Hệ thống hoàn thuế TNCN tự động 2025: Những điều cần biết và lưu ý

Từ mùa quyết toán thuế năm 2025, Việt Nam sẽ chính thức áp dụng quy trình hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động. Sự chuyển đổi này không chỉ mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho người nộp thuế, mà còn giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao tính minh bạch trong quản lý thuế. Dưới đây là những điểm quan trọng mà bạn cần ghi nhớ để thực hiện quy trình hoàn thuế một cách hiệu quả và chính xác.

Nộp tờ khai thuế TNCN: Phụ lục cần thiết

Bắt đầu từ quý 1 năm 2025, khi tiến hành nộp tờ khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN), các tổ chức chi trả thu nhập sẽ phải đính kèm một phụ lục danh sách số tiền thuế đã nộp thay cho từng cá nhân. Trong phụ lục này, việc kê khai tên và mã số thuế (MST) của người nộp thuế là điều bắt buộc.

Tại sao cần đính kèm phụ lục?

Việc đính kèm phụ lục không chỉ giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi số tiền đã nộp mà còn đảm bảo quyền lợi cho người nộp thuế trong việc nhận hoàn thuế. Thiếu thông tin này có thể gây ra những khó khăn trong quy trình hoàn thuế và dẫn đến sai sót không đáng có. Chính vì vậy, việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác phụ lục là rất quan trọng.

Hướng dẫn lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN

Hướng dẫn lập danh sách số tiền nộp thuế TNCN

Quy trình lập danh sách

Theo Công văn 828/TCT-KK năm 2025, các tổ chức chi trả thu nhập có trách nhiệm lập và gửi thông tin chi tiết về số tiền thuế TNCN đã nộp thay cho từng cá nhân. Dưới đây là những thông tin cần thiết mà bạn cần chuẩn bị.

Xem thêm: Công văn 828/TCT-KK

Thông tin chung của chứng từ nộp ngân sách nhà nước (NSNN)

Đây là các tài liệu chứng minh số tiền đã nộp vào ngân sách, bao gồm số chứng từ, ngày nộp và số tham chiếu.

Thông tin chi tiết của từng cá nhân

Cá nhân cần cung cấp đầy đủ các thông tin sau:

Mã số thuế (MST): Mã định danh của người nộp thuế.
Tên người nộp thuế: Họ và tên đầy đủ của cá nhân.
Số tiền thuế đã khấu trừ: Số tiền thuế được khấu trừ từ thu nhập của cá nhân.
Số tiền đã nộp NSNN: Tổng số tiền mà tổ chức đã nộp vào ngân sách nhà nước thay cho cá nhân.
Số thuế đã nộp thừa kỳ trước (nếu có): Số tiền thuế mà cá nhân đã nộp thừa trong các kỳ trước đó, nếu có.

Việc chuẩn bị đầy đủ và chính xác các thông tin này sẽ giúp quy trình hoàn thuế diễn ra suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Hướng dẫn nhập thông tin vào hệ thống

Bước	Chi tiết
Bước 1: Nhập thông tin vào hệ thống	– Chọn danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN: Từ giao diện chính của phần mềm HTKK, chọn chức năng “Kê khai thuế TNCN” và nhấn vào “Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN”. – Nhập ngày lập: Ngày lập phải theo định dạng dd/mm/yyyy và không được lớn hơn ngày hiện tại. Nhập số lần gửi (phải là số tự nhiên > 0).
Bước 2: Nhập chi tiết từng cá nhân	Trong quá trình nhập liệu, cần chú ý đến các chỉ tiêu sau: – Kèm theo chứng từ nộp NSNN: – Số: Nhập số chứng từ theo định dạng text. – Số tham chiếu: Nhập số tham chiếu theo định dạng text. – Ngày: Nhập ngày theo định dạng dd/mm/yyyy và phải <= ngày hiện tại. – Các chỉ tiêu khác: – Chỉ tiêu [05]: Số tờ khai / Số quyết định / Số thông báo / Mã định danh hồ sơ (ID): Chọn một trong bốn giá trị và nhập thông tin chi tiết. – Chỉ tiêu [06]: Kỳ thuế/ Ngày quyết định/ Ngày thông báo: Nhập thông tin theo loại kỳ thuế. – Nếu chọn “Năm”, nhập theo định dạng yyyy. – Nếu chọn “Quý”, nhập theo định dạng Q/yyyy. – Nếu chọn “Tháng”, nhập theo định dạng mm/yyyy. – Nếu chọn “Lần phát sinh”, nhập theo định dạng dd/mm/yyyy. – Chỉ tiêu [07]: Tiểu mục (Nội dung khoản nộp NSNN): Mặc định là “1001 – Thuế thu nhập từ tiền lương, tiền công”. – Chỉ tiêu [08]: Tổng số tiền đã nộp NSNN: Nhập số nguyên > 0. – Chỉ tiêu [09]: Tổng số tiền nộp thừa kỳ trước (nếu có): Nhập số nguyên >= 0. – Cột (2) MST: Bắt buộc nhập và không được nhập trùng MST giữa các dòng. – Cột (3) Tên NNT: Nhập theo định dạng text. – Cột (4) Số tiền đã khấu trừ: Bắt buộc nhập số nguyên > 0. – Cột (5) Số tiền đã nộp NSNN: Hiển thị mặc định và cho phép sửa. – Cột (6) Số nộp thừa kỳ trước (nếu có): Nhập số nguyên >= 0.
Bước 3: Lưu thông tin vào CSDL	Sau khi nhập đầy đủ thông tin, nhấn nút “Ghi” để lưu lại vào cơ sở dữ liệu.

Các phương thức nhập dữ liệu

Ngoài việc nhập liệu trực tiếp, bạn còn có thể dễ dàng chuyển thông tin từ file Excel hoặc file XML vào cơ sở dữ liệu (CSDL). Phương pháp này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm thiểu nguy cơ sai sót trong quá trình nhập liệu.

Nhập từ file Excel

Tải mẫu bảng kê từ hệ thống và điền thông tin vào file Excel. Lưu ý rằng các chỉ tiêu trong file phải khớp với các chỉ tiêu khi nhập trực tiếp.
Sau khi hoàn tất việc nhập, hãy chọn nút “Tải bảng kê” để tải thông tin lên hệ thống.

Nhập từ file XML

Nhấn nút “Nhập từ XML”, sau đó chọn file XML đã chuẩn bị. Cuối cùng, nhấn “Ghi” để lưu lại thông tin vào CSDL.

Ví dụ minh họa

Giả sử bạn có thông tin chi tiết về một cá nhân như sau:

Thông tin	Giá trị
Mã số thuế (MST)	123456789
Tên người nộp thuế (NNT)	Nguyễn Văn A
Số tiền đã khấu trừ	1.000.000 VNĐ
Số tiền đã nộp vào NSNN	1.000.000 VNĐ
Số nộp thừa kỳ trước	200.000 VNĐ

Nhập thông tin vào phần mềm HTKK

Khi bạn tiến hành nhập thông tin này vào phần mềm HTKK, hãy thực hiện các bước sau để đảm bảo mọi thông tin đều chính xác và đầy đủ:

Mở phần mềm HTKK: Đăng nhập vào phần mềm và chọn chức năng “Kê khai thuế TNCN”.
Chọn danh sách chi tiết: Nhấn vào “Danh sách chi tiết số tiền nộp thuế TNCN”.
Nhập thông tin cá nhân:

Cột	Giá trị	Ghi chú
(2) MST	123456789	Mã số thuế duy nhất, không được trùng lặp
(3) Tên NNT	Nguyễn Văn A	Nhập chính xác họ tên để tránh nhầm lẫn
(4) Số tiền đã khấu trừ	1.000.000	Số tiền thuế đã khấu trừ từ thu nhập
(5) Số tiền đã nộp NSNN	1.000.000	Tổng số tiền đã nộp vào ngân sách nhà nước
(6) Số nộp thừa kỳ trước	200.000	Số tiền đã nộp thừa trong các kỳ trước (nếu có)

Kiểm tra thông tin: Sau khi nhập xong, hãy kiểm tra lại tất cả các thông tin để đảm bảo rằng:

MST là duy nhất và không trùng lặp.
Các số tiền đã khấu trừ và đã nộp khớp với thực tế.
Số tiền nộp thừa kỳ trước (nếu có) được nhập chính xác.

Lưu thông tin: Khi đã chắc chắn rằng mọi thông tin đều chính xác, nhấn nút “Ghi” để lưu lại vào cơ sở dữ liệu.

Việc nhập thông tin này không chỉ giúp hoàn thành quy trình kê khai thuế mà còn đảm bảo quyền lợi của người nộp thuế trong việc nhận hoàn thuế sau này. Hãy ghi nhớ kiểm tra kỹ lưỡng mọi thông tin trước khi lưu để tránh sai sót không cần thiết.

Lưu ý quan trọng khi nhập thông tin và nộp tờ khai

Trong quá trình nhập thông tin, có một số lỗi thường gặp mà bạn cần chú ý. Đầu tiên, hãy kiểm tra lại định dạng ngày tháng, đảm bảo đúng định dạng dd/mm/yyyy trước khi lưu. Thứ hai, cần đảm bảo rằng mỗi dòng nhập có mã số thuế (MST) khác nhau để tránh tình trạng trùng lặp.

Ngoài ra, hãy xác minh rằng tổng số tiền đã nộp khớp với số tiền đã nhập để tránh sai sót. Để thực hiện các quy trình trên một cách hiệu quả, hãy đảm bảo bạn đã cài đặt phiên bản mới nhất của phần mềm HTKK (phiên bản 5.3.3), phiên bản này đã được sửa lỗi và cải tiến để hỗ trợ tốt hơn cho người nộp thuế trong việc quyết toán thuế TNCN. Cuối cùng, lưu ý rằng mỗi chứng từ nộp ngân sách nhà nước (NSNN) cần một file thông tin cung cấp riêng, tổng số tiền nộp thay cho từng cá nhân trên file phải khớp với tổng tiền thuế đã nộp, và đảm bảo rằng các thông tin về MST và tên người nộp thuế không bị trùng lặp.

Tổng hợp hai cách tự quyết toán thuế TNCN 2025

Có hai phương thức để thực hiện tự quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) trong năm 2025:

Cách 1: Sử dụng phần mềm HTKK để kê khai trực tiếp

Người nộp thuế có thể tải và cài đặt phần mềm HTKK để thực hiện việc kê khai trực tiếp. Phần mềm này cung cấp giao diện thân thiện và hướng dẫn chi tiết, giúp người dùng dễ dàng nhập thông tin và gửi tờ khai thuế.

Cách 2: Gửi thông tin qua hệ thống eTax

Người nộp thuế cũng có thể lựa chọn gửi thông tin qua hệ thống eTax. Khi sử dụng phương thức này, cần đảm bảo rằng tất cả thông tin nhập vào khớp với các chứng từ nộp ngân sách nhà nước (NSNN) để tránh sai sót và đảm bảo tính hợp lệ của tờ khai.

Việc lựa chọn phương thức nào phụ thuộc vào sự thuận tiện và khả năng sử dụng của từng cá nhân, nhưng cả hai đều hướng tới việc tạo ra quy trình quyết toán thuế thuận tiện và hiệu quả.

Kết luận

Hệ thống hoàn thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tự động sẽ chính thức được triển khai từ mùa quyết toán 2025, mang lại nhiều lợi ích cho người nộp thuế và nâng cao hiệu quả quản lý thuế. Để tận dụng tối đa những lợi ích này, người nộp thuế cần chuẩn bị kỹ lưỡng và nắm vững quy trình hoàn thuế. Việc đính kèm phụ lục danh sách số tiền thuế đã nộp thay cho từng cá nhân trong tờ khai là cần thiết để đảm bảo quyền lợi trong việc nhận hoàn thuế. Hãy chắc chắn rằng thông tin cung cấp đầy đủ, chính xác và tuân thủ quy định để quy trình hoàn thuế diễn ra suôn sẻ.

Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua: