Công văn số 15944/DON-QLDN3 về chi phí thuê xe tính thuế TNDN

Thuế thành phố Đồng Nai vừa ban hành Công văn số 15944/DON-QLDN3 ngày 18/08/2026 giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp về chính sách thuế TNDN đối với khoản chi thuê xe ô tô của cá nhân. Theo đó, khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN nếu đáp ứng đủ 3 điều kiện luật định và có bộ chứng từ hợp lệ gồm hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền cùng chứng từ nộp thuế thay (nếu có thỏa thuận).

Điều kiện để chi phí thuê xe ô tô cá nhân được trừ

Căn cứ hướng dẫn tại Công văn số 15944/DON-QLDN3, chi phí thuê xe ô tô của cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đủ các điều kiện quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP ban hành ngày 15/12/2025.

Doanh nghiệp được trừ khoản chi phí này khi đáp ứng đồng thời ba điều kiện sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng cho các khoản thanh toán từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên (thực hiện theo quy định pháp luật về thuế GTGT).

Bộ hồ sơ chứng minh chi phí thuê xe ô tô cá nhân

Về thành phần hồ sơ pháp lý, Công văn số 15944/DON-QLDN3 dẫn chiếu quy định tại điểm d khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp thực hiện thuê tài sản của cá nhân cần chuẩn bị bộ hồ sơ cơ bản bao gồm:

• Hợp đồng thuê tài sản (hợp đồng thuê xe ô tô).
• Chứng từ trả tiền thuê tài sản.

Đối với trường hợp trong hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân theo quy định của pháp luật về quản lý thuế, doanh nghiệp được tính phần thuế nộp thay này vào chi phí được trừ nếu có chứng từ nộp thuế hợp lệ.

Hướng dẫn về thủ tục đăng ký hộ kinh doanh

Liên quan đến câu hỏi về nghĩa vụ đăng ký hộ kinh doanh của cá nhân cho thuê xe, Thuế thành phố Đồng Nai căn cứ Điều 33 Nghị định 125/2025/NĐ-CP ngày 11/06/2025 của Chính phủ quy định về nhiệm vụ, thẩm quyền đăng ký hộ kinh doanh. Cơ quan thuế đề nghị doanh nghiệp liên hệ trực tiếp với cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền để được hướng dẫn thực hiện.

Góc nhìn chuyên môn từ MAN về kiểm soát hồ sơ chi phí

Theo đánh giá từ đội ngũ chuyên gia tư vấn thuế tại MAN – Master Accountant Network, hướng dẫn tại Công văn số 15944/DON-QLDN3 giúp doanh nghiệp làm rõ điều kiện chứng từ khi phát sinh chi phí thuê tài sản cá nhân. Để đảm bảo tối ưu và an toàn pháp lý khi quyết toán:

• Rà soát ngưỡng thanh toán: Mọi khoản thanh toán từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ theo quy định thuế hiện hành.
• Quy định điều khoản thuế nộp thay: Để phần thuế GTGT và TNCN nộp thay cá nhân được tính vào chi phí hợp lý, hợp đồng thuê xe cần quy định rõ giá thuê chưa bao gồm thuế và nghĩa vụ nộp thuế thuộc về doanh nghiệp.
• Quản trị hồ sơ nội bộ: Bên cạnh hợp đồng và chứng từ thanh toán theo yêu cầu của cơ quan thuế, doanh nghiệp nên lưu giữ thêm chứng từ chứng minh thực tế sử dụng xe phục vụ hoạt động kinh doanh (như lịch trình công tác hay lệnh điều xe) để phục vụ giải trình nội bộ khi cần thiết.

Kết luận

Công văn số 15944/DON-QLDN3 khẳng định chi phí thuê xe ô tô cá nhân được tính vào chi phí được trừ khi đáp ứng đủ điều kiện tại Nghị định 320/2025/NĐ-CP và có đủ hồ sơ theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Doanh nghiệp cần chủ động rà soát hợp đồng và chứng từ thanh toán để tuân thủ đúng quy định pháp luật.