Chi phí trích trước theo Thông tư 99/2025/TT-BTC và cách hạch toán TK 335

Chi phí trích trước theo Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành là một trong những nghiệp vụ dồn tích trọng yếu trong hệ thống kế toán doanh nghiệp. Việc xác định đúng bản chất khoản chi, điều kiện ghi nhận cũng như hạch toán chuẩn xác trên Tài khoản 335 giúp báo cáo tài chính phản ánh phù hợp bản chất các khoản chi phí phải trả và hạn chế tối đa sai sót khi đối chiếu, quyết toán chi phí thực tế.

Chi phí trích trước theo Thông tư 99 là gì

Theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, chi phí trích trước phản ánh qua Tài khoản 335 – Chi phí phải trả bao gồm hai nhóm bản chất kinh tế chính:

• Khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận từ người bán hoặc đã cung cấp cho người mua: Phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ báo cáo nhưng thực tế chưa chi trả do chưa có đủ chứng từ, hồ sơ, tài liệu kế toán.
• Các khoản chi phí có tính chất dồn tích cần tính trước vào chi phí: Phản ánh các khoản chi phí sản xuất, kinh doanh dự tính phải chi nhưng thực tế chưa phát sinh tại thời điểm kết thúc kỳ kế toán nhằm bảo đảm nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí.

Các khoản chi phí phản ánh trên Tài khoản 335

Theo hướng dẫn chi tiết tại Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, Tài khoản 335 – Chi phí phải trả được sử dụng để ghi nhận các nội dung nghiệp vụ kinh tế cụ thể sau đây:

• Khoản phải trả cho hàng hóa, dịch vụ đã nhận hoặc đã cung cấp: Các khoản chi phí dồn tích đã phát sinh trong kỳ nhưng doanh nghiệp chưa thanh toán do chưa hoàn thiện đủ hồ sơ, chứng từ hoặc tài liệu kế toán theo quy định.
• Tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất: Khoản trích trước tiền lương nghỉ phép theo kế hoạch của công nhân trực tiếp sản xuất nhằm phân bổ đều chi phí nhân công, tránh biến động đột biến về giá thành sản phẩm giữa các tháng trong năm.
• Chi phí trong thời gian ngừng sản xuất: Các chi phí phát sinh duy trì trong đợt ngừng sản xuất theo mùa vụ hoặc theo kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.
• Lãi tiền vay trả sau và lãi trái phiếu trả sau: Khoản chi phí lãi vay phát sinh dồn tích phải trả định kỳ nhưng chưa đến kỳ hạn thanh toán thực tế theo thỏa thuận tín dụng hoặc phương án phát hành.

Điều kiện trích trước chi phí theo Thông tư 99

Việc trích trước chi phí phải được thực hiện dựa trên nguyên tắc kế toán dồn tích và thận trọng. Doanh nghiệp bắt buộc phải có tính toán chặt chẽ, lập dự toán chi phí và được cấp có thẩm quyền phê duyệt trước khi ghi nhận vào chi phí sản xuất, kinh doanh trong kỳ.

Yêu cầu về dự toán và phê duyệt

Việc trích trước chi phí cần đáp ứng các điều kiện quản trị nội bộ như sau:

• Lập dự toán chi phí: Bộ phận chuyên môn hoặc kế toán thực hiện lập dự toán, bảng tính toán chi tiết xác định căn cứ và phương pháp tính cho từng khoản chi trích trước.
• Phê duyệt của cấp có thẩm quyền: Dự toán chi phí phải được người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền phê duyệt theo quy chế tài chính của doanh nghiệp.

Yêu cầu về bằng chứng hợp lý và tin cậy

Giá trị ghi nhận trích trước cần bảo đảm tính chính xác dựa trên các tài liệu căn cứ sau:

• Cơ sở xác định rõ ràng: Số tiền trích trước phải dựa trên các văn bản, hợp đồng, biên bản xác nhận khối lượng hoặc hợp đồng tín dụng.
• Bằng chứng tin cậy: Kế toán lưu trữ đầy đủ hồ sơ tính toán làm căn cứ giải trình khi đối chiếu với chi phí thực tế và kiểm tra báo cáo tài chính.

Cách xác định một khoản chi có đủ điều kiện trích trước

Để hỗ trợ bộ phận kế toán kiểm tra và rà soát thực hành trước khi hạch toán vào Tài khoản 335, MAN đề xuất quy trình đánh giá 5 bước như sau:

Nguyên tắc quyết toán với chi phí thực tế

Số chi phí trích trước ghi nhận vào Tài khoản 335 là khoản chi phí dự tính tạm thời phục vụ cho kỳ kế toán. Khi chi phí thực tế phát sinh, kế toán tiến hành đối chiếu với số đã trích trước để thực hiện quyết toán. Phần chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế phát sinh được điều chỉnh tăng hoặc giảm trực tiếp vào chi phí của bộ phận liên quan trong kỳ.

Phân biệt chi phí phải trả và dự phòng phải trả

Thông tư 99/2025/TT-BTC yêu cầu doanh nghiệp phân biệt rõ ràng giữa Tài khoản 335 – Chi phí phải trả và Tài khoản 352 – Dự phòng phải trả để bảo đảm trình bày trung thực thông tin trên Báo cáo tài chính. Doanh nghiệp cần tham khảo các quy định về trích lập dự phòng để ghi nhận đúng bản chất từng khoản mục.

Chi tiết sự khác biệt giữa hai tài khoản được tổng hợp qua bảng dưới đây:

Các khoản không phản ánh vào Tài khoản 335

Doanh nghiệp không hạch toán vào Tài khoản 335 các khoản dự phòng mang tính chất rủi ro hoặc chưa chắc chắn về thời gian như: dự phòng bảo hành sản phẩm, hàng hóa; dự phòng bảo hành công trình xây dựng; dự phòng tái cơ cấu doanh nghiệp; dự phòng hợp đồng có rủi ro lớn. Các khoản này phải được ghi nhận vào Tài khoản 352 theo đúng quy định.

Kết cấu và số dư Tài khoản 335

Tài khoản 335 – Chi phí phải trả thuộc loại tài khoản Nợ phải trả, phản ánh tình hình biến động các khoản chi phí phải trả của doanh nghiệp.

Chi tiết kết cấu của Tài khoản 335 được thể hiện qua bảng sau:

Cách hạch toán chi phí trích trước theo Thông tư 99

Hạch toán chi phí trích trước theo Thông tư 99/2025/TT-BTC được thực hiện bằng cách ghi Có Tài khoản 335 đối ứng với Nợ các tài khoản chi phí phù hợp với từng nghiệp vụ phát sinh. Khi chi phí thực tế phát sinh hoặc thanh toán, kế toán tiến hành ghi Nợ Tài khoản 335 và Có các tài khoản liên quan.

Trích trước tiền lương nghỉ phép

Đối với tiền lương nghỉ phép của công nhân sản xuất, quy trình hạch toán bao gồm các bút toán sau:

Khi trích trước tiền lương nghỉ phép vào chi phí sản xuất, ghi:

• Nợ TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp
• Có TK 335 – Chi phí phải trả

Khi tính tiền lương nghỉ phép thực tế phải trả cho công nhân trong kỳ, ghi:

• Nợ TK 335 – Chi phí phải trả (nếu đã trích trước)
• Có TK 334 – Phải trả người lao động

Trường hợp số trích trước lớn hơn số thực tế phải trả, kế toán ghi hoàn nhập giảm chi phí:

• Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
• Có TK 622 – Chi phí nhân công trực tiếp

Trích trước chi phí trong thời gian ngừng sản xuất

Trường hợp doanh nghiệp ngừng sản xuất theo mùa vụ hoặc theo kế hoạch đã được phê duyệt, bút toán hạch toán được thực hiện như sau:

Khi trích trước chi phí ngừng sản xuất vào chi phí sản xuất chung, ghi:

• Nợ TK 623 – Chi phí máy thi công (nếu có)
• Nợ TK 627 – Chi phí sản xuất chung
• Có TK 335 – Chi phí phải trả

Khi phát sinh các chi phí thực tế trong thời gian ngừng sản xuất, ghi:

• Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
• Có các TK 111, 112, 152, 331
• Trích trước lãi vay trả sau

Nghiệp vụ trích trước chi phí lãi tiền vay trả sau được thực hiện qua các bước hạch toán sau:

Định kỳ tính lãi tiền vay phải trả dồn tích đưa vào chi phí tài chính, ghi:

• Nợ TK 635 – Chi phí tài chính
• Có TK 335 – Chi phí phải trả

Trường hợp lãi vay được vốn hóa vào giá trị tài sản dở dang theo quy định, ghi:

• Nợ TK 241 – Xây dựng cơ bản dở dang (hoặc TK 627)
• Có TK 335 – Chi phí phải trả

Khi thanh toán khoản lãi vay đã trích trước cho bên cho vay, kế toán thực hiện thanh toán theo chứng từ và tài khoản tiền tương ứng, ghi:

• Nợ TK 335 – Chi phí phải trả
• Có các TK 111, 112

Hạch toán khi chi phí thực tế phát sinh

Khi chi phí thực tế phát sinh, kế toán tiến hành đối chiếu số thực tế với số đã trích trước trên Tài khoản 335 theo các trường hợp chi tiết sau:

• Trường hợp chi phí thực tế lớn hơn số đã trích trước: Kế toán ghi nhận phần chênh lệch thiếu vào chi phí của bộ phận liên quan.

Nợ TK 335 (số đã trích trước)

Nợ các TK 623, 627, 635, 641, 642 (phần chênh lệch thiếu)

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có các TK 111, 112, 331 (tổng chi phí thực tế)

• Trường hợp chi phí thực tế nhỏ hơn số đã trích trước: Kế toán hoàn nhập phần chênh lệch thừa để ghi giảm chi phí trong kỳ.

Nợ TK 335 (phần chênh lệch thừa)

Có các TK 623, 627, 635, 641, 642 (giảm chi phí tương ứng)

Xử lý chênh lệch giữa số trích trước và chi phí thực tế

Bản chất của việc điều chỉnh chênh lệch là bảo đảm tổng chi phí phản ánh trên sổ sách kế toán khớp đúng với chi phí thực tế phát sinh phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Ví dụ tình huống thực tế

Giả định trong năm tài chính 2026, Công ty A tính trích trước chi phí lãi vay trả sau quý IV/2026 vào chi phí tài chính với số tiền ước tính là 100.000.000 VNĐ.

Kế toán ghi nhận bút toán trích trước:

• Nợ TK 635: 100.000.000 VNĐ
• Có TK 335: 100.000.000 VNĐ

Đến tháng 01/2027, khi ngân hàng gửi thông báo chính thức, chi phí lãi vay thực tế của quý IV/2026 là 108.000.000 VNĐ.

Phần chênh lệch chi phí thực tế lớn hơn số trích trước được xác định như sau:

Số chênh lệch thiếu = 108.000.000 VNĐ – 100.000.000 VNĐ = 8.000.000 VNĐ

Khi thanh toán tiền lãi cho ngân hàng, kế toán Công ty A xử lý ghi nhận bổ sung phần chênh lệch vào chi phí tài chính:

• Nợ TK 335: 100.000.000 VNĐ (số đã trích trước)
• Nợ TK 635: 8.000.000 VNĐ (phần chênh lệch thiếu)
• Có TK 112: 108.000.000 VNĐ (tổng số tiền chi thanh toán)

(Lưu ý: Đây là ví dụ tình huống minh họa phương pháp xử lý kế toán do MAN xây dựng).

Chi phí trích trước chưa sử dụng cuối năm

Những khoản chi phí trích trước chưa sử dụng đến cuối năm phải được rà soát và giải trình cụ thể trong Bản thuyết minh Báo cáo tài chính theo quy định của Thông tư 99/2025/TT-BTC.

Trên cơ sở đối chiếu với chi phí thực tế, trường hợp khoản chi phí đã hoàn thành việc ghi nhận thực tế nhưng số trích trước trên Tài khoản 335 vẫn còn dư, kế toán thực hiện hoàn nhập ghi giảm chi phí theo quy định, không duy trì số dư không phản ánh đúng bản chất sang các niên độ sau.

Xử lý chi phí sửa chữa lớn TSCĐ đã trích trước khi áp dụng Thông tư 99

Thông tư 99/2025/TT-BTC có quy định chuyển tiếp rõ ràng về chi phí sửa chữa tài sản cố định: Doanh nghiệp không tiếp tục trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định. Số dư chi phí sửa chữa lớn đã trích trước theo quy định của Thông tư 200/2014/TT-BTC nhưng chưa thực hiện sửa chữa sẽ được xử lý kết chuyển với chi phí thực tế khi công việc sửa chữa phát sinh.

Trường hợp chưa thực hiện sửa chữa khi Thông tư 99 có hiệu lực

Kể từ thời điểm Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực thi hành, trường hợp doanh nghiệp đang thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định nhưng việc sửa chữa chưa tiến hành thì không tiếp tục thực hiện trích trước chi phí vào chi phí sản xuất, kinh doanh hàng kỳ. Đối với số dư Có đã trích trước còn tồn trên sổ sách, doanh nghiệp giữ nguyên và không trích bổ sung.

Xử lý khi chi phí sửa chữa thực tế phát sinh

Khi công việc sửa chữa lớn tài sản cố định thực tế phát sinh:

• Doanh nghiệp sử dụng chi phí sửa chữa thực tế phát sinh để bù trừ với số dư chi phí đã trích trước từ các kỳ trước.
• Phần chênh lệch giữa chi phí sửa chữa thực tế phát sinh và số đã trích trước (nếu có) được phân bổ dần vào chi phí sản xuất, kinh doanh theo quy định.

Những lưu ý khi trích trước chi phí theo Thông tư 99

Để nâng cao chất lượng quản trị tài chính và hạn chế sai sót trong thực hành kế toán, doanh nghiệp cần chú ý tránh 4 lỗi phổ biến sau:

• Trích trước thiếu dự toán và bằng chứng tin cậy: Trích trước chi phí nhưng không lập dự toán, thiếu tính toán hoặc không có hợp đồng, hồ sơ đối chiếu làm căn cứ.
• Trích trước không thuộc phạm vi chi phí sản xuất kinh doanh: Đưa các khoản chi phí không phục vụ cho hoạt động tạo ra doanh thu vào Tài khoản 335 làm sai lệch bản chất chi phí.
• Nhầm lẫn giữa Tài khoản 335 và Tài khoản 352: Hạch toán các khoản mang tính chất dự phòng rủi ro vào Tài khoản 335 thay vì Tài khoản 352.
• Không đối chiếu quyết toán chênh lệch: Không kiểm tra, đối chiếu giữa chi phí thực tế và số trích trước khi hoàn thành công việc, dẫn đến duy trì số dư không phù hợp trên Tài khoản 335.

Chi phí trích trước theo Thông tư 99/2025/TT-BTC đòi hỏi sự chặt chẽ về chứng từ, bản chất kinh tế và tính chính xác trong hạch toán trên Tài khoản 335. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát quy trình quản trị chi phí, phân biệt rõ chi phí phải trả với dự phòng phải trả và thực hiện đúng hướng dẫn chuyển tiếp đối với chi phí sửa chữa lớn tài sản cố định để bảo đảm tuân thủ chế độ kế toán hiện hành.

Căn cứ pháp lý

• Thông tư 99/2025/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 27/10/2025 về hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (có hiệu lực từ ngày 01/01/2026).
• Phụ lục II – Hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp ban hành kèm theo Thông tư 99/2025/TT-BTC.
• Luật Kế toán số 88/2015/QH13 và các văn bản hướng dẫn thi hành.
• Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 16 (VAS 16) – Chi phí đi vay.