Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo Thông tư 91/2026/TT-BTC

Khi hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh bị lập sai, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh muốn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải gửi đơn đề nghị theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn có mã. Quy định nằm tại khoản 7 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC; việc lập hóa đơn thực hiện theo Điều 10 Thông tư này, và nghĩa vụ thuế trên doanh thu chênh lệch tăng thực hiện theo pháp luật quản lý thuế.

Nội dung được Thư Viện Pháp Luật tổng hợp ngày 06/10/2026, kèm các quy định về cách ghi hóa đơn điều chỉnh, thay thế, văn bản thỏa thuận và mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Tải Mẫu 01/TKTĐ-HĐĐT

Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế với hóa đơn theo từng lần phát sinh

Theo khoản 7 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trường hợp hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh cần lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người nộp thuế gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục III đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập. Việc nộp thuế và các khoản thu khác tính trên doanh thu chênh lệch tăng trên hóa đơn thực hiện theo pháp luật quản lý thuế.

Cách ghi hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế

Thông tư 91/2026/TT-BTC phân biệt hai cách xử lý hóa đơn đã lập sai, mỗi cách có dòng chữ bắt buộc riêng.

Người bán ký số trên hóa đơn mới. Với hóa đơn điện tử không có mã, người bán gửi trực tiếp cho người mua; với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, người bán gửi cơ quan thuế cấp mã rồi mới gửi người mua. Trường hợp điều chỉnh nhiều lần cho cùng một hóa đơn, kế toán có thể tham khảo bài hóa đơn điều chỉnh nhiều lần theo Thông tư 91/2026.

Lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn sai

Thông tư cho phép gộp xử lý khi trong tháng người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua. Khi đó người bán được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai trong cùng tháng, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC. Ví dụ thường gặp là hóa đơn điện tử xuất sai số lượng lặp lại cho cùng một khách hàng trong tháng.

Văn bản thỏa thuận trước khi điều chỉnh, thay thế

Theo điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, trước khi điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn lập sai, nghĩa vụ của người bán phụ thuộc người mua.

• Người mua là tổ chức kinh tế, tổ chức khác, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh: hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai; người bán lưu giữ và xuất trình khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
• Người mua là cá nhân: người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của mình (nếu có).

Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong ba trường hợp: chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử (điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP); chuyển Bảng thông tin chi tiết giao dịch (điểm a.2 khoản 3 Điều 16); và mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.

Đối tượng được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử 12 tháng

Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp nhỏ và vừa, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn được miễn phí dịch vụ hóa đơn điện tử trong 12 tháng kể từ khi sử dụng. Cục Thuế thực hiện hoặc ủy thác cho tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cung cấp dịch vụ này.

Danh mục địa bàn áp dụng theo Điều 22 Nghị định 96/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Đầu tư 2025. Địa bàn có điều kiện kinh tế – xã hội đặc biệt khó khăn gồm xã khu vực II, III vùng đồng bào dân tộc thiểu số và miền núi; đơn vị hành chính cấp xã thuộc huyện đặc biệt khó khăn trước khi sắp xếp chính quyền hai cấp; và xã mới thành lập từ nhiều xã thuộc các địa bàn khác nhau, xác định theo điểm a, b và d khoản 4 Điều 22. Các điểm mới khác của Nghị định về hóa đơn được tổng hợp tại bài điểm mới Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử sau ngày 01/7/2026

Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 91/2026/TT-BTC, người nộp thuế đăng ký, thay đổi nội dung đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. Một số trường hợp đăng ký qua Hệ thống thông tin quản lý thuế, như hóa đơn có mã được miễn phí dịch vụ, tổ chức kết nối chuyển dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế (có thể qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia) và tổ chức nước ngoài kinh doanh qua nền tảng số đăng ký tự nguyện.

Nội dung đăng ký theo mẫu tờ khai đăng ký, thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử tại Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC; doanh nghiệp có thể tải mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Hệ thống thông tin quản lý thuế gửi thông báo tiếp nhận hoặc không tiếp nhận theo Mẫu số 01/TB-TNĐT Phụ lục IV qua email đã đăng ký hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ.

Lưu ý của MAN khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Từ quy định trên, MAN – Master Accountant Network lưu ý kế toán một số điểm.

• Với hóa đơn theo từng lần phát sinh, không tự lập hóa đơn điều chỉnh mà phải gửi Mẫu số 06/ĐN-PSĐT để cơ quan thuế cấp.
• Ghi đúng dòng chữ “Điều chỉnh cho” hoặc “Thay thế cho” kèm đủ mẫu số, ký hiệu, số, ngày của hóa đơn gốc.
• Lập và lưu văn bản thỏa thuận với người mua là tổ chức, hộ kinh doanh trước khi điều chỉnh, trừ ba trường hợp được miễn.
• Khi gộp nhiều hóa đơn sai trong tháng, kiểm tra đủ điều kiện “cùng người mua, cùng thông tin sai” và đính kèm Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Doanh nghiệp cần rà soát quy trình xử lý hóa đơn có thể tham khảo dịch vụ kế toán hoặc dịch vụ báo cáo thuế của MAN.

Kết luận

Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh phải thực hiện qua đơn đề nghị Mẫu số 06/ĐN-PSĐT gửi cơ quan thuế, ghi đúng dòng chữ bắt buộc và có văn bản thỏa thuận khi người mua là tổ chức, hộ kinh doanh. Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình xử lý hóa đơn sai theo Thông tư 91/2026/TT-BTC để hạn chế rủi ro khi kiểm tra. Cần hỗ trợ, doanh nghiệp có thể liên hệ MAN.

Câu hỏi thường gặp về lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh lập sai thì xử lý thế nào?

Theo khoản 7 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh gửi đơn đề nghị cấp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo Mẫu số 06/ĐN-PSĐT Phụ lục III đến cơ quan thuế để được cấp hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn đã lập.

Hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế ghi dòng chữ gì?

Hóa đơn điều chỉnh ghi “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”; hóa đơn thay thế ghi “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.

Có được lập một hóa đơn điều chỉnh cho nhiều hóa đơn sai không?

Có, nếu trong tháng người bán lập sai cùng thông tin về người mua, tên hàng, đơn giá, số lượng, thuế suất trên nhiều hóa đơn của cùng một người mua. Khi đó người bán lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, kèm bảng kê theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT Phụ lục III Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Trường hợp nào không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận?

Không bắt buộc khi chuyển dữ liệu hóa đơn theo Bảng tổng hợp dữ liệu (điểm a.1 khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP), chuyển Bảng thông tin chi tiết giao dịch (điểm a.2) hoặc mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác.