Tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản để được trừ thuế TNDN

Quy định mới về việc chi trả tiền lương từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải chuyển khoản ngân hàng đang gây nhiều chú ý cho doanh nghiệp. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP và hướng dẫn mới nhất từ cơ quan Thuế, các khoản chi bằng tiền mặt không còn được chấp nhận là chi phí hợp lý nếu vượt định mức này. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết các điều kiện để chi phí tiền lương được tính là chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp.

Tải File Tóm Tắt Bài Viết

Hiệu lực áp dụng quy định chuyển khoản tiền lương từ năm 2026

Quy định tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản ngân hàng từ năm 2026

Nghị định 320/2025/NĐ-CP có hiệu lực chính thức từ ngày 15/12/2025 đã thay đổi căn bản cách thức quản lý chi phí tiền lương tại doanh nghiệp. Kể từ thời điểm này, mọi khoản chi bao gồm cả tiền lương có giá trị từng lần từ 05 triệu đồng trở lên bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Đây là căn cứ pháp lý cao nhất để cơ quan thuế kiểm tra tính hợp lệ của chi phí được trừ khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp hàng năm.

Sự thay đổi này không chỉ nhằm mục đích minh bạch hóa thị trường lao động mà còn là công cụ để Nhà nước quản lý dòng tiền, hạn chế thất thu thuế. Đối với kế toán, việc nắm vững mốc thời gian và ngưỡng giá trị chi trả là yếu tố sống còn để bảo vệ quỹ lương của doanh nghiệp trước các kỳ thanh tra. Quy định tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản chính là điểm mấu chốt mà các đơn vị cần đặc biệt lưu tâm khi xây dựng quy trình thanh toán nội bộ.

Nội dung Công văn 654/TNI-QLDN1 của Cục Thuế tỉnh Tây Ninh

Tại Công văn số 654/TNI-QLDN1 ngày 4/2/2026, Cục Thuế tỉnh Tây Ninh đã làm rõ việc áp dụng chính sách thuế TNDN đối với các khoản chi lương. Cụ thể, trường hợp Công ty trả lương cho người lao động bằng tiền mặt với số tiền từ 5 triệu đồng/lần trở lên thì khoản chi này sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Quy định này áp dụng đồng nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp có phát sinh chi trả thu nhập cho người lao động trên địa bàn và là tiền lệ tham khảo quan trọng cho các địa phương khác.

Dưới đây là Bảng so sánh quy định thanh toán tiền lương bằng tiền mặt qua các giai đoạn để doanh nghiệp dễ dàng hình dung sự thay đổi:

Bảng so sánh quy định thanh toán tiền lương bằng tiền mặt qua các giai đoạn
Tiêu chí	Trước ngày 15/12/2025	Từ ngày 15/12/2025 (Nghị định 320/2025)
Ngưỡng bắt buộc chuyển khoản	Từ 20 triệu đồng trở lên	Từ 05 triệu đồng trở lên
Đối tượng áp dụng	Mọi khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ	Bao gồm cả chi trả tiền lương, tiền công
Hình thức thanh toán bằng tiền mặt	Được tính chi phí trừ nếu dưới 20 triệu	Chỉ được tính chi phí trừ nếu dưới 05 triệu

Lưu ý: Bảng so sánh trên nhấn mạnh sự siết chặt về ngưỡng định mức theo tinh thần mới, buộc doanh nghiệp phải điều chỉnh ngay phương thức thanh toán. Việc tuân thủ quy định tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản sẽ giúp doanh nghiệp tránh được việc bị loại chi phí khi quyết toán thuế sau này.

Rủi ro khi doanh nghiệp trả lương bằng tiền mặt trên 5 triệu đồng

Việc không tuân thủ hình thức thanh toán không dùng tiền mặt đối với ngưỡng tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản sẽ dẫn đến những hệ lụy trực tiếp cho tài chính doanh nghiệp:

Toàn bộ chi phí tiền lương vi phạm bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN, làm tăng thu nhập chịu thuế một cách cơ học.
Doanh nghiệp phải nộp thêm 20% thuế TNDN trên phần chi phí bị loại, điều này gây thiệt hại trực tiếp đến lợi nhuận sau thuế và dòng tiền vận hành.
Phát sinh các khoản phạt chậm nộp tiền thuế và phạt hành chính do kê khai sai căn cứ tính thuế theo quy định tại Luật Quản lý thuế hiện hành.

Điều kiện để trả lương hộ qua tài khoản người khác vẫn được trừ thuế

Trong nhiều trường hợp thực tế, người lao động chưa kịp mở tài khoản hoặc gặp khó khăn về công nghệ nên ủy quyền cho người thân nhận thay. Doanh nghiệp vẫn được tính vào chi phí được trừ đối với mức tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản nếu đáp ứng đồng thời 3 điều kiện nghiêm ngặt theo hướng dẫn tại Công văn 654/TNI-QLDN1.

Văn bản ủy quyền nhận thay tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản hợp lệ

Hoàn thiện bộ hồ sơ chứng minh quan hệ lao động thực tế

Hồ sơ lao động phải được chuẩn bị đầy đủ và chặt chẽ để chứng minh khoản chi trả là thực tế phát sinh, tránh việc doanh nghiệp đưa các đối tượng không làm việc thực tế vào bảng lương:

Hợp đồng lao động còn hiệu lực, ghi rõ phương thức chi trả lương qua tài khoản.
Bảng chấm công và bảng tính lương hàng tháng có đầy đủ chữ ký xác nhận của các bộ phận liên quan và người lao động.
Các quy chế tài chính hoặc quy chế lương thưởng của công ty quy định rõ về việc chấp nhận ủy quyền nhận thay lương trong các trường hợp đặc biệt liên quan đến mức tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản.

Yêu cầu về tính pháp lý của văn bản ủy quyền nhận lương

Văn bản ủy quyền nhận thay lương là chứng từ then chốt để giải trình với cơ quan thuế khi kiểm tra chứng từ chuyển khoản không trùng tên người lao động đối với khoản tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản:

Phải được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền như Ủy ban nhân dân xã/phường hoặc Văn phòng công chứng theo đúng quy định của pháp luật về dân sự.
Nội dung văn bản ghi rõ thông tin định danh (CCCD, mã số thuế) của người ủy quyền, người được ủy quyền và số tài khoản ngân hàng thụ hưởng cụ thể của người nhận thay.
Văn bản ủy quyền phải được lập trước hoặc tại thời điểm chi trả thu nhập để đảm bảo tính hợp pháp của giao dịch tài chính.

Quy chuẩn nội dung trên chứng từ chuyển khoản ngân hàng

Chứng từ chuyển tiền hay Ủy nhiệm chi phải thể hiện rõ mối liên kết pháp lý giữa người lao động trực tiếp và người nhận thay để cơ quan thuế có căn cứ đối soát cho mức tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản:

Nội dung chuyển khoản trên ứng dụng ngân hàng hoặc tại quầy phải ghi rõ: Thanh toán lương cho người lao động [Họ tên] theo văn bản ủy quyền số [Số văn bản].
Số tiền chuyển khoản phải khớp tuyệt đối với số tiền thực nhận trên bảng lương sau khi đã khấu trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc và thuế TNCN (nếu có).

Phân biệt giá trị từng lần chi trả lương để áp dụng đúng luật

Kế toán doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý về khái niệm “giá trị từng lần chi trả” để tối ưu hóa dòng tiền và tuân thủ đúng quy định về tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản:

Nếu doanh nghiệp chia lương thành nhiều đợt chi trong một tháng, ví dụ như tạm ứng đợt một là 3 triệu và thanh toán đợt hai là 4 triệu, thì cả hai lần chi này đều có thể sử dụng tiền mặt vì mỗi lần đều dưới ngưỡng quy định.
Tuy nhiên, nếu có bất kỳ một lần chi trả nào, bao gồm cả tiền thưởng hoặc trợ cấp đột xuất, có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện chuyển khoản để khoản chi đó được tính là chi phí hợp lệ.

Việc hiểu sai hoặc áp dụng máy móc quy định tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản có thể dẫn đến lãng phí nguồn lực hoặc gây rủi ro pháp lý không đáng có cho đơn vị sử dụng lao động.

Giải đáp thắc mắc về thanh toán lương không dùng tiền mặt

Trong quá trình triển khai quy định mới, nhiều doanh nghiệp đã đặt ra những câu hỏi thực tế nhằm đảm bảo tính tuân thủ cao nhất đối với chính sách tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản:

Đối với người lao động nước ngoài chưa có tài khoản tại Việt Nam?

Doanh nghiệp có thể chi trả vào tài khoản ngân hàng tại nước ngoài của họ hoặc sử dụng văn bản ủy quyền cho người đại diện tại Việt Nam nhận thay nhưng phải đảm bảo đúng quy định về quản lý ngoại hối hiện hành.

Về việc chi trả lương qua các ví điện tử?

Hiện nay, các hình thức thanh toán qua ví điện tử được liên kết trực tiếp với tài khoản ngân hàng và có chứng từ đối soát rõ ràng thường được coi là thanh toán không dùng tiền mặt, tuy nhiên doanh nghiệp nên ưu tiên chuyển khoản trực tiếp từ tài khoản định danh của công ty.

Các trường hợp nào bất khả kháng?

Nếu doanh nghiệp nằm trong khu vực xảy ra thiên tai hoặc sự cố hạ tầng viễn thông kéo dài khiến việc chuyển khoản tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản bị gián đoạn, cần có văn bản xác nhận của chính quyền địa phương để làm căn cứ giải trình.

Kết luận và giải pháp tối ưu chi phí thuế cho doanh nghiệp

Việc nắm vững và thực hiện đúng quy định tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản là bài toán cấp thiết để doanh nghiệp bảo vệ lợi nhuận và hạn chế rủi ro pháp lý trong năm 2026. Để đảm bảo hệ thống chứng từ luôn chuẩn chỉnh và sẵn sàng cho các đợt thanh tra thuế, quý doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các giải pháp chuyên môn sâu tại hệ thống của chúng tôi:

Tối ưu quy trình ghi nhận chi phí với dịch vụ kế toán chuyên nghiệp.
Đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong các kỳ quyết toán qua dịch vụ báo cáo thuế trọn gói.

Nếu quý khách hàng còn bất kỳ vướng mắc nào về cách lập văn bản ủy quyền hoặc phương thức chuyển khoản lương hợp lệ theo quy định mới về tiền lương từ 5 triệu phải chuyển khoản, hãy liên hệ ngay với đội ngũ chuyên gia của MAN để được tư vấn trực tiếp và chi tiết nhất.

Liên Hệ Nhận Tư Vấn

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.

Nguồn trích dẫn: Bài viết tại LuatVietnam