Điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử theo Nghị định 337

Nghị định số 337/2025/NĐ-CP được ban hành ngày 24/12/2025 là văn bản pháp lý then chốt thúc đẩy chuyển đổi số trong quan hệ lao động. Nghị định tập trung quy định về giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy, các điều kiện kỹ thuật để giao kết qua eContract và cơ chế vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia nhằm tối ưu hóa quy trình quản lý cho doanh nghiệp.

Tải ngay file tóm tắt bài viết

Giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử

Theo quy định tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu, tuân thủ các nguyên tắc của pháp luật lao động và giao dịch điện tử. Về mặt pháp lý, loại hợp đồng này có giá trị tương đương với hợp đồng bằng văn bản giấy truyền thống. Điều này tạo cơ sở vững chắc cho việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ của cả người lao động và người sử dụng lao động trong môi trường số.

Nền tảng hợp đồng lao động điện tử dùng chung

Nghị định 337 giới thiệu về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Đây là hệ thống thông tin quy mô lớn do Bộ Nội vụ trực tiếp xây dựng, vận hành và quản lý. Hệ thống này có chức năng quản lý tập trung toàn bộ dữ liệu về hợp đồng điện tử trên phạm vi cả nước, cung cấp các dịch vụ chia sẻ và đồng bộ dữ liệu dùng chung cho các cơ quan chức năng và doanh nghiệp.

Dữ liệu được quản lý trên nền tảng bao gồm:

Nội dung hợp đồng lao động, phụ lục và các văn bản điện tử liên quan.
Thông tin về tình hình sử dụng lao động của doanh nghiệp.
Nhật ký giao dịch điện tử để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra.
Các dịch vụ chia sẻ dữ liệu đồng bộ với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và bảo hiểm.

Các điều kiện bắt buộc để giao kết hợp đồng lao động điện tử

Việc giao kết hợp đồng thông qua các tổ chức cung cấp dịch vụ (eContract) phải đảm bảo các tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý khắt khe để tránh rủi ro tranh chấp.

Yêu cầu đối với hệ thống eContract

Các bên tham gia giao kết phải thực hiện qua phần mềm eContract đáp ứng các điều kiện sau:

Sử dụng phần mềm ký số đảm bảo tính xác thực và chống chối bỏ.
Hệ thống phải có khả năng bảo mật thông tin, cho phép lưu trữ và tra cứu hợp đồng dễ dàng.
Định danh chính xác các chủ thể tham gia ký kết và xác nhận sự đồng ý tự nguyện của các bên.
Có khả năng kết nối trực tiếp với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử của Bộ Nội vụ.
Hỗ trợ các tính năng báo cáo tình hình sử dụng lao động, thống kê định kỳ cho cơ quan nhà nước.

Điều kiện đối với chủ thể giao kết

Cả người lao động và người sử dụng lao động khi tham gia ký kết phải chuẩn bị đầy đủ:

Các loại giấy tờ tùy thân hợp lệ theo quy định của pháp luật.
Chữ ký số hoặc các phương thức xác thực điện tử được cấp phép.
Đối với tổ chức, nhà cung cấp eContract phải có giải pháp công nghệ thu thập và đối chiếu dữ liệu sinh trắc học của người đại diện (vân tay, khuôn mặt, móng mắt, giọng nói…) đảm bảo khớp đúng với thông tin trên giấy tờ tùy thân và dữ liệu định danh điện tử.

Thời điểm có hiệu lực và định danh hợp đồng

Hợp đồng lao động điện tử chính thức có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số thành công và thông điệp dữ liệu được chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận riêng về thời gian bắt đầu làm việc. Một quy định quan trọng tại Nghị định 337/2025/NĐ-CP là trong vòng 24 giờ kể từ khi hoàn tất ký kết, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng về Nền tảng để gắn mã định danh ID duy nhất.

Chuyển đổi giữa hợp đồng điện tử và văn bản giấy

Pháp luật cho phép chuyển đổi hình thức hợp đồng nhưng phải tuân thủ nghiêm ngặt Luật Giao dịch điện tử. Văn bản được chuyển đổi từ hợp đồng điện tử sang giấy phải được người có thẩm quyền của đơn vị sử dụng lao động ký số xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung đã chuyển đổi.

Sửa đổi và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử

Mọi thay đổi liên quan đến sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng đều phải được thực hiện theo quy trình tương tự như khi giao kết ban đầu. Các phụ lục hợp đồng, thỏa thuận tạm hoãn hoặc thông báo chấm dứt phải được gắn cùng với mã ID của hợp đồng gốc trên hệ thống quản lý để đảm bảo tính liên kết và tra cứu lịch sử giao dịch.

Trách nhiệm của các bên trong môi trường điện tử

Nghị định quy định rõ vai trò của từng thực thể tham gia vào hệ sinh thái hợp đồng lao động điện tử:

Người sử dụng lao động: Chịu trách nhiệm về tính bảo mật, hướng dẫn người lao động sử dụng công cụ ký, cung cấp tài khoản giao dịch và thực hiện báo cáo định kỳ.
Người lao động: Có trách nhiệm bảo mật tài khoản giao dịch điện tử cá nhân, cập nhật thông tin kịp thời và thực hiện ký kết đúng quy định.
Nhà cung cấp eContract: Phải đảm bảo kênh kết nối liên tục 24/7, thực hiện việc gửi dữ liệu có ID lên nền tảng quốc gia đúng thời hạn, công khai thông tin dịch vụ và lưu trữ dữ liệu an toàn.

Hiệu lực thi hành và lộ trình vận hành

Theo quy định tại Điều khoản thi hành của Nghị định 337/2025/NĐ-CP:

Nghị định chính thức có hiệu lực từ ngày 01/01/2026.
Nền tảng hợp đồng lao động điện tử quốc gia phải được đưa vào vận hành chính thức chậm nhất là ngày 01/07/2026.
Các hợp đồng đã ký kết trước ngày Nghị định có hiệu lực vẫn tiếp tục được công nhận và có giá trị thực thi.

Việc nắm vững các điều kiện giao kết hợp đồng lao động điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn là bước đi chiến lược trong việc hiện đại hóa quản trị nhân sự trong kỷ nguyên số.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Các dịch vụ khác

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.