7 đặc thù khi kiểm toán công ty thương mại dịch vụ

Trong bối cảnh kinh tế Việt Nam ngày càng phát triển, các công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại và dịch vụ xuất hiện ngày một nhiều. Năm 2023, tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng ước đạt 6.231,8 nghìn tỷ đồng, tăng 9,6% so với năm trước, cho thấy sức tăng trưởng mạnh mẽ của toàn ngành . Đồng thời, số lượng doanh nghiệp đăng ký thành lập mới năm 2023 đạt 159.294 doanh nghiệp, tăng 7,2% so với cùng kỳ năm 2022, minh chứng cho sự sôi động của thị trường doanh nghiệp tại Việt Nam . Trong bối cảnh đó, kiểm toán công ty thương mại dịch vụ trở thành một phần không thể thiếu, giúp doanh nghiệp đảm bảo tuân thủ quy định, minh bạch thông tin tài chính và gia tăng uy tín trước cổ đông, đối tác. Bài viết này sẽ phân tích sâu 7 đặc thù khi kiểm toán công ty thương mại dịch vụ, từ đó giúp lãnh đạo doanh nghiệp hiểu rõ hơn về vai trò của kiểm toán viên trong việc đánh giá và cải thiện hoạt động kinh doanh. Đồng thời, bài vệ tinh này liên kết chặt chẽ với bài trụ cột về dịch vụ kiểm toán của MAN, nhằm nâng cao độ phủ SEO và hỗ trợ người đọc tiếp cận thông tin chuyên môn một cách toàn diện.

Tầm quan trọng của kiểm toán công ty thương mại dịch vụ

Kiểm toán công ty thương mại dịch vụ không chỉ đơn thuần là việc xác nhận số liệu theo chuẩn mực kế toán và kiểm toán, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp xác định rủi ro tiềm ẩn trong quản lý chuỗi cung ứng, kiểm soát hàng tồn kho, và phân tích lợi nhuận từng bộ phận kinh doanh. Trong ngành thương mại – dịch vụ, chu kỳ lưu chuyển hàng hóa nhanh và đa dạng danh mục sản phẩm khiến cho việc kiểm soát nội bộ trở nên phức tạp hơn so với những doanh nghiệp sản xuất hoặc xây dựng thông thường. Điều này đặt ra yêu cầu cao về năng lực phân tích, tiếp cận chứng từ nhanh chóng và hiểu biết sâu sắc về mô hình kinh doanh của công ty thương mại dịch vụ . Thêm vào đó, việc mở rộng kinh doanh đa kênh (online, offline), hợp tác với nhiều đối tác cung ứng và phát triển các dịch vụ giá trị gia tăng như giao hàng, chăm sóc khách hàng, khuyến mãi, đều khiến báo cáo tài chính có thêm nhiều khoản mục phức tạp. Kiểm toán viên ngoài việc kiểm tra số liệu sổ sách cần đánh giá sâu tính hiệu quả của quy trình kinh doanh, xác định các điểm yếu có thể gây thất thoát, giúp doanh nghiệp cảnh báo sớm rủi ro và đề xuất giải pháp cải thiện. Qua đó, doanh nghiệp vừa đảm bảo tuân thủ quy định của Luật kiểm toán độc lập 2021 và các chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS), vừa củng cố niềm tin đối với các nhà đầu tư, ngân hàng, đối tác và cơ quan quản lý .

Tầm quan trọng của kiểm toán công ty thương mại dịch vụ

Ngành thương mại dịch vụ tại Việt Nam hiện nay

Thương mại và dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn trong GDP của Việt Nam và tiếp tục giữ đà tăng trưởng tích cực. Trong năm 2023, tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng theo giá hiện hành ước đạt 6.231,8 nghìn tỷ đồng, tăng 9,6% so với năm trước . Trong đó, doanh thu dịch vụ lưu trú, ăn uống đạt 673,5 nghìn tỷ đồng, tăng 14,7% so với năm trước, góp phần thúc đẩy bức tranh tăng trưởng chung của toàn ngành . Số liệu từ Cục Thống kê cho thấy, khu vực dịch vụ và thương mại tiếp tục là động lực chính cho tăng trưởng kinh tế, kéo theo nhu cầu kiểm toán chuyên sâu để đảm bảo tính minh bạch và chính xác trong các báo cáo tài chính. Đặc biệt, với khoảng hơn 200.000 doanh nghiệp đăng ký mới và tái hoạt động trong 11 tháng đầu năm 2023, trong đó rất nhiều doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ , việc lựa chọn dịch vụ kiểm toán phù hợp trở thành yếu tố sống còn để duy trì uy tín và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao từ các bên liên quan.

Những đặc thù khi kiểm toán công ty thương mại dịch vụ

Kiểm toán công ty thương mại dịch vụ đòi hỏi tối ưu hóa quy trình làm việc để đánh giá chính xác các khoản mục tài sản, hàng tồn kho, doanh thu và các chi phí liên quan. Dưới đây là 7 đặc thù quan trọng cần lưu ý:

1. Đặc thù về quy mô và cơ cấu doanh thu

Các công ty thương mại dịch vụ thường có chuỗi cung ứng dài, mua hàng từ nhiều nhà cung cấp bên trong và ngoài nước, sau đó bày bán qua đa kênh như bán lẻ, sỉ, kênh trực tuyến và gian hàng điện tử. Doanh thu của công ty vì thế rất phân tán, bao gồm doanh thu bán hàng, doanh thu từ dịch vụ giao nhận, doanh thu cam kết khuyến mãi, doanh thu hậu mãi và phụ phí vận chuyển. Theo số liệu, doanh thu bán lẻ hàng hóa năm 2023 đạt gần 4.858,6 nghìn tỷ đồng, chiếm 78% tổng mức bán lẻ, còn lại doanh thu dịch vụ chiếm khoảng 22% tổng doanh thu của toàn ngành dịch vụ . Việc kiểm toán viên phải rà soát kỹ lưỡng từng khoản mục doanh thu, xác minh chứng từ bán hàng, chứng từ nhập xuất kho, và đối chiếu với hệ thống quản lý bán hàng điện tử. Điều này rất khác so với những doanh nghiệp xây dựng, nơi doanh thu chủ yếu đến từ hợp đồng dài hạn với giá trị lớn và rủi ro thu hồi cao. Đối với công ty thương mại dịch vụ, rủi ro gian lận doanh thu (như bán hàng khống, bán hàng không thu tiền) và rủi ro giảm giá, chiết khấu cần được phân tích kỹ lưỡng để đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh trung thực kết quả kinh doanh .

2. Đặc thù về chuỗi cung ứng và tồn kho

Doanh nghiệp thương mại dịch vụ thường có số lượng SKU (Stock Keeping Unit) rất lớn, nhất là với các công ty bán lẻ đa ngành hàng. Việc kiểm kê hàng tồn kho trở nên phức tạp, đặc biệt khi hàng hóa được lưu trữ tại nhiều kho, bao gồm kho trung tâm, kho chi nhánh và kho đối tác kỹ thuật số (vendor-managed inventory). Theo báo cáo, trong quý IV/2023, tổng mức bán lẻ hàng hóa và doanh thu dịch vụ tiêu dùng tăng 9,3% so với cùng kỳ, phản ánh nhu cầu tiêu dùng cao kéo theo áp lực tồn kho lớn và dòng tiền luân chuyển nhanh . Kiểm toán viên cần nắm rõ quy trình luân chuyển và thủ tục bàn giao giữa các bên, xác minh tính đầy đủ của biên bản giao nhận, kiểm tra tính khách quan của quy trình kiểm kê kho. Ngoài ra, rủi ro hao hụt do hư hỏng, mất mát hoặc sai sót trong khâu định giá tồn kho (giá bình quân, giá đích danh) cũng dễ xảy ra trong các công ty thương mại dịch vụ. Việc xác định giá trị tồn kho theo chuẩn mực kế toán Việt Nam (VAS 02) và đánh giá khả năng thu hồi của hàng hóa tồn kho đòi hỏi kiến thức chuyên sâu và sự cộng tác chặt chẽ giữa kiểm toán viên và bộ phận kho vận .

3. Đặc thù về doanh thu dịch vụ

Ngoài doanh thu bán hàng, các công ty thương mại dịch vụ còn có chuỗi giá trị dịch vụ liên quan như giao hàng, lắp đặt, bảo hành, chăm sóc khách hàng, đào tạo sử dụng sản phẩm. Ví dụ, một số doanh nghiệp còn cung cấp kho lạnh, hậu cần kho vận cho đối tác. Doanh thu từ dịch vụ không phải lúc nào cũng ghi nhận ngay khi phát sinh, mà có thể ghi nhận dần theo thời gian hoặc theo giai đoạn hoàn thành (“phương pháp phần trăm hoàn thành”) tùy vào quy định hợp đồng . Kiểm toán viên cần xác định rõ hợp đồng cung cấp dịch vụ, điều kiện ghi nhận doanh thu, xác minh việc thực hiện nghĩa vụ của công ty đối với khách hàng. Đặc biệt, trong tình hình hiện nay, dịch vụ hậu mãi, bảo hành có xu hướng gia tăng, chi phí ẩn trong dịch vụ này có thể làm giảm lợi nhuận gộp thực tế. Việc đánh giá dự phòng chi phí bảo hành, chi phí khuyến mãi và chi phí hậu mãi đòi hỏi kiểm toán viên phải có phương pháp luỹ kế dự phòng chặt chẽ, đảm bảo không bỏ sót hoặc ghi nhận dư đọng khoản mục chi phí này .

4. Đặc thù về kiểm soát nội bộ

Quy trình kiểm soát nội bộ trong công ty thương mại dịch vụ thường phân mảnh do có nhiều phòng ban độc lập như mua hàng, bán hàng, kho vận, marketing, thu hồi công nợ. Chính vì thế, rủi ro sai sót hoặc gian lận dễ xảy ra ở khâu luân chuyển chứng từ, chuyển giao dữ liệu giữa các hệ thống. Một ví dụ điển hình là việc nhập liệu thủ công số liệu bán hàng từ các kênh offline vào hệ thống ERP chung, dẫn đến khả năng sai sót cao. Theo khảo sát của một số tổ chức, tỷ lệ sai sót trong kiểm soát kho của doanh nghiệp bán lẻ có thể lên đến 3-5% giá trị tồn kho, tương đương hàng trăm tỷ đồng đối với công ty có doanh thu hàng nghìn tỷ . Kiểm toán viên cần xây dựng lộ trình thử nghiệm kiểm soát (test of control) cụ thể, đánh giá tính hiệu quả của quy trình nhập liệu, đối chiếu dữ liệu giữa phần mềm quản lý bán hàng và sổ sách kế toán, cũng như rà soát tính hợp lệ của các giao dịch giảm giá, chiết khấu. Ngoài ra, trong bối cảnh chuyển đổi số, nhiều doanh nghiệp thương mại dịch vụ triển khai hệ thống quản trị ERP mới, tiềm ẩn nguy cơ lỗi lập trình, lỗi tích hợp giữa các module, dẫn đến rủi ro sai số trong báo cáo tài chính. Do đó, kiểm toán viên cần phối hợp với bộ phận công nghệ thông tin của khách hàng để kiểm tra tính năng, bảo mật và phân quyền trong hệ thống ERP, ngăn chặn rủi ro gian lận nội bộ và lộ lọt dữ liệu .

5. Đặc thù về rủi ro pháp lý và thuế

Công ty thương mại dịch vụ dễ gặp phải các rủi ro pháp lý liên quan đến hợp đồng mua bán, phân phối, bảo hành và các quy định về nhãn mác, xuất xứ hàng hóa. Ví dụ, khi nhập khẩu hàng hóa từ các nước ASEAN, doanh nghiệp phải tuân thủ quy định về ưu đãi thuế quan theo EVFTA, nếu không sẽ phải chịu phạt và truy thu thuế GTGT . Tiếp đến, doanh nghiệp cũng cần phải đáp ứng các quy định về hóa đơn điện tử, tiền hoàn thuế, khấu trừ thuế TNDN, thuế GTGT… Việc kiểm toán công ty thương mại dịch vụ ở khía cạnh này không chỉ dừng lại ở việc kiểm tra chứng từ thuế, mà còn phải đánh giá việc tuân thủ luật doanh nghiệp, luật thuế và các nghị định, thông tư liên quan. Ví dụ, trường hợp doanh nghiệp không lập hóa đơn kịp thời cho khách hàng, có thể bị phạt hành vi kinh doanh trái quy định. Hoặc trong quá trình thanh toán, doanh nghiệp có thể sử dụng hóa đơn khống, dẫn đến rủi ro phạt và truy thu thuế nặng. Theo số liệu, khoảng 15% doanh nghiệp bị thanh tra thuế và xử phạt vi phạm chứng từ mỗi năm, trong đó tỷ lệ vi phạm chủ yếu đến từ lĩnh vực thương mại, dịch vụ . Kiểm toán viên cần phối hợp chặt chẽ với chuyên gia thuế để đánh giá hồ sơ thuế, rà soát tờ khai, chứng từ khấu trừ và xác định trách nhiệm thuế phát sinh, giúp doanh nghiệp kịp thời khắc phục vi phạm.

6. Đặc thù về dòng tiền và công nợ

Dòng tiền của công ty thương mại dịch vụ thường chịu áp lực cao do thời gian luân chuyển hàng hóa ngắn nhưng giá trị từng giao dịch không lớn. Các công ty bán lẻ thường áp dụng hình thức trả trước hoặc trả chậm (trả sau 30-60 ngày) cho khách hàng đại lý. Điều này dẫn đến rủi ro công nợ lớn, đặc biệt khi khách hàng mua sỉ gặp khó khăn tài chính. Theo thống kê, tỷ lệ công nợ khó đòi trong lĩnh vực bán lẻ có thể chiếm 5-8% tổng dư nợ, tương đương hàng chục tỷ đồng đối với doanh nghiệp có doanh thu hàng trăm tỷ mỗi năm . Kiểm toán viên cần thực hiện xác minh trực tiếp với khách hàng nợ, rà soát các hợp đồng mua bán, đánh giá khả năng thu hồi công nợ, và đề xuất trích lập dự phòng công nợ khó đòi theo quy định (VAS 09). Ngoài ra, dòng tiền cũng ảnh hưởng đến nhu cầu vay vốn ngân hàng, tiền lãi vay, chi phí tài chính, vì vậy kiểm toán viên cần đánh giá các khoản vay ngắn hạn, dài hạn, hiệu quả sử dụng vốn vay, và chi phí lãi vay được hạch toán hợp lý. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có thể tận dụng nguồn vốn từ nhà cung cấp (chiết khấu thương mại) nhưng dẫn đến áp lực tài chính ngắn hạn, khiến dòng tiền biến động mạnh. Kiểm toán viên phải cảnh báo sớm để doanh nghiệp có kế hoạch cân đối, tránh rủi ro thanh khoản, mất cơ hội kinh doanh.

7. Đặc thù về sự đa dạng kênh bán và thương mại điện tử

Sự bùng nổ thương mại điện tử (TMĐT) đã làm thay đổi cấu trúc doanh thu của các công ty thương mại dịch vụ. Theo Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, trong năm 2024, Cục đã tư vấn và hỗ trợ gần 8.794 doanh nghiệp, tổ chức đăng ký hoạt động TMĐT, cho thấy xu hướng số hóa đang chiếm ưu thế . Việc bán hàng qua các sàn TMĐT (Shopee, Lazada, Tiki, Sendo…) đòi hỏi kiểm toán viên phải hiểu rõ quy trình ghi nhận doanh thu, đối soát đơn hàng, hoa hồng sàn và chính sách đổi trả. Ngoài ra, doanh nghiệp còn vận hành hệ thống bán hàng qua website, fanpage, ứng dụng di động, ứng dụng POS ở cửa hàng, điều này tạo ra thách thức lớn trong việc thu thập, tổng hợp dữ liệu bán hàng chính xác. Kiểm toán viên phải rà soát quy trình liên kết giữa hệ thống quản lý bán hàng (POS, ERP) và sổ sách kế toán, đảm bảo dữ liệu chuyển đổi đúng, không bỏ sót giao dịch. Đồng thời, việc quản lý kho hàng đa kênh cũng rất phức tạp, khi một sản phẩm có thể được bán tại nhiều nền tảng cùng lúc. Kiểm toán viên cần đối chiếu tồn kho thực tế tại kho với dữ liệu tồn kho trong hệ thống ERP, xác nhận biên bản giao nhận hàng hóa giữa nhà bán lẻ và bên logistics, cũng như kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ điện tử trên các sàn TMĐT.

Quy trình kiểm toán công ty thương mại dịch vụ

Quy trình kiểm toán công ty thương mại dịch vụ có thể được chia thành các bước chính sau:

Lập kế hoạch kiểm toán chuyên sâu

Kiểm toán viên xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán, đánh giá sơ bộ rủi ro doanh nghiệp, bao gồm rủi ro hoạt động, rủi ro tài chính, rủi ro tuân thủ. Căn cứ vào quy trình kinh doanh, hệ thống ERP và cơ cấu tổ chức, kiểm toán viên xây dựng chương trình kiểm toán chi tiết, phân bổ nguồn lực phù hợp cho từng bước đánh giá. Việc lập kế hoạch đòi hỏi hợp tác chặt chẽ giữa kiểm toán viên và ban lãnh đạo, bộ phận tài chính – kế toán, kho vận và kinh doanh để hiểu rõ quy trình nghiệp vụ.

Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ và công nghệ thông tin

Giai đoạn này tập trung vào thử nghiệm kiểm soát (test of control), đánh giá quy trình phê duyệt mua hàng, quy trình nhập kho, quy trình hạch toán doanh thu và chi phí, quy trình ghi nhận công nợ. Đối với các doanh nghiệp đã triển khai ERP, kiểm toán viên cần kiểm tra phân quyền, luồng dữ liệu giữa module bán hàng, module kho và module kế toán, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu qua các lần trao đổi.

Thử nghiệm chi tiết giao dịch (substantive testing)

Kiểm toán viên thực hiện kiểm kê thực tế hàng tồn kho, đối chiếu biên bản kiểm kê với sổ sách, thử nghiệm chi tiết mẫu giao dịch bán hàng và mua hàng, xác minh tính hợp lệ, đầy đủ và ghi nhận đúng thời điểm. Các lĩnh vực trọng yếu như doanh thu từ dịch vụ giao nhận, chi phí khuyến mãi, chi phí hậu mãi cần được kiểm tra kỹ lưỡng để tránh bỏ sót khoản mục.

Xác minh công nợ và dòng tiền

Đối chiếu công nợ phải thu, phải trả với khách hàng và nhà cung cấp, rà soát hợp đồng, biên bản giao nhận, xác nhận công nợ trực tiếp. Kiểm toán viên đánh giá tính khả thi của dự phòng công nợ khó đòi và dự phòng hàng tồn kho lỗi thời, đảm bảo trích lập phù hợp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.

Đánh giá tuân thủ quy định thuế và pháp lý

Kiểm toán viên phối hợp với chuyên gia thuế để rà soát hồ sơ thuế GTGT, thuế TNDN, hóa đơn điện tử, hoàn thuế, khấu trừ đầu vào, đảm bảo không vi phạm quy định về thuế khi nhập khẩu và phân phối hàng hóa . Ngoài ra, kiểm toán viên cần kiểm tra hợp đồng mua bán, quy định về nhãn mác, xuất xứ, quyền sở hữu trí tuệ (đối với sản phẩm có thương hiệu) để đảm bảo doanh nghiệp không vi phạm pháp luật.

Tổng hợp, đánh giá kết quả và đưa ra khuyến nghị

Sau khi hoàn thành thử nghiệm kiểm soát và thử nghiệm chi tiết, kiểm toán viên tổng hợp kết quả, đánh giá rủi ro còn tồn tại và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính, trình bày ý kiến kiểm toán (đúng theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam) và khuyến nghị các biện pháp cải thiện quy trình kiểm soát nội bộ, tối ưu hóa chi phí và hoàn thiện hệ thống hạch toán.

Quy trình trên giúp kiểm toán viên có cái nhìn toàn diện về hoạt động của công ty thương mại dịch vụ, đồng thời đưa ra những cảnh báo sớm về rủi ro có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và tính thanh khoản.

Lợi ích khi lựa chọn dịch vụ kiểm toán chuyên biệt

Khi doanh nghiệp quyết định sử dụng dịch vụ kiểm toán chuyên biệt cho công ty thương mại dịch vụ, họ sẽ nhận được nhiều lợi ích thiết thực:

Đánh giá chính xác tình hình tài chính: Với đội ngũ kiểm toán viên có kinh nghiệm sâu lĩnh vực thương mại và dịch vụ, doanh nghiệp sẽ có báo cáo tài chính phản ánh đúng thực trạng tài chính, tạo nền tảng vững chắc cho quyết định đầu tư và huy động vốn .
Cải thiện quy trình kiểm soát nội bộ: Kiểm toán viên sẽ chỉ ra điểm yếu trong quy trình quản lý kho, thu chi, công nợ và cung cấp giải pháp để doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nhằm giảm thiểu rủi ro thất thoát tài sản, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Đảm bảo tuân thủ quy định thuế: Thông qua việc rà soát, đối chiếu chứng từ thuế, nhóm kiểm toán viên giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro bị phạt, truy thu thuế và tận dụng tối đa các ưu đãi thuế (nếu có) .
Gia tăng uy tín và minh bạch: Báo cáo kiểm toán độc lập có đóng dấu và chữ ký của đơn vị kiểm toán uy tín không chỉ giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp trước ngân hàng, đối tác và nhà đầu tư mà còn đáp ứng yêu cầu thông tin công khai của các cơ quan quản lý.
Tối ưu hóa chi phí: Nhờ việc rà soát, đánh giá chi tiết từng khoản mục chi phí, bán hàng và tồn kho, kiểm toán viên sẽ phân tích và đề xuất những biện pháp giảm thiểu chi phí phát sinh không cần thiết, giúp nâng cao lợi nhuận gộp.

Kết luận

Kiểm toán công ty thương mại dịch vụ có nhiều điểm khác biệt so với kiểm toán các ngành khác như xây dựng hay sản xuất. Những đặc thù như chuỗi cung ứng dài, đa kênh bán, quản lý tồn kho phức tạp, rủi ro pháp lý và thuế, dòng tiền và công nợ biến động mạnh đòi hỏi kiểm toán viên phải có kỹ năng chuyên sâu và am hiểu thị trường. Việc tuân thủ quy trình kiểm toán chặt chẽ, phối hợp giữa các phòng ban, áp dụng công nghệ thông tin trong kiểm soát và rà soát chứng từ là yếu tố then chốt để báo cáo tài chính phản ánh đúng thực tế và giúp doanh nghiệp phát triển bền vững. Khi lựa chọn dịch vụ kiểm toán chuyên biệt, doanh nghiệp sẽ được hỗ trợ toàn diện từ khâu đánh giá rủi ro đến hoàn thiện hệ thống kiểm soát, đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật và gia tăng uy tín trên thị trường. Trong bối cảnh kinh tế thay đổi liên tục, việc hiểu rõ 7 đặc thù khi kiểm toán công ty thương mại dịch vụ sẽ giúp lãnh đạo doanh nghiệp đưa ra quyết định sáng suốt, tối ưu hóa nguồn lực, hướng tới sự tăng trưởng bền vững.

Nguồn tham khảo: