Hướng dẫn xác nhận không nợ thuế hải quan từ 01/02/2026

Xác nhận không nợ thuế hải quan là thủ tục bắt buộc để doanh nghiệp chứng minh việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính trước khi thực hiện các hoạt động thông quan hoặc thủ tục pháp lý khác. Kể từ ngày 1/2/2026, quy trình này đã có những thay đổi đáng kể theo Thông tư 121/2025/TT-BTC và hướng dẫn tại Công văn 6725/CHQ-NVTHQ. Bài viết này sẽ cập nhật chi tiết các quy định mới nhất, thời hạn xử lý 03 ngày làm việc và những lưu ý quan trọng để doanh nghiệp không bị gián đoạn hoạt động đăng ký tờ khai hải quan.

Tải File Tóm Tắt Bài Viết

Quy định mới về xác nhận hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế hải quan

Việc thực hiện xác nhận nợ thuế hải quan hiện nay được điều chỉnh bởi các khung pháp lý chặt chẽ nhằm đảm bảo tính minh bạch và tăng cường hiệu quả quản lý thu ngân sách nhà nước. Những điểm mới trong năm 2026 tập trung vào việc số hóa và quy trách nhiệm rõ ràng cho từng đơn vị hải quan địa phương.

• Theo Khoản 61 Điều 1 Thông tư 121/2025/TT-BTC có hiệu lực từ đầu tháng 2 năm 2026, các tiêu chí về xác nhận hoàn thành nghĩa vụ đã được chuẩn hóa để áp dụng thống nhất trên toàn quốc, loại bỏ các chồng chéo trong thủ tục giấy tờ trước đây.
• Các đối tượng có quyền và trách nhiệm thực hiện bao gồm cả tổ chức kinh tế, cá nhân xuất nhập khẩu và các cơ quan quản lý nhà nước khi có nhu cầu thanh tra, kiểm tra hoặc xác minh năng lực tài chính của đơn vị tham gia đấu thầu hoặc giải thể.
• Phạm vi xác nhận nợ thuế hải quan hiện nay bao gồm tổng hợp các khoản: tiền thuế xuất nhập khẩu, tiền chậm nộp, tiền phạt hành chính và bất kỳ khoản thu nào khác đã nộp vào ngân sách nhà nước phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục hải quan.

Thủ tục đề nghị xác nhận không nợ thuế hải quan theo quy định 2026

Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, cơ quan hải quan hiện đang triển khai song song hai hình thức nộp hồ sơ, ưu tiên xử lý qua môi trường điện tử để rút ngắn thời gian chờ đợi. Việc lựa chọn hình thức nộp phụ thuộc vào điều kiện hạ tầng công nghệ của từng doanh nghiệp:

• Đối với hình thức nộp trực tuyến, người nộp thuế thực hiện thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan. Tại đây, doanh nghiệp cần điền đầy đủ thông tin theo mẫu số 05 Phụ lục IIa. Đây là phương thức nhanh chóng nhất để được cấp xác nhận không nợ thuế hải quan online.
• Đối với trường hợp nộp hồ sơ giấy, doanh nghiệp sử dụng mẫu số 34/CVXNHT/NVTHQ thuộc Phụ lục VI. Hình thức này thường áp dụng khi hệ thống điện tử gặp sự cố kỹ thuật hoặc đối với những đơn vị chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ thông tin.
• Về địa điểm tiếp nhận, hồ sơ cần được gửi đến Chi cục Hải quan khu vực nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính hoặc cơ sở sản xuất gần nhất. Điều này giúp cơ quan hải quan địa phương dễ dàng đối chiếu dữ liệu thực tế tại địa bàn quản lý.

Thời hạn xử lý hồ sơ và trả kết quả từ cơ quan hải quan

Tính kịp thời trong việc cấp xác nhận không nợ thuế hải quan là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp duy trì dòng chảy hàng hóa thông suốt. Cơ chế mới năm 2026 yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các Chi cục để tránh sai sót về số liệu nợ thuế.

Theo quy định mới, cơ quan hải quan có trách nhiệm kiểm tra, xác nhận và thông báo kết quả cho người nộp thuế trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi nhận được văn bản đề nghị hợp lệ. Trong khoảng thời gian này, các đơn vị nghiệp vụ sẽ thực hiện các bước kiểm tra nghiêm ngặt bao gồm:

• Hệ thống sẽ tự động đối chiếu số liệu nợ thuế trên phần mềm kế toán thuế tập trung để phát hiện các khoản nợ đã quá hạn.
• Cán bộ hải quan trực tiếp rà soát các chứng từ ngoại bảng và các khoản nợ chưa kịp cập nhật lên hệ thống liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu của đơn vị tại các địa phương khác nhau.
• Thiết lập cơ chế trao đổi thông tin giữa các đơn vị hải quan địa phương để đảm bảo rằng xác nhận không nợ thuế hải quan được cấp là chính xác tuyệt đối trên phạm vi toàn quốc.

Nếu sau thời hạn quy định mà Chi cục Hải quan khu vực không có phản hồi bằng văn bản, đơn vị đó sẽ phải chịu trách nhiệm hoàn toàn về các khoản nợ phát sinh của doanh nghiệp tại địa bàn mình quản lý.

Lưu ý về việc tạm dừng đăng ký tờ khai hải quan khi có văn bản xác nhận nợ

Một trong những điểm mới nhất và quan trọng nhất tại Công văn 6725/CHQ-NVTHQ mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm chính là sự ràng buộc giữa việc xác nhận nợ và quyền thông quan hàng hóa. Việc có phát sinh văn bản xác nhận nợ đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn ngay lập tức trong hoạt động vận hành.

Bảng dưới đây tóm tắt các mốc thời gian và hệ quả pháp lý quan trọng mà người nộp thuế cần ghi nhớ:

Lưu ý rằng, việc nắm rõ các mốc thời gian này sẽ giúp bộ phận logistics của doanh nghiệp chủ động sắp xếp kế hoạch xuất nhập khẩu, tránh tình trạng hàng về cảng nhưng không thể mở tờ khai do vướng mắc về xác nhận không nợ thuế hải quan. Một khi văn bản đã ký, doanh nghiệp cần thanh toán nợ ngay để khôi phục trạng thái hoạt động trên hệ thống.

Giải đáp thắc mắc về tra cứu nợ thuế hải quan online

Trong kỷ nguyên số, việc chủ động tra cứu nợ thuế giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý và đảm bảo hồ sơ xác nhận không nợ thuế hải quan luôn sạch. Dưới đây là các bước hướng dẫn cụ thể cho doanh nghiệp và cá nhân:

• Để thực hiện tra cứu nợ thuế hải quan, doanh nghiệp truy cập cổng thông tin điện tử ngành hải quan, nhập mã số thuế và số chứng minh thư người đại diện để kiểm tra chi tiết các tờ khai còn tồn đọng nghĩa vụ tài chính.
• Đối với cá nhân, việc tra cứu nợ thuế cá nhân online cũng trở nên đơn giản hơn qua ứng dụng eTax Mobile hoặc cổng dịch vụ công, giúp người dân nắm bắt tình trạng thuế trước khi thực hiện các giao dịch dân sự hoặc xuất cảnh.
• Trong trường hợp phát hiện sai lệch dữ liệu nợ thuế giữa chứng từ đã nộp tiền và thông tin trên hệ thống, doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ với bộ phận nghiệp vụ thuế tại Chi cục Hải quan nơi mở tờ khai để thực hiện đối chiếu và điều chỉnh số liệu kịp thời.

Kết luận và khuyến nghị cho doanh nghiệp năm 2026

Xác nhận không nợ thuế hải quan không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần mà còn là yếu tố sống còn bảo đảm tính liên tục cho hoạt động xuất nhập khẩu của mỗi đơn vị. Việc áp dụng Thông tư 121/2025/TT-BTC đã mở ra hướng xử lý chuyên nghiệp và minh bạch hơn, tuy nhiên cũng đòi hỏi doanh nghiệp phải quản trị số liệu kế toán thuế một cách chặt chẽ để tránh bị khóa quyền đăng ký tờ khai theo hướng dẫn của Công văn 6725/CHQ-NVTHQ.

Để nắm bắt sâu hơn các thông tin pháp lý bổ sung hoặc tìm hiểu các trường hợp đặc biệt phát sinh, quý doanh nghiệp có thể xem thêm tại bài viết về các lưu ý xác nhận nợ thuế hải quan theo quy định mới nhất. Nếu đơn vị đang gặp khó khăn trong việc đối soát dữ liệu nợ thuế phức tạp hoặc cần tối ưu quy trình kê khai thuế để đảm bảo hồ sơ hải quan luôn chính xác, hãy tham khảo giải pháp chuyên sâu tại dịch vụ báo cáo thuế uy tín.

Mọi vướng mắc về thủ tục hoặc yêu cầu hỗ trợ trực tiếp liên quan đến công tác kế toán – thuế hải quan, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn từ các chuyên gia hàng đầu.

Thông tin liên hệ Man – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính..

Nguồn trích dẫn:

• Khoản 61 Điều 1 Thông tư số 121/2025/TT-BTC ngày 18/12/2025 của Bộ Tài chính.
• Công văn số 6725/CHQ-NVTHQ ngày 27/01/2026 của Cục Hải quan về việc xử lý nợ thuế.