Cách hạch toán đất thuê trả tiền hàng năm chính xác nhất

Tiền thuê đất trả hàng năm phải được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, tuyệt đối không ghi tăng nguyên giá tài sản cố định và không được treo lại chi phí. Đặc biệt, các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu tư, xây dựng dở dang thường mắc sai lầm khi ghi nhận vào TK 242 hoặc TK 154; tuy nhiên theo quy định, khoản này phải ghi nhận ngay vào chi phí để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Tải File Tóm Tắt Bài Viết

Đất thuê trả tiền hàng năm có là tài sản cố định không

Theo các quy định hiện hành tại Thông tư 45/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi bổ sung như Thông tư 147/2016/TT-BTC, Thông tư 28/2017/TT-BTC, quyền sử dụng đất chỉ được ghi nhận là tài sản cố định vô hình trong một số trường hợp cụ thể. Để giúp doanh nghiệp dễ dàng phân định bản chất của đất thuê trả tiền hàng năm so với các hình thức khác, dưới đây là bảng tổng hợp quy định:

Lưu ý rằng đối với hình thức đất thuê trả tiền hàng năm, pháp luật quy định rõ ràng đây không được xem là tài sản cố định vô hình. Lý do là vì doanh nghiệp không nắm giữ quyền sở hữu lâu dài mang tính chất tài sản mà chỉ đang thực hiện chi trả chi phí thuê cho từng kỳ sử dụng. Do đó, doanh nghiệp không được ghi tăng nguyên giá tài sản cố định đối với phần diện tích đất thuê trả tiền hàng năm này. Việc phân loại sai lệch có thể dẫn đến hệ lụy trong việc trích khấu hao không đúng quy định, gây ảnh hưởng đến tổng chi phí được trừ khi quyết toán thuế.

Hạch toán chi phí đất thuê trả tiền hàng năm giai đoạn đầu tư

Căn cứ vào điểm đ khoản 2 Điều 4 Thông tư 45/2013/TT-BTC, tiền thuê đất trả hàng năm phải được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ tương ứng với số tiền thực tế phải trả. Đây là nội dung quan trọng mà các kế toán viên cần đặc biệt lưu ý để thực hiện đúng nghiệp vụ kế toán tại đơn vị.

Một sai sót phổ biến tại các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu tư xây dựng, chưa đi vào sản xuất là kế toán thường ghi nhận chi phí đất thuê trả tiền hàng năm vào tài khoản 242 để treo lại chờ phân bổ hoặc tập hợp vào tài khoản 154 chi phí sản xuất kinh doanh dở dang. Tuy nhiên, theo đúng quy định pháp luật, tiền thuê đất trả hàng năm không được phép treo lại hay vốn hóa vào giá trị dự án.

Trích dẫn hướng dẫn từ Công văn 85722/CT-TTHT của Cục Thuế TP. Hà Nội: “Thuê đất trả tiền thuê hàng năm thì tiền thuê đất được hạch toán vào chi phí kinh doanh trong kỳ tương ứng số tiền thuê đất trả hàng năm.”

Như vậy, tiền thuê đất trả hàng năm phải được hạch toán trực tiếp vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ, tuyệt đối không ghi tăng nguyên giá tài sản cố định và không được treo lại chi phí. Đặc biệt, các doanh nghiệp trong giai đoạn đầu tư, xây dựng dở dang thường mắc sai lầm khi ghi nhận vào TK 242 hoặc TK 154; tuy nhiên theo quy định, khoản này phải ghi nhận ngay vào chi phí để tránh rủi ro khi quyết toán thuế.

Tải File Tóm Tắt Bài Viết

Doanh nghiệp cần thực hiện các bút toán hạch toán dựa trên các nguyên tắc sau:

• Kế toán phải thực hiện hạch toán trực tiếp vào chi phí quản lý hoặc chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ tương ứng.
• Ngay cả khi dự án sử dụng đất thuê trả tiền hàng năm chưa đi vào hoạt động tạo ra doanh thu, khoản tiền thuê đất vẫn phải được ghi nhận là chi phí trong kỳ đó.
• Tuyệt đối không cộng gộp chi phí đất thuê trả tiền hàng năm vào nguyên giá của các công trình xây dựng trên đất như nhà xưởng, văn phòng.

Việc tuân thủ nguyên tắc này không chỉ giúp phản ánh đúng bản chất dòng tiền mà còn giúp doanh nghiệp tránh được các khoản điều chỉnh hồi tố phức tạp sau khi có kết quả kiểm toán hoặc thanh tra thuế.

Nguyên tắc quản lý tài sản cố định tại doanh nghiệp

Dù đất thuê trả tiền hàng năm không được ghi nhận là tài sản cố định, doanh nghiệp vẫn cần tuân thủ các nguyên tắc quản lý tài sản chung để đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo. Nội dung dưới đây tổng hợp các quy tắc quản trị tài sản theo quy định tại Điều 5 Thông tư 45/2013/TT-BTC:

Việc quản lý chặt chẽ hồ sơ ngay từ khi bắt đầu thuê đất thuê trả tiền hàng năm sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng đối soát khi có sự thay đổi về nhân sự hoặc thực hiện kiểm kê tài sản định kỳ. Để bộ máy kế toán vận hành trơn tru, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:

• Mọi tài sản phải có bộ hồ sơ riêng biệt và được theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi tài sản cố định trong sổ theo dõi.
• Mỗi tài sản phải được phân loại, đánh số hiệu riêng để tránh nhầm lẫn trong quá trình vận hành và trích khấu hao.
• Giá trị còn lại được xác định bằng nguyên giá trừ đi số hao mòn lũy kế đã thực hiện qua các năm.

Phân loại tài sản cố định dùng cho mục đích kinh doanh

Hệ thống tài sản của doanh nghiệp được phân chia rõ rệt dựa trên tính chất vật lý và mục đích sử dụng. Theo khoản 1 Điều 6 Thông tư 45/2013/TT-BTC, việc phân loại tài sản (trừ phần đất thuê trả tiền hàng năm không thuộc diện này) được thực hiện như sau:

Nhóm tài sản cố định hữu hình

Đối với nhóm tài sản có hình thái vật chất cụ thể, doanh nghiệp cần thực hiện phân loại theo các danh mục dưới đây:

• Nhà cửa và vật kiến trúc: Gồm các công trình như trụ sở làm việc, nhà kho, hàng rào, đường xá phục vụ trực tiếp cho kinh doanh.
• Máy móc và thiết bị: Bao gồm toàn bộ các loại máy móc chuyên dùng, thiết bị công tác và dây chuyền công nghệ sản xuất.
• Phương tiện vận tải: Gồm các phương tiện đường bộ, đường thủy, đường hàng không và các hệ thống thiết bị truyền dẫn.
• Thiết bị quản lý: Các loại máy vi tính, thiết bị điện tử văn phòng và các dụng cụ đo lường phục vụ điều hành.
• Vườn cây lâu năm và súc vật: Bao gồm các vườn cây công nghiệp, cây ăn quả lâu năm hoặc gia súc lao động.

Nhóm tài sản cố định vô hình

Nhóm tài sản không có hình thái vật chất nhưng mang lại giá trị kinh tế bền vững cho đơn vị thường bao gồm:

• Quyền sử dụng đất: Áp dụng khi doanh nghiệp được giao đất có thu tiền hoặc nhận chuyển nhượng hợp pháp (không bao gồm đất thuê trả tiền hàng năm).
• Quyền phát hành và bản quyền: Gồm các tác phẩm văn học, nghệ thuật, chương trình phát sóng và sản phẩm sở hữu trí tuệ.
• Tài sản trí tuệ công nghiệp: Các bằng sáng chế, kiểu dáng công nghiệp, nhãn hiệu thương mại được bảo hộ.
• Bí mật kinh doanh: Các công thức, quy trình công nghệ thuộc quyền sở hữu độc quyền của doanh nghiệp.

Kết luận

Việc phân định rõ đất thuê trả tiền hàng năm thuộc nhóm chi phí trong kỳ thay vì tài sản cố định vô hình là cơ sở pháp lý quan trọng nhất để kế toán thực hiện đúng nghiệp vụ. Điều này đảm bảo tính hợp lệ cho các chi phí được trừ và góp phần xây dựng hệ thống quản trị tài chính doanh nghiệp bền vững trong năm 2026.

Để đảm bảo công tác kế toán và hạch toán tài sản tại đơn vị luôn tuân thủ đúng các thông tư mới nhất, doanh nghiệp có thể tham khảo thêm các giải pháp chuyên nghiệp tại dịch vụ kế toán MAN. Chúng tôi cam kết đồng hành cùng quý doanh nghiệp trong việc tối ưu hóa quy trình vận hành và kiểm soát rủi ro thuế hiệu quả.

Nếu quý khách có bất kỳ thắc mắc nào về việc hạch toán chi phí đất thuê trả tiền hàng năm hoặc các vấn đề quản lý tài sản, xin vui lòng liên hệ với MAN để được đội ngũ chuyên gia tư vấn kịp thời.

Liên Hệ Nhận Tư Vấn

Thông tin liên hệ Man – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Nội dung được kiểm duyệt bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên & CEO Man, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính..