Hướng dẫn kiểm toán hàng tồn kho: Từ thủ tục đến cách thực hiện

Kiểm toán hàng tồn kho có ý nghĩa vô cùng quan trọng bởi dựa vào đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho và có chiến lược nhập hàng mới phù hợp. Vậy kiểm toán hàng hóa tồn kho là gì và quy trình thực hiện ra sao, có những rủi ro thường gặp nào…? Tất cả sẽ được MAN giải đáp trong bài viết dưới đây.

Tầm quan trọng của việc kiểm toán hàng tồn kho

Hoạt động kiểm toán hàng tồn kho (HTK) có vai trò vô cùng quan trọng bởi nó giúp doanh nghiệp xác định được mục tiêu hàng tồn kho của đơn vị mình. Đồng thời, các thông tin sau khi kiểm toán sẽ cung cấp cái nhìn đầy đủ, chính xác về chu trình hàng tồn kho, từ đó doanh nghiệp có thể tự cân đối lượng hàng tồn kho và xây dựng kế hoạch hợp lý để nhập hàng mới sao cho phù hợp với tình hình tài chính hiện có. Đây cũng chính là những mục tiêu kiểm toán hàng tồn kho.

Ví dụ kiểm toán hàng tồn kho: Kiểm toán viên tiến hành đánh giá, xem xét sự hợp lý của số dư hàng tồn kho dựa trên mối quan hệ giữa số liệu HTK với những thông tin phi tài chính. Có thể kể đến như so sánh số dư tồn kho và sức chứa của kho, số giờ máy và số giờ công, số lượng sản phẩm được tạo ra với công suất thiết kế của máy móc thiết bị…

Thủ tục kiểm toán HTK theo quy định hiện hành

Các thủ tục kiểm toán HTK sẽ được KTV thực hiện để dựa vào đó xây dựng bảng so sánh số liệu của năm nay và năm trước. Bên cạnh đó, dựa trên các thủ tục kiểm toán doanh nghiệp có thể trình bày một cách khoa học báo cáo tài chính của mình. Dưới đây là một số thủ tục kiểm toán HTK thường gặp:

Kiểm đếm số lượng hàng tồn kho khi kết thúc kỳ kế toán
Đối chiếu các số liệu hàng tồn kho chi tiết và báo cáo thực tế
Kiểm tra nghiệp vụ mua hàng trong kỳ
Thủ tục kiểm toán số dư đầu kỳ
Kiểm tra hoạt động xác định giá trị HTK cuối kỳ
Kiểm tra giá xuất của các nguyên vật liệu, hàng hóa, dụng cụ
Tính toán giá thành sản phẩm dựa trên số liệu báo cáo
Lập bảng dự phòng giảm giá cho HTK
Xác minh tính đúng kỳ, hóa đơn giao dịch mua hàng, sản phẩm tồn kho… với các bên liên quan

Thủ tục kiểm toán HTK theo quy định hiện hành

Quy trình kiểm toán hàng tồn kho hướng dẫn chi tiết

Doanh nghiệp và kiểm toán viên cần phải thực hiện theo quy trình kiểm toán hàng tồn kho một cách bài bản và đầy đủ để đạt kết quả tốt nhất, đồng thời làm cơ sở giúp doanh nghiệp xây dựng báo cáo tài chính một cách đúng đắn. Dưới đây là các bước tiến hành kiểm toán HTK:

Bước 1: Chuẩn bị kiểm toán HTK

Tiếp cận cả khách hàng cũ và mới để thu thập thông tin, xác định lý do vì sao khách hàng kiểm toán dựa trên tin tức truyền thông, mạng xã hội, các báo cáo tài chính…
Phân công nhiệm vụ cho kiểm toán viên phụ trách kiểm toán cho khách hàng cụ thể.
Đề xuất các điều khoản hợp đồng sơ bộ, sau đó thống nhất ý kiến để ký kết hợp đồng kiểm toán.

Bước 2: Lập kế hoạch kiểm toán HTK

Ở bước lập kế hoạch kiểm toán, KTV sẽ tiến hành tìm kiếm đầy đủ các thông tin về doanh nghiệp được kiểm toán, từ đó có được cái nhìn tổng quan và toàn diện nhất về tình hình nội bộ doanh nghiệp đó. Kế hoạch kiểm toán sẽ được xây dựng với những quy trình như sau:

Hệ thống bộ máy kế toán của doanh nghiệp
Lĩnh vực sản xuất kinh doanh
Các nghĩa vụ pháp lý và các quyền về sở hữu
Chính sách kế toán, chu trình giá thành và giá vốn, chu trình mua hàng
Phân tích những số liệu thống kê liên quan đến HTK khi đối chiếu với các số liệu ở kỳ trước
Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, đánh giá về rủi ro kiểm toán gian lận
Xây dựng kế hoạch kiểm toán chung và chương trình kiểm toán

Quy trình kiểm toán hàng tồn kho hướng dẫn chi tiết

Bước 3: Thực hiện kiểm toán hàng tồn kho

Thủ tục và thử nghiệm kiểm soát

KTV thử nghiệm hoạt động kiểm toán HTK thực tế của khách hàng. Sau đó KTV sẽ thực hiện quy trình tiếp theo trong trường hợp HTK có giá trị nhỏ hơn rủi ro có thể chấp nhận được. KTV có thể đánh giá hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ bằng cách áp dụng các nghiệp vụ sau đây:

Nghiệp vụ mua hàng
Nghiệp vụ lưu kho
Nghiệp vụ xuất kho hàng hóa

Tiến hành thử nghiệm căn bản với hàng tồn kho

Đối chiếu số dư sản phẩm tồn kho của năm hiện tại và năm trước đó
Số ngày lưu kho
Đối chiếu vòng quay HTK
Giá thành, tỷ lệ chi phí thực tế của năm hiện tại so với các năm trước đó
Biến động giá trị mua hàng ở năm trước
Chi phí sản xuất, nhân công lao động, nguyên vật liệu

Những rủi ro thường gặp trong kiểm toán HTK

Trong quá trình kiểm toán HTK và lập báo cáo kiểm toán hàng tồn kho, kiểm toán viên có thể phải đối mặt với một số sai sót, rủi ro như sau:

Không kiểm kê hàng tồn kho vào ngày 31/12 của năm tài chính
Ghi nhận HTK nhưng không đi kèm chứng từ, hóa đơn hợp lệ: Không có biên bản đánh giá chất lượng hàng hóa, biên bản giao nhận hàng, không ghi phiếu nhập kho…
Xác định và ghi nhận không đúng giá gốc HTK
Ghi nhận nhập kho không đi kèm hóa đơn chứng từ hợp lệ: Hóa đơn mua hàng không hợp lệ, nhập hàng số lượng lớn không đi kèm hợp đồng…
Không thực hiện thủ tục nhập kho đối với mỗi lần nhập hàng, sử dụng phiếu nhập kho gộp chung trong khoảng thời gian dài
Không thường xuyên so sánh dữ liệu giữa kế toán và thủ kho

Những rủi ro thường gặp trong kiểm toán HTK

Sai lệch giữa thực tế kiểm kê với thủ kho, sổ kế toán, sai lệch bảng cân đối kế toán, sổ cái, sổ chi tiết
Chưa có quy chế cụ thể về quản lý hàng hóa, vật tư, định mức tiêu hao vật tư hoặc định mức không phù hợp
Công tác bảo quản HTK, quản lý hao hụt kém. Vào cuối năm, doanh nghiệp không đánh giá và kiểm soát HTK theo các tiêu chuẩn kỹ thuật dẫn đến hiện tượng hư hỏng, thiệt hại hàng hóa
Không có sự phân biệt giữa bộ phận mua/nhận hàng, thủ kho và kế toán hàng tồn kho
Không thực hiện hạch toán trên TK 151 khi nhập hàng nhưng chưa có hóa đơn
Lập phiếu xuất/nhập kho không kịp thời, chưa ghi nhận nhập kho nhưng đã hạch toán xuất kho
Phiếu xuất/nhập kho không hợp lệ: Các chỉ tiêu chưa đồng bộ, thiếu chữ ký, viết trùng số, không đánh số thứ tự…
Không làm phiếu xuất kho riêng đối với mỗi lần xuất, không có bảng kê cụ thể đối với từng phiếu xuất kho…

Quy định về kiểm kê hàng tồn kho doanh nghiệp cần biết

Có một số quy định về việc kiểm kê hàng tồn kho mà các doanh nghiệp cần nắm được như sau:

Luật kế toán Việt Nam hiện hành quy định rằng kiểm kê HTK là nhiệm vụ bắt buộc cần thực hiện khi kết thúc niên độ kế toán. Mặc dù vậy, Ban giám đốc công ty thường tiến hành kiểm kê HTK 06 tháng 1 lần vào các ngày 30/06 và 31/12 hàng năm. Điều này nhằm giúp cho sản phẩm tồn kho được kiểm soát tốt hơn.
Ban giám đốc có thể yêu cầu kiểm kê hàng tồn kho với tần suất cao hơn hoặc kiểm kê đột xuất trong một số trường hợp đặc biệt.
Kế toán trưởng phải phổ biến kế hoạch kiểm kê sau đó thông báo các bộ phận liên quan rồi mới kiểm kê vật tư.
Trong quá trình kiểm kê cần quản lý tốt chất lượng hàng hóa tồn kho thực tế.
Kiểm kê hàng tồn kho theo kiểu cuốn chiếu, kiểm kê dứt điểm từng chủng loại và từng lô hàng hóa.
Nếu nhận thấy sai lệch về hàng tồn kho thì kế toán, thủ kho cần đưa ra giải trình kèm theo nguyên nhân để Ban lãnh đạo doanh nghiệp đánh giá, xem xét và đưa ra phương hướng xử lý.
Những nhân viên có nhiệm vụ trực tiếp quản lý hàng hóa phải ký cam kết chịu trách nhiệm bảo vệ, quản lý hàng hóa.

Quy định về kiểm kê hàng tồn kho doanh nghiệp cần biết

Lưu ý trong quá trình kiểm toán hàng tồn kho

Trong quá trình kiểm toán HTK, kiểm toán viên cần lưu ý một số điểm như sau:

Khi mô tả chu trình HTK, kiểm toán viên cần trình bày đầy đủ các thông tin như: Các loại nghiệp vụ trọng yếu của chu trình, các thủ tục kiểm soát chính của doanh nghiệp đối với chu trình, thẩm quyền phê duyệt của các phòng ban, bộ phận đối với các khâu thuộc chu trình, các tài liệu và báo cáo chính được dùng cho mục đích kiểm soát chu trình, lưu ý trong phân công nhiệm vụ thuộc chu trình
Sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát, KTV cần đánh giá lại những rủi ro kiểm soát. Nếu các rủi ro này thấp hơn mức ban đầu thì KTV có thể giảm các thử nghiệm cơ bản hàng tồn kho so với dự tính ban đầu và ngược lại.
Trong trường hợp HTK có biến động với kỳ trước, KTV cần đánh giá dựa trên các khoản mục chi tiết cũng như số vòng quay của HTK để phát hiện nguyên nhân của sự bất thường.
Cần cân nhắc những biến động về lượng của các loại hàng tồn kho chủ yếu.
Nếu đã loại trừ các ảnh hưởng từ biến động giá mà số dư HTK vẫn bất thường so với những kỳ trước thì KTV cần tìm ra nguyên nhân cụ thể.
Nếu số vòng quay HTK quá cao và tỷ lệ lãi gộp giảm thì có khả năng doanh nghiệp đã khai khống giá vốn bán hàng và giảm giá trị, gian lận hàng tồn kho. Khi đó KTV phải đánh giá tính trung thực của các nghiệp vụ bán hàng.
Nếu doanh nghiệp có hàng tồn kho được bên thứ ba quản lý và bảo quản thì KTV sẽ phải gửi thư xác nhận cho bên thứ ba.
Trong trường hợp bên thứ ba lưu trữ các loại hàng hóa trọng yếu thì KTV phải tiến hành các thủ tục kiểm toán bổ sung, ví dụ như đánh giá thủ tục kiểm kê của bên thứ ba, thu thập báo cáo của KTV khác liên quan đến HTKSNB của bên thứ ba, xem xét tính độc lập của bên thứ ba…
Cung cấp bằng chứng cụ thể về sự hiện hữu cũng như tình hình hàng tồn kho.
Đảm bảo áp dụng linh hoạt các phương pháp kiểm kê hàng tồn kho, tổ chức kiểm kê hàng hóa có hiệu quả, đội ngũ nhân sự tham gia kiểm kê chấp hàng đầy đủ các quy định đặt ra.

Lưu ý trong quá trình kiểm toán hàng tồn kho

Có thể thấy hoạt động kiểm toán hàng tồn kho có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chính vì vậy việc kiểm toán cần được thực hiện kỹ càng và đúng quy định để đảm bảo đạt được hiệu quả cao nhất. Nếu có bất cứ thắc mắc nào, Quý doanh nghiệp hãy liên hệ hotline của MAN để được giải đáp tận tình nhất.