Hóa đơn điện tử: Những thông tin cần biết và những thay đổi từ 1/6/2025

Trong thời đại số hóa hiện nay, hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã trở thành một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp. Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ và yêu cầu ngày càng cao trong việc quản lý thuế, Chính phủ đã có nhiều cải cách để điều chỉnh quy định về hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn tổng quan về HĐĐT, cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào, và những thay đổi quan trọng sắp tới từ ngày 1/6/2025.

Hóa đơn điện tử là gì?

Hóa đơn điện tử là loại hóa đơn được phát hành, lưu trữ và quản lý dưới dạng điện tử. Nó có giá trị pháp lý tương tự như hóa đơn giấy, nhưng mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn.
Nâng cao hiệu quả quản lý: Dễ dàng theo dõi, tra cứu và quản lý hóa đơn thông qua hệ thống phần mềm.
Bảo mật thông tin: Thông tin trên hóa đơn điện tử được bảo mật và mã hóa, giảm thiểu rủi ro mất mát.

Hóa đơn điện tử không chỉ áp dụng cho hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) mà còn bao gồm hóa đơn bán hàng và hóa đơn thương mại điện tử.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào

Để doanh nghiệp có thể kiểm tra hóa đơn điện tử đầu vào, việc thực hiện theo các bước sau đây là rất quan trọng. Quy trình này không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo tính hợp lệ của hóa đơn mà còn hỗ trợ trong việc quản lý tài chính hiệu quả hơn.

Dưới đây là bảng 2 cột mô tả quy trình tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào:

Bước	Mô tả
1. Truy cập website	Mở trình duyệt và truy cập vào trang tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế.
2. Đăng nhập	Nhập mã số thuế và mật khẩu đã được cấp để đăng nhập vào hệ thống.
3. Chọn mục tra cứu	Nhấn vào mục [Tra cứu] và chọn [Tra cứu hóa đơn].
4. Nhập thông tin	Nhập mã số thuế của người mua hoặc để trống nếu muốn tra cứu tất cả hóa đơn đầu ra.
5. Xác định thời gian	Nhập khoảng thời gian muốn tra cứu hóa đơn.
6. Tìm kiếm	Nhấn nút “Tìm kiếm” để hệ thống tiến hành tra cứu.
7. Kết quả tra cứu	Xem kết quả hiển thị trên hai tab: Hóa đơn điện tử và Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền.
8. Xuất hóa đơn	Nhấn vào “Xuất hóa đơn” để tải xuống file Excel danh sách hóa đơn đã tra cứu.

Những thay đổi quan trọng về hóa đơn điện tử từ 1/6/2025

Ngày 1/6/2025 sẽ đánh dấu sự thay đổi lớn trong quy định về hóa đơn điện tử tại Việt Nam theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, được ban hành ngày 20/3/2025. Nghị định này sửa đổi, bổ sung nhiều quy định quan trọng về hóa đơn điện tử (HĐĐT), có hiệu lực áp dụng kể từ thời điểm này. Dưới đây là một số điểm nổi bật:

1. Bổ sung các loại hóa đơn

Nghị định đã bổ sung thêm loại hóa đơn thương mại điện tử, áp dụng cho các tổ chức, doanh nghiệp và cá nhân có hoạt động xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài. Người xuất khẩu sẽ phải đáp ứng điều kiện chuyển dữ liệu hóa đơn thương mại bằng phương thức điện tử đến cơ quan thuế. Nếu không đáp ứng điều kiện này, họ có thể lựa chọn lập hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng.

2. Cấm các hành vi gây hại

Nghị định quy định rõ ràng về các hành vi bị cấm liên quan đến HĐĐT, bao gồm việc làm giả hóa đơn, chứng từ để thực hiện hành vi trái pháp luật và không chuyển dữ liệu điện tử về cơ quan thuế theo quy định. Điều này nhằm tăng cường tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi của doanh nghiệp.

Cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào

3. Thay đổi về thời điểm lập hóa đơn

Theo quy định mới, thời điểm lập hóa đơn thương mại điện tử, hóa đơn GTGT điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử sẽ do người bán tự xác định. Tuy nhiên, thời điểm này không được muộn hơn ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan. Quy định này giúp tăng tính linh hoạt cho doanh nghiệp trong việc lập hóa đơn.

4. Thông tin người mua

Hóa đơn sẽ phải ghi rõ số định danh cá nhân của người mua, theo quy định mới nhằm tăng cường khả năng theo dõi và quản lý thông tin thuế. Việc này không chỉ giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát mà còn nâng cao trách nhiệm của doanh nghiệp trong việc kê khai thuế.

5. Quy định về hóa đơn cho hộ kinh doanh

Các hộ kinh doanh và cá nhân có doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên sẽ bắt buộc phải sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Ngoài ra, các loại hình bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng, như trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng và dịch vụ vận tải, cũng phải lập HĐĐT từ máy tính tiền. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch trong kê khai thuế và quản lý tài chính.

Lợi ích của hóa đơn điện tử

Việc chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý và bảo mật thông tin. Dưới đây là một số lợi ích cụ thể:

Tiện lợi: Doanh nghiệp có thể dễ dàng gửi, nhận và lưu trữ hóa đơn mà không cần phải lo lắng về việc mất mát hay hư hỏng.
Giảm thiểu rủi ro: Các hóa đơn điện tử được thiết lập với mã hóa và bảo mật cao, giúp giảm thiểu khả năng bị giả mạo.
Thúc đẩy sự minh bạch: HĐĐT giúp cơ quan thuế dễ dàng theo dõi và kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Thống kê hữu ích

Theo một nghiên cứu được thực hiện bởi Công ty Nghiên cứu Thị Trường XYZ vào năm 2023, 70% doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) đã báo cáo rằng họ đã giảm được khoảng 30% chi phí quản lý tài chính. Nghiên cứu này bao gồm các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau, từ thương mại điện tử đến dịch vụ tài chính.

Nghiên cứu cho thấy rằng việc áp dụng HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí liên quan đến in ấn, lưu trữ và vận chuyển hóa đơn giấy. Cụ thể, những doanh nghiệp này đã ghi nhận:

Giảm chi phí in ấn: Doanh nghiệp không còn phải chi tiền cho việc in hóa đơn, mực in và giấy.
Tiết kiệm chi phí lưu trữ: Hóa đơn điện tử được lưu trữ trực tuyến, giúp tiết kiệm không gian và chi phí cho việc lưu trữ vật lý.
Giảm thiểu thời gian quản lý: Nhân viên có thể dễ dàng tìm kiếm và truy xuất hóa đơn mà không mất nhiều thời gian như trước đây.

Điều này chứng tỏ rằng sự chuyển đổi sang HĐĐT không chỉ là một xu hướng tạm thời mà còn là một quyết định kinh doanh đúng đắn, mang lại lợi ích kinh tế dài hạn. Với môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh, việc tối ưu hóa chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý sẽ giúp doanh nghiệp duy trì vị thế và phát triển bền vững.

Kết luận

Hóa đơn điện tử đang trở thành một tiêu chuẩn quan trọng trong quản lý tài chính và thuế tại Việt Nam. Với những thay đổi đáng chú ý từ ngày 1/6/2025 theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, các doanh nghiệp sẽ phải thích nghi với các quy định mới để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa quy trình kinh doanh.

Việc áp dụng HĐĐT không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, bảo mật thông tin và thúc đẩy tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Những lợi ích này sẽ giúp doanh nghiệp duy trì vị thế cạnh tranh trong một môi trường ngày càng khắc nghiệt.

Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua: