Công văn số 1902/CT-CĐS: Ngăn chặn dùng hai sổ kế toán

Công văn số 1902/CT-CĐS ngày 31/3/2026 của Cục Thuế vừa được ban hành nhằm phối hợp với các tổ chức cung cấp giải pháp công nghệ ngăn chặn hành vi gian lận thuế thông qua việc sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính. Đây là động thái quyết liệt của cơ quan thuế trong bối cảnh chuyển đổi số, nhằm đảm bảo sự minh bạch và bình đẳng trong môi trường kinh doanh. Bài viết dưới đây sẽ phân tích chi tiết các yêu cầu mới nhất từ Công văn số 1902/CT-CĐS dành cho doanh nghiệp và các nhà cung cấp giải pháp phần mềm để đơn vị chủ động tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Thực trạng và rủi ro pháp lý khi sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán

Qua công tác quản lý và thông tin từ cơ quan bảo vệ pháp luật, Cục Thuế nhận thấy tình trạng doanh nghiệp vận hành một hệ thống sổ báo cáo thuế và một hệ thống sổ nội bộ nhằm che giấu doanh thu thực tế. Việc sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính không chỉ gây thất thu ngân sách mà còn đẩy doanh nghiệp vào những rủi ro pháp lý cực kỳ nghiêm trọng về cả dân sự lẫn hình sự.

Dưới đây là các khung pháp lý hiện hành mà doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm để tránh vi phạm theo tinh thần chỉ đạo của Công văn số 1902/CT-CĐS:

• Vi phạm Luật Kế toán số 88/2015/QH13: Khoản 10 Điều 13 nghiêm cấm lập hai hệ thống sổ kế toán tài chính trở lên hoặc công bố báo cáo tài chính không đồng nhất trong cùng kỳ kế toán (Nguồn: Luật Kế toán 2015).
• Vi phạm Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14: Theo Điều 143, việc không ghi chép các khoản thu liên quan đến xác định số thuế phải nộp được xác định là hành vi trốn thuế (Nguồn: Luật Quản lý thuế 2019).
• Trách nhiệm hình sự: Điều 221 Bộ luật Hình sự số 100/2015/QH13 quy định tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu lập hai hệ thống sổ nhằm bỏ ngoài sổ sách tài sản, nguồn vốn (Nguồn: Bộ luật Hình sự 2015).

Trách nhiệm của các đơn vị cung cấp giải pháp theo Công văn số 1902/CT-CĐS

Căn cứ nội dung tại Công văn số 1902/CT-CĐS, Cục Thuế đã xác định rõ vai trò của các tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và dịch vụ giao dịch điện tử. Các đơn vị này không chỉ là đối tác công nghệ mà còn là “cánh tay nối dài” giúp cơ quan thuế giám sát tính minh bạch của dữ liệu một cách xuyên suốt. Các chuyên gia tại MAN – Master Accountant Network nhận định rằng, mục tiêu cốt lõi của Công văn số 1902/CT-CĐS là siết chặt từ khâu cung cấp công cụ để loại bỏ hoàn toàn các khe hở mà doanh nghiệp thường lợi dụng để trục lợi thuế.

Các nhiệm vụ trọng tâm mà nhà cung cấp phần mềm phải thực hiện bao gồm:

Không hỗ trợ phát triển các tính năng vận hành hai hệ thống sổ

Theo quy định tại Công văn số 1902/CT-CĐS, các nhà cung cấp tuyệt đối không được phát triển, tích hợp hoặc hỗ trợ triển khai các phần mềm có khả năng vận hành song song nhiều hệ thống sổ kế toán cho cùng một đơn vị kinh doanh trong cùng một kỳ kế toán năm. Đây là biện pháp ngăn chặn từ gốc các công cụ có thể bị lợi dụng để tiếp tay cho hành vi gian lận.

Tích hợp cơ chế cảnh báo và lịch sử thay đổi dữ liệu

Để bảo vệ chính mình và khách hàng, các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán cần chủ động xây dựng các rào cản kỹ thuật tiên tiến. Cụ thể, Công văn số 1902/CT-CĐS yêu cầu các tính năng bắt buộc sau đây:

Thiết lập hệ thống ghi nhận lịch sử thay đổi dữ liệu (Audit Trail)

Mọi tác động, chỉnh sửa dữ liệu kế toán phải được lưu vết thời gian và định danh người thực hiện để phục vụ công tác truy vết sau này theo yêu cầu của Công văn số 1902/CT-CĐS. Điều này đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và nâng cao trách nhiệm cá nhân trong công tác kế toán của đơn vị kinh doanh.

Tự động phát hiện dấu hiệu bất thường trong dữ liệu

Công văn số 1902/CT-CĐS nhấn mạnh việc hệ thống cần có thuật toán nhận diện các giao dịch không khớp hoặc các thao tác có nguy cơ gian lận thuế, từ đó thông báo kịp thời cho khách hàng. Đây là bước đệm quan trọng giúp doanh nghiệp kiểm soát sai sót và thực hiện điều chỉnh đúng pháp luật trước khi dữ liệu được truyền đi.

Kết nối và truyền dữ liệu tự động đến cơ quan thuế

Yêu cầu tiên quyết được nêu tại Công văn số 1902/CT-CĐS là việc thiết lập hệ sinh thái dữ liệu khép kín giữa phần mềm quản lý và cơ quan chức năng. Các đơn vị cung cấp phải đảm bảo:

• Thực hiện kết nối liên thông giữa phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm kế toán và giải pháp hóa đơn điện tử của người nộp thuế.
• Dữ liệu hóa đơn phải được truyền tự động, đầy đủ và trung thực theo từng giao dịch thực tế đến cơ quan thuế. Việc này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Nghị định số 70/2025/NĐ-CP được nhắc đến trong Công văn số 1902/CT-CĐS.

Quy định báo cáo thông tin khách hàng theo Công văn số 1902/CT-CĐS

Nhằm thực hiện nghiêm túc tinh thần chỉ đạo của cơ quan quản lý, các tổ chức dịch vụ công nghệ phải tuân thủ chế độ báo cáo thông tin khách hàng một cách minh bạch, đúng thời hạn quy định trong Công văn số 1902/CT-CĐS.

Cung cấp thông tin khách hàng có dấu hiệu vi phạm

Khi phát hiện khách hàng đang sử dụng hoặc yêu cầu cài đặt song song hai hệ thống phần mềm sổ kế toán tài chính, tổ chức cung cấp có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Cục Thuế. Các thông tin cần cung cấp dựa trên hướng dẫn của Công văn số 1902/CT-CĐS bao gồm: tên người nộp thuế, mã số thuế và địa chỉ trụ sở chính hoặc địa điểm kinh doanh của đơn vị đó. Thông tin này được chuyển trực tiếp tới Ban Công nghệ, chuyển đổi số và tự động hóa.

Chế độ báo cáo định kỳ danh sách khách hàng

Các nhà cung cấp cần lưu ý hai mốc thời gian quan trọng sau đây để thực hiện báo cáo danh sách khách hàng sử dụng phần mềm sổ kế toán tài chính theo đúng yêu cầu tại Công văn số 1902/CT-CĐS:

• Thời hạn báo cáo lần đầu: Lập danh sách toàn bộ khách hàng tính đến hết ngày 31/3/2026 và gửi về cơ quan thuế trước ngày 08/4/2026 theo tinh thần Công văn số 1902/CT-CĐS.
• Chế độ báo cáo định kỳ hàng tháng: Trước ngày mùng 5 của tháng tiếp theo, đơn vị gửi thông tin cập nhật các trường hợp thay đổi về hòm thư điện tử chính thức được chỉ định tại Công văn số 1902/CT-CĐS: baocao.pmkt@gdt.gov.vn.

Dưới đây là bảng tổng hợp lịch trình báo cáo được trích xuất từ nội dung Công văn số 1902/CT-CĐS giúp các tổ chức và doanh nghiệp tiện theo dõi:

Lưu ý: Việc thực thi không đúng các mốc thời gian tại Công văn số 1902/CT-CĐS có thể dẫn đến việc cơ quan thuế xem xét lại tư cách phối hợp của tổ chức cung cấp giải pháp trên hệ thống quản lý quốc gia.

Lời khuyên doanh nghiệp tránh rủi ro từ Công văn số 1902/CT-CĐS

Trong bối cảnh cơ quan chức năng thắt chặt quản lý thông qua dữ liệu số và sự giám sát chặt chẽ từ phía nhà cung cấp, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại toàn bộ quy trình vận hành. Việc sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính hiện nay mang lại rủi ro pháp lý cực cao và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự tồn vong của đơn vị.

Theo kinh nghiệm tư vấn từ MAN – Master Accountant Network, để đảm bảo an toàn và tuân thủ đúng Công văn số 1902/CT-CĐS, doanh nghiệp nên thực hiện các bước sau:

• Rà soát lại toàn bộ hệ thống phần mềm: Đảm bảo chỉ vận hành một hệ thống sổ kế toán tài chính duy nhất cho cả mục đích quản trị nội bộ và báo cáo thuế. Mọi dữ liệu phải đồng nhất và có chứng từ giải trình rõ ràng.
• Lựa chọn đối tác công nghệ uy tín: Ưu tiên hợp tác với các nhà cung cấp có cam kết tuân thủ đúng chuẩn mực kế toán và các thông tư, nghị định mới nhất, đặc biệt là các điều khoản tại Công văn số 1902/CT-CĐS.
• Chú trọng kỷ luật hóa đơn điện tử: Thực hiện xuất hóa đơn ngay khi phát sinh giao dịch. Tránh tình trạng gom hóa đơn hoặc xuất sai thời điểm theo quy định tại Thông tư số 32/2025/TT-BTC.

Nếu doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc chuẩn hóa dữ liệu hoặc lo ngại về tính tương thích của hệ thống cũ so với các yêu cầu mới của Công văn số 1902/CT-CĐS, việc tham vấn các đơn vị chuyên môn như MAN – Master Accountant Network sẽ giúp thiết lập lại hệ thống kiểm soát nội bộ một cách vững chắc và minh bạch.

Kết luận

Sự ra đời của Công văn số 1902/CT-CĐS là một bước đi tất yếu trong lộ trình hiện đại hóa quản lý thuế. Việc ngăn chặn hành vi sử dụng song song hai hệ thống sổ kế toán tài chính không chỉ giúp nhà nước quản lý tốt nguồn thu mà còn bảo vệ quyền lợi chính đáng của những doanh nghiệp làm ăn chân chính. Hy vọng thông qua các phân tích về Công văn số 1902/CT-CĐS, bạn đã nắm vững các quy định mới nhất để có kế hoạch điều chỉnh hoạt động kinh doanh phù hợp và an toàn nhất.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.