Bảo mật thông tin khi thuê dịch vụ kế toán: 7 bí quyết doanh nghiệp cần biết

Bảo mật thông tin khi thuê dịch vụ kế toán đang là mối quan tâm hàng đầu của nhiều doanh nghiệp, đặc biệt trong bối cảnh số hóa và thuê ngoài ngày càng phổ biến. Việc tối ưu chi phí thông qua dịch vụ kế toán thuê ngoài là xu hướng rõ rệt, nhưng đi kèm với đó là nỗi lo về rò rỉ dữ liệu tài chính và mất kiểm soát thông tin nội bộ. Liệu giải pháp thuê ngoài có thực sự an toàn? Bài viết dưới đây sẽ phân tích cụ thể các quy định pháp lý, hướng dẫn cập nhật từ Bộ Tài chính, kèm theo các tình huống thực tế tại Việt Nam để giúp doanh nghiệp ra quyết định chính xác và an toàn hơn.

Thuê dịch vụ kế toán có bị lộ thông tin tài chính không?

Khi nhiều doanh nghiệp tìm đến dịch vụ kế toán thuê ngoài, câu hỏi đầu tiên mà ban lãnh đạo đặt ra là: liệu có rủi ro về bảo mật thông tin khi thuê dịch vụ kế toán hay không? Mối lo này không phải là không có cơ sở. Trong thực tế, không ít trường hợp doanh nghiệp đã gặp sự cố liên quan đến việc rò rỉ dữ liệu tài chính, đặc biệt khi hợp tác với các nhà cung cấp thiếu cam kết bảo mật rõ ràng.

Một ví dụ điển hình là một doanh nghiệp nội thất tại TP.HCM (tên được giữ kín vì lý do bảo mật) đã ký hợp đồng với một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán nhưng không có điều khoản rõ ràng về bảo mật thông tin. Kết quả là một nhân sự từ phía nhà cung cấp đã truy cập và chia sẻ dữ liệu nội bộ như giá vốn, chiết khấu nhà cung cấp, gây thiệt hại cho doanh nghiệp cả về chiến lược kinh doanh lẫn uy tín trên thị trường. Sự việc buộc họ phải mất gần một năm để khắc phục và củng cố lại hệ thống kiểm soát nội bộ. Vụ việc này không phải cá biệt. Theo khảo sát của Hiệp hội kế toán Mỹ (AICPA), khoảng 35% doanh nghiệp SME trên toàn cầu từng trải qua ít nhất một sự cố rò rỉ thông tin trong vòng hai năm qua.

Luật, nghị định nào đảm bảo quyền lợi về bảo mật dữ liệu kế toán?

Về mặt pháp lý, Luật kế toán 2015, điều 40 đã quy định rất rõ rằng tổ chức, cá nhân cung cấp dịch vụ kế toán phải chịu trách nhiệm bảo mật thông tin tài chính của khách hàng, tuyệt đối không được sử dụng vào mục đích cá nhân hay chuyển giao cho bên thứ ba. Bên cạnh đó, Nghị định 174/2016/NĐ‑CP, điều 6 cũng yêu cầu nếu nhà cung cấp vi phạm bảo mật thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 10 đến 20 triệu đồng và có thể bị đình chỉ hoạt động. Thông tư 33/2017/TT‑BTC hướng dẫn cụ thể hơn về việc áp dụng phần mềm kế toán đã được cơ quan quản lý phê duyệt và yêu cầu doanh nghiệp kiểm soát truy cập, tránh rủi ro lộ thông tin.

Đáng chú ý, trong năm 2024, Bộ Tài chính đã ban hành thêm Thông tư 24/2024/TT‑BTC, có hiệu lực từ ngày 01/01/2025, yêu cầu mọi tài liệu kế toán phải được lưu trữ dưới dạng số hóa và đảm bảo phân quyền truy cập rõ ràng. Cùng với đó, Thông tư 17/2024/TT‑BTC cũng đưa ra hướng dẫn cụ thể về việc kiểm soát chi qua Kho bạc Nhà nước, đồng thời khuyến nghị các đơn vị phải đảm bảo quy trình kiểm soát nội bộ rõ ràng, truy xuất nhật ký truy cập và mã hóa dữ liệu.

Bảng so sánh các quy định pháp lý liên quan đến bảo mật thông tin kế toán

Để giúp doanh nghiệp dễ hình dung sự khác biệt giữa các văn bản pháp lý điều chỉnh việc bảo mật thông tin khi thuê dịch vụ kế toán, bảng dưới đây tổng hợp những quy định quan trọng nhất đang có hiệu lực hiện nay:

Nhìn chung, hệ thống pháp luật đã dần hoàn thiện để đảm bảo tính an toàn và minh bạch khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán thuê ngoài. Việc cập nhật và tuân thủ các quy định này là nền tảng để bảo vệ thông tin tài chính khỏi rủi ro bị khai thác trái phép.

Làm gì để tăng cường bảo mật thông tin khi thuê dịch vụ kế toán?

Doanh nghiệp nên áp dụng đồng thời các biện pháp sau:

• Sử dụng phần mềm kế toán được Bộ Tài chính phê duyệt (MISA, FAST…)
• Soạn thảo hợp đồng có điều khoản ràng buộc chặt chẽ về bảo mật
• Phân quyền truy cập dữ liệu kế toán theo chức năng, tránh lạm quyền
• Yêu cầu kiểm toán nội bộ hoặc đánh giá bảo mật định kỳ hàng quý
• Thiết lập báo cáo nhật ký truy cập và các thay đổi nhân sự liên quan đến tài khoản
• Yêu cầu đơn vị cung cấp có bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp

Có nên chọn dịch vụ kế toán thuê ngoài hay không?

Dịch vụ kế toán thuê ngoài mang lại nhiều lợi ích như tiết kiệm chi phí vận hành, tiếp cận chuyên môn cao, linh hoạt trong quá trình quản lý. Tuy nhiên, bảo mật thông tin vẫn là yếu tố then chốt. Khi doanh nghiệp lựa chọn đúng đối tác – có giấy phép hợp lệ, tuân thủ pháp luật, sử dụng công nghệ bảo mật tốt và có quy trình giám sát minh bạch – thì hoàn toàn có thể yên tâm sử dụng dịch vụ mà không lo rò rỉ thông tin tài chính.

Làm sao để chọn đúng nhà cung cấp dịch vụ kế toán?

Để đánh giá một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố như:

• Giấy phép hành nghề và hồ sơ pháp lý minh bạch
• Điều khoản hợp đồng về bảo mật dữ liệu cụ thể, có viện dẫn pháp luật
• Công nghệ phần mềm kế toán có chứng nhận bảo mật
• Phản hồi, đánh giá của khách hàng đã sử dụng dịch vụ
• Cam kết bảo hiểm nghề nghiệp hoặc trách nhiệm dữ liệu

Trường hợp vi phạm, khách hàng nên làm gì?

Trong trường hợp nghi ngờ hoặc phát hiện hành vi rò rỉ dữ liệu tài chính từ phía đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các bước sau để bảo vệ quyền lợi:

• Yêu cầu đối tác giải trình: Gửi văn bản chính thức đề nghị phía cung cấp dịch vụ giải thích và làm rõ hành vi vi phạm theo các điều khoản đã ký trong hợp đồng.
• Thu thập và lưu trữ bằng chứng: Ghi lại mọi dấu vết liên quan đến vi phạm, bao gồm email, báo cáo truy cập hệ thống, bản chụp hợp đồng, các file kế toán nghi bị rò rỉ, nhật ký truy cập, v.v.
• Báo cáo cơ quan quản lý: Gửi đơn phản ánh đến Sở Tài chính hoặc Cục Thuế địa phương, cơ quan sẽ căn cứ theo Nghị định 174/2016/NĐ-CP để xử lý hành vi vi phạm.
• Khởi kiện nếu cần thiết: Trường hợp gây thiệt hại nghiêm trọng, doanh nghiệp có quyền khởi kiện dân sự tại Tòa án Nhân dân để yêu cầu bồi thường theo quy định pháp luật.

Việc phản ứng kịp thời và đúng quy trình sẽ giúp doanh nghiệp vừa bảo vệ được dữ liệu, vừa nâng cao tính răn đe đối với các nhà cung cấp thiếu chuyên nghiệp.

Kết luận

Việc thuê dịch vụ kế toán không đồng nghĩa với nguy cơ bị lộ thông tin tài chính, nếu doanh nghiệp chủ động kiểm soát chặt từ khâu chọn đối tác, xây dựng hợp đồng đến triển khai công nghệ bảo mật và cơ chế giám sát thường xuyên. Sự kết hợp giữa pháp lý, kỹ thuật và quy trình sẽ là chìa khóa để đảm bảo an toàn toàn diện cho dữ liệu tài chính doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp có thể tự lưu trữ dữ liệu thay vì để bên cung cấp nắm giữ toàn bộ không?

Hoàn toàn có thể. Nên yêu cầu sao lưu dữ liệu lên hệ thống đám mây riêng song song với hệ thống của bên cung cấp để đảm bảo an toàn.

Nếu phần mềm kế toán xảy ra lỗi, ai chịu trách nhiệm?

Theo điều 22 Luật Kế toán, bên cung cấp phải khắc phục và chịu trách nhiệm nếu lỗi gây sai lệch báo cáo tài chính hoặc thiệt hại thực tế.

Có thể thuê dịch vụ kế toán chỉ để lập báo cáo không chia sẻ hóa đơn gốc?

Có thể, nếu sử dụng phần mềm phân quyền, doanh nghiệp vẫn giữ dữ liệu đầu vào và chỉ chia sẻ tổng hợp.

Chi phí bảo hiểm trách nhiệm bảo mật dữ liệu khoảng bao nhiêu?

Từ 5–10 triệu đồng/tháng, tùy theo quy mô và khối lượng dữ liệu bảo hiểm.

Bên cung cấp có được phép sử dụng lại dữ liệu khách hàng không?

Không. Nếu hợp đồng cấm và có cam kết bảo mật thì hành vi tái sử dụng bị nghiêm cấm và có thể bị xử lý theo Luật kế toán.

Liên kết tham khảo:

• Dịch vụ kế toán của chúng tôi
• Chính sách bảo mật và kiểm toán nội bộ
• Nguồn luật: Luật kế toán 2015, Nghị định 174/2016/NĐ‑CP, Thông tư 33/2017/TT‑BTC, Thông tư 24/2024/TT-BTC, Thông tư 17/2024/TT-BTC
• Nguồn số liệu: Khảo sát AICPA 2023