Kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính: Các lưu ý pháp lý cần biết giữa năm 2025

Kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính có được ký và chịu trách nhiệm pháp lý hay không là một trong những câu hỏi phổ biến mà doanh nghiệp, đặc biệt là startup, thường xuyên gặp phải. Việc hiểu đúng về vai trò, thẩm quyền và giới hạn trách nhiệm của kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết này sẽ phân tích toàn diện từ căn cứ pháp luật, rủi ro thực tế đến những giải pháp doanh nghiệp có thể áp dụng để đảm bảo tính pháp lý cho báo cáo tài chính do kế toán viên nội bộ lập nên.

Kế toán viên nội bộ là ai trong hệ thống kế toán doanh nghiệp?

Theo Khoản 4 Điều 3 Luật Kế toán 2015, kế toán viên là người thực hiện công tác kế toán trong đơn vị kế toán, có thể là kế toán tổng hợp, kế toán viên nội bộ, kế toán chi tiết,… Kế toán viên nội bộ thường là người làm việc trực tiếp tại doanh nghiệp, không có chứng chỉ hành nghề kiểm toán, kế toán dịch vụ và không phải là kế toán trưởng.

Tuy không giữ vai trò quản lý cao nhất trong bộ phận kế toán, kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính lại là người trực tiếp thực hiện việc tổng hợp, lập sổ sách và có thể là người soạn thảo báo cáo tài chính cho doanh nghiệp nhỏ hoặc startup. Với sự gia tăng nhanh của các doanh nghiệp nhỏ, vai trò này ngày càng quan trọng và cần được làm rõ về trách nhiệm pháp lý liên quan.

Pháp luật quy định như thế nào về người ký báo cáo tài chính?

Theo Điều 21 Luật Kế toán 2015, báo cáo tài chính phải có chữ ký của:

• Người lập báo cáo;
• Kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán);
• Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.

Trong trường hợp đơn vị chưa bổ nhiệm kế toán trưởng, người phụ trách kế toán sẽ thay thế thực hiện ký báo cáo. Điều này được làm rõ hơn tại Điều 53 Thông tư 200/2014/TT-BTC (đối với doanh nghiệp lớn) và Điều 64 Thông tư 133/2016/TT-BTC (đối với doanh nghiệp nhỏ và vừa).

Nếu kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính mà không được phân công phụ trách kế toán đúng luật thì chữ ký sẽ không hợp lệ. Điều này có thể dẫn đến việc báo cáo tài chính bị bác bỏ hoặc doanh nghiệp bị xử lý vi phạm hành chính.

Kế toán viên nội bộ có được ký báo cáo tài chính không?

Câu trả lời là: Được, nhưng phải đáp ứng một số điều kiện pháp lý nhất định. Kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính chỉ được phép đứng tên ký báo cáo tài chính nếu được doanh nghiệp giao nhiệm vụ phụ trách kế toán theo văn bản hợp lệ. Đây là điểm mấu chốt, bởi nếu không có văn bản phân công hoặc không đủ điều kiện, chữ ký của kế toán viên nội bộ sẽ không có giá trị pháp lý.

Căn cứ theo Điều 54 Luật Kế toán 2015, người phụ trách kế toán phải có:

• Trình độ chuyên môn nghiệp vụ về kế toán;
• Kinh nghiệm thực tế làm công tác kế toán ít nhất 2 năm đối với trình độ đại học;
• Không thuộc đối tượng bị cấm hành nghề kế toán (Điều 52).

Nếu kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính mà không đáp ứng các tiêu chuẩn này nhưng vẫn ký thì rủi ro sẽ không chỉ dừng ở tính pháp lý của báo cáo mà còn có thể ảnh hưởng đến khả năng quyết toán thuế, vay vốn, đấu thầu,… của doanh nghiệp.

Quy trình bổ nhiệm kế toán viên nội bộ làm người phụ trách kế toán

Việc một kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính rồi được đứng tên phụ trách kế toán và ký báo cáo tài chính không thể chỉ dựa vào lời nói hoặc email nội bộ. Theo quy định tại Điều 53 Luật Kế toán, doanh nghiệp phải có quyết định bằng văn bản, nêu rõ:

• Thông tin người được bổ nhiệm (họ tên, vị trí);
• Thời hạn phụ trách;
• Trách nhiệm cụ thể;
• Căn cứ pháp lý và lý do bổ nhiệm.

Trong nhiều cuộc thanh tra thuế, cơ quan chức năng yêu cầu xuất trình quyết định này như một tài liệu bắt buộc để xác định tính hợp pháp của người ký báo cáo tài chính do kế toán viên nội bộ lập nên.

Tiêu chuẩn đối chiếu giữa người lập và người ký báo cáo tài chính

Trước khi đi vào bảng so sánh, cần hiểu rõ rằng kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính không nhất thiết phải là người ký. Người ký báo cáo bắt buộc phải đáp ứng đủ điều kiện pháp luật. Do đó, phân biệt hai vai trò này là điều quan trọng để quản trị rủi ro kế toán.

Kết luận bảng: Kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính có thể không cần bằng cấp cao nếu chỉ là người lập, nhưng nếu ký thì phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn và có quyết định phân công chính thức.

Rủi ro thực tế nếu để sai người ký báo cáo tài chính

Theo thống kê từ Tổng cục Thuế, chỉ riêng trong năm 2024 đã có hơn 2.000 vụ xử phạt liên quan đến việc để sai người ký báo cáo tài chính. Một số hậu quả thường gặp:

• Doanh nghiệp bị truy thu thuế và phạt chậm nộp;
• Báo cáo tài chính bị bác bỏ trong các thủ tục vay vốn;
• Mất cơ hội đầu tư do thiếu minh bạch tài chính;
• Người ký báo cáo bị truy cứu trách nhiệm hành chính hoặc hình sự.

Đặc biệt, trong lĩnh vực startup, việc kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính rồi tự ký mà không có văn bản phân công hợp lệ có thể dẫn đến việc doanh nghiệp bị loại khỏi vòng gọi vốn, như trường hợp Công ty TNHH ABC (TP.HCM) bị từ chối vòng series A.

Khi nào doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp?

Việc thuê ngoài dịch vụ kế toán sẽ giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro về năng lực kế toán nội bộ. Những trường hợp cụ thể nên cân nhắc:
Doanh nghiệp chưa bổ nhiệm được kế toán trưởng;
Kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính nhưng không có đủ kinh nghiệm;
Cần đảm bảo hồ sơ minh bạch để vay vốn, kêu gọi đầu tư;
Đang trong quá trình bị thanh tra, kiểm tra thuế.

Dịch vụ chuyên nghiệp cũng giúp doanh nghiệp tối ưu chính sách thuế và tuân thủ quy định pháp luật một cách hệ thống.

Tham khảo thêm dịch vụ tại: https://man.net.vn/dich-vu-ke-toan/

Đọc thêm thông tin liên quan đến sức khỏe nghề nghiệp tại: https://saigonnhakhoa.com/rang-khon-la-gi/

Câu hỏi thường gặp về kế toán viên nội bộ và báo cáo tài chính

Kết luận

Việc kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính là hợp pháp nếu đảm bảo điều kiện được giao phụ trách kế toán, đáp ứng tiêu chuẩn về trình độ và kinh nghiệm theo quy định pháp luật. Tuy nhiên, để giảm thiểu rủi ro và nâng cao độ tin cậy báo cáo, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp. Đặc biệt với các doanh nghiệp nhỏ, startup, nơi mà kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính là chuyện phổ biến, thì hiểu đúng quy định là yếu tố sống còn.

Tham khảo dịch vụ kế toán chuyên sâu tại: https://man.net.vn/dich-vu-ke-toan/