Việc siết điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và Nghị định 320/2025/NĐ-CP đang khiến nhiều doanh nghiệp, kế toán và bộ phận tài chính lo ngại, đặc biệt với các trường hợp thanh toán qua tài khoản cá nhân, chi lương tiền mặt hay công tác phí nước ngoài.

Sau khi Công văn 5082/BTC-CST của Bộ Tài chính được ban hành, nhiều nội dung gây tranh cãi đã được làm rõ, nhất là các vấn đề liên quan:

Nhân viên thanh toán cho nhà cung cấp bằng tài khoản cá nhân;
Chi lương từng lần dưới 5 triệu đồng;
Công tác phí trong và ngoài nước thanh toán bằng thẻ cá nhân.

Đây đều là các tình huống phát sinh rất phổ biến trong thực tế vận hành doanh nghiệp. Tuy nhiên, tại Công văn số 5082/BTC-CST ngày 22/04/2026, Bộ Tài chính đã chính thức làm rõ nhiều nội dung quan trọng liên quan điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt để được tính chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý 3 nội dung sau.

Công văn 5082/BTC-CST: 3 điểm doanh nghiệp cần lưu ý về thanh toán qua tài khoản cá nhân

Tóm tắt 3 điểm doanh nghiệp cần lưu ý

Nội dung	Có được tính chi phí?	Điều kiện
Nhân viên thanh toán cho nhà cung cấp bằng tài khoản cá nhân	Có	Có hóa đơn, chứng từ và thanh toán không dùng tiền mặt
Chi lương từng lần dưới 5 triệu đồng	Có	Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ
Chi phí công tác trong và ngoài nước thanh toán bằng thẻ cá nhân	Có	Cá nhân thanh toán không dùng tiền mặt và có hồ sơ công tác đầy đủ

Quy định thanh toán không dùng tiền mặt theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP

Căn cứ pháp lý liên quan

Các nội dung tại Công văn 5082/BTC-CST được dẫn chiếu từ các quy định sau:

Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15;
Điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP;
Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP;
Các quy định về thanh toán không dùng tiền mặt theo pháp luật thuế GTGT.

Theo điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP:

“Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên.”

Như vậy, từ kỳ tính thuế năm 2025, ngưỡng bắt buộc áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đã giảm từ 20 triệu đồng xuống còn 5 triệu đồng.

Nhân viên thanh toán cho nhà cung cấp rồi công ty hoàn ứng vẫn hợp lệ

Đây là nội dung được nhiều doanh nghiệp quan tâm nhất trong thời gian gần đây. Tại trang 4 của Công văn 5082/BTC-CST, Bộ Tài chính nêu rõ doanh nghiệp được phép ủy quyền hoặc giao cho người lao động trực tiếp mua hàng hóa, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Trường hợp khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên, nếu người lao động thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt thì khoản chi này vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ điều kiện về hóa đơn, chứng từ theo quy định.

Điều này đồng nghĩa:

Nhân viên có thể dùng tài khoản cá nhân để chuyển khoản cho nhà cung cấp;
Sau đó doanh nghiệp chuyển khoản hoàn ứng lại cho nhân viên;
Không bắt buộc giao dịch ban đầu phải thanh toán trực tiếp từ tài khoản doanh nghiệp.

Nhân viên thanh toán cho nhà cung cấp rồi công ty hoàn ứng vẫn hợp lệ

Đây được xem là hướng dẫn tháo gỡ đáng kể cho hoạt động thực tế của doanh nghiệp, đặc biệt trong các trường hợp:

Mua hàng phát sinh gấp;
Thanh toán online;
Nhân viên đi công tác;
Đặt vé máy bay, khách sạn;
Các khoản chi phát sinh ngoài giờ hành chính.

Ví dụ thực tế

Nhân viên A được công ty giao mua thiết bị phục vụ vận hành với giá trị 12 triệu đồng.

Nhân viên A dùng tài khoản cá nhân chuyển khoản cho nhà cung cấp;
Nhà cung cấp xuất hóa đơn đầy đủ;
Công ty sau đó chuyển khoản hoàn ứng cho nhân viên A.

Trong trường hợp này, khoản chi vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ hồ sơ theo quy định.

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ gì?

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn có thể bị loại chi phí nếu:

Không có quy chế thanh toán nội bộ;
Không chứng minh được mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh;
Thiếu chứng từ hoàn ứng;
Dòng tiền thanh toán không rõ ràng;
Hồ sơ thanh toán không đồng nhất.

Do đó, để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế, doanh nghiệp nên lưu đầy đủ:

Quy chế tài chính hoặc quy định thanh toán nội bộ;
Văn bản giao nhiệm vụ hoặc ủy quyền;
Giấy đề nghị thanh toán/hoàn ứng;
Hóa đơn hợp lệ;
Sao kê hoặc chứng từ chuyển khoản;
Chứng từ hoàn ứng từ công ty cho nhân viên.

Chi lương từng lần dưới 5 triệu đồng vẫn có thể trả tiền mặt

Sau khi Nghị định 320/2025/NĐ-CP được ban hành, nhiều doanh nghiệp lo ngại rằng toàn bộ khoản chi lương sẽ bắt buộc phải chuyển khoản. Tuy nhiên, tại Công văn 5082/BTC-CST, Bộ Tài chính đã làm rõ rằng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt chỉ áp dụng đối với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Đối với các khoản thanh toán từng lần dưới 5 triệu đồng, doanh nghiệp vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt và được tính vào chi phí được trừ nếu:

Khoản chi thực tế phát sinh liên quan hoạt động sản xuất kinh doanh;
Có đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ;
Đáp ứng điều kiện theo quy định pháp luật thuế.

Đáng chú ý, Bộ Tài chính cũng nhấn mạnh:

“Pháp luật thuế TNDN chỉ quy định điều kiện được tính vào chi phí được trừ, không điều chỉnh hình thức, kỳ hạn chi trả tiền lương.”

Điều này cho thấy:

Luật thuế không bắt buộc mọi khoản lương đều phải chuyển khoản;
Quy định thuế và quy định lao động là hai vấn đề riêng biệt.

Ví dụ thực tế

Doanh nghiệp trả tiền công thời vụ cho lao động phổ thông với mức 3 triệu đồng/lần.

Nếu:

Có bảng lương;
Có chứng từ chi;
Khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh;

thì doanh nghiệp vẫn có thể thanh toán tiền mặt và được tính vào chi phí được trừ.

Chi phí công tác nước ngoài thanh toán bằng thẻ cá nhân vẫn được tính chi phí

Ngoài vấn đề mua hàng hóa, dịch vụ, Bộ Tài chính cũng làm rõ cách áp dụng đối với công tác phí trong và ngoài nước. Theo nội dung tại trang 4 Công văn 5082/BTC-CST, trường hợp doanh nghiệp khoán tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp hoặc cử người lao động đi công tác, nếu phát sinh khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên và người lao động thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt thì vẫn được xem là đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.

Nói cách khác, người lao động vẫn có thể sử dụng thẻ hoặc tài khoản cá nhân để thanh toán vé máy bay, khách sạn và các khoản công tác phí phát sinh trong quá trình làm việc. Sau đó, doanh nghiệp thực hiện hoàn ứng theo quy trình nội bộ. Nếu đáp ứng đầy đủ hóa đơn, chứng từ và điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định, khoản chi này vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Đây là hướng dẫn đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhân sự thường xuyên đi công tác, công ty xuất nhập khẩu, doanh nghiệp sử dụng chuyên gia nước ngoài, đội ngũ sales thị trường hoặc kỹ sư onsite quốc tế với những mô hình thường xuyên phát sinh thanh toán công tác bằng thẻ cá nhân trong thực tế vận hành.

Hồ sơ công tác phí doanh nghiệp nên lưu

Để hạn chế rủi ro về thuế, doanh nghiệp nên chuẩn bị đầy đủ:

Quyết định cử đi công tác;
Quy chế công tác phí;
Vé máy bay, boarding pass;
Invoice khách sạn;
Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
Hồ sơ hoàn ứng nội bộ.

Vì sao Bộ Tài chính giảm ngưỡng từ 20 triệu xuống 5 triệu?

Theo giải trình tại Công văn 5082/BTC-CST, việc giảm ngưỡng áp dụng chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt từ 20 triệu đồng xuống 5 triệu đồng nhằm:

Thúc đẩy thanh toán điện tử;
Minh bạch dòng tiền;
Hạn chế thất thu thuế;
Phù hợp định hướng chuyển đổi số và thanh toán không dùng tiền mặt của Chính phủ.

Bộ Tài chính cũng cho biết quy định này được xây dựng trên cơ sở:

Hạ tầng thanh toán điện tử ngày càng phát triển;
Người dân và doanh nghiệp đã quen hơn với thanh toán không dùng tiền mặt;
Chủ trương đẩy mạnh minh bạch hóa giao dịch trong nền kinh tế.

Doanh nghiệp cần làm gì để hạn chế rủi ro khi quyết toán thuế?

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt chứng từ thanh toán, doanh nghiệp nên rà soát lại toàn bộ quy trình thanh toán nội bộ.

Một số vấn đề cần ưu tiên chuẩn hóa gồm:

Ban hành quy chế thanh toán nội bộ;
Có cơ chế ủy quyền rõ ràng cho nhân viên;
Lưu đầy đủ sao kê và chứng từ chuyển khoản;
Đối chiếu hoàn ứng minh bạch;
Chuẩn hóa hồ sơ công tác phí;
Kiểm tra điều kiện hóa đơn trước khi hạch toán chi phí.

Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế đáng kể rủi ro bị loại chi phí khi thanh tra hoặc quyết toán thuế.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Công ty hoàn ứng cho nhân viên có được tính chi phí hợp lệ không?

Có. Theo hướng dẫn tại Công văn 5082/BTC-CST, trường hợp nhân viên thanh toán cho nhà cung cấp bằng phương thức không dùng tiền mặt và doanh nghiệp hoàn ứng lại cho nhân viên thì khoản chi vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ hồ sơ, hóa đơn và chứng từ theo quy định.

Chi lương tiền mặt có bị loại chi phí không?

Không phải mọi khoản chi lương bằng tiền mặt đều bị loại. Trường hợp khoản chi từng lần dưới 5 triệu đồng và đáp ứng đầy đủ hồ sơ chứng từ thì doanh nghiệp vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ.

Công tác phí thanh toán bằng thẻ cá nhân có hợp lệ?

Có. Người lao động có thể dùng thẻ cá nhân để thanh toán chi phí công tác trong và ngoài nước, sau đó doanh nghiệp thực hiện hoàn ứng. Điều kiện quan trọng là phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và hồ sơ công tác đầy đủ.

Khoản chi dưới 5 triệu đồng có bắt buộc chuyển khoản?

Không. Theo quy định hiện hành, điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng với khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Kết luận

Công văn 5082/BTC-CST của Bộ Tài chính đã góp phần làm rõ nhiều vướng mắc thực tế liên quan điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định mới áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2025. Theo đó, trường hợp nhân viên sử dụng tài khoản cá nhân để thanh toán cho nhà cung cấp rồi doanh nghiệp thực hiện hoàn ứng vẫn có thể được tính vào chi phí hợp lệ nếu đáp ứng đầy đủ hồ sơ và chứng từ theo quy định.

Đồng thời, các khoản chi lương từng lần dưới 5 triệu đồng vẫn có thể thanh toán bằng tiền mặt, trong khi chi phí công tác trong và ngoài nước thanh toán bằng thẻ cá nhân vẫn có thể được tính vào chi phí được trừ nếu đảm bảo điều kiện về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt và hồ sơ liên quan.

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng siết chặt kiểm soát dòng tiền và chứng từ thanh toán, doanh nghiệp nên chủ động rà soát lại quy trình thanh toán, hồ sơ hoàn ứng và quy chế nội bộ để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.