Quy định ký văn bản bằng mực xanh là yêu cầu bắt buộc pháp lý hiện nay, thay thế cho việc sử dụng mực đen, đỏ hay các loại bút dễ phai màu. Trước đây, Nghị định 110/2004/NĐ-CP chỉ cấm dùng bút chì, mực đỏ hoặc mực dễ phai khiến nhiều người vẫn sử dụng mực đen để ký. Tuy nhiên, từ năm 2020 đến nay, khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã nêu rõ đối với văn bản giấy, người ký phải dùng bút có mực màu xanh để đảm bảo tính xác thực và lưu trữ lâu dài.
Tổng quan quy định về ký ban hành văn bản
Theo Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư, thẩm quyền và trách nhiệm ký ban hành văn bản được quy định cụ thể dựa trên chế độ làm việc của cơ quan, tổ chức:
- Cơ quan làm việc theo chế độ thủ trưởng: Người đứng đầu có thẩm quyền ký tất cả văn bản ban hành hoặc giao cấp phó ký thay các lĩnh vực phụ trách.
- Cơ quan làm việc theo chế độ tập thể: Người đứng đầu thay mặt lãnh đạo ký các văn bản chung. Cấp phó ký thay những văn bản theo ủy quyền hoặc lĩnh vực phụ trách.
- Trường hợp đặc biệt: Người đứng đầu có thể giao ký thừa ủy quyền hoặc ký thừa lệnh cho cấp dưới bằng văn bản, có giới hạn thời gian và nội dung rõ ràng.
Nguyên tắc cốt lõi là người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản đó. Song song với trách nhiệm nội dung, hình thức chữ ký trên văn bản giấy phải thực hiện việc ký văn bản bằng mực xanh đúng chuẩn.
Quy định bắt buộc về việc ký văn bản bằng mực xanh
Sự thay đổi về màu mực ký đã được luật hóa rõ ràng nhằm khắc phục những bất cập của quy định cũ.
| Tiêu chí so sánh | Nghị định 110/2004/NĐ-CP | Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
|---|---|---|
| Quy định màu mực | Không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc mực dễ phai. | Bắt buộc sử dụng bút có mực màu xanh, không dùng mực dễ phai. |
| Khả năng sử dụng mực đen | Có thể sử dụng (do không cấm). | Không được phép sử dụng. |
| Mục đích quy định | Đảm bảo tính thẩm mỹ cơ bản. | Phân biệt bản chính và bản sao, chống giả mạo. |
Trước đây, do kẽ hở không cấm mực đen tại Nghị định 110 nên nhiều người đứng đầu cơ quan đã sử dụng mực đen. Điều này dẫn đến khó khăn trong việc phân biệt giữa bản gốc và bản sao chụp bằng trắng đen. Từ ngày 05/03/2020, tại khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc ký văn bản bằng mực xanh đã trở thành quy định cưỡng cầu.
Tại sao pháp luật yêu cầu ký văn bản bằng mực xanh
Việc thực hiện ký văn bản bằng mực xanh mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quản lý hành chính và bảo mật thông tin.
Dễ dàng phân biệt bản chính và bản sao
Mục đích lớn nhất của quy định ký văn bản bằng mực xanh là để nhận diện bản gốc ngay lập tức. Khi một văn bản được ký trực tiếp và đóng dấu đỏ, màu xanh của mực giúp người tiếp nhận khẳng định đó là bản chính. Nếu văn bản có chữ ký màu đen, người dùng rất dễ nhầm lẫn với một bản photocopy được in ấn sắc nét.
Đảm bảo độ bền vững của tài liệu
Nghị định 30 cũng nhấn mạnh việc không sử dụng các loại mực dễ phai khi ký văn bản bằng mực xanh. Các dòng bút mực xanh chuyên dụng thường có độ bền màu cao, không bị lem hoặc mờ đi dưới tác động của môi trường, hỗ trợ tốt cho công tác lưu trữ lịch sử lâu dài.
Phù hợp với xu hướng số hóa văn phòng
Khi quét (scan) văn bản giấy để đưa lên hệ thống quản lý, chữ ký màu xanh giúp các phần mềm nhận diện hình ảnh tách biệt các lớp thông tin dễ dàng hơn. Điều này đảm bảo tính trực quan và độ tin cậy của dữ liệu điện tử.
Quy chuẩn về ký số đối với văn bản điện tử
Bên cạnh yêu cầu ký văn bản bằng mực xanh cho văn bản giấy, Nghị định 30/2020/NĐ-CP cũng quy định về văn bản điện tử. Người có thẩm quyền khi thực hiện ký số phải đảm bảo:
- Hình ảnh chữ ký số là hình ảnh chữ ký tươi của người đó trên văn bản giấy.
- Hình ảnh chữ ký số bắt buộc có màu xanh trên nền trong suốt.
- Vị trí và định dạng phải đúng quy định tại Phụ lục I của Nghị định này.
Tổng kết về quy định ký văn bản hiện nay
Việc ký văn bản bằng mực xanh theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP là một bước tiến quan trọng trong việc chuẩn hóa công tác văn thư tại Việt Nam. Quy định này không chỉ giúp các cơ quan, tổ chức quản lý hồ sơ chặt chẽ hơn mà còn bảo vệ tính toàn vẹn của văn bản trước các nguy cơ giả mạo.
Người thực hiện ký văn bản bằng mực xanh cần lưu ý lựa chọn các loại bút chất lượng, không phai màu để đảm bảo giá trị lưu trữ. Đối với các đơn vị đang chuyển đổi số, việc tuân thủ hình ảnh chữ ký số màu xanh cũng là yêu cầu tiên quyết để văn bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương bản giấy.
Thông tin liên hệ Man – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính..
Nguồn trích dẫn: Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ về công tác văn thư.
Nội dung liên quan
Tin tức Kiểm toán
Tin tức Kiểm toán
Tin tức Báo cáo Thuế Kế toán - Thuế
Tin tức Kế toán - Thuế
Tin tức Kế toán - Thuế
Kiểm toán Tin tức