7 NGUYÊN TẮC HẠCH TOÁN CHI PHÍ KIỂM TOÁN THEO QUY ĐỊNH 2025

Hạch toán chi phí kiểm toán là việc ghi nhận và phân bổ chính xác khoản tiền doanh nghiệp chi cho dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính vào hệ thống sổ sách kế toán. Chi phí kiểm toán thuộc chi phí quản lý doanh nghiệp và phải tuân theo quy định hiện hành. Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, chi phí dịch vụ kiểm toán báo cáo tài chính được hạch toán vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp trong kỳ phát sinh. Ngoài chi phí kiểm toán, các khoản như làm con dấu, thuê dịch vụ kế toán, dịch thuật, công tác phí… cũng được phân loại và hạch toán tương ứng theo các khoản mục quy định. Bài viết dưới đây giải thích chi tiết nguyên tắc hạch toán chi phí kiểm toán năm 2025, bao gồm cách nhận diện, ghi nhận và trích trước chi phí, cũng như một số ví dụ thực tế về hạch toán các chi phí liên quan.

Hạch toán chi phí là gì

Khái niệm hạch toán chi phí đề cập đến việc ghi chép và phân bổ các khoản chi tiêu của doanh nghiệp vào các tài khoản kế toán phù hợp. Theo chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC), mọi chi phí phát sinh phải được ghi vào sổ kế toán đúng loại và thời điểm, đảm bảo phản ánh trung thực kết quả kinh doanh.

Chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) gồm chi phí lương nhân sự quản lý, vật liệu văn phòng, khấu hao TSCĐ, thuế phí, dự phòng phải thu, chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác bằng tiền (như chi hội nghị, tiếp khách, công tác phí, chi phí kiểm toán). Ví dụ, chi phí thuê dịch vụ kế toán và dịch vụ kiểm toán đều là chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ quản lý doanh nghiệp nên được phản ánh vào TK 642 (các tiểu khoản con của TK 642). Trong khi đó, chi phí cá nhân như tiền lương công tác phí được ghi nợ 6428 (chi phí bằng tiền khác) và có thể kèm theo các tài khoản tạm ứng hay phải trả nhân viên.

Nguyên tắc chung là chỉ được hạch toán khi có chứng từ hợp lệ; chi phí không có hoá đơn thường phải đưa vào TK 811 (chi phí khác) và không được khấu trừ thuế TNDN.

Xem thêm bài viết: Chi phí kiểm toán công trình xây dựng

Hạch toán chi phí kiểm toán

Chi phí kiểm toán báo cáo tài chính là khoản tiền doanh nghiệp trả cho đơn vị kiểm toán độc lập thực hiện kiểm tra tính trung thực của báo cáo tài chính. Theo TT200, đây là một dạng dịch vụ mua ngoài, được hạch toán vào tài khoản con của TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Cụ thể:

Khi nhận hoá đơn kiểm toán: ghi Nợ TK 6427 (hoặc 6428) – Chi phí dịch vụ mua ngoài; Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có VAT); Có TK 111/112 (tiền mặt/ngân hàng) hoặc 331 (phải trả).
Chú ý phân loại chính xác mã tiểu khoản 6427 (dịch vụ mua ngoài chung) hay 6428 (chi phí khác tiền mặt) tuỳ chính sách công ty. Ví dụ, hạch toán phí kiểm toán có hoá đơn thường là Nợ 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài, Có 112 (nếu chuyển khoản).
Nếu ký hợp đồng kiểm toán nhưng chưa phát sinh dịch vụ/hoá đơn, thì không nên tự ý ghi nhận chi phí. Theo Thông tư 200 và hướng dẫn của cơ quan thuế, chỉ được hạch toán khi có hoá đơn chứng từ, nhằm tránh tình trạng “tăng chi giảm thu” không hợp pháp.
Nếu lỡ ghi trước mà chưa có hoá đơn, khi có hóa đơn thì bổ sung nợ TK 335 (Chi phí phải trả) chuyển sang TK 642. Nếu không có hoá đơn chính thức (thực sự không hợp lệ), chi phí đó phải đưa vào TK 811 và không được khấu trừ thuế.

Trong trường hợp kế hoạch thuê kiểm toán năm tài chính tương đối xác định, doanh nghiệp có thể trích trước chi phí kiểm toán vào cuối năm (Nợ TK 627/642, Có TK 335) để phản ánh đúng kỳ kế toán. Việc này phải tuân thủ quy định về chi phí phải trả; cụ thể, nếu hợp đồng ký trước năm nhưng kiểm toán diễn ra sau Tết và hoá đơn mới nhận được năm sau, thì cuối năm cũ có thể ghi nợ 642 (chi phí QLDN) và có 335 (chi phí phải trả) cho phần dịch vụ đã được ký hợp đồng. Tuy nhiên, khi lập báo cáo tài chính, cần đảm bảo tách bạch rõ các chứng từ tương ứng cho từng năm để không làm lệch kết quả kinh doanh.

Bảng định khoản chi phí kiểm toán, công tác phí, chi phí kế toán và dịch thuật theo tài khoản kế toán 642 và 811

Một số lưu ý khi hạch toán chi phí kiểm toán:

Tài khoản hạch toán: Đa số trường hợp, phí kiểm toán thuộc 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài (theo TT200). Tuy nhiên, nếu công ty mở rộng chi tiết TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác, cũng có thể cho vào đó. Cuối kỳ, số liệu tổng chi phí kiểm toán được kết chuyển qua TK 911 để xác định kết quả kinh doanh.
Thời điểm ghi nhận: Theo hướng dẫn, doanh nghiệp chỉ được hạch toán chi phí kiểm toán khi dịch vụ hoàn thành và có hoá đơn hợp pháp. Kê khai sai (ghi chi phí trước khi phát sinh thực tế) có thể bị phạt theo quy định kế toán và thuế.
Chi phí thuế TNDN: Phí kiểm toán là chi phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hoá đơn đầy đủ.

Trích trước chi phí kiểm toán

Trích trước chi phí (accrual) là biện pháp kế toán phản ánh dự kiến chi phí phát sinh nhưng chưa có chứng từ thanh toán. Theo TT200, chi phí dự kiến có thể được trích trước để kịp thời phản ánh vào báo cáo tài chính năm đó. Đối với phí kiểm toán, nếu hợp đồng ký trước Tết nhưng dịch vụ kiểm toán thực hiện sau Tết và hoá đơn do kiểm toán viên xuất muộn, doanh nghiệp có thể trích trước phần chi phí này vào cuối năm. Kế toán sẽ ghi Nợ TK 642, Có TK 335 (Chi phí phải trả) cho chi phí kiểm toán của hợp đồng đã ký nhưng chưa có hoá đơn. Đến khi thanh toán hoặc có hoá đơn, phát sinh bút toán Nợ TK 335, Nợ TK 133 (VAT), Có TK 112/331. Tuy nhiên, việc trích trước cần tuân thủ điều kiện: có hợp đồng hoặc kế hoạch thanh toán rõ ràng. Ngược lại, việc trích trước tùy tiện cho hợp đồng chưa khởi động có thể sai nguyên tắc. Đồng thời, theo điều kiện của Nghị định quản lý đầu tư, chi phí kiểm toán thuộc mục “chi phí khác” và không được trừ trước chi phí dự phòng. Do đó, chi phí kiểm toán được trích trước độc lập và không tính vào quỹ dự phòng theo quy định Nhà nước.

Hạch toán chi phí làm con dấu

Chi phí làm con dấu (khắc dấu công ty) là khoản chi lập dấu tròn, dấu chức danh… cho doanh nghiệp. Cách hạch toán như sau:

Có hoá đơn: Sau khi khắc dấu xong và có hóa đơn thanh toán, kế toán ghi Nợ TK 642 (hoặc 6427/6428 nếu mở chi tiết) – Chi phí quản lý doanh nghiệp; Nợ TK 1331 (GTGT); Có TK 111/112 (tiền mặt/ngân hàng) hoặc 331 (phải trả nhà cung cấp).
Không có hoá đơn: Nếu chưa lấy được hóa đơn (vd. cá nhân khắc dấu), chi phí này không được tính vào chi phí hợp lý. Kế toán sẽ hạch toán: Nợ TK 811 – Chi phí khác; Có TK 111/112 (nếu trả tiền).

Số tiền này sau đó sẽ điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế TNDN (chi phí không được trừ).

**Bảng minh họa định khoản cho một số chi phí đặc thù**
Chi phí (hóa đơn/không hóa đơn)	Nợ (TK)	Có (TK)	Ghi chú
Kiểm toán BCTC (có hoá đơn)	6427 + 1331	111, 112, 331	Phí kiểm toán định kỳ
Kiểm toán BCTC (trích trước)	6427	335	Hợp đồng ký trước, chưa có hoá đơn
Khắc con dấu (có hoá đơn)	6428 + 1331	111, 112, 331	Có hoá đơn thanh toán
Khắc con dấu (không hoá đơn)	811	111, 112	Chi phí không hợp lệ (không khấu trừ)
Thuê dịch vụ kế toán	6428	111, 112	Được hạch toán theo Điều 92 TT200
Chi phí dịch thuật	6427	111, 112	Dịch vụ mua ngoài thông thường
Công tác phí (phụ cấp đi công tác)	6428	334	Ghi nợ chi phí, có nợ phải trả NV

Hạch toán chi phí thuê dịch vụ kế toán

Chi phí thuê dịch vụ kế toán (cho kế toán trưởng, kế toán viên bên ngoài) hạch toán vào tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp. Theo Điều 92 Thông tư 200, mọi chi phí thuê dịch vụ kế toán đều được ghi vào TK 642. Khi thanh toán:

Doanh nghiệp nhận hóa đơn từ công ty dịch vụ: Nợ 642 (dịch vụ mua ngoài); Nợ 1331 (VAT đầu vào, nếu có); Có 111/112 (hoặc 331).
Đối với công ty siêu nhỏ thuê cá nhân (không có hoá đơn VAT): ghi Nợ 642 – Chi phí quản lý; Có 111/112 – Tiền mặt hoặc tiền gửi.

Ví dụ, thanh toán 700.000 đồng tiền lương kế toán trưởng cá nhân không hoá đơn: Nợ 6428 – 700.000; Có 111 – 700.000.

Chi phí dịch vụ kế toán hợp pháp được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Nếu thanh toán bằng hình thức chuyển khoản qua ngân hàng, cần lưu giữ chứng từ chuyển tiền để đáp ứng quy định hóa đơn điện tử.

Hạch toán chi phí dịch thuật

Chi phí thuê dịch vụ dịch thuật (dịch hợp đồng, hồ sơ tài liệu) cũng là chi phí dịch vụ mua ngoài cho quản lý chung. Theo TT200, hạch toán tương tự dịch vụ kế toán: Nợ TK 6427 (dịch vụ mua ngoài) hoặc 6428; Nợ TK 1331 (VAT, nếu có); Có TK 111/112/331 khi thanh toán. Nếu người dịch thu phí không xuất hoá đơn, chi phí phải ghi Nợ 642, Có 111/112 và không được khấu trừ VAT.

Hạch toán công tác phí theo Thông tư 200

Công tác phí là khoản chi phục vụ đi công tác của cán bộ, bao gồm vé tàu xe, lưu trú, ăn uống… Theo TT200/2014, công tác phí của nhân viên được phân vào TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác. Cụ thể:

Lương, phụ cấp đi công tác của nhân viên: ghi Nợ 6428, Có 334 (nợ lương phải trả).
Khi thực chi hoàn lại: Nợ 334, Có 111/112.
Các chi phí phát sinh trong công tác (vé máy bay, khách sạn, ăn uống): ghi Nợ 6428; Có 111/112 nếu doanh nghiệp ứng tiền trực tiếp.

Hoá đơn chi tiết (GTGT, vé phương tiện, lưu trú) là cơ sở quan trọng để khấu trừ thuế đầu vào và tính chi phí hợp lý.

Quy trình thanh toán công tác phí cần đủ chứng từ (quyết định công tác, giấy đi đường, hoá đơn chi tiêu) để đảm bảo tính hợp lệ. Theo quy định thuế, các khoản chi công tác nằm trong định mức công ty hoặc có hoá đơn GTGT hợp lệ đều được trừ khi tính thuế.

Căn cứ pháp lý và so sánh quy định

Hạch toán chi phí kiểm toán và các chi phí liên quan phải tuân thủ Chế độ Kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC) và các quy định thuế liên quan. Cụ thể:

Thông tư 200/2014 (Điều 92) quy định về tài khoản 642, liệt kê các loại chi phí quản lý bao gồm chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí khác (ví dụ: chi phí kiểm toán, công tác phí).
Nghị định 99/2021 và Thông tư 64/2018 quy định về tỷ lệ chi phí kiểm toán độc lập trong tổng mức đầu tư dự án xây dựng; Thông tư 10/2020/TT-BTC tiếp tục hướng dẫn về chi phí kiểm toán trong quyết toán dự án.

Các văn bản này xác định chi phí kiểm toán thuộc mục “chi phí khác” của tổng mức đầu tư và không liên quan đến quỹ dự phòng.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Chi phí kiểm toán báo cáo tài chính ghi nhận vào tài khoản nào?

Theo Thông tư 200/2014, phí kiểm toán BCTC được hạch toán vào TK 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp), thường là tiểu khoản 6427 – Chi phí dịch vụ mua ngoài. Nếu công ty mở chi tiết TK 6428 (chi phí khác tiền mặt), cũng có thể ghi vào đó. VAT đầu vào (1331) được hạch toán nếu có hoá đơn.

Có nên trích trước chi phí kiểm toán không?

Có thể trích trước nếu hợp đồng kiểm toán ký trước và dịch vụ được thực hiện sau kỳ kế toán. Khi đó cuối năm ghi Nợ 642, Có 335 (chi phí phải trả) cho phần kiểm toán đã ký hợp đồng nhưng chưa thanh toán. Sau đó khi nhận hoá đơn/thanh toán, mới ghi Nợ 335, Có 112/331 (cùng với Nợ 133 nếu có VAT). Nếu chưa có căn cứ xác thực (hợp đồng, chứng từ), không nên tự ý trích trước.

Chi phí kiểm toán ký hợp đồng năm trước nhưng thanh toán năm sau thì sao?

Theo hướng dẫn của Bộ Tài chính, hợp đồng kiểm toán độc lập ký trước khi nghị định mới có hiệu lực thì được tính theo quy định cũ. Tuy nhiên, về kế toán nội bộ, doanh nghiệp ghi nhận chi phí khi có hoá đơn thanh toán. Nếu hợp đồng thanh lý trong năm sau, phần chi phí phát sinh cuối năm cũ có thể tạm ghi nợ 335 và kết chuyển sang năm sau khi nhận hoá đơn.

Chi phí làm con dấu hạch toán thế nào?

Nếu có hoá đơn khắc dấu, ghi Nợ 642 (chi phí quản lý doanh nghiệp), Nợ 1331 (VAT đầu vào nếu có), Có 111/112/331 (theo hình thức thanh toán). Nếu không lấy được hoá đơn, ghi Nợ 811 (chi phí khác không tính vào chi phí được trừ thuế), Có 111/112.

Chi phí thuê dịch vụ kế toán có được tính vào chi phí được trừ?

Được, chi phí thuê dịch vụ kế toán là chi phí hợp lý, được hạch toán vào TK 642 và được tính trừ khi có hoá đơn chứng từ hợp lệ. Nếu cá nhân dịch vụ kế toán không xuất hoá đơn, công ty vẫn ghi Nợ 642, Có 111/112 nhưng chi phí này cần lưu ý đủ chứng từ hợp pháp để khấu trừ thuế.

Công tác phí hạch toán ra sao?

Công tác phí (phụ cấp và các khoản chi phát sinh) được ghi Nợ TK 6428 – Chi phí bằng tiền khác; Có TK 334 – Phải trả cho người lao động. Sau khi thanh toán cho nhân viên, ghi Nợ 334, Có 111/112. Hóa đơn GTGT của các khoản chi công tác (tàu xe, ăn uống, lưu trú) vẫn cần phải có để làm căn cứ chi hợp lệ.

Văn bản quy định chủ yếu về chi phí kiểm toán và hạch toán là gì?

Chế độ kế toán doanh nghiệp (Thông tư 200/2014/TT-BTC, Điều 92) là căn cứ chính về phân loại TK 642. Về chi phí kiểm toán trong các dự án đầu tư, Nghị định 99/2021/NĐ-CP (kèm TT64/2018 và TT10/2020) quy định tỷ lệ tối đa của chi phí này.

Nên lưu ý gì khi hạch toán chi phí kiểm toán để đáp ứng kiểm toán độc lập?

Cần đảm bảo chứng từ thanh toán rõ ràng, bao gồm: hợp đồng, biên bản nghiệm thu, hóa đơn giá trị gia tăng (VAT). Mục đích của kiểm toán độc lập là đánh giá trung thực và hợp lý tình hình tài chính, do đó các khoản chi phí kiểm toán cần phải minh bạch, đúng kỳ kế toán và có căn cứ pháp lý đầy đủ. Doanh nghiệp không được hạch toán chi phí kiểm toán nếu chỉ mới ký hợp đồng mà chưa có dịch vụ thực tế hoặc chưa có chứng từ hợp lệ. Việc ghi nhận chi phí không đúng thời điểm có thể bị xem là hành vi làm sai lệch kết quả kinh doanh, ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế và báo cáo tài chính. Trong trường hợp cần ghi nhận chi phí kiểm toán trước khi có hóa đơn (ví dụ: hợp đồng ký vào cuối năm nhưng hóa đơn phát hành sau Tết), doanh nghiệp chỉ được trích trước phần chi phí này nếu có đầy đủ hồ sơ như hợp đồng và kế hoạch thực hiện cụ thể. Khi có hóa đơn chính thức, kế toán cần bổ sung bút toán hoàn chỉnh.

Tóm lại, hạch toán chi phí kiểm toán và các chi phí liên quan phải tuân thủ Thông tư 200/2014/TT-BTC và các quy định hiện hành. Doanh nghiệp nên ghi nhận đầy đủ, kịp thời khi có hóa đơn chứng từ hợp pháp, đồng thời theo dõi phân bổ chi phí vào tài khoản 642 hoặc các tài khoản liên quan, lưu ý các quy định thuế để đảm bảo tính hợp lệ của chi phí đã ghi nhận.

Kết luận

Việc hạch toán chi phí kiểm toán không chỉ là yêu cầu kế toán bắt buộc mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ của báo cáo tài chính doanh nghiệp. Tuân thủ đúng các nguyên tắc về thời điểm ghi nhận, tài khoản sử dụng và điều kiện chứng từ là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp tránh rủi ro trong quá trình kiểm toán độc lập và quyết toán thuế. Với hệ thống quy định chi tiết tại Thông tư 200/2014/TT-BTC và các văn bản hướng dẫn có liên quan, doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng hồ sơ chi phí kiểm toán và các chi phí dịch vụ liên quan để ghi nhận đúng kỳ, đúng tài khoản và đảm bảo đủ căn cứ pháp lý. Trong bối cảnh ngày càng chú trọng đến tính tuân thủ và minh bạch tài chính, việc hạch toán chính xác chi phí kiểm toán là bước đi cần thiết để củng cố niềm tin với cổ đông, nhà đầu tư và cơ quan quản lý.

Để được tư vấn chi tiết về hạch toán chi phí kiểm toán và các vấn đề kế toán liên quan, vui lòng liên hệ:

MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh

Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622

Email: man@man.net.vn

Chúng tôi đồng hành cùng doanh nghiệp trong từng bút toán.