Tạm ứng có phải xuất hóa đơn theo quy định mới

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn là vấn đề thường phát sinh khi doanh nghiệp nhận tiền trước từ khách hàng. Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP được Chính phủ ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ 01/07/2026, thời điểm lập hóa đơn được xác định khác nhau tùy bản chất giao dịch. Với hàng hóa, việc nhận tiền tạm ứng hoặc đặt cọc không đồng nghĩa doanh nghiệp phải lập hóa đơn ngay nếu quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa chưa được chuyển giao.

Doanh nghiệp có thể đối chiếu quy định chung tại bài viết về thời điểm xuất hóa đơn hàng hóa và dịch vụ của MAN để phân biệt rõ mốc lập hóa đơn giữa hàng hóa và dịch vụ.

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn đối với hàng hóa?

Không phải mọi khoản tiền tạm ứng đều làm phát sinh ngay nghĩa vụ lập hóa đơn đối với hàng hóa. Theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn khi bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp ký hợp đồng bán hàng, nhận trước một khoản tiền để bảo đảm hoặc thực hiện hợp đồng nhưng hàng hóa chưa được chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng cho khách hàng thì khoản tiền nhận trước đó, về nguyên tắc, chưa phải là căn cứ để lập hóa đơn bán hàng hóa.

Trường hợp nhận tiền đặt cọc 30% theo Công văn 1479/TNI-QLDN1

Công văn số 1479/TNI-QLDN1 ngày 01/04/2026 của Cục Thuế tỉnh Tây Ninh được ban hành để hướng dẫn một trường hợp cụ thể: doanh nghiệp nhận khoản đặt cọc 30% giá trị hợp đồng nhằm bảo đảm thực hiện hợp đồng bán hàng hóa; khoản tiền này được đối trừ vào tiền hàng sau khi giao hàng hoặc được xử lý theo thỏa thuận nếu bên mua vi phạm.

Tại thời điểm nhận khoản đặt cọc, quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa chưa chuyển giao cho người mua. Theo hướng dẫn của công văn, doanh nghiệp chưa phải lập hóa đơn giá trị gia tăng tại thời điểm nhận khoản đặt cọc này.

MAN đã phân tích riêng trường hợp này tại Công văn số 1479/TNI-QLDN1: Nhận tiền cọc có phải xuất hóa đơn?.

Quy định hiện hành từ ngày 01/07/2026

Từ ngày 01/07/2026, doanh nghiệp cần căn cứ Nghị định 254/2026/NĐ-CP khi xác định thời điểm lập hóa đơn điện tử. Nghị định này có hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Nghị định 70/2025/NĐ-CP cùng Điều 1 Nghị định 41/2022/NĐ-CP theo quy định chuyển tiếp của Nghị định 254.

Toàn văn văn bản có thể được tra cứu trên Cổng Thông tin điện tử Chính phủ.

MAN cũng đã tổng hợp các thay đổi đáng chú ý tại bài viết về 6 điểm mới của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Tạm ứng có phải xuất hóa đơn đối với dịch vụ?

Đối với dịch vụ, cách xác định thời điểm lập hóa đơn có điểm khác với hàng hóa. Theo khoản 2 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ. Trường hợp người cung cấp dịch vụ thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền.

Tuy nhiên, quy định hiện hành có ngoại lệ đối với tiền đặt cọc theo quy định của Bộ luật Dân sự để bảo đảm thực hiện hợp đồng cung cấp dịch vụ. Vì vậy, không nên đồng nhất mọi khoản tạm ứng, thanh toán trước và tiền đặt cọc; doanh nghiệp cần xác định đúng bản chất pháp lý của khoản tiền và điều khoản hợp đồng trước khi lập hóa đơn.

Phân biệt hàng hóa và dịch vụ khi nhận tiền trước

MAN lưu ý gì khi xử lý khoản tạm ứng?

Việc nhận tiền trước cần được đối chiếu đồng thời giữa hợp đồng, chứng từ thu tiền và trạng thái thực hiện giao dịch. Tên gọi “tạm ứng” trên chứng từ không phải yếu tố duy nhất để quyết định thời điểm lập hóa đơn.

Đối với hàng hóa, kế toán nên xác định rõ thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng. Đối với dịch vụ, cần xác định khoản tiền nhận trước có thuộc trường hợp phải lập hóa đơn tại thời điểm thu tiền hay là khoản đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng thuộc trường hợp được loại trừ.

Đồng thời, doanh nghiệp nên thống nhất quy trình giữa bộ phận kinh doanh, kế toán và kho vận để chứng từ thể hiện đúng thời điểm phát sinh nghĩa vụ lập hóa đơn. Cách kiểm soát này đặc biệt cần thiết với hợp đồng có nhiều đợt thanh toán hoặc bàn giao theo từng phần.

Kết luận

Với câu hỏi tạm ứng có phải xuất hóa đơn, câu trả lời phụ thuộc vào loại giao dịch. Đối với hàng hóa, nhận tiền tạm ứng hoặc đặt cọc trước khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa không đồng nghĩa phải lập hóa đơn ngay. Đối với dịch vụ, nếu thu tiền trước hoặc trong quá trình cung cấp thì về nguyên tắc thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền, nhưng cần kiểm tra trường hợp tiền đặt cọc để bảo đảm thực hiện hợp đồng theo ngoại lệ của Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Doanh nghiệp nên căn cứ đúng bản chất giao dịch và quy định hiện hành thay vì chỉ dựa vào thời điểm nhận tiền để quyết định lập hóa đơn.