Cục Thuế hướng dẫn ghi địa chỉ trên hóa đơn sau sáp nhập tỉnh thành

Công văn số 2376/CT-NVT ngày 10/7/2025 của Cục Thuế đã chính thức hướng dẫn chi tiết về cách ghi thông tin địa chỉ trên hóa đơn sau khi thay đổi địa giới hành chính, cụ thể là các trường hợp sáp nhập tỉnh, thành phố. Văn bản này giúp doanh nghiệp và tổ chức hiểu rõ các quy định cần tuân thủ để bảo đảm tính pháp lý cho hóa đơn điện tử trong giai đoạn chuyển tiếp.

Tài liệu: Công văn số 2376/CT-NVT ngày 10/7/2025

Không bắt buộc thay đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh

Theo hướng dẫn tại Công văn số 4370/BTC-DNTN ngày 5/4/2025, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục cập nhật lại địa chỉ trụ sở khi có sự thay đổi địa giới hành chính do sáp nhập tỉnh hoặc thành phố. Thay vào đó, cơ quan thuế sẽ chủ động cập nhật địa chỉ mới trên hệ thống quản lý thuế nội bộ và gửi thông báo đến người nộp thuế.

Chính sách này tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí trong việc thực hiện thủ tục hành chính sau thay đổi địa lý.

Cập nhật và đồng bộ địa chỉ mới trong hệ thống thuế

Tiếp theo, theo Công văn số 1689/CT-NVT ngày 10/6/2025, cơ quan thuế đã chủ động cập nhật thông tin địa chỉ mới cho người nộp thuế trên toàn bộ hệ thống ứng dụng nội bộ. Thông tin địa chỉ mới sẽ được:

• Đồng bộ lên hệ thống hóa đơn điện tử (HĐĐT)

• Cung cấp cho nhà cung cấp giải pháp HĐĐT để tích hợp tự động

• Gửi thông báo trực tiếp cho doanh nghiệp, tổ chức

Việc này bảo đảm rằng người nộp thuế không cần thực hiện thêm bất kỳ thủ tục hành chính nào với cơ quan thuế, đồng thời giúp tránh tình trạng không thống nhất giữa địa chỉ ghi trên hóa đơn và thông tin pháp lý.

Địa chỉ cũ và địa chỉ mới đều hợp lệ

Một điểm quan trọng được Cục Thuế khẳng định trong Công văn 2376/CT-NVT là: Cả địa chỉ cũ (ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh) và địa chỉ mới (do cơ quan thuế cập nhật) đều có giá trị pháp lý khi sử dụng trên hóa đơn điện tử.

Điều này giúp các doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi tiếp tục sử dụng địa chỉ cũ trong các giao dịch tài chính, đặc biệt khi địa chỉ mới chưa được đồng bộ lên hệ thống hóa đơn điện tử.

Cách ghi địa chỉ trên hóa đơn trong từng trường hợp cụ thể

Tùy thuộc vào đối tượng và tình trạng cập nhật địa chỉ, doanh nghiệp cần lưu ý cách ghi địa chỉ trên hóa đơn như sau:

Trường hợp 1: Doanh nghiệp liên thông với đăng ký kinh doanh

Nếu doanh nghiệp thuộc diện đăng ký liên thông và vẫn đang sử dụng Giấy chứng nhận kinh doanh với địa chỉ cũ, nhưng địa chỉ đã được cơ quan thuế cập nhật và đồng bộ trên hệ thống hóa đơn điện tử, thì:

• Địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ mới

• Doanh nghiệp có thể sử dụng thông báo cập nhật địa chỉ của cơ quan thuế để xuất trình khi có sự khác biệt giữa hóa đơn và Giấy chứng nhận kinh doanh

Trường hợp 2: Địa chỉ chưa được đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử

Nếu địa chỉ đã được cập nhật trên hệ thống thuế nhưng chưa đồng bộ sang hệ thống hóa đơn điện tử thì:

• Hóa đơn vẫn ghi theo địa chỉ cũ trên Giấy chứng nhận kinh doanh

Trong thời gian này, doanh nghiệp cần theo dõi thông báo từ nhà cung cấp hóa đơn để biết khi nào dữ liệu đã đồng bộ.

Trường hợp 3: Người mua không thuộc diện liên thông với đăng ký kinh doanh

Đối với bên mua không đăng ký liên thông (cá nhân, hộ kinh doanh không có Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh), thì:

• Địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ mới đã được cơ quan thuế cập nhật và thông báo

Do đó, người bán cần kiểm tra lại hệ thống để đảm bảo thông tin của bên mua khớp với dữ liệu mới từ ngành Thuế.

Doanh nghiệp cần làm gì?

Mặc dù không bắt buộc cập nhật địa chỉ mới trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp vẫn cần thực hiện một số bước để đảm bảo hóa đơn phát hành hợp lệ:

Ngoài ra, doanh nghiệp nên thường xuyên liên hệ với nhà cung cấp phần mềm HĐĐT để kiểm tra tình trạng cập nhật địa chỉ trên hệ thống.

Lưu ý từ Cục Thuế:

• Cục Thuế nhấn mạnh rằng việc ghi địa chỉ trên hóa đơn cần đảm bảo tính đồng bộ, nhất quán và minh bạch, đặc biệt trong giai đoạn các tỉnh, thành phố thực hiện điều chỉnh địa giới hành chính.
• Doanh nghiệp không nên chủ động sửa đổi địa chỉ trên Giấy chứng nhận kinh doanh khi chưa có yêu cầu bắt buộc từ cơ quan quản lý, nhằm tránh phát sinh thủ tục và chi phí không cần thiết.

Kết luận

Hướng dẫn tại Công văn 2376/CT-NVT đã tháo gỡ một vấn đề hành chính đáng kể cho các doanh nghiệp trong thời điểm có nhiều thay đổi địa lý hành chính. Việc linh hoạt cho phép sử dụng đồng thời cả địa chỉ cũ và mới trên hóa đơn, cùng với sự chủ động cập nhật dữ liệu từ phía cơ quan thuế, sẽ giúp giảm thiểu rủi ro sai sót trong giao dịch thương mại và kế toán thuế.

Doanh nghiệp có thể tham khảo thêm dịch vụ kiểm toán hỗ trợ doanh nghiệp trong việc rà soát hóa đơn, chứng từ trong giai đoạn chuyển đổi dữ liệu hành chính để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Nguồn tham khảo: Cục Thuế hướng dẫn ghi địa chỉ trên hóa đơn sau sáp nhập tỉnh thành – LuatVietnam.net