Giải trình thuế khi bị thanh tra hồ sơ cần chuẩn bị và cách xử lý hiệu quả

Nhận quyết định thanh tra thuế luôn là áp lực cực kỳ lớn đối với kế toán và ban lãnh đạo doanh nghiệp. Nỗi lo bị truy thu số tiền lớn kèm theo các khoản phạt hành chính nặng nề theo quy định pháp luật luôn hiện hữu trong mỗi kỳ quyết toán. Tuy nhiên, hoạt động giải trình thuế khi bị thanh tra thực chất là cơ hội để doanh nghiệp giải thích, chứng minh tính hợp pháp của các số liệu đã kê khai. Nếu nắm rõ quy trình chuẩn bị hồ sơ và nguyên tắc làm việc với cơ quan chức năng, bạn hoàn toàn có thể chủ động bảo vệ tối đa lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp mình. Bài viết này chia sẻ cẩm nang thực chiến dựa trên quy định mới nhất của Luật Quản lý thuế năm 2019, Nghị định số 125/2020/NĐ-CP và kinh nghiệm làm việc trực tiếp với các Chi cục Thuế, Cục Thuế địa phương.

Giải trình thuế khi bị thanh tra là gì?

Khái niệm giải trình thuế khi bị thanh tra

Giải trình thuế khi bị thanh tra là việc người nộp thuế cung cấp các thông tin, số liệu, tài liệu, hồ sơ kế toán và giải thích chi tiết các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên tờ khai. Hoạt động này nhằm chứng minh tính đúng đắn, hợp pháp và hợp lý của nghĩa vụ thuế đã kê khai trước cơ quan quản lý thuế trực tiếp. Đây không đơn thuần là thủ tục hành chính mà là quyền lợi hợp pháp giúp doanh nghiệp làm sáng tỏ các điểm nghi vấn của cơ quan quản lý trước khi đưa ra kết luận xử lý cuối cùng.

Khi nào doanh nghiệp phải giải trình thuế?

Thông thường, doanh nghiệp sẽ phải thực hiện nghĩa vụ giải trình trong hai trường hợp phổ biến. Trường hợp thứ nhất là giải trình trong quá trình kiểm tra hồ sơ khai thuế định kỳ tại trụ sở của cơ quan thuế khi phát hiện sai lệch hoặc dấu hiệu bất thường. Trường hợp thứ hai là giải trình trực tiếp khi có quyết định thanh tra thực tế tại trụ sở doanh nghiệp, áp dụng cho các kỳ thanh tra định kỳ theo kế hoạch quản lý rủi ro hoặc thanh tra đột xuất khi cơ quan thuế phát hiện doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao về thuế. Việc hiểu rõ thời điểm phát sinh nghĩa vụ giải trình thuế khi bị thanh tra giúp doanh nghiệp có sự chủ động tối đa trong khâu chuẩn bị nhân lực và tài liệu.

Ai là người chịu trách nhiệm thực hiện giải trình?

Về mặt pháp lý, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với toàn bộ số liệu và hồ sơ giải trình. Tuy nhiên, trên thực tế, kế toán trưởng, người phụ trách kế toán hoặc cá nhân, tổ chức được ủy quyền hợp pháp như các đơn vị đại lý thuế chuyên nghiệp sẽ là những người trực tiếp chuẩn bị tài liệu, giải thích chi tiết và làm việc trực tiếp với đoàn thanh tra nhằm đảm bảo tính chuyên môn cao nhất. Việc chỉ định đúng nhân sự đại diện thực hiện giải trình thuế khi bị thanh tra là yếu tố cốt lõi quyết định đến sự thành bại của đợt quyết toán.

Giải trình bằng hồ sơ gửi đi hay làm việc trực tiếp?

Tùy thuộc vào nội dung yêu cầu của cơ quan thuế mà doanh nghiệp có thể áp dụng hai phương thức giải trình linh hoạt. Phương thức thứ nhất là giải trình gián tiếp bằng văn bản, theo đó doanh nghiệp soạn thảo công văn kèm hồ sơ chứng minh rồi gửi qua cổng thông tin Thuế điện tử của Tổng cục Thuế. Phương thức thứ hai là giải trình trực tiếp tại phòng làm việc của cơ quan thuế hoặc tại trụ sở doanh nghiệp với đoàn thanh tra theo lịch hẹn đã công bố trong quyết định.

Không giải trình hoặc giải trình không đầy đủ có bị xử phạt không?

Nếu doanh nghiệp trốn tránh, không thực hiện giải trình hoặc cung cấp hồ sơ không đầy đủ, không đúng thời hạn theo yêu cầu, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính rất nặng theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP. Nghiêm trọng hơn, nếu không thể chứng minh tính hợp pháp của số liệu, cơ quan thuế có quyền áp dụng biện pháp ấn định thuế đối với các khoản doanh thu hoặc chi phí nghi vấn, dẫn đến số tiền phải nộp tăng lên đáng kể cùng với khoản phạt chậm nộp tính theo từng ngày. Do đó, việc chủ động tham gia giải trình thuế khi bị thanh tra không chỉ là nghĩa vụ mà còn là giải pháp phòng ngừa rủi ro tài chính tối ưu cho doanh nghiệp.

Phân biệt thanh tra thuế và kiểm tra thuế

Nhằm giúp người nộp thuế chủ động hơn trong việc xác định đúng nghĩa vụ pháp lý, việc phân biệt rõ hai hoạt động kiểm tra và thanh tra là cực kỳ cần thiết. Mặc dù đều là công cụ giám sát của cơ quan quản lý, hai thủ tục này có những khác biệt lớn về mặt thẩm quyền và thời hạn thực hiện.

Kiểm tra thuế thường là hoạt động định kỳ, mang tính chất rà soát tuân thủ thông thường dựa trên hệ thống dữ liệu tự động hoặc được thực hiện nhanh tại trụ sở doanh nghiệp. Ngược lại, thanh tra thuế là hoạt động đánh giá chuyên sâu và toàn diện hơn, thường áp dụng cho doanh nghiệp quy mô lớn hoặc khi hệ thống quản lý rủi ro phát hiện dấu hiệu vi phạm rõ rệt.

Dưới đây là bảng so sánh trực quan các tiêu chí cốt lõi theo quy định của pháp luật hiện hành:

Tiêu chí so sánh	Kiểm tra thuế	Thanh tra thuế
Cơ sở pháp lý	Luật Quản lý thuế năm 2019	Luật Quản lý thuế năm 2019 và Luật Thanh tra
Thẩm quyền quyết định	Chi cục trưởng Chi cục Thuế, Cục trưởng Cục Thuế	Cục trưởng Cục Thuế, Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế, Bộ trưởng Bộ Tài chính
Thời hạn thực hiện	Không quá 10 ngày làm việc thực tế tại doanh nghiệp	Không quá 45 ngày làm việc thực tế tại doanh nghiệp (có thể gia hạn)
Tần suất thực hiện	Không quá 1 lần trong một năm về cùng một nội dung	Thực hiện theo kế hoạch quản lý rủi ro hoặc đột xuất khi có dấu hiệu vi phạm

Hiểu rõ sự khác biệt này giúp doanh nghiệp chuẩn bị đúng tâm thế và hệ thống chứng từ phù hợp khi tiếp đón từng đoàn làm việc chuyên trách.

Checklist hồ sơ cần chuẩn bị khi bị thanh tra thuế

Rà soát hệ thống hóa đơn điện tử và chứng từ thanh toán

Nhiệm vụ đầu tiên và tối quan trọng là đối chiếu toàn bộ hóa đơn mua vào, bán ra trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế với sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Bạn cần đảm bảo tất cả hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên đều có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, cụ thể là ủy nhiệm chi ngân hàng hợp lệ. Mọi sự sai lệch giữa ngày lập hóa đơn và ngày chuyển tiền cần được ghi nhận và giải trình rõ lý do để tránh bị loại chi phí được trừ khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Hoàn thiện hồ sơ chi phí nhân sự và lao động

Hồ sơ lương luôn là mục bị cơ quan thuế soi rất kỹ vì đây là khoản chi phí chiếm tỷ trọng lớn tại many doanh nghiệp. Kế toán cần hoàn thiện bộ hồ sơ lao động đầy đủ bao gồm hợp đồng lao động, bảng chấm công, bảng thanh toán lương có chữ ký, quy chế lương thưởng của công ty và chứng từ đóng bảo hiểm xã hội. Đối với các khoản chi lương cho lao động thời vụ hoặc thử việc, cần kiểm tra kỹ chứng từ khấu trừ thuế Thu nhập cá nhân (TNCN) hoặc cam kết nhân thu nhập để chứng minh tính hợp pháp của khoản chi này.

Hồ sơ tài sản cố định, chi phí đi vay và các khoản chiết khấu

Doanh nghiệp cần rà soát lại bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định, đảm bảo các tài sản đều có đầy đủ hóa đơn mua vào, biên bản bàn giao và được sử dụng trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Riêng đối với chi phí lãi vay, kế toán cần đặc biệt lưu ý rủi ro chi phí lãi vay vượt trần khống chế theo quy định đối với các doanh nghiệp có phát sinh giao dịch liên kết, đồng thời chuẩn bị sẵn hợp đồng vay và chứng từ thanh toán lãi đầy đủ.

Quy trình giải trình thuế khi bị thanh tra từ A đến Z cho doanh nghiệp

Bước 1: Tiếp nhận quyết định thanh tra và chuẩn bị nhân sự tiếp đoàn

Quy trình bắt đầu khi doanh nghiệp nhận được quyết định thanh tra bằng văn bản từ cơ quan thuế. Ngay lập tức, ban lãnh đạo cần thành lập một ban tiếp đoàn chuyên trách bao gồm Giám đốc, Kế toán trưởng và có thể mời thêm cố vấn thuế từ các tổ chức uy tín như MAN – Master Accountant Network để hỗ trợ rà soát pháp lý. Việc phân công rõ người phát ngôn và người cung cấp tài liệu cho đoàn sẽ giúp quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ, tránh việc cung cấp thông tin không thống nhất.

Bước 2: Tự rà soát hệ thống số liệu và phát hiện sai sót trước

Trước ngày đoàn thanh tra chính thức công bố quyết định tại doanh nghiệp, kế toán nên tự rà soát lại toàn bộ hệ thống số liệu để phát hiện các sai sót tồn tại. Đây được xem là bước đệm “vàng” giúp doanh nghiệp chủ động chuẩn bị tâm thế vững vàng trước khi chính thức thực hiện giải trình thuế khi bị thanh tra thực tế. Nếu phát hiện ra lỗi sai, doanh nghiệp nên chủ động nộp tờ khai bổ sung và nộp ngay số tiền thuế còn thiếu kèm tiền chậm nộp vào ngân sách nhà nước. Hành động chủ động này sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các khoản phạt vi phạm hành chính về hành vi khai sai theo quy định pháp luật.

Bước 3: Làm việc trực tiếp với đoàn thanh tra tại doanh nghiệp

Trong suốt thời gian đoàn làm việc tại trụ sở, doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp hồ sơ, sổ sách theo đúng lộ trình yêu cầu bằng văn bản của trưởng đoàn. Kế toán cần ghi chép nhật ký làm việc chi tiết hàng ngày, ghi nhận lại những nội dung đã giải trình, các hồ sơ đã bàn giao và những điểm mà đoàn thanh tra đang nghi vấn hoặc chưa đồng thuận để kịp thời bổ sung tài liệu chứng minh.

Bước 4: Thống nhất số liệu giải trình và ký biên bản thanh tra

Sau khi kết thúc quá trình kiểm tra thực tế, đoàn sẽ đưa ra dự thảo biên bản thanh tra. Đây là giai đoạn cực kỳ quan trọng để doanh nghiệp thực hiện quyền giải trình cuối cùng đối với các khoản mục bị đề xuất loại trừ hoặc xử phạt. Đối với các nội dung chưa thực sự thống nhất về mặt quan điểm pháp lý, doanh nghiệp có quyền ghi nhận ý kiến bảo lưu của mình trực tiếp vào biên bản trước khi đại diện pháp luật đặt bút ký chính thức.

Các khoản mục nhạy cảm cơ quan thuế thường tập trung rà soát

Chênh lệch doanh thu giữa các hệ thống tờ khai và báo cáo tài chính

Một trong những lỗi phổ biến nhất khiến hệ thống giám sát của cơ quan thuế phát cảnh báo rủi ro là sự chênh lệch doanh thu giữa tờ khai thuế GTGT và Báo cáo tài chính. Kế toán cần chuẩn bị sẵn bảng đối chiếu chi tiết để giải trình nguyên nhân khách quan của sự chênh lệch này, ví dụ như do đặc thù ngành xây dựng, dịch vụ có thời điểm xác định doanh thu tính thuế GTGT và doanh thu kế toán khác nhau theo quy định của chuẩn mực kế toán và luật thuế.

Chi phí hợp lý hợp lệ và rủi ro bị loại trừ chi phí được trừ

Cơ quan thuế sẽ rà soát và loại bỏ thẳng tay các khoản chi phí mang tính chất tiêu dùng cá nhân của thành viên sáng lập hoặc chủ doanh nghiệp như chi phí xe đưa đón gia đình, chi phí đi du lịch cá nhân nhưng lấy hóa đơn tên công ty. Bên cạnh đó, các khoản chi phí không có đầy đủ chứng từ gốc hợp lệ hoặc vượt định mức cho phép (đối với nguyên vật liệu sản xuất, giá thành xây dựng) cũng nằm trong tầm ngắm bị bóc tách khi tính thuế TNDN.

Doanh nghiệp báo lỗ lũy kế liên tục hoặc có biên lợi nhuận thấp bất thường

Đối với các doanh nghiệp liên tục báo lỗ trong nhiều năm liên tiếp nhưng vẫn mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh hoặc có biên độ lợi nhuận thấp hơn nhiều so với mức trung bình của ngành, cơ quan thuế chắc chắn sẽ đưa vào diện thanh tra trọng điểm. Khi giải trình thuế khi bị thanh tra trong tình huống này, doanh nghiệp phải xây dựng được một bộ hồ sơ chứng minh nguyên nhân khách quan thuyết phục như chi phí đầu tư ban đầu quá lớn, ảnh hưởng nặng nề của suy thoái kinh tế toàn cầu hoặc biến động tăng đột biến của giá nguyên vật liệu đầu vào.

Cách lập công văn giải trình thuế

Các nội dung bắt buộc phải có

Một văn bản giải trình gửi cơ quan thuế cần được trình bày một cách trang trọng, logic và chuyên nghiệp. Một mẫu công văn chuẩn mực để phục vụ công tác giải trình thuế khi bị thanh tra bắt buộc phải bao gồm đầy đủ Quốc hiệu Tiêu ngữ, kính gửi đúng cơ quan thuế trực tiếp quản lý, thông tin chi tiết của doanh nghiệp bao gồm mã số thuế và địa chỉ trụ sở. Nội dung chính phải viện dẫn rõ ràng các căn cứ pháp lý áp dụng, trình bày chi tiết từng nội dung sai lệch dưới dạng bảng số liệu so sánh đối chiếu và kết luận bằng kiến nghị rõ ràng, hợp pháp.

Phương thức nộp trực tiếp hoặc online qua cổng Thuế điện tử

Doanh nghiệp có thể nộp công văn giải trình trực tiếp tại bộ phận một cửa của cơ quan thuế quản lý hoặc gửi qua đường bưu điện. Tuy nhiên, để tiết kiệm thời gian đi lại và đảm bảo tính lưu vết pháp lý, doanh nghiệp nên ưu tiên thực hiện nộp trực tuyến qua hệ thống Thuế điện tử tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn. Bạn chỉ cần đăng nhập bằng tài khoản chữ ký số của doanh nghiệp, soạn thảo công văn dưới dạng file PDF hoặc XML, đính kèm các phụ lục số liệu chứng minh liên quan và thực hiện ký số để gửi trực tiếp tới phòng thanh tra kiểm tra đang thụ lý hồ sơ.

Ba nguyên tắc vàng khi làm việc trực tiếp với đoàn thanh tra thuế

Nguyên tắc 1: Luôn nói chuyện bằng số liệu chứng từ và văn bản pháp luật

Trong hoạt động giải trình thuế khi bị thanh tra, mọi lập luận bảo vệ chi phí hay doanh thu của doanh nghiệp đều vô giá trị nếu không đi kèm chứng từ gốc và các thông tư, nghị định hướng dẫn cụ thể. Kế toán tuyệt đối không giải trình bằng lời nói suông hoặc viện dẫn các lý do cảm tính mà phải luôn chuẩn bị sẵn hồ sơ chứng minh đi kèm văn bản pháp lý có hiệu lực tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ.

Nguyên tắc 2: Thái độ hợp tác, cầu thị nhưng đúng trọng tâm yêu cầu

Khi tiếp đoàn thanh tra, doanh nghiệp cần giữ thái độ lịch sự, cầu thị và hợp tác tối đa. Tuy nhiên, nguyên tắc quan trọng cần nhớ là chỉ cung cấp đúng và đủ những hồ sơ, tài liệu mà đoàn thanh tra yêu cầu bằng văn bản hành chính chính thức. Tránh việc cung cấp thừa các tài liệu không liên quan trực tiếp, bởi điều này có thể vô tình làm phát sinh thêm những vấn đề phức tạp mới nằm ngoài phạm vi thanh tra ban đầu.

Nguyên tắc 3: Bảo lưu ý kiến hợp pháp trước khi đặt bút ký biên bản

Biên bản thanh tra là văn bản pháp lý ghi nhận kết quả làm việc cuối cùng và là căn cứ để cơ quan thuế ban hành quyết định xử phạt. Do đó, nếu doanh nghiệp nhận thấy đoàn thanh tra áp dụng các căn cứ pháp lý chưa thực sự thuyết phục hoặc loại trừ chi phí của doanh nghiệp một cách thiếu thỏa đáng, bạn hoàn toàn có quyền ghi rõ ý kiến bảo lưu của mình tại phần ý kiến của người nộp thuế trước khi ký tên đóng dấu.

Những sai lầm phổ biến khiến doanh nghiệp bị truy thu thuế nặng nề

Thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Mắc sai lầm khi thực hiện các giao dịch thanh toán giá trị lớn bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản từ tài khoản cá nhân của giám đốc thay vì tài khoản ngân hàng đã đăng ký của công ty là lỗi rất phổ biến. Việc không tuân thủ nguyên tắc thanh toán qua ngân hàng đối với các hóa đơn bắt buộc dẫn đến hệ quả là toàn bộ khoản thuế GTGT đầu vào tương ứng sẽ bị loại bỏ quyền khấu trừ, đồng thời chi phí mua hàng cũng không được tính là chi phí hợp lý được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp bỏ trốn, ngừng hoạt động

Đây là một trong những rủi ro pháp lý nghiêm trọng nhất có thể khiến doanh nghiệp bị khép vào hành vi trốn thuế hoặc mua bán hóa đơn bất hợp pháp. Khi vô tình mua hàng hóa dịch vụ của một nhà cung cấp sau đó đơn vị này bỏ trốn khỏi địa chỉ kinh doanh, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị bộ hồ sơ chứng minh giao dịch mua bán có thật như hợp đồng kinh tế, biên bản giao nhận hàng hóa, chứng từ thanh toán ngân hàng để giải trình với cơ quan thuế nhằm giảm thiểu rủi ro bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Đưa chi phí không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh vào sổ sách

Việc cố tình đưa các khoản chi tiêu cá nhân của ban giám đốc hoặc các khoản chi phí không liên quan trực tiếp đến hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp vào sổ sách kế toán là sai lầm rất phổ biến. Đoàn thanh tra với nghiệp vụ chuyên môn cao sẽ dễ dàng bóc tách các khoản chi này thông qua việc kiểm tra chi tiết nội dung trên hóa đơn và chứng từ thanh toán, dẫn đến việc doanh nghiệp bị truy thu thuế TNDN kèm theo mức phạt chậm nộp rất cao.

Ví dụ thực tế về trường hợp doanh thu chênh lệch giữa hóa đơn điện tử và tờ khai GTGT

Tình huống phát sinh

Trong quá trình đối chiếu dữ liệu tự động trên hệ thống, cơ quan quản lý thuế phát hiện doanh thu kê khai trên tờ khai thuế GTGT quý 4 của một doanh nghiệp thấp hơn doanh thu thể hiện trên các hóa đơn điện tử đã phát hành là 300 triệu đồng. Cơ quan thuế lập tức gửi thông báo yêu cầu người nộp thuế phải thực hiện giải trình do nghi ngờ có dấu hiệu giấu doanh thu bán hàng nhằm trốn thuế.

Nguyên nhân chênh lệch

Khi phối hợp cùng các chuyên gia tài chính từ MAN – Master Accountant Network tiến hành rà soát kỹ lưỡng, doanh nghiệp xác định nguyên nhân chênh lệch xuất phát từ lỗi kỹ thuật trên hệ thống phần mềm kế toán. Cụ thể, kế toán đã thực hiện xuất hóa đơn trước thời điểm ghi nhận doanh thu theo tiến độ công trình xây dựng vào ngày cuối cùng của quý 4, nhưng chưa kịp hạch toán đồng bộ vào tài khoản doanh thu kế toán tương ứng.

Bộ hồ sơ giải trình

Để chứng minh sự chênh lệch này là khách quan và không có hành vi trốn thuế, doanh nghiệp đã khẩn trương tập hợp bộ hồ sơ minh chứng đầy đủ bao gồm:

• Hợp đồng thi công xây dựng có điều khoản thỏa thuận chi tiết về phương thức nghiệm thu và thanh toán theo từng giai đoạn tiến độ thực tế.
• Biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành được đại diện hai bên ký kết xác nhận.
• Bản đối chiếu chi tiết chênh lệch doanh thu giữa sổ cái kế toán và các số hiệu hóa đơn điện tử đã xuất.
• Văn bản giải trình giải thích rõ bản chất nghiệp vụ và sai sót kỹ thuật trong quá trình thao tác phần mềm kế toán.

Kết quả xử lý

Dựa trên bộ hồ sơ chứng minh chặt chẽ, logic và căn cứ pháp lý rõ ràng, cơ quan thuế đã đồng thuận với nội dung giải trình của doanh nghiệp. Doanh nghiệp được xác định không có hành vi cố ý giấu doanh thu trốn thuế mà chỉ phải nộp tờ khai bổ sung để điều chỉnh số liệu, chỉ chịu mức xử phạt hành chính tối thiểu đối với lỗi chậm nộp tờ khai điều chỉnh theo quy định tại Nghị định số 125/2020/NĐ-CP.

Các câu hỏi thường gặp khi doanh nghiệp bị thanh tra thuế (FAQ)

Thời hạn giải trình thuế khi bị thanh tra là bao lâu?

Thông thường, doanh nghiệp phải thực hiện giải trình theo đúng thời hạn ghi trong thông báo hoặc văn bản yêu cầu của cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Tùy thuộc vào từng vụ việc và tính chất phức tạp của số liệu, thời hạn chuẩn bị hồ sơ và gửi giải trình thường dao động từ 5 đến 10 ngày làm việc kể từ ngày doanh nghiệp nhận được văn bản yêu cầu chính thức.

Cơ quan thuế thường thanh tra, kiểm tra ngược lại bao nhiêu năm?

Theo quy định pháp luật về quản lý thuế hiện hành, thời hạn xử phạt vi phạm hành chính về thuế đối với hành vi khai sai là 5 năm kể từ ngày thực hiện hành vi vi phạm. Tuy nhiên, đối với hành vi trốn thuế chưa đến mức truy cứu trách nhiệm hình sự hoặc hành vi chậm nộp thuế, thời hạn truy thu số tiền thuế thiếu, tiền thuế trốn và tiền chậm nộp là 10 năm trở về trước kể từ ngày phát hiện hành vi vi phạm.

Một cuộc thanh tra thuế tại doanh nghiệp thường kéo dài bao lâu?

Thời hạn thực hiện một cuộc thanh tra thuế được quy định cụ thể trong văn bản quyết định thanh tra nhưng không được quá 45 ngày làm việc thực tế tại trụ sở doanh nghiệp đối với cuộc thanh tra do Cục Thuế tiến hành. Trong trường hợp vụ việc có tính chất đặc biệt phức tạp, cần thêm thời gian để xác minh làm rõ, người ban hành quyết định thanh tra có thể ra quyết định gia hạn thời hạn thanh tra theo đúng quy định của Luật Thanh tra.

Doanh nghiệp có quyền từ chối cung cấp hồ sơ kế toán cho đoàn không?

Doanh nghiệp hoàn toàn không có quyền từ chối cung cấp các hồ sơ, sổ sách, hóa đơn chứng từ kế toán phục vụ trực tiếp cho nội dung thanh tra đã được ghi nhận trong Quyết định thanh tra thuế. Việc cố ý trốn tránh, trì hoãn hoặc từ chối cung cấp tài liệu sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính rất nặng và cơ quan thuế có quyền áp dụng biện pháp ấn định thuế đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Có được giải trình bổ sung sau khi đoàn đã lập biên bản thanh tra không?

Sau khi hai bên đã chính thức đặt bút ký vào Biên bản thanh tra thuế, việc thực hiện giải trình bổ sung hoặc thay đổi số liệu là cực kỳ khó khăn và gần như không thể thực hiện được. Mọi lập luận, hồ sơ chứng minh và giải trình bổ sung bắt buộc phải được doanh nghiệp thực hiện và thống nhất trong quá trình thảo luận dự thảo biên bản. Sau khi biên bản đã ký, doanh nghiệp chỉ còn quyền thực hiện khiếu nại quyết định xử lý thuế nếu chứng minh được quyết định đó chưa đúng pháp luật.

Doanh nghiệp có được ủy quyền cho đại lý thuế làm việc với đoàn thanh tra không?

Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền ký kết hợp đồng dịch vụ và lập văn bản ủy quyền hợp pháp cho các đơn vị Đại lý thuế chuyên nghiệp thay mặt ban lãnh đạo trực tiếp làm việc, giải trình số liệu và giải thích các nghiệp vụ kinh tế với đoàn thanh tra. Sự đồng hành của các chuyên gia giàu kinh nghiệm thực chiến từ các tổ chức như MAN - Master Accountant Network sẽ giúp quá trình giải trình thuế khi bị thanh tra diễn ra nhanh chóng, đúng quy định pháp lý và hạn chế tối đa sai sót không đáng có cho doanh nghiệp.

Kết luận

Hoạt động giải trình thuế khi bị thanh tra tuy mang lại nhiều áp lực nhưng nếu doanh nghiệp chủ động xây dựng một hệ thống sổ sách kế toán minh bạch, chuẩn bị hồ sơ chặt chẽ ngay từ đầu và nắm chắc các nguyên tắc làm việc với cơ quan thuế thì mọi việc sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Việc tự rà soát số liệu thường xuyên và trang bị đầy đủ kiến thức pháp lý không chỉ giúp doanh nghiệp vượt qua các kỳ thanh tra một cách nhẹ nhàng mà còn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trên thị trường.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.