Vấn đề về việc xuất toán chi phí khi thuê nhà xưởng sai pháp lý

Trong quá trình triển khai dự án đầu tư, việc thuê nhà xưởng để nhanh chóng đưa nhà máy vào vận hành là điều cần thiết. Tuy nhiên, một rủi ro nghiêm trọng nhưng ít doanh nghiệp để tâm chính là tính hợp pháp của bên cho thuê nhà xưởng. Gần đây, Cục Thuế đã ban hành Công văn số 634/CT-CS ngày 16/4/2025, cảnh báo rõ ràng: nếu nhà xưởng thuê không đủ điều kiện pháp lý, doanh nghiệp sẽ bị xuất toán chi phí thuê, đồng nghĩa với việc tăng chi phí thuế TNDN, mất ưu đãi thuế và có thể bị truy thu.

Đây không chỉ là vấn đề kỹ thuật kế toán, mà là lời nhắc nhở sâu sắc về trách nhiệm pháp lý và rủi ro tài chính doanh nghiệp phải đối mặt nếu xem nhẹ hồ sơ pháp lý khi thuê nhà xưởng.

Xuất toán chi phí là gì? Xuất toán thuế là gì?

“Xuất toán” là thuật ngữ quen thuộc trong lĩnh vực kế toán – thuế, nhưng không phải ai cũng hiểu tường tận.

Xuất toán chi phí được hiểu là việc loại bỏ một khoản chi ra khỏi danh sách chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Khoản chi bị xuất toán vẫn tồn tại, nhưng không còn giá trị làm giảm nghĩa vụ thuế.

Quy định về xuất toán chi phí thuê nhà xưởng

Còn xuất toán thuế là hệ quả kế tiếp: khi chi phí không được ghi nhận hợp lệ, doanh nghiệp bị điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế dẫn đến phát sinh nghĩa vụ nộp thêm thuế TNDN và cộng dồn các khoản tiền chậm nộp, xử phạt hành chính nếu sai phạm kéo dài hoặc cố ý.

Như vậy, xuất toán không đơn thuần là “gạch bỏ chi phí” trên sổ sách. Nó là lời tuyên bố từ cơ quan thuế: “Khoản chi này không được chấp nhận và anh phải chịu trách nhiệm về nó.”

Quy định về xuất toán chi phí thuê nhà xưởng

Căn cứ pháp lý rõ ràng từ Thông tư 96/2015/TT-BTC

Theo Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi chỉ được tính là chi phí được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các tiêu chí:

Phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Có đủ hồ sơ hợp pháp, hợp lệ: hợp đồng, hóa đơn, chứng từ thanh toán…
Quan trọng nhất: bên cung cấp dịch vụ (ở đây là bên cho thuê nhà xưởng) phải đủ điều kiện kinh doanh hợp pháp.

Điều này đồng nghĩa: nếu nhà xưởng cho thuê được xây trái phép, không có quyền sử dụng đất hợp pháp, không được phép cho thuê theo quy định pháp luật – thì mọi khoản chi phí thuê liên quan sẽ bị xuất toán.

Điều kiện để nhà xưởng được phép cho thuê

Bên cho thuê phải sở hữu hợp pháp nhà xưởng (sổ hồng/sổ đỏ).
Có giấy phép xây dựng nếu thuộc diện cấp phép.
Có quyền cho thuê theo quy định pháp luật, đặc biệt nếu nhà xưởng nằm trong khu công nghiệp hoặc thuộc dự án đầu tư có điều kiện.
Đã hoàn thành nghĩa vụ tài chính liên quan đến bất động sản cho thuê.

Việc bên thuê (doanh nghiệp) sử dụng nhà xưởng đúng mục đích nhưng lại thuê từ bên không đủ điều kiện – không thể hợp thức hóa tính hợp lệ của chi phí.

Phân tích Công văn 634/CT-CS – Trường hợp bị xuất toán cụ thể

Công văn số 634/CT-CS do Cục Thuế ban hành ngày 16/4/2025 không chỉ là hướng dẫn, mà còn là lời cảnh báo chính thức.

Trường hợp cụ thể: một công ty có dự án đầu tư tại địa bàn thuộc diện ưu đãi thuế TNDN (theo Nghị định 218/2013/NĐ-CP), đã bắt đầu đi vào hoạt động sản xuất. Tuy nhiên, nhà xưởng mà công ty thuê lại được xác định là chưa đủ điều kiện để cho thuê.

Cục Thuế khẳng định: dù công ty đã hoạt động sản xuất, nhưng việc chi phí thuê nhà xưởng hoặc khấu hao tài sản là nhà xưởng không đáp ứng điều kiện pháp lý – không đủ cơ sở để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Nói cách khác, doanh nghiệp vẫn bị xuất toán chi phí dù họ có thực sự sử dụng tài sản để sản xuất kinh doanh đi nữa.

Tài liệu: Công văn số 634/CT-CS

Hậu quả khi bị xuất toán chi phí thuê nhà xưởng

Tăng thuế TNDN, mất ưu đãi đầu tư

Chi phí thuê bị xuất toán khiến thu nhập chịu thuế tăng lên, kéo theo số thuế TNDN phải nộp tăng theo. Với doanh nghiệp mới đầu tư, đang kỳ vọng được miễn, giảm thuế, đây là tổn thất lớn.

Trong một số trường hợp, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị thu hồi ưu đãi thuế đã hưởng, nếu bị xác định là kê khai sai điều kiện ưu đãi.

Truy thu và xử phạt hành chính

Không chỉ dừng lại ở việc truy thu số thuế bị thiếu, doanh nghiệp còn phải chịu thêm:

Tiền phạt khai sai (nếu cơ quan thuế xác định có lỗi).
Tiền chậm nộp tính theo từng ngày kể từ thời điểm phát sinh nghĩa vụ.
Ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín và quan hệ với cơ quan thuế.

Doanh nghiệp cần làm gì để tránh bị xuất toán?

Kiểm tra kỹ pháp lý của bên cho thuê

Yêu cầu cung cấp các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền cho thuê hợp pháp.
Với nhà xưởng trong khu công nghiệp, cần kiểm tra thêm giấy phép đầu tư, quyền sử dụng đất, các quy định nội bộ của khu.

Lưu trữ hồ sơ thuê đầy đủ và hợp lệ

Hợp đồng thuê chi tiết, rõ ràng về thời hạn, mục đích, giá cả.
Hóa đơn tài chính hợp lệ.
Hồ sơ pháp lý của tài sản thuê (sao y công chứng nếu cần).
Biên bản bàn giao, nghiệm thu nếu có.

Chủ động làm việc với cơ quan thuế

Nếu có nghi ngờ hoặc trường hợp phức tạp, đừng ngần ngại gửi công văn hỏi trực tiếp cơ quan thuế. Việc hỏi trước – khai sau luôn là phương án an toàn nhất.

Kết luận

Thuê nhà xưởng không phải chỉ là câu chuyện giá cả hay địa điểm. Đó còn là câu chuyện pháp lý và trách nhiệm thuế. Việc bị xuất toán chi phí thuê nhà xưởng do bên cho thuê không đủ điều kiện là rủi ro nhãn tiền, và hoàn toàn có thể tránh được nếu doanh nghiệp cẩn trọng ngay từ đầu.

Công văn 634/CT-CS không phải một trường hợp cá biệt. Đó là lời cảnh báo chính thức từ cơ quan thuế: Hãy làm đúng, đủ và minh bạch – vì mọi khoản chi phí đều có thể bị “gạch bỏ” nếu vi phạm pháp lý, dù có thực tế sử dụng đi nữa.

Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua: