Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị trước khi kiểm toán

Danh mục hồ sơ cần chuẩn bị trước khi kiểm toán là chìa khóa giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian làm việc với kiểm toán viên và đảm bảo tính chính xác của báo cáo tài chính. Việc chủ động rà soát và sắp xếp chứng từ không chỉ giúp quy trình kiểm toán diễn ra thuận lợi mà còn giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện các sai sót trong hệ thống kế toán trước khi phát hành báo cáo chính thức.

Tại sao cần chuẩn bị hồ sơ kiểm toán sớm

Năm 2026, các chuẩn mực kiểm toán quốc tế (ISA) và quy định nội địa đòi hỏi tính minh bạch ngày càng cao. Doanh nghiệp sở hữu một danh mục hồ sơ cần chuẩn bị trước khi kiểm toán đầy đủ sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết yếu:

• Tối ưu hóa thời gian thực hiện: Kiểm toán viên có thể bắt tay vào kiểm tra chi tiết ngay lập tức thay vì mất thời gian chờ đợi doanh nghiệp tìm kiếm chứng từ.
• Giảm thiểu các bút toán điều chỉnh: Khi hồ sơ được chuẩn bị kỹ, kế toán có cơ hội tự rà soát và điều chỉnh các lỗi hạch toán sơ đẳng.
• Nâng cao uy tín với đơn vị kiểm toán: Sự chuyên nghiệp trong khâu chuẩn bị giúp kiểm toán viên đánh giá cao hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Để quy trình diễn ra trọn vẹn nhất, bạn nên tham khảo sự hỗ trợ từ các đơn vị cung cấp dịch vụ kiểm toán trọn gói uy tín.

Nhóm hồ sơ pháp lý và tổ chức doanh nghiệp

Đây là nhóm hồ sơ nền tảng mà bất kỳ đoàn kiểm toán nào cũng yêu cầu cung cấp đầu tiên để xác định thực thể và phạm vi kiểm soát:

• Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh và các giấy phép con: Bao gồm các thay đổi về vốn, thành viên góp vốn tính đến thời điểm cuối năm tài chính.
• Điều lệ công ty và quy chế tài chính nội bộ: Các quy định về định mức chi phí, quy trình phê duyệt chi và chính sách nhân sự.
• Các biên bản họp Ban Giám đốc và Hội đồng quản trị: Tập trung vào các quyết định quan trọng ảnh hưởng đến tài chính như đầu tư dự án, vay vốn hoặc thanh lý tài sản.
• Danh sách các bên liên quan và giao dịch liên kết: Hồ sơ xác định các bên có quan hệ mật thiết để kiểm tra tính khách quan của các giao dịch nội bộ.

Danh mục hồ sơ kế toán và báo cáo tài chính

Trong danh mục hồ sơ cần chuẩn bị trước khi kiểm toán, phần số liệu kế toán chiếm khối lượng lớn nhất và đòi hỏi độ chính xác tuyệt đối:

• Bảng cân đối phát sinh tài khoản: Chi tiết từ cấp 1 đến cấp thấp nhất cho toàn bộ năm tài chính.
• Báo cáo tài chính nội bộ: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự thảo.
• Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản: Toàn bộ các tài khoản từ loại 1 đến loại 9 đã được khóa sổ.
• Sổ nhật ký chung: Danh sách toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm.

Hồ sơ chi tiết về tài sản và công nợ

Để kiểm tra tính hiện hữu và giá trị của các khoản mục trên báo cáo, doanh nghiệp cần chuẩn bị:

• Biên bản kiểm kê tài sản và tiền mặt: Thực hiện tại thời điểm 31/12, có chữ ký của các thành viên ban kiểm kê.
• Sổ chi tiết tài sản cố định: Danh mục trích khấu hao, hồ sơ mua sắm và hóa đơn chứng từ liên quan đến tài sản mới đầu tư.
• Thư xác nhận số dư ngân hàng và công nợ: Danh sách các thư xác nhận đã gửi đi và nhận về từ khách hàng, nhà cung cấp và ngân hàng.
• Hợp đồng kinh tế quan trọng: Các hợp đồng mua bán, thuê tài sản có giá trị lớn phát sinh trong năm.

Hồ sơ nhân sự và nghĩa vụ thuế

Kiểm toán viên sẽ rà soát kỹ tính tuân thủ pháp luật lao động và thuế thông qua:

• Bảng lương và hồ sơ bảo hiểm xã hội: Danh sách chi trả lương hàng tháng và bằng chứng nộp bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân (TNCN).
• Hồ sơ quyết toán thuế các năm trước: Các biên bản thanh tra thuế (nếu có) để kiểm toán viên đánh giá rủi ro tiềm tàng.
• Tờ khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Toàn bộ các tờ khai định kỳ đã nộp cho cơ quan thuế trong năm.
• Hồ sơ xác định giá giao dịch liên kết: Đối với các doanh nghiệp có phát sinh giao dịch với bên liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP.

Theo dữ liệu khảo sát từ các công ty kiểm toán hàng đầu năm 2025, doanh nghiệp có sự chuẩn bị hồ sơ tốt giúp giảm được tới 30% thời gian thực địa của kiểm toán viên (Nguồn: Báo cáo khảo sát năng lực kế toán doanh nghiệp khu vực phía Nam 2025).

Lưu ý khi sắp xếp chứng từ gốc

Trong danh mục hồ sơ cần chuẩn bị trước khi kiểm toán, cách sắp xếp chứng từ gốc quyết định hiệu quả làm việc:

• Sắp xếp theo trình tự thời gian: Hóa đơn, chứng từ đi kèm phiếu thu, phiếu chi hoặc phiếu nhập, xuất kho nên được đóng thành bộ theo tháng hoặc quý.
• Đánh chỉ mục rõ ràng: Sử dụng các tệp bìa có nhãn tên loại tài khoản hoặc nhóm nghiệp vụ để dễ dàng tra cứu.
• Bản sao và bản chính: Chuẩn bị sẵn các bản photocopy cho những chứng từ kiểm toán viên muốn lưu hồ sơ mẫu, tránh việc mang bản chính ra khỏi văn phòng doanh nghiệp.

Câu hỏi thường gặp về hồ sơ kiểm toán

Đồng hành cùng doanh nghiệp trong kỳ kiểm toán 2026

Việc chuẩn bị đầy đủ danh mục hồ sơ cần chuẩn bị trước khi kiểm toán giúp doanh nghiệp tự tin giải trình và bảo vệ số liệu trước các đơn vị kiểm toán độc lập. Chúng tôi cung cấp dịch vụ hỗ trợ soát xét và chuẩn hóa hồ sơ, đảm bảo doanh nghiệp luôn trong trạng thái sẵn sàng cho mọi kỳ kiểm toán.

Để nhận được biểu mẫu danh mục chi tiết phù hợp với đặc thù ngành nghề, quý doanh nghiệp vui lòng liên hệ với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ chuyên sâu nhất.

Liên Hệ Nhận Tư Vấn

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.