp phải điều chỉnh bổ sung ngược về đúng kỳ phát sinh lỗi sai đó nhằm bảo đảm tính chính xác và thống nhất của báo cáo tài chính cũng như nghĩa vụ thuế tại thời điểm xảy ra giao dịch gốc.
• Đối với các nghiệp vụ thương mại phát sinh sau (không phải do sai sót), chứng từ điều chỉnh được coi là một văn bản phản ánh nghiệp vụ kinh tế mới phát sinh. Do đó, cả bên bán và bên mua đều thực hiện ghi nhận số liệu trực tiếp vào tờ khai của kỳ phát sinh chứng từ điều chỉnh mà không phải làm thủ tục khai bổ sung kỳ gốc.

Trách nhiệm của bên bán và bên mua

Trong mọi tình huống phát sinh nghiệp vụ điều chỉnh, cả người bán và người mua đều có trách nhiệm phối hợp đồng bộ số liệu trên tờ khai thuế. Quy trình cụ thể cho từng bên được phân định rõ ràng:

Đối với người bán:

• Chủ động rà soát, phát hiện sai sót hoặc ghi nhận các thỏa thuận thương mại mới phát sinh để lập hóa đơn điều chỉnh hợp lệ theo quy định.
• Truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế và gửi bản sao hợp lệ cho bên mua một cách nhanh chóng.
• Hạch toán doanh thu và điều chỉnh thuế GTGT đầu ra theo đúng kỳ tính thuế quy định.

Đối với người mua:

• Kiểm tra tính chính xác và hợp pháp của hóa đơn điều chỉnh nhận được từ phía người bán.
• Thực hiện đối chiếu chéo số liệu thực tế với hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế trước khi kê khai.
• Ghi nhận giảm hoặc tăng thuế GTGT đầu vào tương ứng với chứng từ nhận được.

Sự phối hợp chặt chẽ giữa hai bên là chìa khóa để tránh hiện tượng lệch dữ liệu trên hệ thống tổng cục thuế. Việc chậm trễ đối chiếu thường dẫn đến các phiền toái không đáng có khi doanh nghiệp thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế sau này.

Kê khai hoá đơn điều chỉnh do sai sót

Trường hợp phải kê khai về kỳ phát sinh hoá đơn gốc

Căn cứ theo quy định tại Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua có các sai sót về định lượng như mã số thuế, số tiền, mức thuế suất hoặc tiền thuế, hai bên bắt buộc phải lập hóa đơn điều chỉnh. Nếu hóa đơn gốc đã được đưa vào tờ khai của kỳ trước đó, cả hai bên đều phải thực hiện khai bổ sung về đúng kỳ phát sinh lỗi sai ban đầu.

Cách kê khai của bên bán

Người bán thực hiện truy cập vào phần mềm hỗ trợ kê khai thuế (HTKK), lựa chọn tờ khai thuế GTGT của kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc bị sai sót để lập tờ khai bổ sung theo Mẫu số 01/KHBS.

Tại đây, kế toán tiến hành điều chỉnh tăng hoặc giảm các chỉ tiêu doanh thu và thuế GTGT đầu ra bán ra tương ứng dựa trên biểu mẫu kê khai hiện hành. Sau khi hoàn thành việc nhập số liệu điều chỉnh, hệ thống sẽ tự động tính toán lại số thuế phải nộp hoặc số thuế được khấu trừ chuyển kỳ sau. Nếu phát sinh nghĩa vụ nộp bổ sung tiền thuế do điều chỉnh tăng thuế đầu ra, người bán cần thực hiện nộp thêm tiền thuế và tiền chậm nộp phát sinh theo quy định trước khi gửi hồ sơ khai bổ sung.

Cách kê khai của bên mua

Tương tự như bên bán, bên mua cũng thực hiện lập tờ khai bổ sung cho kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn gốc. Kế toán tiến hành điều chỉnh lại các chỉ tiêu về giá trị hàng hóa dịch vụ mua vào và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng dựa theo biểu mẫu kê khai hiện hành.

Trường hợp việc điều chỉnh làm giảm số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của kỳ gốc dẫn đến phát sinh nghĩa vụ nộp bổ sung, doanh nghiệp phải nộp số tiền thuế chênh lệch kèm theo tiền chậm nộp. Nếu việc điều chỉnh chỉ làm tăng số thuế được khấu trừ, số thuế này sẽ được chuyển tiếp khấu trừ sang các kỳ thuế tiếp theo hoặc cập nhật vào tờ khai của kỳ hiện tại theo hướng dẫn của biểu mẫu thuế hiện hành.

Ví dụ minh họa

Vào tháng 08/2026, Công ty A phát hiện hóa đơn đầu ra ký hiệu 1C26TAA lập vào tháng 07/2026 cho Công ty B bị ghi nhầm mức thuế suất (8% thay vì đúng là 10%). Hai bên thống nhất lập hóa đơn điều chỉnh tăng tiền thuế GTGT thêm 2.000.000 đồng vào ngày 15/08/2026.

Vì đây là lỗi sai sót về thuế suất và hóa đơn gốc đã thuộc kỳ thuế tháng 07/2026 nên cách xử lý như sau:

• Công ty A (bên bán): Lập tờ khai bổ sung tháng 07/2026 để điều chỉnh tăng thuế GTGT đầu ra tương ứng thêm 2.000.000 đồng. Do phát sinh nghĩa vụ nộp bổ sung, Công ty A thực hiện nộp thêm 2.000.000 đồng vào ngân sách nhà nước kèm tiền chậm nộp (tính từ ngày hết hạn nộp tờ khai tháng 07/2026 đến ngày nộp tiền thực tế).
• Công ty B (bên mua): Lập tờ khai bổ sung tháng 07/2026 để điều chỉnh tăng thuế GTGT đầu vào được khấu trừ tương ứng thêm 2.000.000 đồng.

Kê khai hoá đơn điều chỉnh không do sai sót

Điều chỉnh chiết khấu thương mại

Chiết khấu thương mại là khoản giảm trừ mà doanh nghiệp dành cho khách hàng khi mua đạt tới một số lượng hoặc doanh số nhất định theo thỏa thuận. Khi kết thúc chương trình, người bán lập hóa đơn giảm giá trị và tiền thuế của các hóa đơn đã xuất trước đó. Căn cứ theo Khoản 3 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, nghiệp vụ này phát sinh hoàn toàn đúng thực tế thương mại nên không được coi là xử lý sai sót.

Điều chỉnh hàng bán bị trả lại

Trong trường hợp khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ hàng hóa do không đúng quy cách, chủng loại hoặc kém chất lượng sau khi đã nhận hàng và kê khai thuế, bên bán lập hóa đơn giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra tương ứng. Việc trả lại hàng được xem là một sự kiện kinh tế mới phát sinh sau khi giao dịch bán hàng ban đầu đã hoàn thành một cách hợp lệ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Điều chỉnh giảm giá hàng bán

Giảm giá hàng bán phát sinh khi sản phẩm bị lỗi hoặc kém chất lượng nhưng khách hàng vẫn chấp nhận giữ lại sau khi hai bên thỏa thuận giảm một phần giá bán. Hóa đơn điều chỉnh giảm giá bán được lập tại thời điểm thỏa thuận thành công để điều chỉnh lại tổng giá trị thanh toán thực tế của giao dịch theo quy định của Luật Quản lý thuế 2025.

Cách kê khai của bên bán

Đối với các trường hợp không do sai sót nêu trên, người bán thực hiện kê khai trực tiếp chứng từ điều chỉnh vào tờ khai thuế GTGT của kỳ phát sinh hóa đơn đó (kỳ hiện tại). Người bán ghi nhận giảm doanh thu và số thuế GTGT đầu ra bằng cách nhập số âm hoặc khấu trừ trực tiếp vào các chỉ tiêu doanh thu và thuế đầu ra tương ứng trên tờ khai của kỳ hiện tại.

Cách kê khai của bên mua

Bên mua nhận được chứng từ điều chỉnh không do sai sót cũng thực hiện kê khai trực tiếp vào tờ khai thuế của kỳ hiện tại (kỳ nhận hóa đơn). Người mua ghi giảm giá trị hàng hóa mua vào và giảm số thuế GTGT đầu vào tương ứng bằng cách nhập giá trị âm hoặc khấu trừ trực tiếp vào các chỉ tiêu mua vào trên tờ khai thuế GTGT của kỳ này nhằm bảo đảm cân đối số thuế đầu vào được khấu trừ thực tế.

Ví dụ minh họa

Vào tháng 09/2026, Công ty C đạt doanh số mua hàng quý III tại nhà cung cấp D và được hưởng chiết khấu thương mại trị giá 10.000.000 đồng, thuế GTGT 1.000.000 đồng. Ngày 05/09/2026, nhà cung cấp D lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị chiết khấu ký hiệu 1C26TBB gửi cho Công ty C.

Do đây là điều chỉnh chiết khấu thương mại (không phải do sai sót):

• Nhà cung cấp D (bên bán): Kê khai giảm doanh thu và giảm thuế GTGT đầu ra trực tiếp trên tờ khai thuế GTGT của kỳ tính thuế tháng 09/2026 (hoặc quý III/2026).
• Công ty C (bên mua): Kê khai giảm giá trị mua vào và giảm thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trực tiếp trên tờ khai thuế của tháng 09/2026 (hoặc quý III/2026). Cả hai bên đều không cần thực hiện khai bổ sung cho các tháng trước đó của quý III.

Bảng tổng hợp kỳ kê khai hoá đơn điều chỉnh theo từng trường hợp

Để giúp bộ phận kế toán đưa ra quyết định xử lý nhanh chóng, chính xác và chuẩn bị đúng loại hồ sơ theo quy định, bảng tổng hợp dưới đây hệ thống hóa chi tiết các tình huống phát sinh thực tế cùng loại tờ khai cần chuẩn bị tương ứng.

Tình huống	Loại điều chỉnh	Kỳ kê khai	Có cần khai bổ sung?	Hồ sơ khai thuế cần nộp	Căn cứ pháp lý
Ghi sai mã số thuế người mua	Sai sót thông tin	Kỳ phát sinh hoá đơn gốc	Có	Tờ khai bổ sung Mẫu 01/KHBS	Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC
Ghi sai thuế suất hoặc số tiền thuế	Sai sót thông tin	Kỳ phát sinh hoá đơn gốc	Có	Tờ khai bổ sung Mẫu 01/KHBS, bản giải trình 01-1/KHBS	Khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC
Chiết khấu thương mại định kỳ	Không do sai sót	Kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh	Không	Kê khai trực tiếp trên tờ khai kỳ hiện tại Mẫu 01/GTGT	Khoản 3 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC
Trả lại hàng hóa đã nhận	Không do sai sót	Kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh	Không	Kê khai trực tiếp trên tờ khai kỳ hiện tại Mẫu 01/GTGT	Nghị định 254/2026/NĐ-CP
Giảm giá hàng bán do lỗi sản phẩm	Không do sai sót	Kỳ phát sinh hoá đơn điều chỉnh	Không	Kê khai trực tiếp trên tờ khai kỳ hiện tại Mẫu 01/GTGT	Luật Quản lý thuế 2025

Kế toán doanh nghiệp nên lưu trữ bảng quy chuẩn này để áp dụng đồng bộ trong quy trình vận hành và kiểm soát hóa đơn chứng từ hàng tháng của đơn vị mình.

Những lưu ý khi kê khai hoá đơn điều chỉnh

Xác định đúng bản chất nghiệp vụ trước khi kê khai

Sai lầm phổ biến nhất của nhiều kế toán là đánh đồng tất cả các loại hóa đơn điều chỉnh và tự ý đưa vào kỳ hiện tại để tránh việc lập tờ khai bổ sung phức tạp. Việc xác định sai bản chất giữa lỗi sai sót kỹ thuật và nghiệp vụ thương mại có thể dẫn đến việc kê khai sai kỳ tính thuế, từ đó phát sinh rủi ro bị truy thu thuế và tính tiền chậm nộp khi cơ quan quản lý thanh tra thực tế.

Không nhầm giữa thời điểm lập hoá đơn và thời điểm kê khai

Nhiều trường hợp hóa đơn điều chỉnh được lập ở kỳ hiện tại nhưng nội dung bên trong lại dùng để sửa đổi lỗi sai của hóa đơn gốc từ nhiều kỳ trước. Kế toán cần ghi nhớ rằng, ngày lập ghi trên hóa đơn điều chỉnh luôn là ngày hiện tại, nhưng kỳ tính thuế để kê khai hóa đơn đó phải phụ thuộc vào việc đây là điều chỉnh do sai sót (kỳ gốc) hay không do sai sót (kỳ hiện tại).

Đối chiếu hồ sơ khai thuế trước khi nộp

Trước khi truyền nhận dữ liệu tờ khai thuế tới cơ quan thuế, doanh nghiệp cần thực hiện đối chiếu kỹ lưỡng giữa bảng kê hóa đơn mua vào, bán ra với số liệu thực tế trên sổ sách kế toán. Sự đồng hành của các đơn vị dịch vụ kế toán chuyên nghiệp như MAN – Master Accountant Network sẽ hỗ trợ dắc lực giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt các rủi ro chênh lệch, bảo đảm tính thống nhất và chính xác cho hồ sơ khai thuế của đơn vị.

Kết luận

Kê khai hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC đòi hỏi sự tỉ mỉ và việc thấu hiểu bản chất của từng nghiệp vụ phát sinh từ người làm kế toán. Việc nắm vững nguyên tắc phân định kỳ gốc và kỳ hiện tại cho từng trường hợp cụ thể không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn phòng ngừa tối đa các rủi ro pháp lý về thuế. Doanh nghiệp nên chủ động cập nhật các văn bản hướng dẫn mới nhất hoặc liên hệ các chuyên gia tư vấn thuế uy tín để nhận được sự hỗ trợ chuẩn xác nhất.

Thông tin liên hệ

• Địa chỉ: Số 19A, Đường 43, Phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn
• Google Business Profile: Xem Google Business Profile của MAN – Master Accountant Network
• LinkedIn Founder: Xem hồ sơ LinkedIn của chuyên gia Lê Hoàng Tuyên

Chuyên gia phụ trách nội dung

Nội dung được biên soạn, rà soát và kiểm duyệt chuyên môn bởi Ông Lê Hoàng Tuyên – Nhà sáng lập (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, kiểm toán, thuế và tư vấn tài chính doanh nghiệp.

MAN – Master Accountant Network cam kết cung cấp thông tin chính xác, khách quan và được cập nhật theo quy định pháp luật hiện hành. Mọi nội dung chuyên môn đều được xây dựng trên cơ sở kinh nghiệm thực tiễn, tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp và hướng đến việc mang lại giá trị tham khảo đáng tin cậy cho doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân.

Một số câu hỏi thường gặp

Kê khai hoá đơn điều chỉnh vào kỳ hiện tại trong trường hợp nào?

Hóa đơn điều chỉnh được ghi nhận vào kỳ hiện tại (kỳ lập và nhận hóa đơn điều chỉnh) đối với các nghiệp vụ điều chỉnh không phát sinh từ sai sót của hóa đơn gốc. Các nghiệp vụ này bao gồm điều chỉnh giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại đạt doanh số hoặc hàng hóa bị trả lại do lỗi chất lượng phát sinh sau khi giao dịch ban đầu đã hoàn thành.

Khi nào phải kê khai về kỳ phát sinh hoá đơn gốc?

Doanh nghiệp phải thực hiện kê khai về kỳ phát sinh hóa đơn gốc (lập tờ khai bổ sung cho kỳ gốc) khi hóa đơn gốc có các sai sót về thông tin định lượng hoặc pháp lý như sai mã số thuế, sai tên hàng hóa dịch vụ, tính nhầm đơn giá, thành tiền, hoặc sai mức thuế suất và tiền thuế GTGT.

Hoá đơn điều chỉnh đầu vào và đầu ra có kê khai giống nhau không?

Về nguyên tắc xác định kỳ tính thuế, hóa đơn điều chỉnh đầu vào và đầu ra luôn đồng bộ với nhau (cùng kê khai kỳ gốc đối với sai sót hoặc cùng kê khai kỳ hiện tại đối với nghiệp vụ thương mại). Tuy nhiên, về mặt kỹ thuật lập tờ khai, người bán thực hiện điều chỉnh ở nhóm chỉ tiêu hàng hóa dịch vụ bán ra (đầu ra), còn người mua thực hiện ở nhóm chỉ tiêu hàng hóa dịch vụ mua vào (đầu vào).

Điều chỉnh chiết khấu thương mại có phải khai bổ sung không?

Đối với chiết khấu thương mại phát sinh đúng quy định và có hợp đồng, thỏa thuận rõ ràng từ trước, việc lập hóa đơn điều chỉnh chiết khấu không bị coi là xử lý sai sót. Vì vậy, doanh nghiệp không phải thực hiện khai bổ sung lại kỳ gốc mà kê khai trực tiếp chứng từ điều chỉnh này vào kỳ tính thuế hiện tại.