Hướng dẫn chi tiết cách viết hóa đơn hàng cho biếu tặng theo quy định mới nhất

Việc xuất hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho biếu tặng là nghiệp vụ thường xuyên tại các doanh nghiệp. Tuy nhiên, quy định về cách ghi tiêu thức người mua trên hóa đơn đã có những cập nhật quan trọng. Căn cứ vào Công văn số 33436/HAN-QLDN3 ngày 25/11/2025 của Cục Thuế TP. Hà Nội và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bài viết này sẽ hướng dẫn doanh nghiệp thực hiện đúng quy định để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ.

Tải file tóm tắt bài viết

Quy định về lập hóa đơn đối với hàng cho biếu tặng

Theo lưu ý từ Cục Thuế TP. Hà Nội tại Công văn số 33436/HAN-QLDN3, khi doanh nghiệp phát sinh việc tặng quà cho các tổ chức hoặc cá nhân, đơn vị bắt buộc phải lập hóa đơn. Nội dung trên hóa đơn phải được ghi đầy đủ theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, vốn đã được sửa đổi và bổ sung bởi khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Nguyên tắc cốt lõi là dù không thu tiền, hàng cho biếu tặng vẫn được coi là hoạt động cung ứng hàng hóa, dịch vụ và phải thực hiện nghĩa vụ thuế cũng như thủ tục hóa đơn tương ứng. Việc không lập hóa đơn hoặc lập sai quy định có thể dẫn đến các rủi ro về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Cách ghi thông tin người mua trên hóa đơn hàng tặng theo Nghị định 70

Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã có những điều chỉnh cụ thể nhằm đơn giản hóa nhưng vẫn đảm bảo tính chặt chẽ trong việc quản lý hóa đơn. Cụ thể, việc ghi tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân của người mua được thực hiện theo các trường hợp sau.

Đối với người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế

Trong trường hợp bên nhận quà tặng là một tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh đã được cấp mã số thuế, bên tặng quà phải ghi đầy đủ các thông tin:

Tên tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh theo đúng giấy đăng ký kinh doanh.
Địa chỉ trụ sở chính theo thông tin đăng ký.
Mã số thuế của bên nhận.

Việc ghi chuẩn xác thông tin theo giấy đăng ký kinh doanh là điều kiện tiên quyết để hóa đơn được chấp nhận là chứng từ hợp lệ cho cả bên tặng và bên nhận trong trường hợp bên nhận cần ghi nhận tài sản.

Đối với người mua không có mã số thuế

Nếu đối tượng nhận quà là các tổ chức không thuộc diện cấp mã số thuế hoặc cá nhân không kinh doanh, quy định nêu rõ:

Ghi tên và địa chỉ của người mua trên hóa đơn.
Trên hóa đơn không nhất thiết phải thể hiện mã số thuế của người mua.

Quy định này giúp tháo gỡ vướng mắc cho doanh nghiệp khi tặng quà cho các khách hàng vãng lai hoặc cá nhân nhỏ lẻ không có thông tin mã số thuế.

Trường hợp đặc biệt tại siêu thị và trung tâm thương mại

Một điểm mới đáng chú ý được quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP liên quan đến hoạt động bán lẻ và tặng quà tại các điểm bán tập trung. Cụ thể, trường hợp bán hàng hoặc tặng quà tại các siêu thị, trung tâm thương mại mà người mua là cá nhân không kinh doanh thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các thông tin:

Tên người mua.
Địa chỉ người mua.
Mã số thuế người mua.
Chữ ký số của người mua.

Quy định này tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vị bán lẻ khi triển khai các chương trình khuyến mại, tặng quà số lượng lớn cho khách hàng cá nhân tại quầy, giúp đẩy nhanh quy trình xuất hóa đơn và giảm bớt thủ tục hành chính.

Lưu ý về nội dung và hồ sơ kèm theo hóa đơn hàng tặng

Bên cạnh việc ghi thông tin người mua, doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố về giá trị, dòng thuế suất và hồ sơ chứng minh để đảm bảo chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Giá tính thuế và thuế suất đối với hàng cho biếu tặng

Theo quy định hiện hành về thuế Giá trị gia tăng, giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động này. Doanh nghiệp cần xác định giá trị thị trường phù hợp để ghi vào dòng đơn giá. Thuế suất thuế Giá trị gia tăng được áp dụng theo mức thuế suất của loại hàng hóa, dịch vụ đó đang lưu hành.

Các tiêu thức khác trên hóa đơn

Hóa đơn hàng tặng vẫn phải thể hiện rõ tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính và số lượng. Tại phần ghi chú hoặc tên hàng hóa, doanh nghiệp nên ghi thêm nội dung Hàng cho biếu tặng không thu tiền để làm rõ bản chất giao dịch. Tổng cộng tiền thanh toán trên hóa đơn vẫn bao gồm tiền hàng và tiền thuế, dù thực tế khách hàng không phải trả tiền.

Hồ sơ chứng minh chi phí được trừ

Để khoản chi phí hàng tặng này được chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế Thu nhập doanh nghiệp, ngoài hóa đơn đã lập, doanh nghiệp cần lưu trữ thêm các chứng từ như:

Quyết định hoặc phê duyệt chương trình quà tặng từ ban lãnh đạo.
Danh sách khách hàng nhận quà có ký xác nhận hoặc biên bản bàn giao hàng hóa.
Các hợp đồng hoặc hóa đơn đầu vào chứng minh nguồn gốc và giá vốn của hàng tặng.

Nguồn trích dẫn:

Công văn số 33436/HAN-QLDN3 ngày 25/11/2025 của Cục Thuế TP. Hà Nội.

Nghị định số 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Thông tư 219/2013/TT-BTC hướng dẫn thi hành Luật thuế Giá trị gia tăng.

Kết luận về việc xử lý hóa đơn hàng cho biếu tặng

Việc tuân thủ đúng các hướng dẫn tại Công văn 33436 và Nghị định 70 không chỉ giúp doanh nghiệp minh bạch trong báo cáo tài chính mà còn tránh được những sai sót pháp lý không đáng có trong quá trình thanh kiểm tra thuế. Kế toán doanh nghiệp cần chủ động rà soát thông tin người nhận quà theo đúng đối tượng để thực hiện ghi tiêu thức người mua phù hợp, đồng thời chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh đi kèm nhằm bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế và tối ưu hóa chi phí doanh nghiệp một cách hợp pháp.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Các dịch vụ khác

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.