Thủ tục đăng ký nội quy lao động thay đổi từ 01/7/2025: Doanh nghiệp cần làm gì?

Từ ngày 01/7/2025, việc đăng ký nội quy lao động của doanh nghiệp sẽ chính thức thực hiện theo thủ tục mới được quy định tại Quyết định số 628/QĐ-BNV ngày 20/6/2025 do Bộ Nội vụ ban hành. Quyết định này sửa đổi thủ tục hành chính trong lĩnh vực lao động, tiền lương theo hướng phân cấp, phân quyền rõ ràng hơn và yêu cầu doanh nghiệp chủ động hơn trong quá trình đăng ký.

Thay đổi quan trọng về thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ

Theo nội dung Quyết định 628/QĐ-BNV, việc đăng ký nội quy lao động từ 1/7/2025 sẽ không còn thực hiện theo cơ chế tập trung như trước. Thẩm quyền tiếp nhận hồ sơ đăng ký được điều chỉnh như sau:

Cơ quan tiếp nhận chính là cơ quan chuyên môn về nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, nơi doanh nghiệp đăng ký kinh doanh.
Trường hợp được ủy quyền hợp pháp, cơ quan chuyên môn về nội vụ cấp xã cũng có thể là đơn vị tiếp nhận hồ sơ, đặc biệt tại những địa bàn có số lượng doanh nghiệp nhỏ và vừa lớn, cần hỗ trợ phân cấp.

Việc này nhằm bảo đảm các cơ quan tại địa phương có thể quản lý và hỗ trợ doanh nghiệp tốt hơn, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục hành chính cũng như theo dõi việc thực thi nội quy tại từng doanh nghiệp.

Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ trong bao lâu?

Một trong những điểm doanh nghiệp phải đặc biệt lưu ý là thời hạn nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động. Cụ thể, doanh nghiệp phải hoàn tất việc nộp hồ sơ trong vòng 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy.

Thời hạn này là bắt buộc. Việc chậm nộp, nộp sai cơ quan có thẩm quyền hoặc không đăng ký nội quy dù đã ban hành đều có thể bị xử lý vi phạm hành chính theo quy định tại Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản hướng dẫn liên quan.

Ba hình thức nộp hồ sơ linh hoạt nhưng cần kiểm soát chặt chẽ

Để tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp, thủ tục mới cho phép hồ sơ đăng ký nội quy được nộp theo một trong ba cách:

Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận.
Gửi qua đường bưu điện.
Nộp trực tuyến trên Cổng dịch vụ công.

Tuy nhiên, mỗi hình thức đều đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và giữ lại bằng chứng nộp hồ sơ để tránh rủi ro khi có kiểm tra, thanh tra hoặc phát sinh tranh chấp.

Thành phần Hồ sơ Đăng ký Nội quy Lao động (Áp dụng từ 01/7/2025)

Theo quy định mới tại Quyết định 628/QĐ-BNV, người sử dụng lao động cần chuẩn bị 01 (một) bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các văn bản sau. Việc chuẩn bị chính xác giúp rút ngắn thời gian xử lý của cơ quan nhà nước.

STT	Thành phần hồ sơ	Lưu ý quan trọng
1.	Văn bản đề nghị đăng ký Nội quy lao động	Đây là văn bản chính thức của doanh nghiệp gửi cơ quan có thẩm quyền, nêu rõ thông tin doanh nghiệp và nội quy được ban hành/sửa đổi.
2.	Nội quy lao động	Bản chính. Phải được ký và đóng dấu theo đúng thẩm quyền của người sử dụng lao động.
3.	Văn bản góp ý của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở	BẮT BUỘC đối với những doanh nghiệp có tổ chức công đoàn hoặc tổ chức đại diện người lao động khác tại cơ sở. Nếu không có, doanh nghiệp không cần nộp văn bản này.
4.	Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất	Nếu có. Bao gồm các quy định riêng biệt (ví dụ: quy định riêng về bồi thường thiệt hại, quy trình xử lý kỷ luật đặc thù,…) không được lồng ghép hoàn toàn vào Nội quy lao động chính.

Hướng dẫn bổ sung: Đảm bảo tính pháp lý của Nội quy

Trước khi nộp hồ sơ, doanh nghiệp cần rà soát lại Nội quy lao động để đảm bảo nội dung KHÔNG được trái hoặc thấp hơn mức quy định của pháp luật lao động hiện hành. Đây là bước kiểm soát quan trọng nhất, vì nếu nội quy bị phát hiện trái luật, cơ quan tiếp nhận sẽ yêu cầu sửa đổi, bổ sung và doanh nghiệp phải thực hiện đăng ký lại.

Đối tượng nào bắt buộc phải đăng ký nội quy lao động?

Theo Quyết định 628/QĐ-BNV, thủ tục đăng ký nội quy lao động áp dụng bắt buộc với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên. Dù là doanh nghiệp hoạt động lâu năm hay mới thành lập, chỉ cần có từ 10 lao động là phải ban hành và thực hiện thủ tục đăng ký nội quy theo quy định mới.

Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể đối mặt với hậu quả pháp lý như:

Bị xử phạt hành chính về vi phạm quy định lao động.
Không có cơ sở pháp lý để xử lý kỷ luật lao động khi phát sinh sự việc.
Mất uy tín trong quá trình kiểm toán, thẩm định, hoặc tranh tụng pháp lý.

Doanh nghiệp nên chuẩn bị gì từ bây giờ?

Thủ tục mới tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự chủ động cao hơn từ phía doanh nghiệp. Để đảm bảo không sai sót và rút ngắn thời gian, doanh nghiệp nên:

Rà soát toàn diện Nội quy: Cập nhật lại nội dung nếu cần thiết để phù hợp với Bộ luật Lao động 2019 và tình hình thực tế. Đặc biệt lưu ý các quy định về xử lý kỷ luật lao động, thời giờ làm việc/nghỉ ngơi để tránh vi phạm.
Xác định chính xác Cơ quan Tiếp nhận (Xử lý vấn đề Phân cấp): Đây là bước quan trọng nhất. Doanh nghiệp cần chủ động liên hệ với Sở Nội vụ hoặc Sở LĐ-TB&XH của tỉnh/thành phố nơi đăng ký kinh doanh để hỏi về Văn bản ủy quyền hoặc Thông báo phân cấp cho UBND cấp huyện/xã, tránh nộp sai cơ quan dẫn đến bị trả hồ sơ.
Hoàn thiện Hồ sơ: Chuẩn bị đầy đủ 04 loại văn bản theo quy định và nộp đúng hạn (10 ngày kể từ ngày ban hành), đúng nơi, đúng cách.

Kết luận: Nội quy lao động không chỉ là thủ tục, mà là nền tảng pháp lý nội bộ

Từ 01/7/2025, nội quy lao động không còn là văn bản nội bộ tùy nghi áp dụng. Việc đăng ký đúng thẩm quyền, đúng thời hạn và đúng quy trình sẽ là cam kết tuân thủ pháp luật lao động của doanh nghiệp. Nội quy được đăng ký hợp lệ cũng là căn cứ pháp lý quan trọng khi xử lý vi phạm, giải quyết tranh chấp hoặc chứng minh năng lực quản trị nội bộ.

Đây là lúc các doanh nghiệp – đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ – cần củng cố bộ phận nhân sự, pháp chế hoặc tìm đến các đơn vị tư vấn chuyên nghiệp để đảm bảo không sai sót, không bị động trước những thay đổi trong quản lý nhà nước.