5 bước trong quy trình thuê dịch vụ kế toán chuyên nghiệp và hiệu quả

Trong bối cảnh các quy định về quản lý thuế, kế toán và báo cáo tài chính ngày càng chặt chẽ, việc doanh nghiệp thuê ngoài dịch vụ kế toán đang trở thành một xu hướng tất yếu. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần hiểu rõ quy trình làm việc với đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết quy trình thuê dịch vụ kế toán, những điểm pháp lý liên quan, và kinh nghiệm triển khai thực tế.

Vì sao doanh nghiệp nên thuê dịch vụ kế toán?

Dịch vụ kế toán không chỉ đơn thuần là ghi sổ sách mà còn bao gồm tư vấn chính sách thuế, lập báo cáo tài chính, và hỗ trợ thanh – kiểm tra thuế. Theo thống kê của MISA ASP, năm 2024 có hơn 52% doanh nghiệp siêu nhỏ và vừa tại TP.HCM lựa chọn thuê ngoài kế toán để tối ưu chi phí nhân sự và tăng tính tuân thủ.

Mặt khác, việc thuê đơn vị kế toán chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp tiếp cận hệ thống chuẩn mực kế toán cập nhật liên tục, tránh rủi ro vi phạm pháp luật. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh Luật Quản lý thuế 2019 và Luật Kế toán 2015 đang được áp dụng nghiêm ngặt trong các đợt thanh tra định kỳ.

Bước 1: Xác định rõ phạm vi công việc

Trước khi liên hệ với bất kỳ đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán nào, doanh nghiệp cần xác định rõ phạm vi công việc mình mong muốn thuê ngoài. Đây có thể là ghi sổ kế toán hàng tháng, lập báo cáo tài chính quý, quyết toán thuế năm, hoặc bao gồm cả hỗ trợ tư vấn pháp lý về thuế.

Đặc biệt, nếu doanh nghiệp có các yếu tố đặc thù như hoạt động FDI, ngành nghề kinh doanh có điều kiện hoặc giao dịch liên kết, phạm vi công việc nên cụ thể để đơn vị cung cấp dịch vụ có phương án triển khai phù hợp.

Bước 2: Lựa chọn đơn vị dịch vụ uy tín và hợp pháp

Theo Điều 58 Luật Kế toán 2015, chỉ các doanh nghiệp có giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ kế toán mới được phép cung cấp dịch vụ này. Do đó, doanh nghiệp cần kiểm tra kỹ hồ sơ pháp lý của đối tác, bao gồm:

• Giấy phép kinh doanh có đăng ký ngành nghề “dịch vụ kế toán”

• Giấy chứng nhận đủ điều kiện cung cấp dịch vụ kế toán do Bộ Tài chính cấp

• Danh sách kế toán viên hành nghề có chứng chỉ do Bộ Tài chính cấp

Bạn có thể tra cứu danh sách các tổ chức đủ điều kiện hành nghề dịch vụ kế toán tại website chính thức của Bộ Tài chính hoặc thông qua liên kết tham khảo từ Wikipedia.

Bước 3: Thỏa thuận hợp đồng và nguyên tắc bảo mật

Hợp đồng dịch vụ kế toán là văn bản pháp lý quan trọng, cần quy định rõ:

• Phạm vi công việc và thời gian thực hiện

• Phí dịch vụ, điều khoản thanh toán và trách nhiệm nếu vi phạm

• Cam kết bảo mật thông tin tài chính, hồ sơ kế toán

Nghị định 174/2016/NĐ-CP quy định rõ các nguyên tắc hành nghề kế toán, trong đó Điều 6 yêu cầu đơn vị cung cấp dịch vụ không được sử dụng dữ liệu kế toán của khách hàng vào mục đích khác nếu chưa có sự đồng ý bằng văn bản. Đây là điểm cần lưu ý đặc biệt nếu doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực yêu cầu bảo mật cao như công nghệ, tài chính, y tế.

Bước 4: Thiết lập quy trình phối hợp giữa hai bên

Việc thuê ngoài dịch vụ kế toán không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp hoàn toàn thoát khỏi trách nhiệm pháp lý. Theo Luật Kế toán 2015, người đại diện pháp luật vẫn chịu trách nhiệm trước pháp luật về các báo cáo tài chính và sổ sách kế toán.

Do đó, cần có quy trình phối hợp hiệu quả giữa kế toán nội bộ (nếu có) và đơn vị dịch vụ. Ví dụ, mỗi tháng cần có lịch gửi chứng từ, thời hạn chốt số liệu, lịch gửi báo cáo. Nên có nhân sự phụ trách đầu mối trao đổi để không bị gián đoạn thông tin, đặc biệt trong kỳ quyết toán thuế.

Bước 5: Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh hợp tác định kỳ

Sau mỗi kỳ kế toán (tháng, quý, năm), doanh nghiệp nên đánh giá lại hiệu quả của dịch vụ thuê ngoài. Các tiêu chí đánh giá có thể bao gồm:

• Tính chính xác và kịp thời của báo cáo

• Khả năng tư vấn xử lý các tình huống phát sinh về thuế

• Tính linh hoạt và phản hồi nhanh khi có thay đổi pháp lý

Nếu hợp tác hiệu quả, doanh nghiệp có thể mở rộng hợp đồng sang các dịch vụ liên quan như báo cáo tài chính hợp nhất, hỗ trợ kiểm toán, hoặc thậm chí là quản lý chi phí nội bộ – đây là xu hướng mà các đơn vị như MAN – Master Accountant Network đang triển khai với nhiều khách hàng SME và FDI tại Việt Nam.

Pháp lý điều chỉnh hoạt động thuê dịch vụ kế toán

Việc thuê dịch vụ kế toán không chỉ dựa trên thỏa thuận thương mại, mà còn chịu sự điều chỉnh của các văn bản pháp luật cụ thể. Dưới đây là những cơ sở pháp lý chính:

• Luật Kế toán 2015: Điều 58 đến 61 quy định về điều kiện hành nghề kế toán.

• Nghị định 174/2016/NĐ-CP: Hướng dẫn chi tiết Luật Kế toán, đặc biệt về nguyên tắc hành nghề dịch vụ kế toán.

• Thông tư 296/2016/TT-BTC: Hướng dẫn hồ sơ đăng ký và quản lý hành nghề kế toán.

Một điểm đáng chú ý là theo Điều 59 của Luật Kế toán 2015, trong trường hợp có sai sót trong báo cáo do lỗi nghiệp vụ từ bên dịch vụ, tổ chức hành nghề kế toán có thể phải chịu trách nhiệm dân sự hoặc hành chính tùy theo mức độ vi phạm. Điều này nhấn mạnh vai trò của việc lựa chọn đơn vị uy tín ngay từ đầu.

Xu hướng thuê ngoài dịch vụ kế toán 2025 theo báo cáo từ Tổng cục Thuế – MISA – Bộ Tài chính

Chuyển đổi số mạnh mẽ trong ngành Thuế thúc đẩy thuê ngoài kế toán

Theo Quyết định 804/QĐ‑TCT ngày 11/6/2024, Tổng cục Thuế đưa chuyển đổi số là trọng tâm đến năm 2025, với mục tiêu hiện đại hóa hệ thống thuế, bao gồm cả phương thức phối hợp với dịch vụ kế toán bên ngoài một cách đồng bộ, chuyên nghiệp .

Việc này giúp tối ưu hóa việc kê khai thuế điện tử, kinh doanh qua nền tảng số, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp thuê ngoài kế toán thao tác nhanh, an toàn và hiệu quả với cơ quan Thuế.

Nền tảng kế toán dịch vụ “Số hóa” – Điển hình MISA ASP

MISA ASP hiện là nền tảng tiên phong trong chuyển đổi số ngành kế toán dịch vụ. Trong năm 2024, nền tảng này đã triển khai đến 626 tính năng mới, tích hợp AI, ChatGPT, Big Data và Blockchain giúp tăng năng suất lên đến gấp 10 lần so với trước đây .

Nền tảng cũng hỗ trợ doanh nghiệp truy cập dữ liệu kế toán tức thời, linh hoạt chuyển đổi đơn vị cung cấp kế toán mà không mất dữ liệu. Theo MISA, giải pháp giúp tiết kiệm khoảng 75% chi phí tài chính – kế toán so với mô hình truyền thống asp.misa.vn.

Thay đổi mô hình chọn đối tác kế toán chuyên nghiệp

Nhiều doanh nghiệp hiện chuyển từ thuê cá nhân kế toán sang hợp tác với các doanh nghiệp dịch vụ tập trung. Thay đổi này dựa trên ưu điểm về chuẩn hóa quy trình, chất lượng dịch vụ, khả năng mở rộng quy mô và tính kế thừa dữ liệu qua nền tảng số (như MISA ASP).

Hệ luỵ tích cực là tăng tốc trong việc đáp ứng yêu cầu sàn OTC, dữ liệu thuế điện tử, báo cáo tài chính và tăng cường bảo mật.

Tinh gọn bộ máy, tăng trách nhiệm Bộ Tài chính – Tổng cục Thuế

Năm 2025, ngành Thuế đang tiến hành tinh gọn bộ máy, nâng cấp năng lực cán bộ, nhằm tập trung vào chuyên nghiệp hóa, số hóa và cải cách quy trình làm việc cho người nộp thuế.

Trong khi đó, doanh nghiệp cũng hướng đến việc thuê dịch vụ kế toán bên ngoài để đáp ứng nhanh chóng với tình trạng thiếu hụt nhân lực nội bộ và áp lực về chi phí.

Gia tăng tầm quan trọng của bảo mật và quy chuẩn hành nghề

Dịch vụ thuê ngoài không chỉ là ghi sổ; mà còn phải đảm bảo:

• Cam kết bảo mật tài chính theo Nghị định 174/2016/NĐ‑CP và Thông tư 296/2016/TT‑BTC.

• Đơn vị kế toán phải chứng nhận năng lực hành nghề, tuân thủ đạo đức và có quy trình quản trị rủi ro nghiêm ngặt.

• Thích ứng với NSNN, sáng kiến cải cách của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế về giảm thiểu gian lận, chuyển đổi số hóa các nghiệp vụ kế toán – thuế  .

Xu hướng tổng hợp dịch vụ kế toán – thuế – kiểm toán

Năm 2025, xu hướng thuê ngoài không chỉ tập trung vào kế toán; doanh nghiệp dần thuê trọn gói từ kế toán, báo cáo thuế, tư vấn pháp lý đến kiểm toán, chứng từ và tư vấn quản lý nội bộ (tích hợp trong nền tảng như MISA ASP).

Mô hình này giúp tạo ra môi trường làm việc liền mạch, tiết kiệm chi phí đáng kể – khoảng 75% so với mô hình nội bộ – và sẵn sàng cho quá trình phát triển bền vững.

Tóm tắt xu hướng nổi bật năm 2025

Kết luận: Nền tảng cho sự minh bạch tài chính

Quy trình thuê dịch vụ kế toán không chỉ là một giải pháp tiết kiệm chi phí mà còn là nền tảng để xây dựng hệ thống quản trị tài chính minh bạch, tuân thủ pháp lý và sẵn sàng cho các bước phát triển dài hạn. Việc hiểu rõ từng bước trong quy trình làm việc với đơn vị dịch vụ sẽ giúp doanh nghiệp không rơi vào tình huống bị động, đặc biệt trong các kỳ thanh tra thuế hay khi cần gọi vốn đầu tư.

Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán chuyên sâu, đồng hành lâu dài và linh hoạt theo mô hình doanh nghiệp của bạn, hãy tham khảo dịch vụ tại MAN – Master Accountant Network – nơi hội tụ đội ngũ kế toán viên hành nghề được cấp phép và có kinh nghiệm phục vụ doanh nghiệp từ FDI đến SME tại Việt Nam.