Văn bản giải trình thuế TNCN cho cá nhân theo Mẫu 01/VBGT

Khi phát sinh các trường hợp thuộc diện được bổ sung hồ sơ giải trình theo quy định của pháp luật quản lý thuế, cá nhân và tổ chức chi trả thu nhập cần lập văn bản giải trình thuế TNCN cho cá nhân để gửi cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Bài viết này phân tích chi tiết quy định áp dụng Mẫu 01/VBGT, phân biệt thủ tục giải trình với khai bổ sung, hướng dẫn nội dung lập hồ sơ và quy trình thực hiện theo hệ thống văn bản pháp luật có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Nếu bạn chưa nắm rõ các quy định cơ bản về nghĩa vụ thuế cá nhân, có thể tham khảo thêm bài viết tổng quan thuế TNCN để có góc nhìn toàn diện hơn.

Mẫu văn bản giải trình hồ sơ khai thuế TNCN cho cá nhân

Văn bản giải trình hồ sơ khai thuế thu nhập cá nhân áp dụng biểu mẫu Mẫu 01/VBGT ban hành tại điểm 2 Phụ lục I kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Đây là biểu mẫu chuẩn dùng chung cho việc giải trình hồ sơ khai thuế của người nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế, không phải mẫu biểu ban hành riêng cho thuế thu nhập cá nhân.

Mẫu 01/VBGT – Văn bản giải trình hồ sơ khai thuế

Mẫu 01/VBGT có tên chính thức là “Văn bản giải trình hồ sơ khai thuế”, ban hành tại điểm 2 Phụ lục I kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC. Biểu mẫu này được sử dụng khi người nộp thuế thuộc trường hợp được bổ sung hồ sơ giải trình hồ sơ khai thuế quy định tại khoản 4 và khoản 8 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, với trình tự gửi và xử lý hồ sơ thực hiện theo khoản 7 Điều 17 Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Hệ thống chỉ tiêu trên Mẫu 01/VBGT được thiết kế đồng bộ nhằm ghi nhận đầy đủ các thông tin giải trình, bao gồm các thành phần cơ bản sau:

• Thông tin định danh của người nộp thuế (Họ tên, Mã số thuế, Số định danh cá nhân, địa chỉ liên hệ, số điện thoại).
• Thông tin hồ sơ khai thuế cần giải trình (Kỳ tính thuế, tên tờ khai, ngày nộp hồ sơ gốc).
• Bảng thông tin điều chỉnh so với số đã kê khai, ghi nhận rõ: số đã kê khai, số điều chỉnh, chênh lệch/thay đổi và số tiền điều chỉnh tăng hoặc giảm nghĩa vụ thuế (bao gồm tăng số thuế phải nộp, giảm số thuế còn được khấu trừ chuyển kỳ sau hoặc giảm số thuế đã được hoàn).
• Lý do giải trình, nội dung giải trình chi tiết và danh mục tài liệu, chứng từ đính kèm.

Lưu ý khi sử dụng mẫu từ ngày 01/07/2026

Khi áp dụng hệ thống biểu mẫu quản lý thuế mới từ ngày 01/07/2026, người nộp thuế cần tuân thủ các nguyên tắc pháp lý sau:

• Sử dụng thống nhất Mẫu 01/VBGT theo ban hành tại Thông tư 89/2026/TT-BTC, không tự thiết kế văn bản hoặc sử dụng các mẫu biểu đã hết hiệu lực.
• Căn cứ chính xác vào quy định pháp lý thuộc diện được giải trình để đối chiếu đúng phạm vi, kỳ tính thuế và chỉ tiêu cần làm rõ.
• Xác định đúng bản chất sai sót trên hồ sơ. Trường hợp thuộc diện phải lập hồ sơ khai bổ sung theo quy định chung thì phải thực hiện khai bổ sung bằng Mẫu 01/KHBS, không sử dụng Mẫu 01/VBGT để thay thế thủ tục khai bổ sung.

Khi nào cá nhân phải giải trình hồ sơ khai thuế TNCN

Cá nhân hoặc tổ chức chi trả thu nhập thực hiện gửi Mẫu 01/VBGT khi thuộc trường hợp được bổ sung hồ sơ giải trình hồ sơ khai thuế quy định tại khoản 4 và khoản 8 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Thủ tục giải trình áp dụng theo cơ chế pháp lý riêng và không đồng nhất với mọi trường hợp sai lệch số liệu thông thường trên tờ khai.

Các trường hợp được bổ sung hồ sơ giải trình theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP

Căn cứ khoản 7 Điều 17 Thông tư 89/2026/TT-BTC, việc gửi văn bản giải trình Mẫu 01/VBGT được thực hiện khi người nộp thuế thuộc một trong hai trường hợp cụ thể sau:

• Trường hợp 1: Điều chỉnh hồ sơ khai thuế đối với nội dung, thời kỳ đã được thanh tra, kiểm tra (khoản 4 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP): Người nộp thuế được điều chỉnh hồ sơ khai thuế đối với nội dung, thời kỳ đã được cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra thông qua hồ sơ giải trình. Việc điều chỉnh này chỉ áp dụng đối với các nội dung chưa được xử lý tại kết luận thanh tra, kiểm tra hoặc quyết định xử lý về thuế, đồng thời không làm thay đổi hiệu lực của kết luận hoặc quyết định đã ban hành.
• Trường hợp 2: Hồ sơ đã quá 5 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế (khoản 8 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP): Người nộp thuế tự phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được miễn, giảm, hoàn nhưng hồ sơ đó chưa được thanh tra, kiểm tra (hoặc nội dung sai sót không thuộc phạm vi, thời kỳ đã thanh tra, kiểm tra) và đã quá thời hạn 5 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ khai thuế. Trong trường hợp này, người nộp thuế không được khai bổ sung nhưng được thực hiện giải trình hồ sơ khai thuế với cơ quan thuế.

Khi nào phải khai bổ sung thay vì chỉ giải trình

Về nguyên tắc, khi người nộp thuế tự phát hiện hồ sơ khai thuế đã nộp có sai sót làm thay đổi số tiền thuế phải nộp, số thuế được hoàn hoặc khấu trừ trong thời hạn quy định thì phải lập hồ sơ khai bổ sung theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15. Riêng các trường hợp thuộc khoản 4 và khoản 8 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP nêu trên mới được xử lý theo cơ chế bổ sung hồ sơ giải trình bằng Mẫu 01/VBGT.

Phân biệt giải trình hồ sơ khai thuế và khai bổ sung

Mẫu 01/VBGT được sử dụng để cung cấp thông tin, trình bày căn cứ và nội dung điều chỉnh trong các trường hợp thuộc diện bổ sung hồ sơ giải trình theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Trong khi đó, hồ sơ khai bổ sung (gồm Mẫu 01/KHBS và Mẫu 01-1/KHBS) áp dụng khi người nộp thuế thực hiện điều chỉnh, sửa đổi các chỉ tiêu số liệu trên tờ khai thuế theo quy định chung về khai bổ sung trong quá trình thực hiện quyết toán thuế TNCN.

Mẫu 01/VBGT

Mẫu 01/VBGT phục vụ mục đích trình bày nguyên nhân, căn cứ thực tế và ghi nhận các chỉ tiêu điều chỉnh khi thuộc diện bổ sung hồ sơ giải trình. Văn bản này được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp kèm theo các tài liệu chứng minh liên quan để cơ quan thuế tiếp nhận, rà soát và thông báo kết quả xử lý.

Mẫu 01/KHBS và 01-1/KHBS

Hồ sơ khai bổ sung bao gồm Tờ khai bổ sung Mẫu 01/KHBS và Bản giải trình khai bổ sung Mẫu 01-1/KHBS. Hồ sơ này áp dụng khi người nộp thuế tự phát hiện sai sót và điều chỉnh lại hồ sơ khai thuế theo quy định khai bổ sung của Luật Quản lý thuế nhằm xác định lại nghĩa vụ thuế, tiền chậm nộp hoặc số thuế chênh lệch.

Cách xác định cá nhân cần giải trình hay khai bổ sung

Để áp dụng đúng quy trình thủ tục, người nộp thuế thực hiện đối chiếu theo các bước sau:

1. Kiểm tra tình trạng thanh tra, kiểm tra và thời gian nộp hồ sơ: Xác định hồ sơ khai thuế có thuộc thời kỳ đã thanh tra, kiểm tra hay đã quá thời hạn 5 năm kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ hay không.
2. Đánh giá căn cứ pháp lý áp dụng: Nếu thuộc trường hợp tại khoản 4 hoặc khoản 8 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP thì lập hồ sơ giải trình. Nếu thuộc trường hợp điều chỉnh thông thường trong thời hạn luật định thì lập hồ sơ khai bổ sung.
3. Lựa chọn biểu mẫu tương ứng: Sử dụng Mẫu 01/VBGT cho thủ tục bổ sung hồ sơ giải trình, hoặc sử dụng Mẫu 01/KHBS kèm Mẫu 01-1/KHBS cho thủ tục khai bổ sung nghĩa vụ thuế.

Các chỉ tiêu phân biệt cốt lõi giữa hai thủ tục pháp lý này được tổng hợp chi tiết trong bảng dưới đây:

Việc xác định chính xác biểu mẫu giúp người nộp thuế tuân thủ đúng quy định quản lý thuế và đảm bảo hồ sơ được cơ quan thuế tiếp nhận, xử lý đúng thẩm quyền.

Ví dụ thực tế về việc chọn đúng thủ tục

Cá nhân Nguyễn Văn A đã được cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra thuế TNCN cho kỳ tính thuế năm 2024 và đã có quyết định xử lý. Năm 2026, ông A phát hiện có một khoản thu nhập thuộc kỳ tính thuế năm 2024 cần điều chỉnh nhưng khoản thu nhập này chưa từng được ghi nhận hay xử lý trong kết luận thanh tra, kiểm tra trước đó.

Trường hợp này, do thuộc nội dung chưa được xử lý tại kết luận thanh tra, kiểm tra theo khoản 4 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, ông A lập Mẫu 01/VBGT để trình bày nội dung điều chỉnh và gửi cơ quan thuế. Ngược lại, nếu hồ sơ của ông A chưa từng được thanh tra, kiểm tra và vẫn còn trong thời hạn 5 năm, ông A phải thực hiện khai bổ sung bằng Tờ khai bổ sung Mẫu 01/KHBS theo quy định chung. Trong trường hợp người lao động tự kê khai trực tuyến, xem chi tiết bài viết hướng dẫn tự quyết toán thuế TNCN.

Nội dung và hồ sơ giải trình thuế TNCN

Khi lập văn bản giải trình Mẫu 01/VBGT, người nộp thuế cần chuẩn bị đầy đủ các nhóm thông tin định danh, thông tin hồ sơ khai thuế liên quan, nội dung giải trình chi tiết và các tài liệu chứng minh có giá trị pháp lý phù hợp với nội dung cần giải trình.

Thông tin người nộp thuế

Người nộp thuế kê khai đầy đủ các thông tin hành chính bắt buộc ghi nhận trên Mẫu 01/VBGT bao gồm:

• Họ và tên cá nhân nộp thuế hoặc tên tổ chức chi trả thu nhập thực hiện giải trình.
• Mã số thuế cá nhân hoặc Số định danh cá nhân theo cơ sở dữ liệu quốc gia.
• Địa chỉ liên hệ, số điện thoại và thư điện tử chính thức để nhận phản hồi từ cơ quan thuế.

Thông tin hồ sơ khai thuế cần giải trình

Các chỉ tiêu xác định hồ sơ khai thuế liên quan cần ghi chính xác:

• Kỳ tính thuế (tháng, quý hoặc năm quyết toán thuế TNCN).
• Tên tờ khai thuế gốc liên quan đến nội dung giải trình (ví dụ: Tờ khai quyết toán thuế TNCN Mẫu 02/QTT-TNCN).
• Ngày nộp hồ sơ khai thuế ban đầu và số, ngày của các văn bản liên quan (nếu có).

Nội dung và nguyên nhân giải trình

Phần trình bày nội dung giải trình phải tập trung, rõ ràng và có tính đối chiếu cao:

• Liệt kê cụ thể chỉ tiêu kê khai cần giải trình hoặc điều chỉnh.
• Nêu rõ nguyên nhân dẫn đến điều chỉnh hoặc chênh lệch số liệu.
• Thể hiện chính xác số đã kê khai, số điều chỉnh và chênh lệch phát sinh tại bảng thông tin điều chỉnh của Mẫu 01/VBGT.

Tài liệu, chứng từ chứng minh

Tùy thuộc vào nội dung giải trình cụ thể, các tài liệu đính kèm có thể bao gồm:

• Thư xác nhận thu nhập do đơn vị chi trả thu nhập cấp trong kỳ tính thuế.
• Chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử hoặc chứng từ nộp thuế hợp pháp.
• Giấy tờ chứng minh điều kiện giảm trừ gia cảnh hoặc giấy tờ chứng minh thu nhập thuộc diện miễn, giảm thuế theo quy định.

Cách lập và nộp văn bản giải trình thuế TNCN

Quy trình lập và nộp Mẫu 01/VBGT được thực hiện theo các bước từ rà soát nội dung, kê khai biểu mẫu, chuẩn bị tài liệu đến gửi hồ sơ tới cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Xác định nội dung cần giải trình

Người nộp thuế nghiên cứu kỹ quy định pháp lý áp dụng cho trường hợp giải trình của mình. Xác định chính xác kỳ tính thuế, tờ khai thuế liên quan và từng chỉ tiêu cụ thể cần trình bày trên văn bản giải trình.

Đối chiếu số liệu với hồ sơ và chứng từ

Thực hiện thu thập chứng từ khấu trừ thuế, thư xác nhận thu nhập, hợp đồng lao động và chứng từ thanh toán liên quan. Lập bảng đối chiếu giữa số liệu trên tờ khai đã nộp và số liệu thực tế trên chứng từ để xác định chính xác con số điều chỉnh và nguyên nhân phát sinh.

Điền Mẫu 01/VBGT và trình bày nội dung giải trình

Người nộp thuế tiến hành điền Mẫu 01/VBGT theo các yêu cầu sau:

• Kê khai chính xác thông tin định danh của người nộp thuế ở phần đầu văn bản.
• Trình bày ngắn gọn, khách quan lý do giải trình; ghi đầy đủ số liệu tại bảng thông tin điều chỉnh.
• Liệt kê chi tiết tên các tài liệu, chứng từ đính kèm ở phần cuối văn bản.

Kiểm tra và nộp hồ sơ

Trước khi gửi, người nộp thuế kiểm tra tính chính xác của toàn bộ thông tin trên Mẫu 01/VBGT và tính thống nhất của các tài liệu đính kèm. Hồ sơ được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo một trong các phương thức quy định:

• Gửi bằng phương thức điện tử qua Hệ thống Thuế điện tử – Tổng cục Thuế theo quy định về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế.
• Tra cứu thông tin thủ tục hành chính hoặc gửi yêu cầu hỗ trợ qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia trước khi thực hiện nộp.
• Nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Người nộp thuế có trách nhiệm lưu giữ bộ hồ sơ giải trình cùng xác nhận gửi hồ sơ để làm căn cứ đối chiếu trong quá trình làm việc với cơ quan thuế.

Những lỗi thường gặp khi giải trình thuế TNCN

Thực tế rà soát hồ sơ tại MAN – Master Accountant Network ghi nhận một số sai sót phổ biến của người nộp thuế khi lập và gửi văn bản giải trình thuế TNCN:

• Áp dụng sai phạm vi Mẫu 01/VBGT: Lập Mẫu 01/VBGT cho các trường hợp điều chỉnh thông thường thuộc diện bắt buộc phải khai bổ sung theo Mẫu 01/KHBS.
• Không đính kèm tài liệu chứng minh phù hợp: Trình bày lý do giải trình nhưng không gửi kèm các chứng từ hợp pháp để chứng minh cho nội dung điều chỉnh.
• Số liệu trong văn bản không thống nhất: Số liệu thu nhập, số thuế đã khấu trừ hoặc số điều chỉnh ghi trên Mẫu 01/VBGT không khớp với chứng từ đính kèm hoặc tờ khai gốc.
• Giải trình lan man, không đúng trọng tâm: Trình bày các yếu tố không nằm trong phạm vi nội dung cần giải trình.
• Không kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ: Sử dụng các chứng từ khấu trừ hoặc thư xác nhận thu nhập thiếu thông tin định danh, sai mã số thuế hoặc không đúng quy định.

Căn cứ pháp lý về giải trình hồ sơ khai thuế và thuế TNCN từ ngày 01/07/2026

Thủ tục giải trình hồ sơ khai thuế TNCN được điều chỉnh bởi hệ thống văn bản pháp luật quản lý thuế và thuế TNCN có hiệu lực đồng bộ từ ngày 01/07/2026. Để tra cứu chi tiết toàn văn các văn bản quy phạm pháp luật liên quan, người nộp thuế có thể tham khảo tại Cổng thông tin Thư viện Pháp luật.

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15

Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15 quy định khung pháp lý tổng thể về quyền, nghĩa vụ của người nộp thuế trong việc khai thuế, giải trình hồ sơ khai thuế, khai bổ sung và quy định trình tự kiểm tra hồ sơ thuế của cơ quan thuế, áp dụng từ ngày 01/07/2026.

Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15

Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15 quy định căn cứ tính thuế và nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN của cá nhân, làm nền tảng xác định nghĩa vụ thuế khi thực hiện giải trình.

Nghị định 252/2026/NĐ-CP

Nghị định 252/2026/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành Luật Quản lý thuế số 108/2025/QH15, trong đó khoản 4 và khoản 8 Điều 12 quy định cụ thể các trường hợp người nộp thuế được bổ sung hồ sơ giải trình hồ sơ khai thuế.

Nghị định 253/2026/NĐ-CP

Nghị định 253/2026/NĐ-CP hướng dẫn chi tiết thi hành Luật Thuế thu nhập cá nhân số 109/2025/QH15, quy định trách nhiệm khấu trừ, cấp chứng từ và xác định thu nhập chịu thuế của tổ chức, cá nhân.

Thông tư 89/2026/TT-BTC

Thông tư 89/2026/TT-BTC quy định về quản lý thuế và hệ thống biểu mẫu nghiệp vụ; khoản 7 Điều 17 quy định chi tiết về việc gửi và xử lý hồ sơ giải trình, còn Mẫu 01/VBGT được ban hành tại điểm 2 Phụ lục I kèm theo Thông tư này.

Kết luận

Thực hiện đúng quy định về văn bản giải trình thuế TNCN cho cá nhân theo Mẫu 01/VBGT giúp người nộp thuế lựa chọn đúng thủ tục pháp lý, chuẩn bị chính xác hồ sơ đính kèm và hạn chế rủi ro hồ sơ không được tiếp nhận áp dụng từ ngày 01/07/2026. Việc nắm rõ điều kiện áp dụng tại Nghị định 252/2026/NĐ-CP và phân biệt chính xác giữa thủ tục giải trình với khai bổ sung là chìa khóa để làm việc hiệu quả với cơ quan thuế. Doanh nghiệp và cá nhân cần hỗ trợ chuyên sâu về rà soát hồ sơ thuế TNCN có thể tham khảo dịch vụ kế toán thuế trọn gói tại MAN – Master Accountant Network để được tư vấn và hỗ trợ kịp thời.

Câu hỏi thường gặp về văn bản giải trình thuế TNCN

Văn bản giải trình thuế TNCN cho cá nhân là mẫu nào?

Văn bản giải trình thuế TNCN cho cá nhân là Mẫu 01/VBGT (Văn bản giải trình hồ sơ khai thuế) ban hành tại điểm 2 Phụ lục I kèm theo Thông tư 89/2026/TT-BTC áp dụng thống nhất từ ngày 01/07/2026.

Mẫu 01/VBGT dùng trong trường hợp nào?

Mẫu 01/VBGT được sử dụng khi người nộp thuế thuộc trường hợp được bổ sung hồ sơ giải trình hồ sơ khai thuế quy định tại khoản 4 và khoản 8 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP và khoản 7 Điều 17 Thông tư 89/2026/TT-BTC.

Mẫu 01/VBGT khác hồ sơ khai bổ sung như thế nào?

Mẫu 01/VBGT dùng để trình bày nội dung khi thuộc các trường hợp được bổ sung hồ sơ giải trình theo Nghị định 252/2026/NĐ-CP, còn hồ sơ khai bổ sung (Mẫu 01/KHBS) áp dụng khi thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định chung của Luật Quản lý thuế.