Xuất hoá đơn thiếu chứng từ chứng minh thời điểm bàn giao hàng hóa, hoàn thành dịch vụ hoặc việc thực tế cung cấp dịch vụ có thể khiến doanh nghiệp phát sinh rủi ro về hóa đơn, thuế, kế toán và pháp lý. Nội dung trả lời ngày 26/08/2026 lưu ý doanh nghiệp cần có tài liệu phù hợp như phiếu giao hàng, biên bản bàn giao, nghiệm thu, xác nhận thực hiện dịch vụ hoặc báo cáo theo dõi mức sử dụng dữ liệu để chứng minh giao dịch thực tế.

Xuất hoá đơn thiếu chứng từ có rủi ro gì

Nếu doanh nghiệp xuất hóa đơn nhưng không có tài liệu chứng minh việc giao nhận hàng hóa, hoàn thành dịch vụ hoặc thực tế cung cấp dịch vụ, cơ quan thuế khi thanh tra, kiểm tra có thể xem xét tính xác thực của giao dịch. Trường hợp doanh nghiệp không cung cấp được căn cứ phù hợp để chứng minh giao dịch thực tế, rủi ro đối với hóa đơn và hồ sơ thuế sẽ tăng lên.

Nguồn gốc nội dung dẫn chiếu Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nhưng quy định về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử hiện hành đã được thay thế bằng Nghị định 254/2026/NĐ-CP từ ngày 01/07/2026. Vì vậy, khi áp dụng cho giao dịch phát sinh hiện nay, doanh nghiệp cần đối chiếu văn bản đang có hiệu lực.

Điểm cần lưu ý là thiếu một loại chứng từ cụ thể không mặc nhiên đồng nghĩa với việc hóa đơn là hóa đơn khống. Rủi ro nghiêm trọng hơn phát sinh khi tổng thể hồ sơ không đủ cơ sở chứng minh hàng hóa đã được giao hoặc dịch vụ đã thực tế được cung cấp.

Xuất hoá đơn thiếu chứng từ có rủi ro về thuế GTGT và thuế TNDN

Đối với bên bán, việc ghi nhận doanh thu khi chưa đủ cơ sở xác định thời điểm hoàn thành dịch vụ hoặc giao hàng có thể dẫn đến sai sót về kỳ kê khai. Nếu hóa đơn không có tài liệu chứng minh tính xác thực của giao dịch, doanh thu và chi phí giá vốn liên quan có thể bị cơ quan thuế xem xét, loại trừ, ấn định thuế, truy thu thuế và tính tiền chậm nộp tùy trường hợp.

Đối với bên mua, việc chỉ có hóa đơn nhưng thiếu hồ sơ chứng minh giao dịch thực tế có thể ảnh hưởng đến khả năng chứng minh chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Thuế GTGT đầu vào cũng có thể phát sinh rủi ro không được khấu trừ nếu hồ sơ không đáp ứng các điều kiện theo quy định.

Chứng từ kế toán cần phản ánh nghiệp vụ thực tế

Theo Luật Kế toán số 88/2015/QH13, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến đơn vị kế toán phải được lập chứng từ kế toán; chứng từ phải phản ánh đầy đủ, trung thực nội dung nghiệp vụ. Tùy tính chất giao dịch, doanh nghiệp có thể cần lưu các tài liệu phù hợp để chứng minh quá trình thực hiện. Hồ sơ thường được xây dựng theo nghiệp vụ thực tế, thay vì chỉ dựa vào một loại chứng từ duy nhất.

• Phiếu giao hàng hoặc tài liệu chứng minh việc giao nhận hàng hóa.
• Biên bản bàn giao, nghiệm thu hoặc xác nhận thực hiện dịch vụ khi phù hợp.
• Báo cáo theo dõi mức sử dụng dữ liệu hoặc tài liệu thể hiện khối lượng, kết quả cung cấp dịch vụ nếu đây là căn cứ xác định giá trị giao dịch.
• Hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn và hồ sơ kế toán có thông tin thống nhất với nghiệp vụ thực tế.

Doanh nghiệp cũng nên bảo đảm sự thống nhất giữa hợp đồng, hồ sơ thực hiện và chứng từ kế toán để việc giải trình nghiệp vụ có cơ sở rõ ràng.

Rủi ro xử phạt khi xuất hoá đơn thiếu chứng từ

Nguồn gốc nội dung dẫn chiếu Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn. Tuy nhiên, văn bản này đã được sửa đổi, bổ sung qua các nghị định mới, trong đó có Nghị định 291/2026/NĐ-CP.

Theo nội dung nguồn, các hành vi như lập hóa đơn không đúng thời điểm, sử dụng hóa đơn không hợp pháp hoặc hành vi trốn thuế, gian lận thuế liên quan đến hóa đơn có thể bị xử phạt và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả tùy hành vi, mức độ và tình tiết cụ thể.

Trường hợp nghiêm trọng, nếu cơ quan chức năng xác định việc xuất hóa đơn không có thực nhằm mục đích trốn thuế hoặc có hành vi mua bán hóa đơn trái phép, cá nhân hoặc pháp nhân liên quan có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo quy định. Việc xác định trách nhiệm phải căn cứ vào hành vi và điều kiện pháp lý cụ thể của từng vụ việc.

Doanh nghiệp cần kiểm soát chứng từ trước khi xuất hoá đơn

Để hạn chế rủi ro khi xuất hoá đơn thiếu chứng từ, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình kiểm tra hồ sơ trước khi lập hóa đơn và trước khi khóa kỳ kê khai. Tùy từng nghiệp vụ, bộ phận kế toán có thể rà soát các nhóm tài liệu sau:

• Chứng từ giao nhận hàng hóa hoặc tài liệu xác nhận hàng đã được bàn giao.
• Biên bản bàn giao, nghiệm thu hoặc xác nhận hoàn thành dịch vụ.
• Tài liệu thể hiện khối lượng, kết quả hoặc mức độ sử dụng dịch vụ khi đây là căn cứ xác định giá trị giao dịch.
• Hợp đồng, đơn hàng, hóa đơn và chứng từ kế toán có thông tin thống nhất về đối tượng, thời điểm, giá trị và nội dung giao dịch.

Đối với các thay đổi về thời điểm lập hóa đơn, doanh nghiệp nên rà soát quy định mới về hóa đơn điện tử từ ngày 01/07/2026 để tránh áp dụng máy móc quy định cũ cho giao dịch phát sinh theo khung pháp lý mới.

Không nên chỉ dựa vào hóa đơn để chứng minh giao dịch

Hóa đơn là một phần của hồ sơ giao dịch, nhưng trong trường hợp cần giải trình, doanh nghiệp có thể phải cung cấp thêm các tài liệu chứng minh hàng hóa hoặc dịch vụ đã thực tế phát sinh. Vì vậy, việc xuất hóa đơn đúng thời điểm cần đi cùng với quy trình lưu trữ hồ sơ phù hợp.

Đặc biệt với dịch vụ khó xác định bằng bằng chứng vật chất, doanh nghiệp nên lưu tài liệu thể hiện phạm vi cung cấp, thời gian thực hiện, khối lượng hoặc mức độ sử dụng dịch vụ khi đây là căn cứ của giao dịch. Hồ sơ càng nhất quán giữa hợp đồng, quá trình thực hiện, nghiệm thu hoặc bàn giao và hóa đơn thì cơ sở giải trình càng rõ.

Kết luận

Xuất hoá đơn thiếu chứng từ chứng minh việc giao hàng, bàn giao hoặc hoàn thành dịch vụ có thể phát sinh rủi ro về hóa đơn, thuế và kế toán, đặc biệt khi doanh nghiệp không có căn cứ chứng minh giao dịch thực tế. Mức độ xử lý phụ thuộc vào bản chất giao dịch, hồ sơ chứng minh và hành vi cụ thể của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nên quản lý hóa đơn gắn với hồ sơ giao nhận, nghiệm thu và tài liệu chứng minh quá trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Khi đánh giá rủi ro xử phạt, cần đối chiếu quy định đang có hiệu lực tại thời điểm phát sinh hành vi và các văn bản sửa đổi, bổ sung liên quan.