Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn cần hồ sơ gì

Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn vẫn có thể đưa khoản chi vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu giao dịch thuộc trường hợp được phép và đáp ứng đủ điều kiện về hồ sơ, chứng từ. Theo nguồn bài viết gốc, khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định 05 trường hợp mua hàng không cần hóa đơn; doanh nghiệp vẫn phải có chứng từ chi trả và lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN.

Nguồn tham khảo trực tiếp: Luật Việt Nam – Doanh nghiệp mua hàng của cá nhân không có hóa đơn

5 trường hợp doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn

Theo nguồn tin, doanh nghiệp có thể mua hàng không có hóa đơn trong 05 trường hợp dưới đây, với điều kiện đáp ứng các yêu cầu liên quan về chi phí được trừ và hồ sơ chứng từ:

• Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra.
• Mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra.
• Mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt.
• Mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra.
• Mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh, không bao gồm các trường hợp nêu trên, có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng. Nguồn tin nêu ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng hiện nay là trên 01 tỷ đồng/năm.

Đối với khoản chi được trừ, nguồn tin đồng thời nêu các điều kiện về tính thực tế của khoản chi, mối liên hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh, hồ sơ chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.

Hồ sơ khi doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn

Hồ sơ được nguồn tin đề cập gồm chứng từ chi trả tiền và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo Mẫu số 02/TNDN. Đây là phần doanh nghiệp cần kiểm tra trước khi ghi nhận khoản chi.

Về chứng từ chi trả, nguồn tin yêu cầu thực hiện theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ đối với người bán. Nếu giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên, khoản thanh toán phải được thực hiện không dùng tiền mặt.

Mẫu số 02/TNDN được nguồn tin xác định là “BẢNG KÊ THU MUA HÀNG HÓA, DỊCH VỤ KHÔNG CÓ HÓA ĐƠN”, ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Bảng kê do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm.

Nội dung này có liên hệ trực tiếp với các quy định về chi phí được trừ mà MAN đã phân tích tại Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và những quy định mới và Thông tư 20/2026/TT-BTC về chi phí được trừ thuế TNDN.

Mẫu 02/TNDN gồm những thông tin gì

Mẫu số 02/TNDN tập trung vào thông tin của doanh nghiệp, địa điểm thu mua, người bán, hàng hóa hoặc dịch vụ và giá trị thanh toán. Các nhóm thông tin chính gồm:

Theo hướng dẫn được nêu trong nguồn, bảng kê được lập căn cứ vào số thực tế hàng hóa, dịch vụ mua của người bán không có hóa đơn, theo thứ tự thời gian mua và tổng hợp hàng tháng. Nếu có nhiều trạm thu mua, từng trạm lập bảng kê riêng và doanh nghiệp lập bảng kê tổng hợp chung.

Lưu ý khi doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn

Để hạn chế thiếu hồ sơ, doanh nghiệp nên kiểm tra giao dịch theo trình tự từ trường hợp mua hàng, chứng từ chi trả đến Mẫu số 02/TNDN. Các điểm cần rà soát gồm:

• Xác định giao dịch có thuộc một trong 05 trường hợp mua hàng không cần hóa đơn được nguồn tin nêu hay không.
• Kiểm tra chứng từ chi trả tiền và phương thức thanh toán khi giá trị mua trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên.
• Lập Mẫu số 02/TNDN đầy đủ thông tin và bảo đảm người có thẩm quyền ký, chịu trách nhiệm.
• Lưu hồ sơ theo thực tế phát sinh để thuận tiện cho việc đối chiếu và giải trình khi cần.

MAN – Master Accountant Network khuyến nghị bộ phận kế toán đối chiếu hồ sơ ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch thay vì chờ đến kỳ quyết toán. Cách này giúp phát hiện sớm các trường hợp thiếu chứng từ hoặc chưa đáp ứng yêu cầu thanh toán.

Doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm nội dung pháp lý tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ và Thông tư 20/2026/TT-BTC trên Công báo Chính phủ.

Kết luận

Doanh nghiệp mua hàng không có hóa đơn không đồng nghĩa với việc mọi khoản chi đều được tính vào chi phí được trừ. Khoản mua phải thuộc trường hợp được phép, đồng thời doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu về chứng từ chi trả và Mẫu số 02/TNDN theo nội dung nguồn được dẫn.

Việc kiểm tra đúng trường hợp mua hàng và hoàn thiện hồ sơ ngay khi phát sinh giao dịch giúp doanh nghiệp chủ động hơn khi xác định chi phí được trừ và giải trình hồ sơ.