Chi phí du lịch nghỉ mát cho người lao động có được trừ thuế TNDN

Khoản chi phí du lịch nghỉ mát cho người lao động được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và tổng chi phí phúc lợi nằm trong mức khống chế theo quy định. Nguyên tắc này được Tổng cục Thuế hướng dẫn tại Công văn 158/TCT-CS và Công văn 2921/TCT-CS, đồng thời được quy định tại Luật Thuế TNDN 67/2025/QH15, Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Quan điểm của Tổng cục Thuế về hạch toán chi phí nghỉ mát

Căn cứ Công văn 158/TCT-CS ngày 12/01/2017 của Tổng cục Thuế, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và tổng số chi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế. Công văn cũng phân định rõ cơ chế tài chính theo từng mô hình doanh nghiệp:

• Doanh nghiệp nhà nước và công ty có vốn nhà nước chi phối: Khi trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi phải đảm bảo nguyên tắc một khoản chi không hạch toán trùng từ hai nguồn (chi phí sản xuất kinh doanh và quỹ phúc lợi).
• Doanh nghiệp ngoài quốc doanh: Do không thuộc đối tượng bắt buộc trích lập quỹ khen thưởng, phúc lợi theo Nghị định 91/2015/NĐ-CP và Nghị định 53/2016/NĐ-CP, doanh nghiệp có thể hạch toán trực tiếp khoản chi nghỉ mát vào chi phí quản lý nếu đáp ứng điều kiện hóa đơn, chứng từ, mức khống chế và đáp ứng các điều kiện về khoản chi được trừ theo quy định. Trường hợp doanh nghiệp chi trả từ nguồn quỹ phúc lợi (lợi nhuận sau thuế) thì khoản chi đó không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Đồng thời, Công văn 2921/TCT-CS ngày 03/8/2021 của Tổng cục Thuế tái khẳng định nguyên tắc: Khoản chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động nếu đáp ứng các điều kiện được trừ và không thuộc nhóm chi phí không được trừ thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Mức khống chế và cách xác định quỹ lương thực hiện

Mức khống chế đối với chi phí phúc lợi là không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế, áp dụng cho tổng toàn bộ các khoản chi mang tính chất phúc lợi phát sinh trong năm.

Công thức xác định:

01 tháng lương bình quân = Quỹ tiền lương thực hiện trong năm / 12 tháng

Trường hợp doanh nghiệp hoạt động không đủ 12 tháng trong năm tính thuế, số tháng làm mẫu số là số tháng thực tế hoạt động.

Quỹ tiền lương thực hiện là tổng số tiền lương thực tế đã chi trả của năm quyết toán đó tính đến thời hạn cuối cùng nộp hồ sơ quyết toán thuế TNDN, không bao gồm số tiền trích lập quỹ dự phòng tiền lương của năm trước chi trong năm quyết toán.

Doanh nghiệp lưu ý rằng mức trần 01 tháng lương bình quân áp dụng cho tổng tất cả các khoản chi phúc lợi trong năm (bao gồm: du lịch nghỉ mát, hiếu hỷ, hỗ trợ điều trị bệnh, quà lễ tết, bảo hiểm sức khỏe…), chứ không áp dụng riêng cho khoản chi nghỉ mát. Doanh nghiệp nên lập bảng tổng hợp theo dõi toàn bộ quỹ chi phí phúc lợi để bảo đảm không vượt trần khống chế.

Bộ 07 nhóm hồ sơ bắt buộc để bảo vệ chi phí

Thực tế kiểm tra thuế cho thấy chi phí du lịch nghỉ mát thường bị loại do doanh nghiệp thiếu các hồ sơ, chứng từ nội bộ chứng minh. Doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ 07 nhóm hồ sơ sau:

Bên cạnh bộ 07 nhóm hồ sơ trên, các tài liệu bổ trợ như chương trình tour, hình ảnh thực tế chuyến đi, thông báo nội bộ, biên bản họp giúp chứng minh khoản chi có thực.

Lưu ý về thuế GTGT và thuế TNCN liên quan

Xử lý thuế GTGT và thuế TNCN đối với chi phí du lịch nghỉ mát cần căn cứ theo quy định của từng sắc thuế tương ứng.

Về thuế GTGT đầu vào:

• Phần chi trong mức khống chế phục vụ người lao động được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo quy định.
• Phần chi vượt mức khống chế không được khấu trừ thuế GTGT. Doanh nghiệp cần rà soát theo Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15 và Nghị định 181/2025/NĐ-CP để thực hiện đúng.

Về thuế TNCN:

• Trường hợp doanh nghiệp tổ chức chuyến du lịch nghỉ mát chung cho tập thể người lao động, không ghi tên cụ thể từng cá nhân thụ hưởng thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Trường hợp doanh nghiệp chi trả bằng tiền trực tiếp cho từng cá nhân dưới tên riêng thì phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.

Quy trình làm việc với đoàn kiểm tra thuế khi giải trình

Khi làm việc với đoàn kiểm tra thuế về khoản chi phí du lịch nghỉ mát cho người lao động, doanh nghiệp nên tuân thủ các bước giải trình dựa trên văn bản pháp lý rõ ràng.

Doanh nghiệp có quyền đề nghị đoàn kiểm tra ghi cụ thể căn cứ pháp lý (chỉ rõ điều, khoản, điểm) vào biên bản kiểm tra nếu đưa ra ý kiến loại chi phí, không tiếp nhận các lý do giải trình chung chung.

Trường hợp chưa thống nhất quan điểm, doanh nghiệp ghi rõ ý kiến bảo lưu vào biên bản trước khi ký tên. Đây là cơ sở pháp lý để thực hiện quyền khiếu nại sau này. Sau đó, doanh nghiệp gửi văn bản giải trình chính thức kèm bộ hồ sơ chứng minh, viện dẫn các căn cứ pháp lý gồm:

• Điểm 2.30 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (sửa đổi bởi Thông tư 96/2015/TT-BTC và Thông tư 25/2018/TT-BTC).
• Công văn 158/TCT-CS ngày 12/01/2017 và Công văn 2921/TCT-CS ngày 03/8/2021 của Tổng cục Thuế.
• Điểm d khoản 4 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Thông tư 20/2026/TT-BTC.

Nếu cơ quan thuế ban hành quyết định xử lý loại chi phí, doanh nghiệp tiến hành khiếu nại Quyết định xử lý về thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và Luật Khiếu nại, hoặc gửi văn bản đề nghị cơ quan thuế trả lời bằng văn bản chính thức.

Khuyến nghị tuân thủ từ MAN cho doanh nghiệp

Chuyên gia từ MAN – Master Accountant Network lưu ý, sai sót phổ biến của doanh nghiệp thường nằm ở công tác lập và lưu trữ hồ sơ. Nhiều doanh nghiệp có tổ chức nghỉ mát thực tế nhưng thiếu Quy chế phúc lợi hoặc quy chế không ghi rõ điều kiện hưởng, dẫn đến việc chi phí bị loại khi quyết toán thuế TNDN.

Doanh nghiệp nên thực hiện 03 bước rà soát:

• Rà soát lại Quy chế tài chính hoặc Quy chế phúc lợi nội bộ, bảo đảm có điều khoản quy định rõ điều kiện và mức hưởng chế độ du lịch nghỉ mát.
• Kiểm tra danh sách tham gia chuyến đi để chủ động tách riêng phần chi cho người thân của người lao động hoặc khách mời trước khi xác định chi phí.
• Lập Bảng tổng hợp khống chế chi phí phúc lợi ngay khi kết thúc năm tài chính để xác định chính xác phần chi phí hợp lệ được trừ, hoặc tham khảo dịch vụ tư vấn thuế doanh nghiệp chuyên nghiệp để được hỗ trợ rà soát rủi ro trước kỳ thanh tra thuế.

Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ ngay từ thời điểm phát sinh giao dịch giúp doanh nghiệp chủ động bảo vệ chi phí du lịch nghỉ mát cho người lao động, xác định đúng chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và bảo đảm tuân thủ các quy định pháp luật thuế hiện hành.