Xuất hóa đơn khách sạn khi người đặt phòng khác người sử dụng

Xuất hóa đơn khách sạn trong trường hợp người đặt phòng không phải người sử dụng được Thuế tỉnh Khánh Hòa hướng dẫn tại Công văn số 4430/KHH-QLDN1 ngày 17/8/2026. Theo đó, nếu khách sạn nhận đặt phòng trực tuyến, người đặt phòng khác người sử dụng và doanh nghiệp đã thu tiền trước, hóa đơn điện tử phải thể hiện họ và tên, số định danh cá nhân của người sử dụng dịch vụ lưu trú khi thực hiện đăng ký lưu trú. Nghị định số 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/7/2026.

Xuất hóa đơn khách sạn khi người đặt phòng không phải người sử dụng

Thuế tỉnh Khánh Hòa ban hành Công văn số 4430/KHH-QLDN1 ngày 17/8/2026 về việc lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ kinh doanh khách sạn. Xem Công văn 4430/KHH-QLDN1 trên LuatVietnam. Trường hợp được hướng dẫn là doanh nghiệp cung cấp dịch vụ lưu trú tại khách sạn bằng hình thức đặt phòng trực tuyến, nhưng người đặt phòng không phải là người sử dụng dịch vụ và doanh nghiệp có thu tiền trước.

Theo hướng dẫn của Thuế tỉnh Khánh Hòa, khi lập hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải thể hiện họ và tên, số định danh cá nhân của người sử dụng dịch vụ lưu trú khi thực hiện đăng ký lưu trú tại khách sạn. Đây là điểm cần lưu ý đối với các khách sạn có mô hình đặt phòng trực tuyến, trong đó người thanh toán hoặc đặt phòng và người thực tế lưu trú có thể là hai người khác nhau.

Thời điểm lập hóa đơn khi khách sạn thu tiền trước

Nghị định số 254/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/6/2026, quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử. Nghị định 254/2026/NĐ-CP trên MAN.

Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ.

Thông tin người sử dụng phải thể hiện trên hóa đơn

Phụ lục nội dung của hóa đơn ban hành kèm theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP quy định về thông tin người mua trên hóa đơn. Trường hợp người mua là người tiêu dùng cung cấp tên, địa chỉ và số định danh cá nhân thì hóa đơn thể hiện các thông tin này.

Đối với trường hợp được Thuế tỉnh Khánh Hòa hướng dẫn, người đặt phòng và người sử dụng dịch vụ không phải cùng một người. Do đó, hóa đơn điện tử phải thể hiện họ và tên, số định danh cá nhân của người sử dụng dịch vụ lưu trú khi thực hiện đăng ký lưu trú tại khách sạn.

Doanh nghiệp cũng cần phân biệt tình huống này với trường hợp người mua không cung cấp thông tin. Nghị định số 254/2026/NĐ-CP có quy định riêng về việc thể hiện nội dung “Bán cho người tiêu dùng” trong trường hợp người mua không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh cá nhân, đồng thời quy định về giá trị sử dụng của hóa đơn trong việc hạch toán chi phí và quyết toán thuế.

Khách sạn cần lưu ý gì khi lập hóa đơn

Từ nội dung Công văn số 4430/KHH-QLDN1, doanh nghiệp kinh doanh khách sạn nên rà soát quy trình từ khi tiếp nhận đặt phòng, thu tiền đến khi khách thực tế đăng ký lưu trú. Các điểm cần chú ý gồm:

• Trường hợp đặt phòng trực tuyến, người đặt phòng không phải người sử dụng và doanh nghiệp đã thu tiền trước, hóa đơn điện tử phải thể hiện họ và tên, số định danh cá nhân của người sử dụng dịch vụ lưu trú.
• Đối với dịch vụ có thu tiền trước, thời điểm lập hóa đơn được xác định theo khoản 2 Điều 9 Nghị định số 254/2026/NĐ-CP.
• Doanh nghiệp nên bảo đảm thông tin của người sử dụng dịch vụ được cập nhật để phục vụ việc lập hóa đơn theo quy định.
• Quy trình đặt phòng, thu tiền, đăng ký lưu trú và lập hóa đơn nên được kiểm tra để bảo đảm thông tin trên hóa đơn phù hợp với nghiệp vụ phát sinh.

Theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP, người bán có trách nhiệm tạo lập hóa đơn điện tử và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của hóa đơn điện tử đã lập.

Theo góc nhìn tuân thủ của MAN – Master Accountant Network, doanh nghiệp khách sạn nên kiểm tra sự thống nhất giữa dữ liệu đặt phòng, dữ liệu thu tiền, thông tin đăng ký lưu trú và dữ liệu lập hóa đơn. Việc kiểm soát các thông tin này giúp hạn chế sai lệch khi người đặt phòng và người thực tế sử dụng dịch vụ không phải cùng một người.

Kết luận

Quy định về xuất hóa đơn khách sạn trong trường hợp người đặt phòng không phải người sử dụng được Thuế tỉnh Khánh Hòa hướng dẫn tại Công văn số 4430/KHH-QLDN1 ngày 17/8/2026.

Đối với trường hợp đặt phòng trực tuyến, người đặt phòng không phải người sử dụng và doanh nghiệp đã thu tiền trước, hóa đơn điện tử phải thể hiện họ và tên, số định danh cá nhân của người sử dụng dịch vụ lưu trú khi thực hiện đăng ký lưu trú tại khách sạn.

Doanh nghiệp kinh doanh khách sạn nên rà soát quy trình lập hóa đơn và thông tin khách hàng để thực hiện phù hợp với Nghị định số 254/2026/NĐ-CP và hướng dẫn của cơ quan thuế.