Công văn 5973/BNI-QLDN1 hướng dẫn miễn thuế TNCN làm thêm giờ mới

Chính sách thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công luôn là nội dung quan trọng được cả doanh nghiệp lẫn người lao động theo dõi sát sao. Gần đây, việc ban hành Công văn 5973/BNI-QLDN1 của Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh đã làm rõ cách áp dụng quy định miễn thuế thu nhập cá nhân đối với tiền lương làm đêm, làm thêm giờ và tiền lương ngày phép chưa nghỉ theo Luật thuế TNCN 109/2025/QH15. Văn bản hướng dẫn này giúp các tổ chức sử dụng lao động nắm bắt chính xác lộ trình điều chỉnh và thực hiện đúng nghĩa vụ quyết toán thuế theo quy định mới.

Công văn 5973/BNI-QLDN1 hướng dẫn gì

Công văn 5973/BNI-QLDN1 được Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh ban hành ngày 12 tháng 05 năm 2026 nhằm phản hồi trực tiếp văn bản hỏi số 26/01/CV-JFE của Công ty JFE Engineering Corporation Nhật Bản (nhà thầu thiết kế xây lắp nhà máy xử lý chất thải rắn tại Bắc Ninh). Câu hỏi của doanh nghiệp tập trung vào việc xác định các khoản thu nhập từ tiền lương làm ca đêm, làm thêm giờ và tiền công chi trả cho những ngày phép năm chưa nghỉ có được áp dụng chính sách miễn thuế hay không, đồng thời thời điểm áp dụng cụ thể là khi nào.

Đáp lại vướng mắc của đơn vị, cơ quan thuế đã đưa ra những hướng dẫn cụ thể dựa trên việc đối chiếu với các điều khoản của Luật thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15. Sự ra đời của văn bản hướng dẫn này thiết lập một cơ sở thực tế rõ ràng, giúp các doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh Bắc Ninh chủ động chuẩn bị phương án quyết toán thuế thu nhập cá nhân cho người lao động.

Để hiểu đúng tinh thần hướng dẫn của Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh, người nộp thuế cần nhìn nhận sự thay đổi trong bức tranh tổng thể của hệ thống luật thuế hiện hành, đặc biệt là cơ chế ưu đãi đối với hoạt động lao động ngoài giờ tiêu chuẩn.

Điểm mới về miễn thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương làm thêm giờ

Sự thay đổi mang tính cốt lõi trong chính sách thuế lần này xuất phát từ việc áp dụng Luật thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 được Quốc hội thông qua ngày 10 tháng 12 năm 2025. Cụ thể, tại Khoản 8 Điều 4 của Luật này quy định rõ về thu nhập được miễn thuế:

“8. Tiền lương làm việc ban đêm, làm thêm giờ, tiền lương, tiền công trả cho những ngày không nghỉ phép theo quy định của pháp luật.”

Quy định mới đã mở rộng đáng kể phạm vi các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công được đưa vào diện miễn thuế. Người lao động sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân đối với toàn bộ khoản tiền lương nhận được do:

• Làm việc ban đêm.
• Làm thêm giờ (tăng ca ngoài giờ tiêu chuẩn).
• Tiền công chi trả cho những ngày không nghỉ phép năm theo quy định của pháp luật lao động.

Sự thay đổi này giúp đơn giản hóa đáng kể quy trình tính toán cho bộ phận nhân sự. Để giúp các kế toán viên dễ dàng hình dung sự khác biệt mang tính hệ thống này, bảng dưới đây tóm tắt các điểm đổi mới quan trọng nhất.

Tiêu chí so sánh	Quy định cũ trước đây	Quy định mới theo Luật 109/2025/QH15 và Công văn 5973/BNI-QLDN1
Phạm vi miễn thuế thu nhập	Chỉ miễn phần thu nhập chênh lệch (phần trả cao hơn do làm đêm, làm thêm giờ so với đơn giá ngày làm việc bình thường). Phần lương cơ bản của giờ làm thêm vẫn phải chịu thuế.	Miễn thuế đối với toàn bộ khoản tiền lương làm việc ban đêm và tiền lương làm thêm giờ nhận được của người lao động.
Tiền lương ngày phép chưa nghỉ	Không thuộc diện miễn thuế. Khoản tiền này bị gộp chung vào thu nhập chịu thuế từ tiền lương, tiền công thông thường và tính thuế theo biểu lũy tiến.	Được xác định là khoản thu nhập miễn thuế TNCN hoàn toàn nếu khoản chi trả này thực hiện đúng theo các điều kiện của pháp luật lao động.
Yêu cầu hồ sơ kiểm soát	Doanh nghiệp phải chuẩn bị bảng kê bóc tách phần lương cơ bản và phần lương vượt trội phức tạp để giải trình phần chênh lệch miễn thuế.	Tập trung vào việc chứng minh tính thực tế của hoạt động tăng ca thông qua bảng chấm công làm đêm, chứng từ chi lương và tuân thủ giới hạn giờ làm thêm.

Sự điều chỉnh này vừa trực tiếp hỗ trợ thu nhập cho người lao động, vừa giảm bớt gánh nặng kê khai cho doanh nghiệp. Theo nhận định từ các chuyên gia tài chính tại MAN – Master Accountant Network, việc chuyển đổi từ cơ chế miễn thuế một phần sang miễn thuế đối với toàn bộ khoản lương tăng ca giúp hạn chế những sai sót, nhầm lẫn phổ biến khi doanh nghiệp tự tính toán phần chênh lệch được miễn thuế trước đây.

Thời điểm áp dụng chính sách miễn thuế thu nhập cá nhân mới

Một trong những khía cạnh được quan tâm nhiều nhất khi tiếp cận Công văn 5973/BNI-QLDN1 là hiệu lực thi hành thực tế của chính sách mới này. Về nguyên tắc chung, Luật thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 07 năm 2026. Tuy nhiên, đối với các quy định liên quan đến thu nhập từ kinh doanh, từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú, nhà làm luật đã đưa ra một điều khoản chuyển tiếp tại Khoản 2 Điều 29 của luật này.

Cụ thể, các chính sách ưu đãi này được áp dụng xuyên suốt cho cả kỳ tính thuế năm 2026. Điều này đồng nghĩa với việc các khoản thu nhập từ làm thêm giờ, làm đêm và lương ngày phép chưa nghỉ phát sinh trong năm 2026 đều được hưởng cơ chế miễn thuế mới, bất kể thời điểm chi trả diễn ra trước hay sau mốc ngày 01 tháng 07 năm 2026.

Thu nhập nhận trước ngày 01/07/2026 có được miễn thuế không

Đây là câu hỏi xuất hiện liên tục trên các diễn đàn nghiệp vụ kế toán ngay khi luật mới được công bố. Theo hướng dẫn tại Công văn 5973/BNI-QLDN1, cơ quan thuế Bắc Ninh xác định các khoản thu nhập phát sinh trong kỳ tính thuế năm 2026 thuộc diện được miễn thuế. Do đó, có thể được hiểu rằng các khoản tiền lương tăng ca, tiền lương ngày phép chưa nghỉ phát sinh và được chi trả trong nửa đầu năm 2026 (trước ngày luật chính thức có hiệu lực chung) vẫn thuộc diện được hưởng chính sách miễn giảm này theo tinh thần chuyển tiếp của Luật số 109/2025/QH15.

Việc làm rõ mốc thời gian áp dụng giúp các doanh nghiệp chủ động thực hiện khấu trừ thuế chính xác cho người lao động trong các kỳ lương hằng tháng của năm 2026 mà không cần phải chờ đợi đến thời điểm quyết toán cuối năm mới thực hiện điều chỉnh lại.

Cách xác định khoản lương được miễn thuế TNCN

Để áp dụng chính xác ưu đãi thuế này, doanh nghiệp cần nắm vững thời điểm xác định thu nhập tính thuế được quy định tại Khoản 3 Điều 8 Luật số 109/2025/QH15. Theo đó, thời điểm xác định thu nhập chịu thuế là thời điểm tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập cho người nộp thuế hoặc thời điểm người nộp thuế thực tế nhận được thu nhập. Kế toán cần bám sát nguyên tắc này để ghi nhận thu nhập chịu thuế đúng kỳ.

Bên cạnh đó, việc tổ chức chứng từ kế toán đóng vai trò then chốt để bảo vệ số liệu trước cơ quan thuế. Chuyên gia từ MAN – Master Accountant Network khuyến nghị các doanh nghiệp cần thực hiện phương pháp tách bạch chứng từ theo các bước sau:

• Đầu tiên, trên bảng thanh toán tiền lương tháng, bộ phận nhân sự cần thiết kế các cột chỉ tiêu rõ ràng nhằm phân định giữa tiền lương theo ngày làm việc tiêu chuẩn và tiền lương phát sinh từ việc làm việc ban đêm, làm thêm giờ. Việc gộp chung các khoản này thành một cục thu nhập duy nhất có thể gây khó khăn cho công tác đối chiếu sau này.
• Thứ hai, doanh nghiệp phải xây dựng bảng tính chi tiết số giờ làm việc ngoài giờ tương ứng với từng mức hệ số thanh toán theo quy định của pháp luật lao động. Bảng tính này phải khớp chính xác với dữ liệu từ máy chấm công vân tay hoặc thẻ từ và được xác nhận bởi các bộ phận liên quan.

Hồ sơ chứng minh khoản làm thêm giờ được miễn thuế

Để chứng minh tính hợp pháp của các khoản thu nhập ngoài giờ được miễn thuế trước cơ quan thanh tra, kiểm tra thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ hoàn chỉnh. Việc thiếu sót chứng từ minh chứng có thể dẫn đến rủi ro bị cơ quan thuế loại trừ khoản miễn thuế và truy thu thuế đối với người lao động. Bộ hồ sơ cơ bản cần có:

• Hợp đồng lao động, Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế trả lương của doanh nghiệp có điều khoản quy định rõ về chế độ làm thêm giờ, làm việc ban đêm và cách thức quy đổi ngày phép năm chưa nghỉ.
• Kế sách hoặc văn bản huy động làm thêm giờ của doanh nghiệp đã được người lao động đồng ý, đảm bảo không vượt quá giới hạn tổng số giờ làm thêm theo quy định tại Bộ luật Lao động.
• Bảng chấm công làm thêm giờ, chấm công làm việc ban đêm có chữ ký xác nhận của người lao động và trưởng bộ phận trực tiếp quản lý.
• Bảng thanh toán tiền lương thể hiện rõ chi tiết đơn giá, số giờ làm thêm và tổng số tiền lương làm thêm giờ thực tế chi trả hằng tháng.
• Chứng từ thanh toán lương qua ngân hàng hoặc phiếu chi tiền mặt có ký nhận của người lao động.

Các câu hỏi thường gặp về miễn thuế làm thêm giờ

Lương OT có tính thuế TNCN không?

Theo quy định tại Khoản 8 Điều 4 Luật thuế Thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, tiền lương làm thêm giờ (lương OT) phát sinh từ kỳ tính thuế năm 2026 được miễn thuế thu nhập cá nhân toàn bộ, thay vì chỉ được miễn phần chênh lệch vượt trội như các quy định trước đây.

Tiền làm đêm có được miễn thuế?

Tiền lương làm việc ban đêm cũng thuộc danh mục thu nhập được miễn thuế thu nhập cá nhân theo luật mới. Doanh nghiệp cần hạch toán riêng khoản lương làm đêm này trên bảng lương để làm cơ sở loại trừ khi tính thuế thu nhập cá nhân hằng tháng cho nhân viên.

Lương ngày phép chưa nghỉ có phải đóng thuế?

Khoản tiền công chi trả cho những ngày người lao động không nghỉ phép năm theo quy định của pháp luật lao động được chính thức đưa vào diện miễn thuế thu nhập cá nhân từ kỳ tính thuế năm 2026. Doanh nghiệp cần lưu ý chi trả khoản tiền này đúng đối tượng và điều kiện quy định tại Bộ luật Lao động để được áp dụng ưu đãi hợp pháp.

Làm thêm chủ nhật có được miễn thuế?

Khoản tiền lương làm thêm giờ vào ngày nghỉ hằng tuần (như ngày chủ nhật hoặc ngày nghỉ quy định của doanh nghiệp) được tính là tiền lương làm thêm giờ theo quy định của pháp luật lao động, do đó thuộc diện được miễn thuế thu nhập cá nhân toàn bộ.

Người nước ngoài có được áp dụng không?

Quy định miễn thuế đối với tiền lương làm thêm giờ, làm đêm áp dụng cho các khoản thu nhập từ tiền lương, tiền công thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật thuế TNCN tại Việt Nam. Do đó, lao động nước ngoài là cá nhân cư trú có phát sinh thu nhập chịu thuế tại Việt Nam cũng được áp dụng chính sách này nếu đáp ứng các điều kiện về hồ sơ và tuân thủ các quy định về làm thêm giờ theo Bộ luật Lao động.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì để áp dụng miễn thuế đúng quy định

Để quá trình chuyển đổi và áp dụng chính sách ưu đãi thuế mới diễn ra thuận lợi, hạn chế các rủi ro pháp lý khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra, các doanh nghiệp cần chủ động thực hiện một số bước chuẩn bị quan trọng sau:

• Cập nhật, điều chỉnh lại thuật toán tính thuế trên các phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán hoặc các biểu mẫu Excel tính lương nội bộ để đảm bảo phần tiền lương ca đêm, lương tăng ca và lương ngày phép chưa nghỉ được tự động bóc tách và loại trừ khỏi nền tính thuế thu nhập cá nhân một cách chính xác.
• Hoàn thiện và chuẩn hóa hệ thống hồ sơ lao động nội bộ để làm cơ sở vững chắc giúp bảo vệ quyền lợi miễn thuế cho người lao động của mình khi quyết toán thuế TNCN.
• Liên hệ trực tiếp với Phòng Quản lý, hỗ trợ doanh nghiệp số 1 thuộc Cục Thuế tỉnh Bắc Ninh để nhận được sự tư vấn, giải đáp kịp thời nếu có bất kỳ vướng mắc nào phát sinh trong quá trình triển khai thực tế.

Kết luận

Công văn 5973/BNI-QLDN1 cung cấp những chỉ dẫn cụ thể về lộ trình áp dụng chính sách miễn thuế thu nhập cá nhân đối với các khoản tiền lương làm thêm giờ, làm đêm và lương ngày phép chưa nghỉ từ kỳ tính thuế năm 2026. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại hệ thống bảng lương, chứng từ tăng ca và cơ chế khấu trừ thuế để áp dụng đúng chính sách miễn thuế thu nhập cá nhân mới, đảm bảo tối ưu hóa quyền lợi hợp pháp cho người lao động và phòng ngừa rủi ro pháp lý cho đơn vị.