Nghị định 145/2020/NĐ-CP về điều kiện và quan hệ lao động

Chính phủ ban hành Nghị định số 145/2020/NĐ-CP ngày 14/12/2020 hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động về điều kiện lao động và quan hệ lao động, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/02/2021 đối với người lao động, người sử dụng lao động và các tổ chức liên quan. Văn bản quy định chi tiết một số nội dung về quản lý lao động, hợp đồng lao động, tiền lương, thời giờ làm việc, kỷ luật lao động, lao động nữ và lao động giúp việc gia đình. Doanh nghiệp cần nắm vững các quy định này để triển khai công tác quản trị nhân sự đúng pháp luật.

Lưu ý áp dụng: Nghị định 145/2020/NĐ-CP hiện đã hết hiệu lực một phần do có các văn bản quy phạm pháp luật sửa đổi, bổ sung ban hành sau đó. Doanh nghiệp cần cập nhật các quy định hiện hành khi triển khai thực tế.

Tổng quan phạm vi điều chỉnh của Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Nghị định số 145/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 14/12/2020 nhằm cụ thể hóa nhiều điều khoản của Bộ luật Lao động năm 2019, chính thức áp dụng từ ngày 01/02/2021. Nghị định thiết lập khung pháp lý quan trọng điều chỉnh nhiều khía cạnh trong quan hệ lao động tại doanh nghiệp.

Người quản lý doanh nghiệp và bộ phận nhân sự cần chú ý các nhóm nội dung điều chỉnh cốt lõi sau đây:

• Quản lý lao động, lập sổ quản lý lao động và báo cáo tình hình thay đổi lao động.
• Giao kết, thực hiện, thay đổi, chấm dứt hợp đồng lao động và cho thuê lại lao động.
• Tổ chức đối thoại tại nơi làm việc, thương lượng tập thể và giải quyết tranh chấp lao động.
• Chế độ tiền lương, thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, làm thêm giờ và kỷ luật lao động.
• Quy định bảo vệ đối với lao động nữ và lao động giúp việc gia đình.

Các quy định trên định hướng cho doanh nghiệp xây dựng quy trình quản lý lao động tuân thủ pháp luật.

Quy định về quản lý lao động và hợp đồng lao động

Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định người sử dụng lao động phải lập sổ quản lý lao động tại nơi đặt trụ sở, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động. Sổ quản lý lao động có thể lập bằng bản giấy hoặc bản điện tử, thể hiện đầy đủ các thông tin cơ bản của người lao động theo quy định.

Đối với nghĩa vụ báo cáo thay đổi lao động, doanh nghiệp thực hiện theo tiến độ và phương thức cụ thể như sau:

Thực hiện đúng quy trình và thời hạn báo cáo giúp doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ báo cáo quản lý lao động.

Liên quan đến hợp đồng lao động, đối với người lao động được thuê làm giám đốc trong doanh nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệ hoặc trên 50% vốn điều lệ/tổng số cổ phần có quyền biểu quyết, thời hạn hợp đồng lao động do hai bên thỏa thuận nhưng tối đa không quá 36 tháng.

Đối với một số ngành, nghề, công việc đặc thù, thời hạn báo trước khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động được quy định như sau:

Các bên có trách nhiệm tuân thủ đúng thời hạn báo trước để đảm bảo tính hợp pháp khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động đối với các công việc đặc thù.

Căn cứ trợ cấp, tiền lương và dịch vụ cho thuê lại lao động

Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn cách xác định đối tượng, thời gian làm việc và quy trình trả lương sau khi chấm dứt hợp đồng lao động làm căn cứ tính trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động được Bộ luật Lao động quy định. Tiền lương làm căn cứ tính trợ cấp thôi việc hoặc trợ cấp mất việc làm là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động thôi việc hoặc mất việc làm.

Thời gian làm việc để tính trợ cấp được tính theo năm (đủ 12 tháng), trong đó lẻ từ đủ 01 tháng đến 06 tháng tính bằng 1/2 năm, trên 06 tháng tính bằng 01 năm. Trường hợp người lao động làm việc thường xuyên cho người sử dụng lao động từ đủ 12 tháng trở lên mà bị mất việc làm nhưng thời gian làm việc để tính trợ cấp mất việc làm ít hơn 24 tháng, người sử dụng lao động có trách nhiệm chi trả trợ cấp mất việc làm cho người lao động tối thiểu bằng 02 tháng tiền lương.

Doanh nghiệp không phải chi trả trợ cấp thôi việc trong các trường hợp sau:

• Người lao động đủ điều kiện hưởng lương hưu theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội.
• Người lao động tự ý bỏ việc mà không có lý do chính đáng từ 05 ngày làm việc liên tục trở lên.

Xác định chính xác căn cứ trợ cấp giúp doanh nghiệp trích lập và hạch toán đúng chi phí lao động.

Đối với hoạt động cho thuê lại lao động, doanh nghiệp phải đáp ứng điều kiện ký quỹ 02 tỷ đồng tại ngân hàng và người đại diện theo pháp luật phải có kinh nghiệm trực tiếp làm công việc cho thuê lại lao động từ đủ 03 năm (36 tháng) trở lên trong thời hạn 05 năm liền kề trước khi đề nghị cấp phép. Giấy phép cho thuê lại lao động có thời hạn tối đa 60 tháng và được gia hạn nhiều lần, mỗi lần tối đa 60 tháng. Trong trường hợp phải sử dụng tiền ký quỹ để thanh toán cho người lao động, doanh nghiệp cho thuê lại có trách nhiệm hoàn trả tiền ký quỹ bổ sung trong thời hạn 30 ngày.

Thời giờ làm việc, làm thêm giờ và tổ chức đối thoại

Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định tổng số giờ làm thêm không quá 50% số giờ làm việc bình thường trong một ngày khi làm thêm vào ngày làm việc bình thường. Bên cạnh đó, kế toán cũng cần chú ý chính sách miễn thuế tiền lương làm đêm, làm thêm giờ khi tính toán chi phí và thu nhập cho nhân sự. Trường hợp áp dụng thời giờ làm việc bình thường theo tuần thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày; trường hợp làm việc không trọn thời gian thì tổng số giờ làm việc bình thường và số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày; khi làm thêm vào ngày nghỉ lễ, Tết, ngày nghỉ hằng tuần thì tổng số giờ làm thêm không quá 12 giờ trong một ngày.

Khi tổ chức làm thêm từ trên 200 giờ đến 300 giờ trong một năm, người sử dụng lao động phải thông báo cho cơ quan chuyên môn thuộc Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội (Sở Lao động – Thương binh và Xã hội) trong thời hạn chậm nhất 15 ngày kể từ ngày thực hiện. Về thời giờ nghỉ ngơi, thời gian nghỉ giữa giờ đối với ca làm việc từ 06 giờ trở lên phải được bố trí trong ca làm việc, không được bố trí vào đầu hoặc cuối ca.

Đối với cơ chế đối thoại tại nơi làm việc và quy chế nội bộ, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định sau:

• Đối thoại định kỳ được tiến hành ít nhất 01 lần trong một năm; cuộc đối thoại chỉ được tiến hành khi có sự tham gia của đại diện người sử dụng lao động và trên 70% tổng số thành viên đại diện bên người lao động.
• Nội dung đối thoại phải được gửi cho các bên liên quan chậm nhất 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức đối thoại.
• Người sử dụng lao động phải ban hành Nội quy lao động; doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải ban hành Nội quy lao động bằng văn bản.
• Trong xử lý kỷ luật lao động, người sử dụng lao động phải gửi thông báo mời họp cho các thành viên tham dự trước ít nhất 05 ngày làm việc.

Thực hiện đúng quy trình đối thoại và kỷ luật lao động giúp hạn chế tối đa rủi ro phát sinh tranh chấp.

Chế độ lao động nữ và lao động giúp việc gia đình

Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định lao động nữ trong thời gian hành kinh được nghỉ mỗi ngày 30 phút, trong thời gian nuôi con dưới 12 tháng tuổi được nghỉ mỗi ngày 60 phút và vẫn được hưởng đủ tiền lương theo hợp đồng lao động. Doanh nghiệp sử dụng từ 1.000 lao động nữ trở lên có trách nhiệm lắp đặt phòng vắt, trữ sữa mẹ tại nơi làm việc.

Đối với lao động giúp việc gia đình, người sử dụng lao động hoặc người lao động có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động bất kỳ lúc nào nhưng phải báo trước ít nhất 15 ngày, trừ trường hợp luật quy định không phải báo trước. Tiền lương trả cho người giúp việc gia đình (bao gồm cả chi phí ăn, ở nếu có) không được thấp hơn mức lương tối thiểu vùng; trong đó chi phí ăn, ở do hai bên thỏa thuận nhưng không được vượt quá 50% mức lương theo công việc ghi trong hợp đồng.

Các quy định này tạo cơ sở pháp lý bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho lao động nữ và người giúp việc gia đình.

Lưu ý tuân thủ từ MAN – Master Accountant Network

Đội ngũ biên tập và kiểm tra nội dung của MAN – Master Accountant Network khuyến nghị người quản lý và bộ phận kế toán – nhân sự lưu ý các điểm sau khi áp dụng quy định:

• Xác định chính xác tiền lương tính trợ cấp: Tiền lương làm căn cứ tính trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm là tiền lương bình quân của 06 tháng liền kề theo hợp đồng lao động trước khi người lao động thôi việc, mất việc làm. Doanh nghiệp có thể tham khảo dịch vụ báo cáo thuế trọn gói để được tư vấn chính xác về hạch toán chi phí lương và trợ cấp.
• Kiểm tra văn bản cập nhật: Rà soát Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan để thực hiện đúng phương thức báo cáo lao động hiện hành qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia.
• Theo dõi mốc thời gian thủ tục & kiểm soát chi phí: Đảm bảo gửi báo cáo lao động trước 05/06 và 05/12 hằng năm, gửi thông báo làm thêm giờ trong thời hạn 15 ngày và gửi thông báo mời họp kỷ luật lao động trước ít nhất 05 ngày làm việc. Ngoài ra, việc kết hợp sử dụng dịch vụ soát xét báo cáo tài chính định kỳ sẽ giúp rà soát toàn bộ hồ sơ chi phí nhân sự và thuế tuân thủ đúng quy định.

Việc rà soát và thực hiện đúng quy trình giúp doanh nghiệp chủ động trong quản trị nhân sự và kiểm soát chi phí vận hành.

Kết luận

Nghị định 145/2020/NĐ-CP là văn bản pháp lý quan trọng cụ thể hóa nhiều quy định về quản lý lao động, hợp đồng, tiền lương và điều kiện làm việc. Ban lãnh đạo và bộ phận kế toán – nhân sự cần chủ động rà soát hệ thống hợp đồng, quy chế nội bộ và quy trình báo cáo, đồng thời cập nhật các văn bản sửa đổi, bổ sung hiện hành để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.