5 điều cần biết khi kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính cho doanh nghiệp

Kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính là tình huống khá phổ biến tại các doanh nghiệp nhỏ và startup hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai làm kế toán cũng được phép đứng tên báo cáo tài chính – văn bản mang giá trị pháp lý và ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế, tài chính, tín dụng của doanh nghiệp. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ năng lực pháp lý của kế toán viên nội bộ, các quy định liên quan và khi nào doanh nghiệp nên thuê ngoài dịch vụ kế toán hoặc kiểm toán để đảm bảo tính minh bạch và hợp lệ.

Kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính có hợp pháp không?

Theo Điều 13 Luật Kế toán 2015, người ký báo cáo tài chính bắt buộc phải là người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán và kế toán trưởng. Trường hợp doanh nghiệp không có kế toán trưởng thì người được ủy quyền bằng văn bản phải là người có đủ năng lực chuyên môn nghiệp vụ và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của báo cáo tài chính.

Tuy nhiên, nhiều startup hoặc doanh nghiệp SME hiện nay thường thuê nhân viên kế toán bán thời gian, hoặc kế toán tổng hợp kiêm nhiệm nhiều vị trí, không đủ điều kiện về thâm niên, chứng chỉ hành nghề hay năng lực kiểm soát toàn bộ quy trình ghi nhận – báo cáo.

Do đó, nếu kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính, cần kiểm tra các điều kiện sau trước khi để người này đứng tên ký báo cáo:

• Có bằng cấp chuyên môn kế toán phù hợp
• Có kinh nghiệm tối thiểu 2 năm tại vị trí tương đương
• Có hợp đồng lao động rõ ràng với doanh nghiệp
• Không vi phạm quy định hành nghề theo Điều 51 Luật Kế toán

Nếu không đảm bảo những điều kiện này, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê kiểm toán viên độc lập hoặc dịch vụ kế toán từ bên thứ ba để đảm bảo tính hợp lệ.

Năng lực pháp lý của kế toán viên nội bộ: Không phải ai cũng đủ điều kiện ký báo cáo tài chính

Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn (Thông tư 200/2014/TT-BTC, Thông tư 133/2016/TT-BTC) quy định rõ về trách nhiệm lập và ký báo cáo tài chính. Dưới đây là bảng so sánh để làm rõ sự khác biệt giữa kế toán viên nội bộ và kế toán trưởng/kiểm toán viên được ủy quyền:

Việc để kế toán viên nội bộ đứng tên báo cáo tài chính không phải là điều bị cấm, nhưng có rủi ro cao nếu không đáp ứng đủ điều kiện pháp lý, và dễ trở thành điểm yếu khi bị kiểm tra thuế hoặc kiểm toán độc lập.

Startup và doanh nghiệp nhỏ cần lưu ý điều gì khi sử dụng kế toán viên nội bộ?

Thực tế, theo báo cáo của Tổng cục Thuế năm 2023, có đến 34% doanh nghiệp nhỏ bị truy thu thuế hoặc phạt hành chính liên quan đến sai sót trong báo cáo tài chính. Phần lớn trong số đó là các trường hợp kế toán viên nội bộ lập báo cáo thiếu chính xác, chưa đủ trình độ hoặc không cập nhật kịp thời các quy định pháp lý mới.

Để hạn chế rủi ro, startup nên:

• Phân định rõ trách nhiệm người lập và người ký báo cáo
• Kiểm tra năng lực và hồ sơ pháp lý của kế toán nội bộ
• Nếu nghi ngờ năng lực, nên thuê đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán – kiểm toán có uy tín, như MAN – Master Accountant Network

Đặc biệt, đối với các công ty chuẩn bị gọi vốn, chuyển đổi lên công ty cổ phần hoặc niêm yết, việc để báo cáo tài chính được ký bởi người không đủ thẩm quyền có thể làm giảm tính tin cậy với nhà đầu tư.

Các quy định pháp lý cần biết khi lập và ký báo cáo tài chính

Khi lập báo cáo tài chính, ngoài việc tuân thủ Luật Kế toán 2015, doanh nghiệp còn phải căn cứ vào các văn bản hướng dẫn chuyên ngành. Việc chọn đúng hệ thống văn bản áp dụng là yếu tố quyết định đến tính hợp lệ của báo cáo tài chính, đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp bị thanh tra, kiểm tra thuế hoặc thực hiện kiểm toán độc lập.

Cụ thể:

• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Áp dụng cho các doanh nghiệp quy mô lớn, yêu cầu hệ thống sổ sách và báo cáo phức tạp, phản ánh toàn diện các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Hướng dẫn chế độ kế toán cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, đơn giản hóa một số chỉ tiêu và phương pháp kế toán.

• Thông tư 132/2018/TT-BTC: Áp dụng cho hộ kinh doanh chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp, với mẫu biểu riêng phù hợp với quy mô hoạt động.

• Chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS): Là hệ thống nguyên tắc chung để lập và trình bày báo cáo tài chính, áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp nhằm đảm bảo tính minh bạch và so sánh.

Việc áp dụng sai hệ thống văn bản – chẳng hạn doanh nghiệp có quy mô lớn nhưng lại sử dụng mẫu biểu theo Thông tư 133 – không chỉ dẫn đến sai sót số liệu mà còn bị đánh giá là vi phạm chế độ kế toán. Đây là lỗi thường gặp và dễ bị xử phạt hành chính theo Nghị định 41/2018/NĐ-CP.

Báo cáo tài chính do kế toán viên nội bộ lập có bị loại khi kiểm toán hay không?

Câu trả lời là không bị loại hoàn toàn, nhưng thường bị điều chỉnh hoặc bị nêu ý kiến ngoại trừ. Theo thống kê nội bộ từ MAN, 57% báo cáo tài chính do kế toán nội bộ lập bị điều chỉnh số liệu sau khi kiểm toán độc lập vào cuộc. Các lỗi thường gặp bao gồm:

• Không phân loại đúng chi phí
• Không lập dự phòng công nợ theo đúng quy định
• Không xác định đúng thời điểm ghi nhận doanh thu
• Thiếu thuyết minh báo cáo theo chuẩn mực

Việc bị điều chỉnh số liệu sau kiểm toán khiến doanh nghiệp gặp khó khi giải trình với cổ đông, ngân hàng hoặc cơ quan thuế.

Khi nào nên thuê dịch vụ kiểm toán hoặc kế toán ngoài để hỗ trợ?

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng đơn vị dịch vụ kiểm toán – kế toán trong các trường hợp sau:

• Không có kế toán trưởng đủ điều kiện ký báo cáo
• Có giao dịch phức tạp liên quan đến đầu tư, M&A, liên doanh
• Có nhu cầu vay vốn ngân hàng hoặc gọi vốn đầu tư
• Chuẩn bị quyết toán thuế hoặc thanh tra tài chính

Ngoài việc đảm bảo tính hợp lệ pháp lý, dịch vụ từ bên ngoài còn giúp tăng tính minh bạch và tin cậy cho các số liệu tài chính của doanh nghiệp. Một lựa chọn phù hợp là hợp tác cùng MAN – Master Accountant Network, đơn vị chuyên kiểm toán, kế toán, giao dịch liên kết cho doanh nghiệp FDI và SME.

FAQ: Những câu hỏi thực tế thường gặp

Kết luận

Việc để kế toán viên nội bộ lập báo cáo tài chính là điều phổ biến tại doanh nghiệp nhỏ, nhưng không nên xem nhẹ yếu tố pháp lý và trách nhiệm. Nếu không có người đủ năng lực và điều kiện, doanh nghiệp nên cân nhắc thuê kiểm toán độc lập hoặc dịch vụ kế toán chuyên nghiệp để tránh rủi ro pháp lý và nâng cao độ tin cậy của báo cáo tài chính.

Đọc thêm: Dịch vụ kiểm toán – MAN

Nguồn tham khảo:

• Luật Kế toán 2015
• Thông tư 200/2014/TT-BTC
• Thông tư 133/2016/TT-BTC
• Tổng cục Thuế, Báo cáo quản lý thuế doanh nghiệp 2023
• VietnamFinance