Lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Chính phủ ban hành Nghị định 254/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 quy định chi tiết việc thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 về hóa đơn, chứng từ điện tử, có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026. Văn bản quy định rõ thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân đối với người lao động không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng. Việc nắm vững mốc thời gian này giúp doanh nghiệp chi trả thu nhập đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật.

Bối cảnh ban hành và hiệu lực của Nghị định 254/2026/NĐ-CP

Quy định thời điểm lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động

Căn cứ Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được lập tại thời điểm tổ chức chi trả thực hiện khấu trừ thuế TNCN của người nộp thuế. Tuy nhiên, quy định áp dụng linh hoạt theo từng nhóm đối tượng lao động cụ thể.

Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP áp dụng từ ngày 01/07/2026, đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng, tổ chức chi trả thu nhập lập chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ hoặc lập một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế khi cá nhân có yêu cầu.

Nhằm giúp nhân sự kế toán phân biệt rõ ràng quy định lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho từng nhóm lao động, bảng so sánh dưới đây tổng hợp đầy đủ các trường hợp theo Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Các quy định trên quy định rõ trách nhiệm của tổ chức chi trả thu nhập đối với từng loại hợp đồng công việc, tránh tình trạng phát hành chứng từ sai thời điểm hoặc dư thừa không cần thiết.

Quy trình truyền dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan thuế

Song song với việc xác định đúng thời điểm lập, tổ chức chi trả thu nhập còn phải đáp ứng nghĩa vụ chuyển dữ liệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử theo quy định tại Điều 29 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Sau khi lập đầy đủ nội dung trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử và gửi cho người bị khấu trừ, tổ chức chi trả phải gửi dữ liệu đến cơ quan thuế ngay trong ngày lập chứng từ. Dữ liệu được truyền theo định dạng chuẩn qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc kết nối trực tiếp.

Doanh nghiệp có trách nhiệm quản lý an toàn tài khoản do cơ quan thuế cấp, bảo đảm tính toàn vẹn của dữ liệu điện tử lưu trữ và chịu trách nhiệm pháp lý về tính chính xác của chứng từ đã xuất.

Góc nhìn chuyên môn từ MAN – Master Accountant Network

• Tự ý gom chứng từ mà không có yêu cầu từ người lao động: Đối với cá nhân không ký HĐLĐ hoặc ký HĐLĐ dưới 03 tháng, việc gộp nhiều lần khấu trừ vào 01 chứng từ cuối năm chỉ được thực hiện khi cá nhân có yêu cầu. Kế toán không được tự ý trì hoãn cấp chứng từ theo từng lần nếu người lao động đề nghị cấp ngay.
• Trễ hạn gửi dữ liệu đến cơ quan thuế: Doanh nghiệp thường gom chứng từ gửi theo tháng hoặc quý, trong khi Điều 29 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu gửi dữ liệu chứng từ điện tử đến cơ quan thuế ngay trong ngày lập.
• Nhầm lẫn trường hợp ủy quyền quyết toán: Khi người lao động đã ủy quyền quyết toán thuế TNCN cho doanh nghiệp, kế toán không được xuất chứng từ khấu trừ thuế TNCN cho cá nhân đó.

Theo khuyến nghị từ MAN, doanh nghiệp nên rà soát lại quy trình phát hành chứng từ điện tử, phối hợp với nhà cung cấp phần mềm để cấu hình tính năng gửi dữ liệu tự động ngay trong ngày, đồng thời lưu giữ văn bản đề nghị cấp chứng từ gộp của lao động thời vụ để làm căn cứ giải trình. Để đảm bảo tính chính xác và an toàn pháp lý, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp của MAN.

Khuyến nghị hành động cho doanh nghiệp

Nghị định 254/2026/NĐ-CP tạo cơ sở pháp lý minh bạch cho công tác quản lý chứng từ khấu trừ thuế TNCN trong kỷ nguyên số. Doanh nghiệp và bộ phận kế toán cần chủ động cập nhật quy trình làm việc, tập huấn cho nhân sự chi trả thu nhập và kiểm tra tính tương thích của hệ thống chứng từ điện tử đang sử dụng.

Việc tuân thủ đúng thời điểm lập và hạn gửi dữ liệu chứng từ không chỉ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro xử phạt hành chính về thuế mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp cho người lao động khi thực hiện quyết toán thuế TNCN.