Trả lương bằng ngoại tệ được quy đổi đóng BHXH thế nào

Trả lương bằng ngoại tệ được quy định thế nào khi xác định tiền lương đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc? Khoản 5 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định trường hợp tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng ngoại tệ thì tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc được tính bằng Đồng Việt Nam sau khi quy đổi từ ngoại tệ theo tỷ giá được quy định. Nội dung trả lương bằng ngoại tệ cần được phân biệt với việc xác định tỷ giá thanh toán thực tế.

Nghị định 158/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/07/2025. Quy định này tập trung vào cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH trong trường hợp tiền lương được ghi và trả bằng ngoại tệ. Doanh nghiệp có thể đối chiếu tổng quan các thay đổi tại bài Điểm mới Nghị định 158/2025/NĐ-CP về bảo hiểm xã hội của MAN.

Quy định trả lương bằng ngoại tệ tại Nghị định 158/2025/NĐ-CP

Theo khoản 5 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, khi tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng ngoại tệ, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được tính bằng Đồng Việt Nam.

Điểm cần lưu ý là số tiền lương bằng ngoại tệ phải được quy đổi sang VND theo cơ chế tỷ giá được quy định. Vì vậy, doanh nghiệp cần xác định đồng thời mức lương bằng ngoại tệ trong hợp đồng và tỷ giá áp dụng cho từng giai đoạn của năm.

Cách quy đổi tiền lương bằng ngoại tệ sang VND

Khoản 5 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP quy định tiền lương bằng ngoại tệ được quy đổi sang Đồng Việt Nam trên cơ sở tỷ giá bình quân của tỷ giá mua vào theo hình thức chuyển khoản của Đồng Việt Nam với ngoại tệ do 04 ngân hàng thương mại có vốn Nhà nước công bố.

Các mốc thời gian áp dụng tỷ giá được xác định theo hai giai đoạn trong năm như sau:

Như vậy, việc quy đổi được thực hiện theo các mốc thời gian nêu trên, không phải xác định lại tỷ giá theo từng ngày doanh nghiệp thực tế trả lương.

Công thức quy đổi tiền lương bằng ngoại tệ

Về cách tính, doanh nghiệp có thể khái quát việc quy đổi theo công thức:

Tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bằng VND = Tiền lương bằng ngoại tệ × Tỷ giá quy đổi

Trong đó, tỷ giá quy đổi là tỷ giá được xác định theo đúng loại tỷ giá và thời điểm quy định tại khoản 5 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Ví dụ xác định tiền lương đóng BHXH khi trả lương bằng ngoại tệ

Giả sử người lao động có mức lương ghi trong hợp đồng lao động bằng ngoại tệ và cũng được trả lương bằng ngoại tệ. Khi xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, doanh nghiệp thực hiện theo trình tự sau:

Để hạn chế nhầm lẫn khi thực hiện, có thể kiểm tra lần lượt các bước dưới đây:

• Xác định mức tiền lương bằng ngoại tệ được ghi trong hợp đồng lao động.
• Xác định đúng tỷ giá bình quân của tỷ giá mua vào theo hình thức chuyển khoản của VND với ngoại tệ do 04 ngân hàng thương mại có vốn Nhà nước công bố.
• Xác định mốc tỷ giá: cuối ngày 02/01 cho 06 tháng đầu năm hoặc cuối ngày 01/07 cho 06 tháng cuối năm.
• Nếu ngày 02/01 hoặc 01/07 trùng ngày lễ, ngày nghỉ, sử dụng tỷ giá của ngày làm việc tiếp theo liền kề.
• Quy đổi tiền lương từ ngoại tệ sang VND để xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.

Số tiền VND cụ thể phụ thuộc vào mức lương ngoại tệ và tỷ giá được xác định tại mốc tương ứng. Do đó, không nên lấy một tỷ giá bất kỳ tại ngày trả lương để thay thế cho tỷ giá theo quy định.

Lưu ý khi xác định tiền lương đóng BHXH bằng ngoại tệ

Khi xử lý tiền lương bằng ngoại tệ, doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung dưới đây để bảo đảm hợp đồng, bảng lương và số liệu đóng BHXH được thống nhất:

• Kiểm tra mức lương ghi trong hợp đồng lao động và đối chiếu với mức lương thực tế được trả bằng ngoại tệ.
• Sử dụng đúng loại tỷ giá: tỷ giá bình quân của tỷ giá mua vào theo hình thức chuyển khoản của VND với ngoại tệ do 04 ngân hàng thương mại có vốn Nhà nước công bố.
• Áp dụng đúng mốc thời gian: cuối ngày 02/01 cho 06 tháng đầu năm và cuối ngày 01/07 cho 06 tháng cuối năm.
• Trường hợp mốc xác định tỷ giá rơi vào ngày lễ hoặc ngày nghỉ, chuyển sang tỷ giá của ngày làm việc tiếp theo liền kề.
• Lưu lại cơ sở xác định tỷ giá và cách tính tiền lương quy đổi để thuận tiện cho việc đối chiếu số liệu.

Việc lưu lại cơ sở tính toán ở trên là khuyến nghị về quản trị hồ sơ, không nên diễn giải thành một nghĩa vụ lập hồ sơ riêng nếu quy định pháp luật được viện dẫn không đặt ra yêu cầu đó. Đối với các khoản phụ cấp và khoản bổ sung khác, doanh nghiệp cần tiếp tục phân loại theo quy định về tiền lương làm căn cứ đóng BHXH. Nội dung liên quan được MAN phân tích tại bài Các khoản phụ cấp tính đóng BHXH.

Tiền lương bằng ngoại tệ và việc xác định căn cứ đóng BHXH

Khi tiền lương được ghi và trả bằng ngoại tệ, doanh nghiệp xác định tiền lương đóng BHXH theo trình tự: mức lương bằng ngoại tệ, tỷ giá quy đổi theo quy định, tiền lương quy đổi sang VND để đóng BHXH.

Cách này giúp bộ phận nhân sự và kế toán phân biệt rõ mức lương thỏa thuận bằng ngoại tệ với giá trị tiền lương bằng VND dùng làm căn cứ đóng BHXH. Trường hợp thực tế có lao động nước ngoài, doanh nghiệp có thể đối chiếu thêm bài Cách xác định tiền lương đóng BHXH đối với lao động nước ngoài của MAN, trong đó có nội dung riêng về quy đổi tiền lương ngoại tệ.

Góc nhìn chuyên môn của MAN về trả lương bằng ngoại tệ

Điểm quan trọng nhất khi xử lý trả lương bằng ngoại tệ là không nhầm lẫn giữa tỷ giá thanh toán thực tế và tỷ giá được sử dụng để xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH theo khoản 5 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Theo quy định được nêu, tỷ giá phục vụ việc quy đổi được xác định theo các mốc cố định: cuối ngày 02/01 cho 06 tháng đầu năm và cuối ngày 01/07 cho 06 tháng cuối năm. Vì vậy, bộ phận nhân sự, kế toán tiền lương và BHXH nên thống nhất cách xác định tỷ giá ngay từ đầu mỗi giai đoạn.

Đồng thời, không nên suy rộng quy định này thành kết luận rằng pháp luật cho phép mọi trường hợp trả lương bằng ngoại tệ. Nội dung tại khoản 5 Điều 7 đang quy định cách xác định tiền lương làm căn cứ đóng BHXH đối với trường hợp tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng ngoại tệ.

Kết luận về trả lương bằng ngoại tệ

Theo khoản 5 Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, trường hợp tiền lương ghi trong hợp đồng lao động và tiền lương trả cho người lao động bằng ngoại tệ thì tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc được tính bằng Đồng Việt Nam sau khi quy đổi.

Tỷ giá quy đổi là tỷ giá bình quân của tỷ giá mua vào theo hình thức chuyển khoản của VND với ngoại tệ do 04 ngân hàng thương mại có vốn Nhà nước công bố. Tỷ giá được xác định tại cuối ngày 02/01 đối với 06 tháng đầu năm và cuối ngày 01/07 đối với 06 tháng cuối năm; nếu các ngày này trùng ngày lễ, ngày nghỉ thì sử dụng tỷ giá của ngày làm việc tiếp theo liền kề.

Khi thực hiện, doanh nghiệp cần căn cứ đúng mức lương ghi trong hợp đồng lao động, đúng loại tỷ giá và đúng mốc thời gian để xác định tiền lương đóng BHXH bằng VND. Để đối chiếu thêm nguồn pháp lý được cung cấp cho bài viết, có thể tra cứu Nghị định 158/2025/NĐ-CP trên Luật Việt Nam.