Thông tư 32/2025/TT-BTC và những điểm mới về hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính đã chính thức ban hành Thông tư số 32/2025/TT-BTC hướng dẫn Luật Quản lý thuế và các quy định về hóa đơn, chứng từ. Văn bản pháp lý mới này mang tính kế thừa nhưng cũng sửa đổi tận gốc nhiều quy trình nghiệp vụ cũ, thay thế hoàn toàn cho Thông tư số 78/2021/TT-BTC kể từ ngày có hiệu lực. Việc nắm bắt kịp thời các thay đổi về cấu trúc mẫu số, quy định ủy nhiệm và cơ chế kiểm soát rủi ro thuế là nhiệm vụ cấp bách của mọi kế toán doanh nghiệp hiện nay. Để hỗ trợ quý doanh nghiệp chủ động chuẩn hóa hệ thống, bài viết dưới đây sẽ phân tích sâu các điểm cốt lõi của thông tư mới này.

Tổng quan Thông tư số 32/2025/TT-BTC

Thông tư số 32/2025/TT-BTC được ký ban hành bởi Thứ trưởng Bộ Tài chính Cao Anh Tuấn. Vai trò pháp lý quan trọng nhất của thông tư này là hướng dẫn chi tiết thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và đặc biệt là những sửa đổi, bổ sung mang tính bước ngoặt tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Sự xuất hiện của văn bản này nhằm đồng bộ hóa cơ sở dữ liệu hóa đơn quốc gia, thắt chặt quản lý đối với các mô hình kinh tế mới như thương mại điện tử, đồng thời cắt giảm tối đa thủ tục hành chính cho người nộp thuế.

Để giúp bộ phận kế toán có cái nhìn trực quan và nhanh chóng định hình được những điểm thay đổi lớn nhất, chúng ta có thể đối chiếu các nội dung cốt lõi giữa hai thời kỳ chính sách qua bảng so sánh dưới đây.

Bảng 1: So sánh Thông tư số 32/2025/TT-BTC và Thông tư số 78/2021/TT-BTC

Nội dung so sánh	Thông tư số 78/2021/TT-BTC (Quy định cũ)	Thông tư số 32/2025/TT-BTC (Quy định mới)
Ký hiệu mẫu số hóa đơn	Giới hạn sử dụng các chữ số tự nhiên từ 1 đến 6.	Mở rộng sử dụng các đầu số từ 1 đến 9 để bao phủ các loại hình giao dịch phát sinh.
Hóa đơn thương mại điện tử	Chưa có quy định riêng biệt và chưa có mẫu ký hiệu chuyên dụng.	Bổ sung riêng mẫu số 7 và ký hiệu chữ cái nhận diện là X.
Hóa đơn tích hợp biên lai	Chưa thực hiện tích hợp, doanh nghiệp phải xuất hai loại chứng từ độc lập.	Bổ sung mẫu số 8 và mẫu số 9 để tích hợp đồng thời thu thuế, phí, lệ phí.
Ủy nhiệm lập hóa đơn	Quy định mang tính nguyên tắc chung, chưa tối ưu về mặt quy trình kiểm soát.	Quy định chi tiết về nội dung hợp đồng, mẫu tờ khai 01/ĐKTĐ-HĐĐT và nghĩa vụ công khai thông tin.
Chuyển đổi do rủi ro thuế	Chưa cụ thể hóa thời hạn xử lý cưỡng chế và quy trình phản hồi của cơ quan thuế.	Quy định rõ quy trình chuyển đổi bắt buộc trong vòng 10 ngày làm việc và thời gian áp dụng tối thiểu.
Chứng từ khấu trừ thuế TNCN	Áp dụng theo định dạng cũ tự in hoặc đặt in tùy chọn của đơn vị chi trả.	Bắt buộc ngừng mẫu cũ, chuyển đổi hoàn toàn sang chứng từ điện tử theo chuẩn Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

Từ bảng so sánh trên, có thể thấy cơ quan quản lý đang hướng tới một hệ sinh thái hóa đơn điện tử toàn diện và có độ phân loại cực kỳ chi tiết. Điều này giúp ngăn chặn các hành vi gian lận hóa đơn hiệu quả hơn, đồng thời tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho các giao dịch số.

Đối tượng áp dụng và thời điểm có hiệu lực

Thông tư số 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/06/2025. Sự chuyển dịch này yêu cầu hệ thống công nghệ thông tin của các nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử và bộ phận kế toán của doanh nghiệp phải hoàn tất việc nâng cấp trước thời điểm nêu trên để tránh làm gián đoạn hoạt động sản xuất kinh doanh.

Về đối tượng áp dụng, thông tư quy định phạm vi ảnh hưởng rộng rãi đến tất cả các tổ chức, cá nhân được quy định tại Điều 2 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và khoản 1 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Cụ thể bao gồm các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ. Bên cạnh đó, các cơ quan thuế các cấp cùng các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cũng là đối tượng chịu sự điều chỉnh trực tiếp nhằm đảm bảo tính thống nhất trong toàn bộ quy trình truyền nhận dữ liệu.

Những điểm mới nổi bật của Thông tư 32/2025/TT-BTC

Đi sâu vào nội dung chi tiết của Thông tư số 32/2025/TT-BTC, chúng ta sẽ thấy những thay đổi mang tính bản lề, ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình vận hành và nghiệp vụ kế toán hàng ngày của doanh nghiệp.

Quy định mới về ủy nhiệm lập hóa đơn

Ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử là một giải pháp thiết thực cho các mô hình liên kết kinh doanh, đại lý hoặc các nền tảng công nghệ. Tuy nhiên, để ngăn ngừa việc lợi dụng kẽ hở pháp lý để xuất hóa đơn khống, Điều 4 của thông tư đã thắt chặt quy trình này bằng những nguyên tắc pháp lý cụ thể. Theo đó, việc ủy nhiệm bắt buộc phải được lập thành văn bản dưới dạng hợp đồng hoặc thỏa thuận rõ ràng giữa hai bên. Văn bản này phải thể hiện đầy đủ các thông tin cốt lõi như thông tin định danh, chứng thư số sử dụng, mục đích, thời hạn ủy nhiệm và phương thức thanh toán hóa đơn.

Nghiệp vụ khai báo thông tin với cơ quan quản lý cũng được chuẩn hóa. Doanh nghiệp thực hiện ủy nhiệm phải đăng ký thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử thông qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Tại đây, kế toán cần điền chi tiết danh sách chứng thư số dùng chung tại Phần 5 và khai báo rõ thông tin của bên nhận ủy nhiệm tại Phần 6. Một điểm mới cần đặc biệt lưu ý là nghĩa vụ công khai thông tin. Cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm đều phải niêm yết công khai việc ủy nhiệm này trên website chính thức của đơn vị mình. Đối với các hộ kinh doanh cá thể bán hàng trên các sàn thương mại điện tử, tổ chức quản lý nền tảng sẽ chịu trách nhiệm thực hiện thông báo thay với cơ quan thuế.

Thay đổi ký hiệu mẫu số hóa đơn

Để phản ánh chính xác các loại hóa đơn mới phát sinh trên thực tế, cấu trúc ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đã được mở rộng. Thay vì giới hạn từ đầu số 1 đến 6 như trước, thông tư mới cho phép sử dụng dải số tự nhiên từ 1 đến 9. Sự thay đổi này giúp phân loại chi tiết các loại hóa đơn đặc thù ngay từ ký tự đầu tiên của mẫu số.

Bảng 2: Ý nghĩa ký hiệu mẫu số hóa đơn theo Thông tư số 32/2025/TT-BTC

Mẫu số (Ký tự số)	Loại hóa đơn điện tử tương ứng
1	Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (GTGT)
2	Hóa đơn điện tử bán hàng
3	Hóa đơn điện tử bán tài sản công
4	Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
5	Tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc chứng từ khác có tính chất hóa đơn
6	Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử; Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
7	Hóa đơn thương mại điện tử
8	Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
9	Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí

Thay đổi ký hiệu hóa đơn

Cấu trúc ký hiệu hóa đơn gồm nhóm 6 ký tự kết hợp chữ viết và chữ số đã được tối ưu hóa để thể hiện rõ nét hơn trạng thái của hóa đơn, năm lập cũng như loại hình hóa đơn sử dụng. Sự điều chỉnh này giúp cơ quan thuế và kế toán đối tác nhận diện nhanh chóng tính chất của hóa đơn ngay khi tiếp nhận chứng từ. Trong đó, ký tự thứ 4 trong nhóm 6 ký tự đóng vai trò phân loại chi tiết đối tượng áp dụng.

Bảng 3: Ý nghĩa ký tự thể hiện loại hóa đơn điện tử (Ký tự thứ 4 trong nhóm 6 ký tự)

Ký tự chữ cái	Ý nghĩa và đối tượng áp dụng thực tế
T	Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
D	Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn đặc thù không nhất thiết đầy đủ tiêu thức
L	Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
M	Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền
N	Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử
B	Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
G	Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng
H	Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
X	Áp dụng đối với hóa đơn thương mại điện tử

Hóa đơn thương mại điện tử

Sự xuất hiện của mẫu số 7 với ký hiệu chữ cái nhận diện là X đánh dấu lần đầu tiên loại hóa đơn thương mại điện tử chuyên biệt được chính thức đưa vào văn bản quy phạm pháp luật. Giao dịch mua bán trực tuyến xuyên biên giới hoặc trên các nền tảng số trong nước giờ đây sẽ có một định dạng chứng từ chuẩn hóa. Điều này giải quyết triệt để các vướng mắc về cấu trúc hiển thị dữ liệu và tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp, đối soát tự động giữa hệ thống bán hàng của doanh nghiệp với cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế.

Hóa đơn tích hợp biên lai thuế phí lệ phí

Cải cách hành chính luôn là mục tiêu hàng đầu của Bộ Tài chính, và việc bổ sung mẫu số 8 cùng mẫu số 9 là minh chứng rõ nét nhất. Đối với các đơn vị sự nghiệp có thu, các cơ quan quản lý nhà nước hoặc các doanh nghiệp có hoạt động vừa bán hàng hóa, dịch vụ vừa thu các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, việc sử dụng hóa đơn tích hợp biên lai mang lại lợi ích kép. Đơn vị phát hành chỉ cần xuất một định dạng chứng từ duy nhất thay vì phải lập riêng rẽ hóa đơn bán hàng và biên lai thu phí như trước, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành đáng kể.

Chuyển đổi hóa đơn không mã sang có mã khi có thông báo rủi ro thuế

Kiểm soát rủi ro về thuế là một trong những nội dung được thắt chặt nhất trong Thông tư số 32/2025/TT-BTC. Tại Khoản 2 Điều 8, thông tư quy định người nộp thuế thuộc diện được sử dụng hóa đơn không mã nhưng bị xác định rủi ro cao về thuế sẽ phải chuyển sang hóa đơn có mã trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo của cơ quan thuế (theo Mẫu số 01/TB-KTT ban hành kèm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP).

Về mặt nghiệp vụ, đây là biện pháp quản lý cưỡng chế tạm thời nhằm ngăn chặn hành vi xuất hóa đơn bất hợp pháp. Doanh nghiệp bị áp dụng cơ chế này phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế liên tục trong vòng tối thiểu 12 tháng. Sau thời hạn này, nếu doanh nghiệp chứng minh được sự tuân thủ tốt và có nhu cầu chuyển đổi quay lại hình thức không mã, cơ quan thuế mới căn cứ vào Luật Quản lý thuế và các chỉ số quản lý rủi ro tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC để xem xét, quyết định.

Hướng dẫn áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Thông tư số 32/2025/TT-BTC tập trung hướng dẫn chi tiết cách thức áp dụng hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền dựa trên tinh thần của Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Các lĩnh vực bán lẻ trực tiếp đến người tiêu dùng như trung tâm thương mại, siêu thị, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vui chơi giải trí thuộc nhóm hoạt động được áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định hiện hành.

Đối với các doanh nghiệp hoạt động đa ngành nghề, thông tư mở ra một cơ chế linh hoạt. Doanh nghiệp có thể đăng ký áp dụng song song hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền cho mảng bán lẻ trực tiếp, đồng thời vẫn sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã thông thường cho các mảng hoạt động bán buôn hay sản xuất khác của mình. Sự phân tách này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí đầu tư hạ tầng công nghệ thông tin mà vẫn đảm bảo tính tuân thủ pháp luật.

Doanh nghiệp cần chủ động làm gì trước ngày Thông tư 32/2025/TT-BTC có hiệu lực?

Để giúp ban lãnh đạo và bộ phận kế toán không bị động trước những thay đổi mang tính bước ngoặt này, việc lập một kế hoạch hành động cụ thể và phân loại thứ tự ưu tiên là vô cùng cần thiết. Dưới đây là bảng checklist công việc chi tiết được các chuyên gia của MAN – Master Accountant Network tổng hợp nhằm hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn bị hệ thống một cách trơn tru nhất.

Bảng 4: Checklist hành động chuẩn bị áp dụng Thông tư số 32/2025/TT-BTC

Công việc cần thực hiện	Mức độ ưu tiên	Hướng dẫn hành động cụ thể cho doanh nghiệp
Nâng cấp hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử	Cao (Bắt buộc)	Liên hệ với nhà cung cấp giải pháp (T-VAN) để cập nhật dải ký hiệu mẫu số mới (đầu số 1 đến 9) và dải ký tự thứ 4 trước ngày hiệu lực.
Rà soát danh mục hóa đơn đặc thù phát sinh	Cao	Phân loại hoạt động kinh doanh để xem có cần đăng ký mẫu hóa đơn thương mại điện tử (mẫu số 7) hay tích hợp biên lai thuế phí (mẫu số 8, 9).
Chuẩn hóa quy trình ủy nhiệm xuất hóa đơn	Cao	Ký kết lại các văn bản thỏa thuận ủy nhiệm theo đúng cấu trúc bắt buộc mới, chuẩn bị tờ khai thay đổi thông tin Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi cơ quan thuế.
Tự đánh giá rủi ro thuế doanh nghiệp	Trung bình	Đối chiếu thông tin doanh nghiệp với 5 tiêu chí rủi ro tại Điều 9 để chủ động sửa đổi dữ liệu đăng ký kinh doanh, địa chỉ trụ sở ảo nếu có.
Chuyển đổi chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử	Trung bình	Ngừng toàn bộ chứng từ khấu trừ thuế TNCN giấy (tự in/đặt in mẫu cũ), chuẩn bị cơ sở hạ tầng để phát hành chứng từ điện tử theo chuẩn mới.

Hướng dẫn cách đọc ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất

Việc hiểu rõ cấu trúc và cách đọc ký hiệu hóa đơn điện tử mới là yêu cầu bắt buộc để kế toán kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn đầu vào, hạn chế tối đa rủi ro bị loại chi phí hợp lý khi quyết toán thuế.

Cách phân biệt ký tự đầu tiên C và K

• Ký tự đầu tiên hiển thị là C: Đây là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Hệ thống của người bán phải truyền dữ liệu lên cơ quan thuế để cấp mã trước khi gửi cho người mua.
• Ký tự đầu tiên hiển thị là K: Đây là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm lập và gửi trực tiếp cho người mua, sau đó truyền dữ liệu đến cơ quan thuế theo định kỳ quy định.

Phân tích các ví dụ thực tế theo quy chuẩn mới

Để giúp kế toán hình dung rõ ràng hơn, chúng ta hãy cùng phân tích cấu trúc của các ví dụ ký hiệu hóa đơn cụ thể theo quy định mới:

• Ví dụ 1: Ký hiệu “1C25TAA”: Ký tự 1 là hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; ký tự C thể hiện hóa đơn có mã của cơ quan thuế; ký tự 25 xác định năm lập hóa đơn là năm 2025; ký tự T là loại hóa đơn do doanh nghiệp đăng ký sử dụng; ký tự AA là ký tự quản lý nội bộ tự xác định.
• Ví dụ 2: Ký hiệu “1K25TYY”: Ký tự 1 là hóa đơn điện tử giá trị gia tăng; ký tự K thể hiện hóa đơn không có mã; ký tự 25 xác định năm lập hóa đơn là năm 2025; ký tự T do doanh nghiệp đăng ký sử dụng; ký tự YY là ký tự mặc định khi không có nhu cầu phân biệt mẫu hóa đơn riêng.
• Ví dụ 3: Ký hiệu “7K25XAB”: Ký tự 7 biểu thị hóa đơn thương mại điện tử; ký tự K thể hiện hóa đơn không có mã; ký tự 25 xác định năm lập là năm 2025; ký tự X là loại hóa đơn thương mại điện tử chuyên biệt; ký tự AB phục vụ công tác quản lý nội bộ của đơn vị bán hàng.

Hướng dẫn hóa đơn đối với hoạt động cho thuê tài chính

Cho thuê tài chính là một nghiệp vụ đặc thù có tính chất trung và dài hạn. Nhằm chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn và đối soát dòng thuế giá trị gia tăng cho hoạt động này, Điều 6 của Thông tư số 32/2025/TT-BTC đã đưa ra những hướng dẫn cụ thể cho các công ty cho thuê tài chính.

Quy định về thuế suất ký hiệu “CTTC”

Đối với tài sản cho thuê tài chính thuộc đối tượng chịu thuế giá trị gia tăng, công ty cho thuê tài chính phải có đầy đủ hóa đơn giá trị gia tăng mua vào (nếu mua trong nước) hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng ở khâu nhập khẩu (nếu nhập khẩu tài sản). Điểm đặc biệt là khi lập hóa đơn đầu ra, phần thuế suất trên hóa đơn phải thể hiện bằng ký hiệu chữ viết tắt là “CTTC” thay vì ghi nhận mức thuế suất phần trăm thông thường.

Nguyên tắc đối soát dòng thuế quy định tổng số tiền thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn đầu ra phải khớp chính xác với số tiền thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn đầu vào hoặc chứng từ nộp thuế khâu nhập khẩu của tài sản đó. Đối với các trường hợp tài sản mua về thuộc đối tượng không chịu thuế hoặc không có hóa đơn thuế giá trị gia tăng đầu vào, công ty cho thuê tài chính tuyệt đối không được thể hiện tiền thuế trên hóa đơn đầu ra.

Nghiệp vụ lập hóa đơn lần đầu và thanh toán thuế GTGT

Trong trường hợp tổ chức cho thuê tài chính lựa chọn phương án chuyển giao một lần toàn bộ số thuế giá trị gia tăng của tài sản mua cho bên đi thuê, nghiệp vụ xuất hóa đơn lần đầu sẽ được thực hiện cụ thể. Trên hóa đơn thu tiền lần đầu của dịch vụ, công ty cho thuê tài chính ghi rõ nội dung thanh toán dịch vụ và thuế giá trị gia tăng đầu vào của tài sản. Phần tiền hàng thể hiện giá trị dịch vụ cho thuê chưa bao gồm thuế của tài sản, dòng thuế suất ghi ký hiệu “CTTC”, và tiền thuế giá trị gia tăng được ghi nhận bằng đúng số thuế đầu vào của tài sản cho thuê tài chính đó.

Nghiệp vụ thu hồi tài sản và điều chỉnh VAT khi chấm dứt hợp đồng trước hạn

Khi hợp đồng cho thuê tài chính bị chấm dứt trước thời hạn dẫn đến việc phải thu hồi tài sản, kế toán hai bên phải thực hiện quy trình điều chỉnh thuế rất chặt chẽ. Bên đi thuê tài chính có trách nhiệm thực hiện điều chỉnh giảm số thuế giá trị gia tăng đã khấu trừ trước đó, tính trên giá trị còn lại chưa thuế của tài sản được xác định cụ thể trong biên bản thu hồi tài sản.

Sau khi nhận bàn giao, công ty cho thuê tài chính sẽ lập hóa đơn giá trị gia tăng xuất trả số tiền thuế của tài sản thu hồi. Trên hóa đơn này, nội dung cần ghi rõ số tiền thuế giá trị gia tăng xuất trả theo biên bản thu hồi tài sản, dòng thuế suất thể hiện ký hiệu “CTTC” và số thuế tính trên giá trị còn lại chưa thuế của tài sản đó.

Lập hóa đơn khi bán tài sản thu hồi

Đối với hoạt động thanh lý hoặc bán tài sản đã thu hồi ra bên ngoài cho khách hàng mới, công ty cho thuê tài chính không áp dụng ký hiệu đặc thù nữa. Lúc này, doanh nghiệp thực hiện lập hóa đơn giá trị gia tăng thông thường theo quy định chung của pháp luật để giao cho khách hàng mua tài sản, đảm bảo kê khai thuế đầu ra theo đúng quy chuẩn hiện hành.

Hóa đơn GTGT kiêm tờ khai hoàn thuế cho người nước ngoài

Hoạt động hoàn thuế giá trị gia tăng cho người nước ngoài xuất cảnh là một giải pháp kích cầu du lịch và thương mại quốc tế quan trọng. Tại Điều 7, Thông tư số 32/2025/TT-BTC đã chuẩn hóa định dạng chứng từ này nhằm tối ưu hóa quy trình kiểm tra tại các cửa khẩu hải quan.

Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Để đảm bảo quyền lợi hoàn thuế cho du khách và tính hợp lệ của chứng từ khi quyết toán, các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoàn thuế cần đặc biệt chú ý kiểm soát chặt chẽ thông tin hiển thị trên mẫu hóa đơn gồm ba phần cốt lõi:

• Phần A (Do cửa hàng bán lập): Ghi nhận đầy đủ thông tin doanh nghiệp bán, thông tin cá nhân hộ chiếu du khách, và đặc biệt là chi tiết hàng hóa (bắt buộc ghi rõ nhãn hiệu, ký hiệu hàng hóa như số seri, số máy, model hoặc xuất xứ đối với hàng nhập khẩu). Hình thức thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ quốc tế cũng phải ghi rõ tên thẻ và số thẻ sử dụng.
• Phần B (Do cơ quan hải quan lập): Ghi nhận kết quả kiểm tra thực tế hàng hóa mang theo của du khách tại cửa khẩu và thực hiện tính toán chính xác số thuế giá trị gia tăng người nước ngoài thực tế được hoàn theo công thức pháp luật quy định.
• Phần C (Do ngân hàng thương mại làm đại lý hoàn thuế lập): Ghi nhận thông tin số hiệu chuyến bay, chuyến tàu xuất cảnh, số tiền thực tế đã hoàn trả cho du khách và hình thức thanh toán hoàn tiền cụ thể.

Quy chuẩn song ngữ Việt – Anh và mẫu hóa đơn mới

Để đáp ứng tính chất giao dịch quốc tế, toàn bộ chữ viết hiển thị trên hóa đơn bắt buộc phải là song ngữ Việt – Anh. Phần tiếng Anh được quy định đặt bên phải trong dấu ngoặc đơn hoặc đặt ngay bên dưới dòng chữ tiếng Việt với cỡ chữ bằng hoặc nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Mẫu hóa đơn tham khảo số 1 ban hành kèm theo Phụ lục III của thông tư chính là khuôn mẫu chuẩn mà các cửa hàng kinh doanh miễn thuế, hoàn thuế phải áp dụng.

Chương trình “Hóa đơn may mắn” theo Thông tư 32

Chính sách khuyến khích người tiêu dùng hình thành thói quen lấy hóa đơn khi mua sắm hàng hóa, dịch vụ được quy định rõ tại Điều 3 của thông tư. Đây là giải pháp kết hợp giữa công nghệ quản lý và lợi ích thiết thực của người dân nhằm minh bạch hóa nền kinh tế.

Vai trò của Cục Thuế địa phương

Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương được giao vai trò chủ động và chịu trách nhiệm trực tiếp trong việc tổ chức chương trình. Căn cứ vào cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử tập trung của ngành thuế, Cục Thuế địa phương sẽ xây dựng phương án tổ chức, xác định tần suất quay thưởng và cơ cấu giá trị các giải thưởng. Phương án này phải được báo cáo và phê duyệt bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính trước khi công bố rộng rãi và triển khai thực hiện trên địa bàn.

Mục tiêu thúc đẩy minh bạch và chống thất thu ngân sách

Việc triển khai chương trình nhằm mục đích sử dụng cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử có mã có thông tin người mua là cá nhân, hộ kinh doanh tiêu dùng để tiến hành quay số trúng thưởng công khai, khách quan. Khi người tiêu dùng luôn yêu cầu lấy hóa đơn mỗi khi mua hàng để có cơ hội trúng thưởng, doanh nghiệp và hộ kinh doanh bán lẻ sẽ không thể thực hiện các hành vi ẩn doanh thu hoặc trốn thuế, từ đó góp phần chống thất thu ngân sách nhà nước hiệu quả.

Quy định chuyển tiếp khi áp dụng Thông tư 32/2025/TT-BTC

Giai đoạn giao thoa giữa chính sách cũ và mới luôn tiềm ẩn nhiều rủi ro sai sót về mặt nghiệp vụ. Nhằm tháo gỡ khó khăn cho doanh nghiệp, Điều 12 của thông tư đã đưa ra lộ trình chuyển tiếp cực kỳ rõ ràng đối với từng loại chứng từ.

Cách xử lý hóa đơn lập sai theo nghị định cũ (Nghị định 51 và Nghị định 04)

Một trong những vướng mắc lớn nhất của kế toán là khi phát hiện hóa đơn đã lập theo các quy định cũ trước đây như Nghị định số 51/2010/NĐ-CP hoặc Nghị định số 04/2014/NĐ-CP bị sai sót trong thời điểm Thông tư số 32/2025/TT-BTC đã có hiệu lực. Quy trình xử lý chuyển tiếp được hướng dẫn cụ thể:

• Bước 1: Người bán và người mua bắt buộc phải lập một văn bản thỏa thuận bằng giấy hoặc điện tử ghi rõ nội dung sai sót có chữ ký xác nhận của hai bên.
• Bước 2: Người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn cũ đã lập sai. Loại hóa đơn mới sử dụng là hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã tùy thuộc vào phương thức doanh nghiệp đang đăng ký sử dụng ở thời điểm hiện tại.
• Bước 3: Trên hóa đơn điện tử thay thế bắt buộc phải thể hiện dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số trên hóa đơn mới này để gửi cho người mua hoặc gửi lên cơ quan thuế để cấp mã theo quy trình thông thường.

Lộ trình áp dụng chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới

Kể từ thời điểm Nghị định số 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, các tổ chức chi trả thu nhập bắt buộc phải ngừng hoàn toàn việc sử dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo các mẫu cũ trước đây. Tất cả phải chuyển dịch sang áp dụng chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử theo quy chuẩn công nghệ mới tại Nghị định số 70/2025/NĐ-CP. Trong trường hợp chứng từ cũ đã lập bị phát hiện sai sót sau thời điểm chuyển đổi, doanh nghiệp cũng tiến hành lập chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới để thay thế cho chứng từ lập sai.

Quy định sử dụng tiếp đối với biên lai thu phí còn tồn

Nhằm tránh gây lãng phí tài sản công và chi phí in ấn của các đơn vị thu phí, lệ phí, thông tư cho phép tiếp tục sử dụng hết lượng biên lai thu phí, lệ phí còn tồn theo Mẫu cũ của Thông tư số 303/2016/TT-BTC. Sau khi đã sử dụng hết lượng biên lai tồn kho này, các đơn vị mới bắt buộc phải chuyển đổi sang sử dụng mẫu biên lai điện tử theo quy định tại Nghị định số 11/2020/NĐ-CP hoặc Nghị định số 70/2025/NĐ-CP.

5 dấu hiệu nhận diện người nộp thuế rủi ro cao trong đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử là gì?

Theo Điều 9 Thông tư số 32/2025/TT-BTC, người nộp thuế dù có kết quả đối chiếu thông tin khớp đúng nhưng vẫn bị xếp vào diện rủi ro cao nếu xuất hiện một trong các dấu hiệu sau đây:

• Dấu hiệu 1: Có chủ sở hữu hoặc người đại diện theo pháp luật đồng thời là chủ sở hữu hoặc đại diện của một đơn vị khác đã có kết luận chính thức của cơ quan chức năng về hành vi gian lận, mua bán hóa đơn bất hợp pháp.
• Dấu hiệu 2: Chủ sở hữu hoặc người đại diện pháp luật nằm trong danh sách có giao dịch đáng ngờ theo các quy định của Luật Phòng, chống rửa tiền.
• Dấu hiệu 3: Doanh nghiệp đăng ký địa chỉ trụ sở chính không cụ thể theo địa giới hành chính, hoặc đặt tại căn hộ chung cư không được phép sử dụng cho mục đích kinh doanh, hoặc có địa điểm kinh doanh nằm ngoài phạm vi tỉnh, thành phố nơi đặt trụ sở chính.
• Dấu hiệu 4: Người đại diện pháp luật hoặc chủ sở hữu đồng thời đứng tên doanh nghiệp đang ở trạng thái ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt mã số thuế, hoặc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký và có hành vi vi phạm về thuế, hóa đơn.
• Dấu hiệu 5: Các dấu hiệu rủi ro nghiệp vụ khác do cơ quan thuế tự xác định dựa trên bộ chỉ số quản lý rủi ro và có gửi thông báo yêu cầu doanh nghiệp giải trình cụ thể.

Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử mới có ký hiệu mẫu và số như thế nào?

Căn cứ theo Phụ lục II.A kèm theo Thông tư số 32/2025/TT-BTC, quy chuẩn về ký hiệu mẫu và số của chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân điện tử mới bao gồm các quy định:

• Ký hiệu mẫu chứng từ gồm 7 ký tự cố định là 01/CTKT.
• Ký hiệu chứng từ gồm 6 ký tự kết hợp chữ và số. Ví dụ: CT/25E (Trong đó: CT/ là chứng từ, 25 là lập năm 2025, E thể hiện định dạng chứng từ điện tử).
• Số chứng từ được ghi nhận bằng chữ số Ả-rập tối đa 7 chữ số, bắt đầu chạy từ số 1 vào ngày 01/01 hàng năm (hoặc ngày bắt đầu sử dụng) và kết thúc chạy số vào ngày 31/12 cùng năm.

Câu hỏi thường gặp

Thông tư 32/2025/TT-BTC có thay thế hoàn toàn Thông tư 78/2021/TT-BTC không?

Có. Kể từ ngày Thông tư số 32/2025/TT-BTC có hiệu lực thi hành (01/06/2025), văn bản này sẽ thay thế hoàn toàn cho Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021 hướng dẫn về hóa đơn, chứng từ.

Doanh nghiệp đang dùng hóa đơn không mã có bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn có mã ngay lập tức không?

Không bắt buộc chuyển đổi đồng loạt. Doanh nghiệp chỉ phải bắt buộc chuyển đổi sang hóa đơn có mã khi thuộc diện rủi ro cao về thuế theo quy định tại Thông tư số 31/2021/TT-BTC và nhận được thông báo chuyển đổi chính thức (Mẫu số 01/TB-KTT) từ cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Ký hiệu mẫu số và chữ cái nhận diện của hóa đơn thương mại điện tử là gì?

Hóa đơn thương mại điện tử sử dụng mẫu số (ký tự số đầu tiên) là 7. Đồng thời, chữ cái nhận diện loại hóa đơn (ký tự thứ 4 trong nhóm 6 ký tự) là X. Ví dụ cụ thể về ký hiệu hóa đơn này là 7K25XAB.

Làm thế nào để phân biệt nhanh hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế?

Kế toán có thể nhận biết ngay thông qua ký tự chữ cái đầu tiên trong dải 6 ký tự ký hiệu hóa đơn. Nếu ký tự đầu tiên là chữ C thì đó là hóa đơn có mã; nếu ký tự đầu tiên là chữ K thì đó là hóa đơn không có mã của cơ quan thuế.

Khi thực hiện ủy nhiệm lập hóa đơn, doanh nghiệp có bắt buộc phải thông báo với cơ quan thuế không?

Có. Việc ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử được xác định là hành vi thay đổi thông tin đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Cả bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm bắt buộc phải nộp thông báo đăng ký thay đổi thông tin qua Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi xuất hóa đơn ủy nhiệm.

Hóa đơn đã lập sai từ thời kỳ áp dụng Nghị định 51 hoặc Nghị định 04 nay được xử lý ra sao?

Khi phát hiện hóa đơn cũ lập sai, người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót. Sau đó, người bán lập hóa đơn điện tử mới để thay thế hóa đơn đã lập sai. Trên hóa đơn điện tử mới thay thế bắt buộc phải ghi rõ dòng chữ: Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm.

Kết luận

Thông tư số 32/2025/TT-BTC là một bước đi mạnh mẽ của Bộ Tài chính trong việc hoàn thiện thể chế quản lý hóa đơn, chứng từ điện tử tại Việt Nam. Việc thấu hiểu các điểm mới về ủy nhiệm, cách nhận biết ký hiệu hóa đơn, nghiệp vụ cho thuê tài chính đặc thù và các quy định chuyển tiếp sẽ giúp doanh nghiệp chủ động tránh được các rủi ro pháp lý không đáng có.

Trong quá trình triển khai thực tế, nếu gặp các vướng mắc phức tạp về mặt nghiệp vụ hoặc cần hỗ trợ rà soát tính hợp lệ của hệ thống hóa đơn, quý doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến chuyên môn từ MAN – Master Accountant Network để nhận được những giải pháp tư vấn kế toán, kiểm toán tối ưu và an toàn nhất cho hoạt động kinh doanh của mình.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.