Từ tuân thủ đến chiến lược: Cách ứng dụng các Phương pháp kiểm toán nội bộ giúp Doanh nghiệp bứt phá

Các phương pháp kiểm toán nội bộ không chỉ là công cụ đảm bảo tuân thủ, mà còn là nền tảng giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị và kiểm soát rủi ro trong kỷ nguyên số. Khi công nghệ, dữ liệu lớn và trí tuệ nhân tạo (AI) đang định hình lại quy trình kiểm toán, việc hiểu rõ và áp dụng đúng các phương pháp kiểm toán nội bộ trở thành yếu tố then chốt để duy trì minh bạch, tối ưu hoạt động và đạt chuẩn mực. Để thực hiện được vai trò này, việc nắm vững và áp dụng linh hoạt các phương pháp kiểm toán nội bộ là điều kiện tiên quyết, bên cạnh các dịch vụ kiểm toán chuyên sâu khác. Bài viết này sẽ giúp doanh nghiệp khám phá chiều sâu của từng phương pháp, từ truyền thống đến tiên tiến và cùng hướng tiếp cận phù hợp cho doanh nghiệp hiện đại.

Định nghĩa và phạm vi

Theo Viện Kiểm toán Nội bộ Quốc tế (IIA – International Internal Audit), kiểm toán nội bộ là hoạt động đảm bảo và tư vấn độc lập, khách quan, được thiết kế để gia tăng giá trị và cải thiện hoạt động của tổ chức.

• Phân biệt “Phương pháp” (Methodology) và “Kỹ thuật” (Techniques): Phương pháp là khung khổ tổng thể (ví dụ: Kiểm toán nội bộ dựa trên rủi ro), còn kỹ thuật là công cụ cụ thể được áp dụng trong quá trình thực hiện (ví dụ: phỏng vấn, phân tích dữ liệu).
• Nhấn mạnh phương pháp kiểm toán định hướng theo rủi ro (Risk-Based Internal Auditing – RBA). RBA đảm bảo kế hoạch kiểm toán nội bộ tập trung nguồn lực vào những lĩnh vực có rủi ro cao nhất đối với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Đây là phương pháp nền tảng để tối ưu hóa hiệu quả của tất cả các phương pháp kiểm toán nội bộ khác, đồng thời là yêu cầu cốt lõi khi xây dựng Mẫu kế hoạch kiểm toán nội bộ chuyên nghiệp.

Để triển khai hiệu quả triết lý kiểm toán nội bộ dựa trên rủi ro (RBA) và áp dụng đúng các khung khổ phương pháp luận, cùng MAN – Master Accountant Network đi sâu vào việc phân loại chi tiết các phương pháp kiểm toán nội bộ cốt lõi. Phần II sẽ trình bày các phương pháp kiểm toán nội bộ được sử dụng để thu thập bằng chứng và đạt được mục tiêu kiểm toán cụ thể.

Phân tích chuyên sâu các phương pháp kiểm toán nội bộ

Để đạt được sự chuyên môn cao nhất trong việc thực thi kiểm toán, doanh nghiệp cần tập trung vào nền tảng cốt lõi, chủ yếu là  các phương pháp kiểm toán nội bộ dựa trên kỹ thuật thu thập bằng chứng.

Phân loại phương pháp theo kỹ thuật thu thập bằng chứng

Đây là nền tảng của mọi cuộc kiểm toán, nơi kiểm toán nội bộ thu thập bằng chứng để đưa ra kết luận.

Phương pháp quan sát

Phương pháp quan sát tập trung vào việc thu thập bằng chứng thông qua việc kiểm tra trực tiếp các hoạt động và kiểm soát tại chỗ, với các khía cạnh chính sau:

• Mục đích: Xác nhận sự tồn tại và tính hiệu quả của các kiểm soát vật lý hoặc quy trình thực tế. Kiểm toán nội bộ quan sát quy trình làm việc (ví dụ: Quan sát quy trình xuất nhập kho) để đối chiếu giữa lý thuyết và thực tiễn.
• Ứng dụng: Phương pháp này thể hiện Kinh nghiệm thực tiễn của kiểm toán viên trong việc nhận diện điểm yếu tại chỗ, là một trong các phương pháp kiểm toán nội bộ cơ bản nhưng không thể thiếu.

Tuy nhiên, phương pháp quan sát chỉ giúp xác nhận được hành động thực tế tại chỗ. Để đi sâu hơn vào việc hiểu rõ mục đích, nhận thức về rủi ro của nhân viên, và nắm bắt các kiểm soát không nhìn thấy được trên giấy tờ, kiểm toán viên nội bộ cần sử dụng phương pháp phỏng vấn.

Phương pháp phỏng vấn

Kỹ thuật phỏng vấn sâu: Phân loại giữa phỏng vấn có cấu trúc và không cấu trúc. Phỏng vấn là kỹ thuật quan trọng để hiểu mục đích của quy trình và nắm bắt nhận thức của người thực hiện về rủi ro. Kiểm toán nội bộ cần kỹ năng giao tiếp sắc bén để thu thập thông tin xác thực.

Phương pháp kiểm tra tài liệu

Phương pháp này đóng vai trò cốt lõi trong việc xác minh tính hợp lệ và độ tin cậy của các giao dịch, được thực hiện thông qua các khía cạnh sau:

• Kiểm tra Bằng chứng Vật chất: Tập trung vào tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của hồ sơ (ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, biên bản họp). Đây là kỹ thuật thu thập bằng chứng quan trọng nhất trong các phương pháp kiểm toán nội bộ.
• Kỹ thuật Chọn mẫu (Sampling): Việc lựa chọn mẫu kiểm tra phải dựa trên rủi ro, tuân thủ nguyên tắc của Phương pháp kiểm toán định hướng theo rủi ro. Kiểm toán nội bộ phải xác định kích cỡ mẫu và phương pháp chọn mẫu phù hợp (ngẫu nhiên, hệ thống, hoặc theo giá trị).

Để nâng cao tầm nhìn và phát hiện các xu hướng bất thường không thể thấy qua việc kiểm tra từng tài liệu đơn lẻ, tiếp theo đó cần chuyển sang Phương pháp Phân tích.

Phương pháp phân tích

So sánh dữ liệu, phân tích xu hướng (Trend Analysis), phân tích tỷ suất (Ratio Analysis) và đối chiếu với dữ liệu ngành hoặc kỳ trước. Mục đích là xác định các bất thường (Anomaly Detection) hoặc các mối quan hệ không hợp lý, từ đó định hướng cho các phương pháp kiểm toán nội bộ khác sâu hơn, đặc biệt quan trọng trong giai đoạn lập kế hoạch.

Phân loại các phương pháp kiểm toán nội bộ theo đối tượng hoặc mục tiêu kiểm toán

Dựa trên mục tiêu kiểm toán cụ thể, các phương pháp kiểm toán nội bộ được phân loại và áp dụng riêng biệt vào ba lĩnh vực chính sau, đảm bảo sự tập trung và hiệu quả tối đa:

Kiểm toán tuân thủ

Đối chiếu hồ sơ và hoạt động thực tế với luật pháp, quy định nội bộ, hoặc hợp đồng. Kiểm toán tuân thủ là nền tảng của bất kỳ kế hoạch kiểm toán nội bộ nào, đặc biệt đối với các ngành nghề đặc thù như quỹ tín dụng (Kế hoạch kiểm toán nội bộ Quỹ tín dụng cần đặc biệt chú trọng đến các quy định ngân hàng Nhà nước).

Ví dụ: Kiểm toán tuân thủ Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân (GDPR hoặc APPI) là một trong những ưu tiên hàng đầu trong kế hoạch kiểm toán nội bộ hiện đại.

Kiểm toán hoạt động

Tập trung vào đánh giá hiệu quả, hiệu suất và tính kinh tế của quy trình, thường sử dụng kỹ thuật Sơ đồ hóa quy trình để tìm điểm tắc nghẽn, lãng phí hoặc các kiểm soát dư thừa. Mục tiêu là giúp quản lý vận hành tốt hơn, vượt xa mục đích kiểm tra tài chính đơn thuần.

Kiểm toán tài chính và gian lận

Sử dụng phân tích số học (Recalculation), đối chiếu số liệu với bên thứ ba, và đặc biệt là phân tích các giao dịch đáng ngờ (Suspicious Transactions) để xác định các dấu hiệu gian lận.  Nếu doanh nghiệp cần sự đảm bảo độc lập về độ tin cậy và tính trung thực của số liệu, việc tìm hiểu về dịch vụ kiểm toán Báo cáo Tài chính cũng là một bước cần thiết.

Trong điều tra gian lận, việc áp dụng các phương pháp kiểm toán nội bộ phải tuân thủ nghiêm ngặt đạo đức nghề nghiệp và nguyên tắc bảo mật thông tin.

Các phương pháp kiểm toán nội bộ truyền thống và phân loại theo mục tiêu như trên là nền tảng vững chắc để thu thập bằng chứng và đưa ra đánh giá. Tuy nhiên, trong kỷ nguyên Dữ liệu lớn (Big Data) và tốc độ giao dịch gần như tức thời, việc kiểm tra từng tài liệu hay chỉ dựa vào chọn mẫu không còn đủ sức nặng để đối phó với rủi ro. Chính vì vậy, kiểm toán nội bộ hiện đại cần phải tích hợp công nghệ để nâng cao khả năng phát hiện và kiểm soát liên tục. Đây là lúc chúng ta chuyển sang khám phá Xu hướng Công nghệ 2025, tích hợp điện tử công nghệ số.

Xu hướng công nghệ 2025

Để thực hiện triệt để triết lý kiểm toán định hướng rủi ro và thích ứng với tốc độ dữ liệu khổng lồ hiện nay, chức năng kiểm toán nội bộ cần phải trang bị và tận dụng các công cụ kỹ thuật số tiên tiến.

Phương pháp kiểm toán hỗ trợ bằng máy tính (CAATs) 

CAATs (Computer Assisted Audit Techniques) đang thay đổi cách kiểm toán nội bộ thực hiện công việc và nâng cao hiệu quả của các phương pháp kiểm toán nội bộ.

Phân tích dữ liệu lớn (Big Data Analytics)

Để vượt qua giới hạn của phương pháp chọn mẫu truyền thống và kiểm tra toàn bộ dữ liệu, kiểm toán nội bộ hiện đại đã chuyển sang ứng dụng công nghệ số nhằm đáp ứng nguồn dữ liệu lớn. Đây là một trong những phương pháp kiểm toán nội bộ mang lại sự thay đổi lớn nhất, với các khía cạnh ứng dụng chính sau:

• Sử dụng công cụ chuyên dụng: Kiểm toán nội bộ sử dụng các công cụ chuyên dụng như ACL, IDEA, hoặc các ngôn ngữ lập trình như Python cho phép kiểm tra 100% giao dịch thay vì chỉ lấy mẫu. Việc này giúp giảm thiểu rủi ro bỏ sót lỗi hoặc gian lận.
• Tầm nhìn Rộng hơn: Việc áp dụng công nghệ này nâng cao chất lượng của các phương pháp kiểm toán nội bộ, cho phép phát hiện các mô hình bất thường phức tạp mà mắt thường khó nhận ra. Việc áp dụng công nghệ này là một trong những các phương pháp kiểm toán nội bộ hiệu quả nhất trong kỷ nguyên số.
• Lợi ích cốt lõi: Tăng tốc độ, độ chính xác và khả năng phát hiện mô hình bất thường phức tạp.

Phương pháp này mang lại tốc độ, độ chính xác cao và khả năng phát hiện mô hình bất thường phức tạp. Tuy nhiên, để chuyển đổi triệt để từ kiểm toán định kỳ sang giám sát chủ động, kiểm toán nội bộ áp dụng các phương pháp kiểm toán nội bộ liên tục.

Kiểm toán liên tục

Đây là một trong những phương pháp kiểm toán nội bộ tiên tiến nhất. Thiết lập các quy tắc và thuật toán để giám sát các tham số kiểm soát chính (KPC – Key Performance Controls) trong thời gian thực. Bất kỳ sự vi phạm ngưỡng kiểm soát nào cũng sẽ tự động kích hoạt cảnh báo, cho phép kiểm toán nội bộ can thiệp ngay lập tức, là hình thức thực hiện triệt để của Phương pháp kiểm toán định hướng theo rủi ro.

Ứng dụng AI và Học máy

AI không chỉ là công cụ mà còn là một trong các phương pháp kiểm toán nội bộ mới:

• Phát hiện gian lận nâng cao (Advanced Fraud Detection): AI có thể phân tích các mối quan hệ dữ liệu phức tạp hơn nhiều so với phân tích truyền thống, từ đó tạo ra các mô hình dự đoán và phát hiện giao dịch bất thường với độ chính xác cao hơn.
• Tự động hóa Quy trình Kiểm toán (RPA – Robotic Process Automation): RPA được sử dụng để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại và tốn thời gian như thu thập, chuẩn bị dữ liệu, đối chiếu và gửi yêu cầu thông tin. Điều này giúp kiểm toán viên dành nhiều thời gian hơn cho việc đánh giá rủi ro và tư vấn chiến lược.

Việc tích hợp thành công các công nghệ tiên tiến đã mở ra khả năng kiểm toán sâu rộng và liên tục. Tuy nhiên, hiệu quả tối đa của các phương pháp kiểm toán nội bộ này chỉ đạt được khi chúng được lồng ghép một cách chiến lược vào quy trình kiểm toán dựa trên rủi ro, như sẽ được trình bày trong phần triển khai thực tế và các case study sau.

Triển khai thực tế và Case study

Để triển khai hiệu quả các phương pháp kiểm toán nội bộ, kiểm toán viên cần tuân theo một quy trình có cấu trúc rõ ràng, từ giai đoạn đánh giá rủi ro đến theo dõi khắc phục. Bảng dưới đây minh họa quy trình thực tế giúp tối ưu hóa việc áp dụng từng phương pháp, đảm bảo tính hệ thống và tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp.

Quy trình trên không chỉ giúp chuẩn hóa việc áp dụng các phương pháp kiểm toán nội bộ, mà còn tạo nền tảng để nâng cao chất lượng kiểm toán, tăng tính minh bạch và củng cố niềm tin của ban lãnh đạo. Khi được triển khai nhất quán.

Case study 

Để minh họa rõ ràng hơn về hiệu quả và tính ứng dụng của các phương pháp kiểm toán nội bộ trong thực tế, đặc biệt là cách chúng được sử dụng theo triết lý kiểm toán định hướng rủi ro, dưới đây là hai tình huống điển hình thể hiện vai trò tư vấn chiến lược và chuyên môn cao của kiểm toán nội bộ.

Tình huống 1: Phát hiện giao dịch trùng lặp trong chuỗi cung ứng

Một doanh nghiệp sản xuất lớn sử dụng phương pháp kiểm toán nội bộ là Phân tích Dữ liệu (CAATs) để rà soát 100% hóa đơn thanh toán cho nhà cung cấp. Bằng cách sử dụng thuật toán tìm kiếm các trường dữ liệu trùng lặp (ví dụ: cùng số tiền, cùng mô tả, thanh toán trong vòng 5 ngày), kiểm toán nội bộ đã phát hiện được một số lượng lớn giao dịch bị thanh toán hai lần do lỗi hệ thống, tiết kiệm hàng tỷ đồng. Đây là ví dụ về Kiểm toán định hướng rủi ro trong thực tế.

Tình huống 2: Cải thiện quy trình phê duyệt chi phí 

Kiểm toán nội bộ nhận thấy quy trình phê duyệt chi phí bị chậm trễ kéo dài. Bằng cách sử dụng các phương pháp kiểm toán nội bộ là Phỏng vấn sâu các cấp quản lý và Quan sát thực tế quy trình trên hệ thống, kiểm toán nội bộ xác định được điểm tắc nghẽn là do thiếu quyền truy cập và sự không rõ ràng trong ma trận phê duyệt. Đã đề xuất cải tiến sơ đồ quy trình, rút ngắn thời gian phê duyệt trung bình từ 7 ngày xuống còn 2 ngày.

Kết luận

Trong bối cảnh doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều biến động và rủi ro ngày càng phức tạp, việc nắm vững và vận dụng linh hoạt các phương pháp kiểm toán nội bộ không chỉ là yêu cầu nghề nghiệp mà còn là lợi thế chiến lược. Sự kết hợp hài hòa giữa phương pháp truyền thống và hiện đại sẽ giúp kiểm toán nội bộ chuyển mình từ vai trò “giám sát” sang “tư vấn chiến lược”, đóng góp thực chất cho sự phát triển bền vững của tổ chức.

Nếu doanh nghiệp đang trong hành trình nâng cao năng lực kiểm toán nội bộ, hãy bắt đầu bằng việc rà soát lại quy trình, đánh giá rủi ro và lựa chọn phương pháp phù hợp với đặc thù hoạt động. Một hệ thống kiểm toán nội bộ vững chắc hôm nay chính là bệ phóng giúp doanh nghiệp tăng trưởng an toàn và minh bạch trong tương lai.

Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn và hỗ trợ.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn