Hướng dẫn quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2026 để tránh bị phạt

Trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động, việc nắm vững các quy định về thuế thu nhập cá nhân không chỉ là trách nhiệm mà còn là quyền lợi sát sườn của mỗi người lao động. Bài viết này sẽ cung cấp lộ trình từ lý thuyết đến thực hành, giúp bạn tự tin thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2025 một cách chính xác nhất.

Cơ sở pháp lý và các văn bản quy định hiện hành

Để đảm bảo tính minh bạch và chuẩn xác trong quá trình kê khai, người nộp thuế cần tham chiếu các văn bản quy phạm pháp luật đang có hiệu lực sau đây:

• Luật Thuế thu nhập cá nhân số 04/2007/QH12 ngày 21/11/2007 của Quốc hội.
• Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế thu nhập cá nhân số 26/2012/QH13.
• Nghị quyết số 954/2020/UBTVQH14 về điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh của thuế thu nhập cá nhân.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân và Nghị định 65/2013/NĐ-CP của Bộ Tài chính.
• Nghị định 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế.

Đối tượng phải nộp thuế thu nhập cá nhân theo quy định 2025

Theo quy định hiện hành, nghĩa vụ thuế được xác định dựa trên tình trạng cư trú và nguồn gốc phát sinh thu nhập của cá nhân:

• Cá nhân cư trú: Là người có mặt tại Việt Nam từ 183 ngày trở lên trong một năm dương lịch hoặc có nơi ở thường xuyên tại Việt Nam. Nhóm này có nghĩa vụ nộp thuế cho thu nhập phát sinh cả trong và ngoài lãnh thổ Việt Nam.
• Cá nhân không cư trú: Là người không đáp ứng các điều kiện cư trú nêu trên. Đối tượng này chỉ chịu trách nhiệm thuế đối với phần thu nhập phát sinh trong lãnh thổ Việt Nam.

Cập nhật các vấn đề nổi bật về thuế thu nhập cá nhân cuối năm 2025

Giai đoạn cuối năm 2025 chứng kiến những chuyển dịch quan trọng trong quản lý thuế thu nhập cá nhân mà bạn cần đặc biệt lưu tâm:

Đề xuất sửa đổi mức giảm trừ gia cảnh và biểu thuế

Tại các phiên thảo luận gần đây của Quốc hội khóa XV, nhiều ý kiến chuyên gia và đại biểu đã đề xuất xem xét điều chỉnh nâng mức giảm trừ gia cảnh hiện tại (11 triệu đồng) lên mức cao hơn để tương xứng với sự gia tăng của chỉ số giá tiêu dùng (CPI). Dù chưa có văn bản chính thức thay đổi mức hiện hành, nhưng việc theo dõi sát sao các nghị quyết cuối năm là cần thiết để áp dụng đúng mức giảm trừ cho kỳ quyết toán 2025.

Siết chặt quản lý thuế đối với kinh doanh thương mại điện tử và tiếp thị liên kết

Cơ quan thuế đang đẩy mạnh rà soát dữ liệu thu nhập từ các nền tảng xuyên biên giới và sàn thương mại điện tử như TikTok Shop, Shopee. Theo Công văn 1303/TCT-DNNCN của Tổng cục Thuế, các cá nhân làm Affiliate Marketing (tiếp thị liên kết) có thu nhập từ 100 triệu đồng/năm trở lên từ kinh doanh hoặc nhận hoa hồng từ nước ngoài phải chủ động tự kê khai để tránh rủi ro bị truy thu và xử phạt hành chính.

Chuyển đổi mã số thuế sang số định danh cá nhân VNeID

Lộ trình thực hiện Đề án 06 đã cho phép người dân sử dụng số định danh cá nhân trên thẻ Căn cước làm mã số thuế duy nhất. Việc tích hợp này giúp bạn có thể tra cứu toàn bộ lịch sử thu nhập và nghĩa vụ thuế trực tiếp trên ứng dụng VNeID, giảm thiểu các sai sót khi kê khai thủ công.

Các khoản thu nhập được miễn thuế và thu nhập không chịu thuế

Trước khi tính toán số thuế phải nộp, bạn cần phân loại các khoản thu nhập không phải chịu thuế theo quy định tại Điều 4 Luật Thuế thu nhập cá nhân và Điều 3 Thông tư 111/2013/TT-BTC:

• Thu nhập từ bồi thường hợp đồng bảo hiểm nhân thọ, phi nhân thọ hoặc tiền bồi thường tai nạn lao động.
• Tiền lương hưu do Quỹ bảo hiểm xã hội chi trả định kỳ hàng tháng.
• Thu nhập từ lãi tiền gửi tiết kiệm tại ngân hàng, tổ chức tín dụng.
• Phần tiền lương tăng thêm do làm việc ban đêm hoặc làm thêm giờ được trả cao hơn so với mức lương ngày thường.

Cách tính thuế thu nhập cá nhân từ tiền lương tiền công

Công thức tính thuế thu nhập cá nhân cơ bản dựa trên thu nhập tính thuế và thuế suất lũy tiến từng phần.

Xác định thu nhập chịu thuế

Thu nhập chịu thuế là tổng tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương mà bạn nhận được, sau khi đã trừ đi các khoản phụ cấp, trợ cấp được miễn thuế (như phụ cấp độc hại, nguy hiểm, ăn ca trong định mức).

Các khoản giảm trừ theo mặt bằng chung năm 2025

Để đảm bảo mức sống cơ bản cho người lao động, pháp luật quy định các khoản giảm trừ được khấu trừ vào thu nhập chịu thuế trước khi tính toán số tiền thuế thực nộp. Dưới đây là bảng tổng hợp mức giảm trừ hiện hành áp dụng cho kỳ tính thuế năm 2025 theo Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14:

Lưu ý rằng mức giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc chỉ được tính khi cá nhân đã thực hiện đăng ký mã số thuế cho người phụ thuộc và có đầy đủ hồ sơ chứng minh (giấy khai sinh, xác nhận cư trú…) theo đúng hướng dẫn của cơ quan quản lý thuế.

Biểu thuế lũy tiến từng phần

Sau khi lấy thu nhập chịu thuế trừ đi các khoản giảm trừ, bạn sẽ có kết quả là thu nhập tính thuế. Số tiền này sẽ được áp dụng biểu thuế suất theo từng bậc tương ứng với mức thu nhập như sau:

Giả sử một cá nhân có thu nhập tính thuế là 15 triệu đồng/tháng. Theo phương pháp lũy tiến, số thuế sẽ được tính: 5 triệu đầu nhân 5% cộng với 5 triệu tiếp theo nhân 10% và 5 triệu còn lại nhân 15%. Điều này giúp đảm bảo sự công bằng, thu nhập càng cao thì nghĩa vụ đóng góp càng lớn.

Lịch tổng hợp thời gian quyết toán thuế thu nhập cá nhân năm 2026

Căn cứ Điều 44 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, người nộp thuế cần ghi nhớ các mốc thời gian quan trọng sau đây để chủ động sắp xếp hồ sơ:

• Ngày 31/03/2026: Hạn cuối để các doanh nghiệp, tổ chức chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho nhân viên đã nộp văn bản ủy quyền theo quy định.
• Ngày 04/05/2026: Hạn cuối để cá nhân trực tiếp quyết toán thuế thu nhập cá nhân với cơ quan thuế (Do kỳ nghỉ lễ 30/04 và 01/05 kéo dài, thời hạn được tự động dời sang ngày làm việc tiếp theo).
• Định kỳ hàng tháng hoặc quý: Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế khấu trừ của tổ chức (ngày 20 hàng tháng hoặc ngày cuối cùng của tháng đầu quý sau).

Quy trình thực hiện quyết toán thuế online qua cổng thông tin điện tử

Hiện nay, bạn hoàn toàn có thể thực hiện mọi thao tác tại nhà thông qua các bước hướng dẫn cụ thể sau đây:

• Bước 1: Truy cập hệ thống Thuế điện tử tại địa chỉ canhan.gdt.gov.vn hoặc sử dụng ứng dụng eTax Mobile trên điện thoại thông minh.
• Bước 2: Đăng nhập bằng mã số thuế cá nhân. Bạn cũng có thể đăng nhập trực tiếp thông qua tài khoản định danh điện tử VNeID cấp độ 2 để tăng tính bảo mật.
• Bước 3: Tìm mục Quyết toán thuế và chọn Kê khai trực tuyến. Tại đây, hãy chọn đúng tờ khai mã số 02/QTT-TNCN.
• Bước 4: Nhập các số liệu về thu nhập và khoản giảm trừ dựa trên Chứng từ khấu trừ thuế mà công ty đã cung cấp. Hãy kiểm tra thật kỹ số tiền thuế đã tạm nộp trong năm.
• Bước 5: Thực hiện gửi tờ khai và đính kèm các chứng từ minh chứng dạng PDF. Sau khi gửi, hệ thống sẽ gửi tin nhắn xác nhận về số điện thoại bạn đã đăng ký.

Quy định về xử phạt vi phạm chậm nộp hồ sơ thuế

Tuân thủ thời hạn nộp thuế là yêu cầu bắt buộc để tránh những khoản phạt tài chính không đáng có. Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định các mức phạt như sau:

• Phạt cảnh cáo: Áp dụng cho các trường hợp chậm nộp từ 01 đến 05 ngày nếu người nộp thuế chứng minh được các tình tiết giảm nhẹ.
• Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng: Áp dụng khi nộp hồ sơ chậm từ 01 đến 30 ngày so với thời hạn quy định.
• Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng: Áp dụng cho các trường hợp nộp hồ sơ chậm trên 90 ngày.

Lưu ý rằng nếu bạn có số thuế nộp thừa và làm thủ tục hoàn thuế, việc nộp chậm hồ sơ quyết toán sẽ không bị xử phạt hành chính về thời hạn, nhưng sẽ làm chậm thời gian nhận tiền hoàn của bạn.

Lời kết và lời khuyên từ chuyên gia

Thuế thu nhập cá nhân không chỉ là nghĩa vụ mà còn là căn cứ để xác định quyền lợi khi bạn thực hiện các giao dịch tài chính lớn hoặc định cư. Để kỳ quyết toán thuế thu nhập cá nhân 2025 diễn ra thuận lợi, bạn nên chủ động tập hợp chứng từ từ sớm, kiểm tra kỹ thông tin giảm trừ gia cảnh và tận dụng tối đa các ứng dụng công nghệ như eTax Mobile để quản lý dòng tiền thuế của mình một cách minh bạch nhất.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Các dịch vụ khác

• Kiểm toán: Dịch vụ Kiểm Toán, Dịch vụ Kiểm toán xây dựng, Dịch vụ kiểm toán BCTC
• Kế toán và Thuế: Dịch vụ kế toán thuế, Báo cáo thuế, Tư vấn Chuyển giá. Dịch Vụ Kế Toán Thuế, Dịch vụ báo cáo thuế, Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết
• Pháp lý: Dịch vụ giấy phép lao động, Dịch vụ chứng nhận đăng ký kinh doanh, Giấy Chứng Nhận Đầu Tư 
• Khác: Dịch vụ Chuyển Giá, Dịch Vụ Giao Dịch Liên Kết, Dịch vụ Tư vấn Hoạt động Doanh nghiệp

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.