Thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán là yếu tố pháp lý quan trọng mà mọi doanh nghiệp và kế toán viên cần nắm vững để tránh rủi ro phạt hành chính, truy thu thuế hay mất chứng từ quan trọng. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết quy định thời hạn 5, 10, 20 năm và vĩnh viễn, phân loại theo chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính, cùng cách lưu trữ giấy tờ và điện tử đúng chuẩn. Đồng thời, bạn sẽ hiểu hậu quả khi không tuân thủ và các biện pháp tối ưu hóa công tác lưu trữ, giúp doanh nghiệp luôn sẵn sàng cho thanh tra, kiểm toán.
Cơ sở pháp lý về thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán
Để đảm bảo tính xác thực tuyệt đối, mọi quy định về thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán tại Việt Nam đều phải căn cứ vào hai văn bản pháp luật nền tảng:
Luật Kế toán 2015
Luật Kế toán là căn cứ pháp lý cao nhất điều chỉnh hoạt động kế toán. Điều khoản then chốt quy định về lưu trữ tài liệu là:
- Điều 40. Tài liệu kế toán lưu trữ: Quy định rõ các loại tài liệu cần lưu trữ, bao gồm chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, tài liệu quản lý, kiểm toán, và các tài liệu khác.
- Điều 41. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán: Nêu nguyên tắc chung, theo đó tài liệu kế toán phải được lưu trữ với thời hạn 5 năm, 10 năm hoặc lưu trữ vĩnh viễn, tùy theo tính chất và nội dung của tài liệu.
Nghị định 174/2016/NĐ-CP
Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 là văn bản hướng dẫn chi tiết nhất và được sử dụng làm cơ sở để phân loại thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán một cách cụ thể. Toàn bộ các quy định chi tiết về thời hạn 5 năm, 10 năm và trên 10 năm (mà ta thường gọi là “vĩnh viễn”) đều được quy định chi tiết tại Nghị định này.
Phân loại chi tiết thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán
Căn cứ vào Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán được phân loại thành ba nhóm chính, mỗi nhóm áp dụng cho các loại chứng từ, sổ sách và báo cáo có tính chất quan trọng khác nhau. Việc nắm rõ sự khác biệt này là chìa khóa để tuân thủ pháp luật.
Thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán tối thiểu 05 năm
Thời hạn 05 năm áp dụng cho các tài liệu có giá trị thông tin ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành hàng ngày và là căn cứ trực tiếp để ghi sổ. Căn cứ Điều 12 Nghị định 174/2016 cụ thể như sau:
| Loại tài liệu | Mô tả |
| Chứng từ Kế toán không sử dụng trực tiếp ghi sổ kế toán và lập Báo cáo Tài chính. | Bao gồm các tài liệu chỉ sử dụng cho mục đích quản lý, điều hành nội bộ. Như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán. |
| Tài liệu sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập Báo cáo Tài chính | Các chứng từ này đã được sử dụng và hoàn tất việc ghi sổ, nhưng chỉ áp dụng cho những tài liệu mà pháp luật không quy định lưu trữ 10 năm. |
| Sổ chi tiết, thẻ, bảng kê chi tiết | Các tài liệu này được dùng để tổng hợp, theo dõi chi tiết các nghiệp vụ phát sinh nhưng có thể được hủy sau khi BCTC và sổ tổng hợp đã được kiểm toán hoặc phê duyệt. |
Lưu ý: Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán 05 năm bắt đầu tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm phát sinh tài liệu.
Thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán tối thiểu 10 năm
Đây là nhóm quan trọng nhất, bao gồm hầu hết các tài liệu gốc có giá trị pháp lý cao, là căn cứ để cơ quan nhà nước (cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra) thực hiện kiểm tra trong một chu kỳ dài. Việc tuân thủ thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán 10 năm là bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp.
| Loại tài liệu | Mô tả chi tiết |
| Chứng từ Kế toán sử dụng trực tiếp để ghi Sổ Kế toán và lập Báo cáo Tài chính | Các bảng kê, bảng tổng hợp chi tiết, các sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, BCTC (tháng, quý, năm), báo cáo quyết toán, báo cáo tự kiểm tra kế toán, biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán lưu trữ và tài liệu khác sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. |
| Tài liệu liên quan đến thanh lý, tài sản cố định | Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản. |
| Tài liệu về quyết toán dự án hoàn thành | Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm và tài liệu kế toán về báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm B, C. |
| Tài liệu liên quan tại đơn vị | Hồ sơ kiểm toán của Kiểm toán Nhà nước, hồ sơ thanh tra, kiểm tra, giám sát của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc hồ sơ của các tổ chức kiểm toán độc lập |
| Tài liệu kế toán liên quan đến thành lập, chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị, giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, kết thúc dự án. | |
| Các tài liệu khác không được quy định tại Điều 12 và Điều 14 Nghị định này. | |
| Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại các khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 10 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó. | |
Lưu ý: Thời điểm tính thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán 10 năm tính từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm phát sinh.
Thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn
Theo Điều 14 Nghị định Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy dịnh cụ thể như sau:
“Đối với đơn vị kế toán trong lĩnh vực kế toán nhà nước, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm Báo cáo tổng quyết toán ngân sách nhà nước năm đã được Quốc hội phê chuẩn, Báo cáo quyết toán ngân sách địa phương đã được Hội đồng nhân dân các cấp phê chuẩn; Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành thuộc nhóm A, dự án quan trọng quốc gia; Tài liệu kế toán khác có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán khác phải lưu trữ vĩnh viễn do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán, do ngành hoặc địa phương quyết định trên cơ sở xác định tính chất sử liệu, ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Đối với hoạt động kinh doanh, tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm các tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn do người đứng đầu hoặc người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định căn cứ vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin để quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trữ dưới hình thức bản gốc hoặc hình thức khác.
Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế toán bị hủy hoại tự nhiên.”
Nguồn: Thư viện Pháp luật
Hình thức và phương thức lưu trữ
Việc hiểu rõ thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán cần đi đôi với việc biết cách lưu trữ sao cho khoa học, an toàn và hợp lệ, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số.
Hình thức lưu trữ: Giấy và Điện tử
Để đảm bảo thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán được tuân thủ đúng quy định, doanh nghiệp cần lựa chọn hình thức lưu trữ phù hợp và triển khai các phương thức lưu trữ cụ thể, bao gồm lưu trữ giấy và lưu trữ điện tử, đồng thời xác định rõ trách nhiệm, nơi lưu trữ và quy trình tiêu hủy tài liệu hết hạn. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cho từng phương thức:
Tài liệu giấy (Bản gốc)
Để đảm bảo chứng từ kế toán được bảo quản an toàn và dễ dàng tra cứu, việc lưu trữ tài liệu giấy (bản gốc) cần tuân thủ các nguyên tắc rõ ràng về sắp xếp, đánh số, lập danh mục và bảo quản. Bảng dưới đây tổng hợp chi tiết các yêu cầu và phương thức lưu trữ chuẩn cho chứng từ giấy, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật.
| Hạng mục | Chi tiết |
| Yêu cầu | Phải là bản gốc hoặc bản sao chứng thực. |
| Sắp xếp thời gian | Sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh (tháng, quý, năm). |
| Sắp xếp theo loại hình | Phân loại theo nhóm: Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập, Phiếu xuất, Hóa đơn VAT, Sổ Cái; đóng thành tập theo từng tháng hoặc quý. |
| Đánh số và lập danh mục | Mỗi tập tài liệu được đánh số thứ tự, ghi rõ tên tài liệu, thời gian lưu trữ, và người phụ trách để dễ tra cứu. |
| Bảo quản | Bảo quản trong kho an toàn, chống ẩm mốc, cháy nổ, mối mọt và chống thất lạc |
Việc tuân thủ đầy đủ các yêu cầu trên không chỉ giúp doanh nghiệp lưu trữ chứng từ kế toán giấy một cách khoa học, an toàn mà còn giảm thiểu rủi ro thất lạc, hư hỏng trong quá trình kiểm tra, thanh tra hay kiểm toán. Từ nền tảng này, doanh nghiệp có thể tiếp tục triển khai hiệu quả các hình thức lưu trữ khác, đặc biệt là lưu trữ điện tử, phương thức ngày càng phổ biến và tối ưu trong quản trị dữ liệu.
Tài liệu điện tử
Song song với hình thức lưu trữ chứng từ giấy, việc áp dụng lưu trữ tài liệu điện tử ngày càng trở thành xu hướng bắt buộc trong quản trị kế toán hiện đại. Để được công nhận là tài liệu kế toán hợp pháp, chứng từ điện tử phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về tính toàn vẹn, khả năng truy cập và giá trị pháp lý. Bảng dưới đây trình bày chi tiết những yêu cầu cốt lõi mà doanh nghiệp cần tuân thủ khi lưu trữ chứng từ kế toán điện tử. Các tài liệu được ghi, tạo lập, lưu giữ, truyền tải bằng phương tiện điện tử được coi là tài liệu kế toán nếu đáp ứng các tiêu chuẩn sau:
| Hạng mục | Chi tiết |
|---|---|
| Tính toàn vẹn | Thông tin phải được bảo vệ tuyệt đối, không bị chỉnh sửa, thay đổi trong suốt thời hạn lưu trữ |
| Tính truy cập | Tài liệu phải có khả năng truy cập, sử dụng và in ra giấy dưới dạng bản chính khi cần phục vụ kiểm tra, thanh tra, kiểm toán |
| Chữ ký điện tử | Phải có chữ ký điện tử hợp lệ, đúng quy định pháp luật để đảm bảo giá trị pháp lý tương đương bản giấy. |
Việc tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn nêu trên giúp tài liệu điện tử giữ nguyên giá trị pháp lý như bản giấy, đồng thời tối ưu hóa công tác lưu trữ, tra cứu và bảo mật dữ liệu. Khi doanh nghiệp triển khai đúng quy trình, hình thức lưu trữ điện tử không chỉ đáp ứng quy định pháp luật mà còn nâng cao hiệu quả quản lý, hỗ trợ mạnh mẽ cho quá trình kiểm tra, thanh tra và kiểm toán trong tương lai.
Tiêu hủy tài liệu kế toán hết hạn: Ai thực hiện và tiêu hủy như thế nào?
Khi hết thời hạn lưu trữ tài liệu Kế toán, đơn vị Kế toán thực hiện tiêu hủy theo Điều 16 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, cụ thể:
“Tài liệu kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán.
Tài liệu kế toán lưu trữ của đơn vị kế toán nào thì đơn vị kế toán đó thực hiện tiêu hủy.
Tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy tài liệu kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.”
Thủ tục tiêu hủy
Để việc tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ được thực hiện đúng quy định và đảm bảo tính minh bạch, doanh nghiệp phải tuân theo quy trình chặt chẽ từ khâu thành lập hội đồng đến lập biên bản tiêu hủy. Cụ thể, thủ tục tiêu hủy bao gồm các bước sau:
“Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định thành lập “Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ”. Thành phần Hội đồng gồm: Lãnh đạo đơn vị kế toán, kế toán trưởng, đại diện của bộ phận lưu trữ và các thành phần khác do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chỉ định.
Hội đồng tiêu hủy tài liệu kế toán phải tiến hành kiểm kê, đánh giá, phân loại tài liệu kế toán theo từng loại, lập Danh mục tài liệu kế toán tiêu hủy và Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ.
Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán hết thời hạn lưu trữ” phải lập ngay sau khi tiêu hủy tài liệu kế toán và phải ghi rõ các nội dung: Loại tài liệu kế toán đã tiêu hủy, thời hạn lưu trữ của mỗi loại, hình thức tiêu hủy, kết luận và chữ ký của các thành viên Hội đồng tiêu hủy.”
Kết luận
Tuân thủ thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán là nền tảng để doanh nghiệp đảm bảo minh bạch, bảo vệ dữ liệu và sẵn sàng cho mọi hoạt động kiểm tra, thanh tra hay kiểm toán. Việc phân loại tài liệu theo thời hạn lưu trữ, lựa chọn hình thức bảo quản phù hợp và thực hiện đúng quy trình tiêu hủy giúp xây dựng hệ thống quản lý kế toán chuẩn mực, bền vững. Để tối ưu hóa công tác này, doanh nghiệp nên áp dụng các giải pháp số hóa và xây dựng quy trình lưu trữ điện tử hiệu quả, từ đó tiết kiệm thời gian, chi phí và nâng cao uy tín trên thị trường.
Liên hệ MAN – Master Accountant Network để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.
Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network
- Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
- Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
- Email: man@man.net.vn
Câu hỏi thường gặp (FAQs)
Tài liệu kế toán phải lưu trữ vĩnh viễn gồm những gì?
Quy định lưu trữ chứng từ kế toán mới nhất là văn bản nào?
Quy định mới nhất và chi tiết nhất về thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán vẫn là Điều 12 của Nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016. Các văn bản khác (như Nghị định xử phạt vi phạm hành chính) chỉ quy định về chế tài xử lý khi không tuân thủ.
Lưu trữ chứng từ kế toán điện tử có cần phải giữ bản giấy không?
Theo quy định, nếu tài liệu điện tử được tạo lập và lưu trữ theo đúng quy định của Luật Giao dịch điện tử và có chữ ký điện tử hợp lệ, bản điện tử có giá trị pháp lý như bản gốc giấy. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn giữ bản giấy trong thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán 10 năm để tiện cho việc đối chiếu trực tiếp khi cơ quan thuế yêu cầu.
Nội dung liên quan
Kiểm toán Tin tức
Tin tức Kiểm toán
Tin tức Kế toán - Thuế
Kiểm toán Tin tức
Tin tức Kế toán - Thuế
Kiểm toán Tin tức