Phân biệt kế toán và kê khai thuế là điều tối quan trọng giúp doanh nghiệp tránh sai sót, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tiết kiệm chi phí. Khi vận hành doanh nghiệp, đặc biệt trong giai đoạn đầu hoạt động, nhiều chủ doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa dịch vụ kế toán và dịch vụ kê khai thuế. Hai khái niệm này tuy liên quan mật thiết nhưng hoàn toàn không đồng nghĩa.

Theo thống kê của Tổng cục Thuế năm 2024, có đến 37% doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) bị xử phạt do kê khai sai thuế, trong đó phần lớn bắt nguồn từ việc thiếu hiểu biết giữa công việc kế toán và kê khai thuế. Chính vì vậy, phân biệt kế toán và kê khai thuế là một kỹ năng cơ bản nhưng mang ý nghĩa pháp lý lớn.

Khái niệm: Dịch vụ kế toán là gì? Dịch vụ kê khai thuế là gì?

Để phân biệt kế toán và kê khai thuế một cách chính xác, trước hết cần làm rõ khái niệm của từng dịch vụ.

Dịch vụ kế toán là một chuỗi các hoạt động chuyên môn bao gồm thu thập, ghi chép, xử lý, phân loại và tổng hợp toàn bộ dữ liệu kinh tế – tài chính phát sinh trong doanh nghiệp. Kế toán không chỉ là ghi chép sổ sách mà còn có nhiệm vụ lập báo cáo tài chính định kỳ, phân tích tài chính, hỗ trợ ra quyết định quản trị và đảm bảo minh bạch trong vận hành tài chính doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán còn thực hiện đối chiếu công nợ, hạch toán tài sản, tính giá thành sản phẩm, kiểm soát dòng tiền và lập kế hoạch ngân sách.

Dịch vụ kê khai thuế, ngược lại, là hoạt động chuyên biệt liên quan đến xác định, kê khai và nộp các khoản thuế mà doanh nghiệp có nghĩa vụ thực hiện với nhà nước. Kê khai thuế không xử lý toàn bộ dữ liệu tài chính như kế toán mà chỉ sử dụng các dữ liệu cần thiết để lập tờ khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN… định kỳ theo quy định. Dịch vụ này thường tập trung vào thời hạn kê khai và mức thuế phải nộp, phù hợp với quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn.

Tại Điều 104, Thông tư 80/2021/TT-BTC, Bộ Tài chính nhấn mạnh: “Người nộp thuế có thể ủy quyền cho tổ chức, cá nhân khác khai thuế thay, nộp hồ sơ khai thuế nhưng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực, đầy đủ của hồ sơ khai thuế và việc chấp hành nghĩa vụ thuế”. Điều này có nghĩa, dù doanh nghiệp thuê ngoài, thì nghĩa vụ pháp lý vẫn không thể chuyển giao. Vì vậy, hiểu đúng và phân biệt kế toán và kê khai thuế là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện đúng trách nhiệm của mình.

Bảng so sánh: Kế toán và kê khai thuế khác nhau ở đâu?

Để giúp doanh nghiệp hiểu rõ và phân biệt kế toán và kê khai thuế một cách trực quan, dưới đây là bảng so sánh các tiêu chí cơ bản giữa hai loại dịch vụ. Việc đối chiếu cụ thể sẽ giúp bạn đánh giá đâu là dịch vụ cần thiết cho từng giai đoạn phát triển của doanh nghiệp.

Từ bảng so sánh trên, có thể thấy dịch vụ kế toán bao quát toàn bộ hoạt động tài chính kế toán, trong khi dịch vụ kê khai thuế chỉ tập trung vào một phần nghĩa vụ thuế. Điều này lý giải tại sao doanh nghiệp nếu chỉ sử dụng dịch vụ kê khai thuế mà không có hệ thống kế toán phù hợp sẽ dễ rơi vào tình trạng thiếu dữ liệu, sai lệch số liệu và chịu rủi ro pháp lý. Do đó, việc phân biệt kế toán và kê khai thuế không chỉ là nhu cầu nhận diện chức năng mà còn là bước khởi đầu cho quản trị tài chính hiệu quả và bền vững.

Những hiểu lầm phổ biến và hệ lụy pháp lý khi không phân biệt kế toán và kê khai thuế

Một trong những sai lầm phổ biến nhất ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ là đánh đồng kế toán với kê khai thuế và ngược lại. Tư duy “chỉ cần nộp thuế đúng hạn là đủ” khiến không ít doanh nghiệp chỉ thuê dịch vụ kê khai thuế giá rẻ, trong khi lại không xây dựng một hệ thống kế toán bài bản. Kết quả là doanh nghiệp chỉ có những con số rời rạc để nộp thuế, nhưng hoàn toàn thiếu hệ thống dữ liệu tài chính phục vụ kiểm soát nội bộ, báo cáo nhà đầu tư hay lập hồ sơ vay vốn ngân hàng.

Điều nguy hiểm hơn là khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra hoặc kiểm tra sau hoàn thuế, các số liệu tài chính không khớp giữa sổ sách kế toán và hồ sơ kê khai thuế. Hậu quả là doanh nghiệp không chỉ bị truy thu mà còn bị xử phạt hành chính, thậm chí mất uy tín với đối tác, ngân hàng, nhà đầu tư.

Ví dụ thực tế: Năm 2023, một doanh nghiệp F&B tại TP.HCM đã bị truy thu và xử phạt tổng cộng gần 350 triệu đồng vì kê khai thiếu doanh thu chịu thuế GTGT. Nguyên nhân bắt nguồn từ việc doanh nghiệp này chỉ thuê một đơn vị kê khai thuế, không kiểm tra đối chiếu với doanh thu thực tế theo sổ quầy và dữ liệu POS. Không có kế toán nội bộ hoặc kế toán ngoài đồng hành kiểm soát dữ liệu, doanh nghiệp hoàn toàn không biết mình đang kê khai sai.

Bên cạnh yếu tố thuế, việc không có hệ thống kế toán đầy đủ cũng khiến doanh nghiệp gặp khó trong các hoạt động huy động vốn hoặc phát triển kinh doanh. Theo khảo sát của VCCI năm 2024, hơn 42% SME tại Việt Nam không thể tiếp cận gói vay ưu đãi hoặc gọi vốn angel investor do không cung cấp được báo cáo tài chính đúng chuẩn VAS – điều mà chỉ kế toán mới có thể đảm nhiệm. Điều này cho thấy, nếu doanh nghiệp không phân biệt kế toán và kê khai thuế, cái giá phải trả không chỉ là tiền phạt thuế mà còn là cơ hội phát triển trong dài hạn.

Khi nào nên thuê dịch vụ kế toán, khi nào chỉ cần kê khai thuế?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ hoặc startup trong giai đoạn chưa phát sinh nhiều nghiệp vụ có thể cân nhắc chỉ sử dụng dịch vụ kê khai thuế. Tuy nhiên, từ giai đoạn ổn định doanh thu trở đi, việc thiết lập một hệ thống kế toán đầy đủ là rất cần thiết. Việc phân biệt kế toán và kê khai thuế rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra lựa chọn phù hợp hơn.

Dịch vụ kế toán sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

• Định hình cơ cấu chi phí tối ưu
• Tư vấn các khoản chi hợp lý khi tính thuế TNDN
• Theo dõi công nợ phải thu – phải trả
• Lập báo cáo tài chính định kỳ để phục vụ mục tiêu quản trị nội bộ và thanh tra thuế

Xem chi tiết: Dịch vụ kế toán chuyên nghiệp tại MAN

Dịch vụ kê khai thuế có thay thế được kế toán không?

Câu trả lời là: KHÔNG.

Về mặt pháp lý, Luật Kế toán (sửa đổi năm 2015) quy định rõ mọi doanh nghiệp đều phải tổ chức công tác kế toán phù hợp với loại hình và quy mô. Nếu chỉ dừng lại ở việc kê khai thuế mà không ghi nhận nghiệp vụ đầy đủ, doanh nghiệp sẽ thiếu dữ liệu nền để làm báo cáo tài chính, dễ sai sót khi quyết toán. Đây là lý do tại sao phân biệt kế toán và kê khai thuế trở thành yêu cầu bắt buộc.

Thông tư 80/2021/TT-BTC cũng không cho phép bên nhận ủy quyền khai thuế thực hiện thay toàn bộ hệ thống sổ sách kế toán.

Lợi ích khi sử dụng đồng thời cả hai dịch vụ

Việc sử dụng cả dịch vụ kế toán và kê khai thuế mang lại sự an toàn và hiệu quả cao cho doanh nghiệp, đặc biệt trong các tình huống:

• Cần kiểm soát dòng tiền và hiệu quả kinh doanh
• Đảm bảo hồ sơ quyết toán thuế đúng và đủ
• Chuẩn bị vay vốn hoặc kiểm toán độc lập

Nhiều công ty kế toán chuyên nghiệp hiện nay như MAN – Master Accountant Network đều cung cấp dịch vụ trọn gói bao gồm kế toán và kê khai thuế với mức phí hợp lý, được nhiều doanh nghiệp FDI và SMEs tin tưởng lựa chọn. Đây là lựa chọn lý tưởng cho các doanh nghiệp đang tìm cách phân biệt kế toán và kê khai thuế để tránh rủi ro và tối ưu chi phí.

Trích dẫn pháp luật liên quan

• Luật Kế toán số 88/2015/QH13
• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14
• Thông tư 80/2021/TT-BTC (Điều 7 đến Điều 11 quy định rõ về kê khai thuế)
• Thông tư 200/2014/TT-BTC và Thông tư 133/2016/TT-BTC về chế độ kế toán áp dụng

FAQ – Giải đáp thắc mắc về kế toán và kê khai thuế

Xem thêm các tiêu chí lựa chọn tại nguồn đáng tin cậy: Thư viện pháp luật

Kết luận: Phân biệt kế toán và kê khai thuế để vận hành doanh nghiệp an toàn

Việc phân biệt kế toán và kê khai thuế không chỉ giúp doanh nghiệp tránh nhầm lẫn trách nhiệm mà còn là chìa khóa để vận hành tài chính hiệu quả, tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro tiềm ẩn. Trong môi trường pháp lý ngày càng siết chặt, hiểu đúng bản chất của từng dịch vụ giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng dịch vụ thuê ngoài, xây dựng hệ thống tài chính minh bạch và đủ điều kiện gọi vốn, vay vốn, tham gia đấu thầu.

Doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói để tiết kiệm chi phí, đồng thời đảm bảo tính đồng nhất giữa số liệu tài chính và nghĩa vụ thuế. Bạn có thể tìm hiểu thêm tại dịch vụ kế toán tại MAN – nơi cung cấp giải pháp toàn diện cho các doanh nghiệp SME và FDI.

Tham khảo:

• Thông tư 80/2021/TT-BTC – Bộ Tài chính

• Luật Kế toán số 88/2015/QH13

• Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14

• Báo cáo VCCI 2024: SME và bài toán tiếp cận vốn

Truy cập thêm: Dịch vụ kế toán chuyên sâu cho doanh nghiệp SME, FDI