Điểm mới Nghị định số 105/2026/NĐ-CP về kinh phí công đoàn

Nghị định số 105/2026/NĐ-CP bắt đầu có hiệu lực thi hành từ ngày 16/5/2026, quy định chi tiết về việc quản lý và thực hiện nghĩa vụ tài chính công đoàn. Văn bản này thay thế Nghị định 191/2013/NĐ-CP để phù hợp với những thay đổi trong Luật Công đoàn 2024. Đối với các đơn vị sử dụng lao động, việc nắm bắt các quy định mới về thời hạn trích nộp, điều kiện miễn giảm là yếu tố then chốt để đảm bảo tính tuân thủ pháp luật và cân đối chi phí nhân sự phát sinh.

Những thay đổi trọng yếu tại Nghị định số 105/2026/NĐ-CP

Văn bản pháp lý mới này tập trung vào việc đơn giản hóa thủ tục hành chính và tăng cường tính minh bạch. Những điểm mới đáng lưu ý nhất bao gồm:

• Quy trình đóng kinh phí được thực hiện cùng thời điểm đóng Bảo hiểm xã hội, giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát dữ liệu.
• Quy định rõ ràng ranh giới giữa chậm đóng và không đóng kinh phí công đoàn để làm căn cứ xử phạt hành chính.
• Cụ thể hóa các tiêu chuẩn định lượng (số lượng lao động, giá trị tài sản thiệt hại) để doanh nghiệp được xét miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng.
• Yêu cầu tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở phải công khai báo cáo tài chính hàng năm cho thành viên.

Đối tượng thực hiện trích nộp theo Nghị định số 105/2026/NĐ-CP

Căn cứ theo Điều 2 của nghị định mới, nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn áp dụng cho hầu hết các mô hình tổ chức có sử dụng lao động trên lãnh thổ Việt Nam:

• Cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang, tổ chức chính trị – xã hội các cấp.
• Đơn vị sự nghiệp công lập và ngoài công lập (trừ đơn vị hưởng lương hoàn toàn từ ngân sách).
• Doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế hoạt động theo Luật Doanh nghiệp.
• Hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có thuê mướn lao động theo hợp đồng.
• Tổ chức nước ngoài, tổ chức quốc tế hoạt động hợp pháp có sử dụng lao động Việt Nam.

Thời hạn và phương thức đóng kinh phí công đoàn mới

Nghị định số 105/2026/NĐ-CP đã tinh chỉnh thời hạn nộp tiền để tạo thuận lợi cho công tác kế toán tại đơn vị. Để tra cứu chi tiết văn bản gốc, bạn có thể tham khảo tại Nghị định 105/2026/NĐ-CP hướng dẫn Luật Công đoàn về tài chính công đoàn.

Thời hạn đóng kinh phí theo tháng

Các đơn vị trích nộp theo tháng phải hoàn thành nghĩa vụ chậm nhất vào ngày cuối cùng của tháng tiếp theo kỳ đóng. Việc khớp mốc thời gian với Bảo hiểm xã hội giúp doanh nghiệp quản trị dòng tiền tập trung, tránh các sai sót do lệch kỳ thanh toán.

Chu kỳ đóng 3 tháng theo quy định mới

Đối với các đơn vị thuộc vùng sâu vùng xa hoặc quy mô đặc thù được phép đóng theo quý, thời hạn cuối cùng là ngày cuối cùng của tháng kế tiếp ngay sau khi kết thúc chu kỳ 3 tháng đó. Nếu vượt quá mốc này, đơn vị sẽ bị xử lý theo quy định về chậm đóng.

Phân biệt hành vi chậm đóng và không đóng kinh phí công đoàn

Điều 6 của văn bản quy định cụ thể mức độ vi phạm để cơ quan chức năng có căn cứ xử lý hành chính. Doanh nghiệp cần đối chiếu bảng sau để nhận diện rủi ro:

Bảng so sánh hành vi chậm đóng và không đóng kinh phí

Tiêu chí xác định	Hành vi chậm đóng	Hành vi không đóng
Thời gian quá hạn	Ngay sau ngày cuối cùng của hạn đóng	Sau 60 ngày kể từ khi hết hạn đóng
Tình trạng trích nộp	Đã nộp một phần nhưng chưa đủ số tiền	Hoàn toàn không trích nộp hoặc nộp thiếu trầm trọng
Căn cứ nhân sự	Đóng đủ số người nhưng thiếu tiền do tính toán sai	Đóng thiếu số lượng người lao động phải đóng

Lưu ý: Hành vi không đóng kinh phí công đoàn theo Nghị định số 105/2026/NĐ-CP sẽ dẫn đến các chế tài nghiêm khắc hơn, bao gồm cả việc công khai danh sách vi phạm trên các cổng thông tin của ngành lao động.

Điều kiện hưởng chính sách miễn giảm và tạm dừng đóng

Đây là phần có thay đổi quan trọng về điều kiện định lượng để hỗ trợ các đơn vị gặp khó khăn. Doanh nghiệp cần phân biệt rõ hai nhóm ưu đãi này:

Bảng so sánh điều kiện giảm mức đóng và tạm dừng đóng

Nội dung	Giảm mức đóng (Điều 12)	Tạm dừng đóng (Điều 13)
Điều kiện về lao động	Cắt giảm trên 50% lao động đóng BHXH	Cho nghỉ việc từ 50% lao động trở lên
Điều kiện tài sản	Thiệt hại trên 50% giá trị tài sản	Thiệt hại trên 50% giá trị tài sản (không tính đất)
Mức áp dụng	Giảm tối đa 20% mức đóng chuẩn	Tạm dừng hoàn toàn việc trích nộp
Thời hạn tối đa	06 tháng mỗi lần xét duyệt	12 tháng cho một chu kỳ áp dụng

Lưu ý: Sau khi kết thúc thời hạn ưu đãi được phê duyệt, doanh nghiệp phải tự động quay lại thực hiện nghĩa vụ đóng đầy đủ theo quy định mà không cần văn bản nhắc nhở.

Những giới hạn quan trọng về quản lý tài chính công đoàn

Để đảm bảo nguồn lực được sử dụng đúng mục đích chăm lo người lao động, Nghị định số 105/2026/NĐ-CP đặt ra các hạn mức chi tiêu cụ thể:

• Kinh phí hỗ trợ từ ngân sách nhà nước chỉ dùng cho các mục đích tại Điều 10, tuyệt đối không cấp ngược lại cho công đoàn cấp dưới.
• Mức chi hỗ trợ cá nhân ngoài hệ thống không quá 03 lần lương cơ sở; mức chi cho tập thể không quá 15 lần lương cơ sở.
• Mỗi đơn vị chỉ được thực hiện chi hỗ trợ đặc thù tối đa 04 lần trong một năm tài chính để ưu tiên ngân sách cho hoạt động thường xuyên tại cơ sở.

Tác động thực tế của Nghị định số 105/2026/NĐ-CP tới doanh nghiệp

Việc triển khai quy định mới đòi hỏi sự thay đổi trong cách vận hành của bộ phận kế toán và nhân sự:

• Chuẩn hóa dữ liệu liên thông: Doanh nghiệp cần khớp đúng dữ liệu lương, số người đóng BHXH và số tiền kinh phí công đoàn để tránh bị truy thu.
• Minh bạch quan hệ lao động: Việc công khai chi tiêu kinh phí giúp giảm thiểu xung đột nội bộ và tăng cường niềm tin của người lao động.
• Tối ưu chi phí hợp pháp: Việc nắm vững điều kiện miễn giảm giúp doanh nghiệp xây dựng phương án tài chính dự phòng hiệu quả trong giai đoạn kinh doanh khó khăn.

Lưu ý cho doanh nghiệp khi triển khai quy định mới

Để thực thi đúng tinh thần của văn bản pháp lý này, đơn vị sử dụng lao động nên chú trọng:

• Rà soát danh sách lao động thuộc diện đóng kinh phí hàng tháng để đảm bảo tính chính xác trước khi trích nộp.
• Hạch toán khoản phí này vào chi phí sản xuất kinh doanh để được tính trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh thiệt hại hoặc cắt giảm lao động nếu thực hiện các thủ tục xin giảm hoặc tạm dừng đóng.
• Trong trường hợp quy trình hồ sơ phức tạp, doanh nghiệp có thể tham vấn chuyên môn từ các đơn vị am hiểu luật như MAN – Master Accountant Network để đảm bảo hồ sơ nộp lên cơ quan công đoàn đúng quy chuẩn.

Câu hỏi thường gặp về quy định đóng kinh phí công đoàn

Nghị định số 105/2026/NĐ-CP áp dụng từ khi nào? Nghị định chính thức có hiệu lực thi hành từ ngày 16 tháng 5 năm 2026.

Doanh nghiệp nào được hưởng chính sách giảm mức đóng kinh phí?

Những đơn vị gặp khó khăn do thiên tai, dịch bệnh dẫn đến phải cắt giảm trên 50% lao động hoặc thiệt hại trên 50% tài sản sẽ được xem xét giảm tối đa 20% mức đóng.

Hồ sơ xin tạm dừng đóng kinh phí công đoàn gửi cho ai?

Hồ sơ được gửi đến Liên đoàn Lao động cấp tỉnh hoặc công đoàn cấp trên trực tiếp quản lý đơn vị để xét duyệt theo thẩm quyền của Nghị định số 105/2026/NĐ-CP.

Chậm đóng kinh phí công đoàn bị xử lý ra sao?

Doanh nghiệp quá hạn đóng sẽ bị truy thu, xử phạt hành chính và có thể bị công khai thông tin vi phạm trên các phương tiện đại chúng.

Có bắt buộc đóng công đoàn nếu chưa có công đoàn cơ sở không?

Có. Theo quy định tại Nghị định số 105/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp vẫn phải trích nộp 2% quỹ lương đóng BHXH kể cả khi chưa thành lập tổ chức công đoàn tại chỗ.

Kết luận về việc áp dụng Nghị định số 105/2026/NĐ-CP

Việc áp dụng Nghị định số 105/2026/NĐ-CP từ ngày 16/5/2026 là bước đi cần thiết để đồng bộ hóa pháp luật về công đoàn và tài chính doanh nghiệp. Dù có những quy định nghiêm ngặt hơn về chế tài vi phạm, nhưng cơ chế miễn giảm rõ ràng cũng mở ra hướng hỗ trợ thiết thực cho các đơn vị gặp rủi ro khách quan. Chủ động cập nhật và thực thi đúng các quy định này không chỉ là trách nhiệm pháp lý mà còn thể hiện năng lực quản trị chuyên nghiệp của doanh nghiệp trong kỷ nguyên mới. Sự đồng hành của các mạng lưới chuyên gia như MAN – Master Accountant Network sẽ là điểm tựa giúp doanh nghiệp thực hiện các thủ tục này một cách thuận lợi nhất.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.