Trả lương trên 5 triệu phải chuyển khoản để được trừ thuế

Quy định mới về quản lý thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) đã có những thay đổi quan trọng liên quan đến phương thức thanh toán tiền lương. Kể từ ngày 15/12/2025, các khoản chi lương có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thực hiện qua hình thức thanh toán không dùng tiền mặt để được công nhận là chi phí hợp lý. Nội dung này đã được Bộ Tài chính làm rõ tại Công văn số 218/CST-TN ngày 27/01/2026.

Tải File Tóm Tắt Bài Viết

Căn cứ pháp lý về điều kiện hạch toán chi phí tiền lương

Việc thực hiện hạch toán chi phí tiền lương, tiền công hiện nay được điều chỉnh bởi các văn bản pháp luật quan trọng bao gồm Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP.

Theo Công văn số 218/CST-TN, để một khoản chi tiền lương được chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

Khoản chi tiền lương, tiền công phải liên quan trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Khoản chi phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật (hợp đồng lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán).
Khoản chi không thuộc các trường hợp không được trừ quy định tại khoản 8 Điều 10 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP.
Đặc biệt, không được hạch toán nếu doanh nghiệp đã ghi nhận chi phí trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán hợp lệ.

Quy định thanh toán không dùng tiền mặt đối với tiền lương

Điểm mới trọng tâm từ cuối năm 2025 là việc siết chặt ngưỡng thanh toán bằng tiền mặt đối với các khoản chi trả cho người lao động. Dưới đây là bảng so sánh sự thay đổi giữa quy định trước đây và quy định mới áp dụng từ ngày 15/12/2025:

Tiêu chí	Trước ngày 15/12/2025	Từ ngày 15/12/2025
Ngưỡng bắt buộc chuyển khoản	Không quy định cụ thể cho tiền lương (thường áp dụng ngưỡng 20 triệu cho hóa đơn)	Từ 05 triệu đồng trở lên
Đối tượng áp dụng	Các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ nói chung	Tiền lương, tiền công trả cho người lao động từng lần
Căn cứ pháp lý	Thông tư 78/2014/TT-BTC và các văn bản sửa đổi	Nghị định 320/2025/NĐ-CP và Công văn 218/CST-TN

Quy định này áp dụng cho “giá trị từng lần” chi trả. Điều này đồng nghĩa với việc nếu một lần thanh toán lương, thưởng hoặc các khoản phụ cấp cộng dồn đạt từ 5 triệu đồng trở lên, doanh nghiệp phải thực hiện chuyển khoản.

Xác định chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt hợp lệ

Để đảm bảo tính pháp lý, kế toán doanh nghiệp cần lưu ý cách xác định chứng từ thanh toán theo quy định tại Nghị định số 52/2024/NĐ-CP và Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP:

Chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên mua (doanh nghiệp) sang tài khoản của bên bán (người lao động).
Các hình thức thanh toán điện tử khác được pháp luật thừa nhận nhưng phải đảm bảo để lại dấu vết giao dịch qua hệ thống ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng.
Trường hợp không được chấp nhận: Bên mua mang tiền mặt nộp trực tiếp vào tài khoản của bên bán. Giao dịch này vẫn được coi là dùng tiền mặt và không được tính là chi phí được trừ nếu khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên.

Nguồn trích dẫn: Công văn số 218/CST-TN ngày 27/1/2026 của Bộ Tài chính và Nghị định số 320/2025/NĐ-CP.

Lưu ý cho doanh nghiệp khi chi trả lương và tiền công

Để tránh rủi ro bị loại chi phí khi quyết toán thuế TNDN, doanh nghiệp cần thực hiện các bước rà soát sau:

Thu thập thông tin tài khoản: Yêu cầu toàn bộ nhân viên, kể cả lao động thời vụ hoặc cộng tác viên có thu nhập trên 5 triệu đồng/lần, cung cấp số tài khoản ngân hàng chính chủ.
Kiểm soát các khoản chi lẻ: Rà soát các khoản chi trả tiền công theo tuần hoặc theo vụ việc. Nếu tổng mức chi một lần đạt ngưỡng 5 triệu đồng, tuyệt đối không trả tiền mặt.
Lưu trữ chứng từ: In và lưu trữ sổ phụ ngân hàng hoặc lệnh chi đi kèm với bảng lương để phục vụ công tác thanh kiểm tra thuế sau này.

Việc tuân thủ đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi về chi phí thuế TNDN mà còn đảm bảo thực hiện đúng chủ trương của Chính phủ về minh bạch hóa nền kinh tế.

Liên Hệ Nhận Tư Vấn

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
Email: man@man.net.vn

Các dịch vụ khác

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.