Thời điểm thuê dịch vụ kế toán: Những dấu mốc doanh nghiệp không nên bỏ qua

Thời điểm thuê dịch vụ kế toán đóng vai trò then chốt trong việc tối ưu hóa hiệu quả tài chính – đặc biệt đối với các doanh nghiệp mới thành lập, đang trên đà mở rộng hoặc chuẩn bị bước vào giai đoạn quyết toán thuế. Nếu được lựa chọn đúng lúc, dịch vụ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí mà còn bảo vệ họ khỏi những rủi ro pháp lý tiềm ẩn, từ các đợt kiểm tra thuế đến các cuộc kiểm toán nội bộ bất ngờ.

Vậy đâu là thời điểm “vàng” để thuê kế toán trọn gói? Bài viết này sẽ phân tích 5 thời điểm quan trọng dưới lăng kính pháp lý, chi phí và yêu cầu quản trị, nhằm giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định đúng lúc – đúng nhu cầu.

Thời điểm thuê dịch vụ kế toán ngay khi thành lập doanh nghiệp

Ngay từ khi doanh nghiệp vừa được thành lập, việc triển khai công tác kế toán không chỉ là yêu cầu pháp lý bắt buộc mà còn là nền móng cho toàn bộ hoạt động tài chính – thuế về sau. Theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Luật Kế toán 2015, mọi doanh nghiệp, không phân biệt quy mô hay lĩnh vực, đều phải tổ chức bộ máy kế toán, lập chứng từ và ghi sổ kế toán kể từ khi bắt đầu hoạt động sản xuất kinh doanh. Điều này đồng nghĩa với việc ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tổ chức kinh tế buộc phải thực hiện hàng loạt nghĩa vụ như đăng ký thuế, lựa chọn chế độ kế toán, mở sổ sách, lập tờ khai thuế ban đầu và thực hiện các thủ tục kê khai liên quan khác.

Trong thực tế, không ít doanh nghiệp mới vì thiếu kinh nghiệm hoặc chưa kịp chuẩn bị nhân sự chuyên trách đã bỏ sót, kê khai sai mẫu biểu, hoặc nộp chậm tờ khai thuế, dẫn đến bị xử phạt hành chính, mất thời gian khắc phục hồ sơ, thậm chí ảnh hưởng đến việc khấu trừ và ghi nhận chi phí hợp lệ sau này.

Lựa chọn thuê dịch vụ kế toán trọn gói ngay từ giai đoạn đầu chính là giải pháp giúp doanh nghiệp “đặt đúng viên gạch đầu tiên”. Dịch vụ chuyên nghiệp không chỉ hỗ trợ doanh nghiệp khai thuế đúng hạn, lập hồ sơ theo đúng biểu mẫu ban hành tại Thông tư 132/2018/TT-BTC (áp dụng cho hộ kinh doanh chuyển đổi) hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC (áp dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa), mà còn đảm bảo toàn bộ chứng từ đầu vào – đầu ra được hạch toán đúng chuẩn, giúp hợp thức hóa chi phí từ ngày đầu hoạt động. Đây là yếu tố quan trọng trong việc xây dựng hệ thống báo cáo tài chính minh bạch và phòng ngừa rủi ro về sau.

Thời điểm thuê dịch vụ kế toán khi bắt đầu phát sinh doanh thu và chi phí

Nhiều doanh nghiệp sau khi thành lập một thời gian mới bắt đầu vận hành thực tế. Khi các hóa đơn đầu vào – đầu ra bắt đầu xuất hiện, doanh nghiệp bắt buộc phải ghi nhận kế toán, kê khai thuế GTGT và tính thuế TNDN, TNCN nếu có phát sinh.

Sai sót thường gặp tại thời điểm này bao gồm:

• Không ghi nhận đủ chi phí hợp lệ để giảm thuế

• Lưu trữ hóa đơn không đúng định dạng, dẫn đến chi phí không được công nhận

• Khai thuế GTGT sai thời điểm

Theo báo cáo của Tổng cục Thuế năm 2023, có hơn 21% doanh nghiệp siêu nhỏ kê khai sai định kỳ thuế trong 6 tháng đầu hoạt động do thiếu kế toán chuyên môn.

Thuê dịch vụ kế toán lúc này giúp:

• Ghi nhận đầy đủ chi phí để khấu trừ thuế đúng luật

• Tư vấn cấu trúc chi phí hợp lệ và tránh chi phí bị loại

• Giảm thiểu rủi ro bị truy thu, phạt chậm nộp

Điều 30, Luật Quản lý thuế 2019: Người nộp thuế phải thực hiện kê khai thuế đúng thời hạn kể từ khi phát sinh nghĩa vụ thuế.

Thời điểm thuê dịch vụ kế toán khi kế toán nội bộ nghỉ việc hoặc không còn phù hợp

Kế toán nghỉ việc đột ngột, hoặc nhân sự kế toán không còn đáp ứng được quy mô và nhu cầu của doanh nghiệp là tình huống rất phổ biến, đặc biệt ở doanh nghiệp nhỏ và vừa.

Điều 17 Luật Kế toán 2015 yêu cầu doanh nghiệp phải duy trì hoạt động kế toán liên tục, kịp thời, trung thực, ngay cả khi bộ phận kế toán đang trong giai đoạn chuyển giao.

Việc để trống vị trí kế toán có thể dẫn đến:

• Bỏ lỡ hạn nộp thuế

• Không lập được báo cáo tài chính cuối kỳ

• Hồ sơ không đầy đủ để quyết toán thuế

Dịch vụ kế toán trọn gói cung cấp giải pháp “lấp chỗ trống” nhanh chóng, thường chỉ cần 1 – 2 ngày để tiếp nhận hồ sơ, giúp doanh nghiệp không bị ngắt quãng nghiệp vụ tài chính.

Thời điểm chuẩn bị quyết toán thuế hoặc bị kiểm tra

Thời điểm chuẩn bị quyết toán thuế hoặc bước vào kỳ kiểm tra của cơ quan chức năng luôn là giai đoạn nhạy cảm trong hoạt động tài chính kế toán của doanh nghiệp. Đây là lúc các sai sót tiềm ẩn liên quan đến hóa đơn, chứng từ, chi phí lãi vay, phúc lợi hay các khoản chi chưa hợp thức hóa có thể bị phát hiện và xử lý. Một lỗi nhỏ trong kê khai cũng đủ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với rủi ro bị truy thu thuế, cộng với khoản phạt hành chính không nhỏ.

Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi khai sai hồ sơ thuế có thể lên đến 25 triệu đồng cho mỗi lỗi nếu doanh nghiệp không chủ động phát hiện và điều chỉnh trước thời điểm cơ quan thuế vào cuộc.

Báo cáo chuyên đề của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh năm 2023 cũng chỉ ra rằng có đến 47 phần trăm doanh nghiệp bị truy thu thuế thu nhập doanh nghiệp do không loại trừ chi phí không hợp lệ hoặc kê khai thiếu phần thu nhập tính thuế. Điều này chủ yếu xảy ra ở các doanh nghiệp chưa được rà soát kế toán tổng thể trước kỳ quyết toán.

Việc sử dụng dịch vụ kế toán trọn gói trước thời điểm quyết toán không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm tra đầy đủ hồ sơ, lập báo cáo tài chính đúng biểu mẫu mà còn cho phép rà soát lại toàn bộ hệ thống chi phí. Những khoản chưa hợp lệ có thể được tư vấn điều chỉnh, hợp thức hóa theo đúng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC nhằm hạn chế tối đa khả năng bị truy thu, xử phạt hay đánh giá không trung thực từ phía cơ quan thuế.

Thời điểm doanh nghiệp mở rộng quy mô hoặc gọi vốn

Khi doanh nghiệp tăng vốn, nhận đầu tư, mở rộng chi nhánh hoặc chuyển đổi mô hình hoạt động, hệ thống kế toán – thuế cũng phải thay đổi tương ứng.

Một hệ thống kế toán chưa chuẩn hóa có thể khiến nhà đầu tư nghi ngờ, hoặc doanh nghiệp không đủ điều kiện vay vốn, đấu thầu.

Dịch vụ kế toán trọn gói sẽ giúp:

• Chuẩn hóa lại toàn bộ sổ sách theo chuẩn mực kế toán Việt Nam

• Soát xét số liệu trước IPO hoặc gọi vốn

• Tối ưu lợi nhuận sau thuế nhờ quản trị chi phí hiệu quả

Khi nào không nên thuê dịch vụ kế toán trọn gói?

Dù là giải pháp kinh tế và tiện lợi, kế toán thuê ngoài không phải lúc nào cũng phù hợp. Doanh nghiệp có thể không cần thuê dịch vụ nếu:

• Mô hình doanh nghiệp đơn giản, phát sinh dưới 5 chứng từ/tháng và chủ doanh nghiệp hiểu luật thuế cơ bản

• Có kế toán trưởng giàu kinh nghiệm và bộ phận tài chính nội bộ mạnh

• Công ty thuộc tập đoàn lớn, áp dụng chuẩn mực kế toán riêng hoặc IFRS

Tuy nhiên, trong hầu hết trường hợp của doanh nghiệp SME tại Việt Nam, thuê dịch vụ kế toán vẫn là giải pháp tối ưu về chi phí và hiệu quả.

Bảng so sánh: Chi phí kế toán nội bộ và dịch vụ kế toán trọn gói

Bảng dưới đây cho thấy sự khác biệt về chi phí giữa tuyển dụng kế toán nội bộ và thuê ngoài, áp dụng theo khảo sát tại TP.HCM và Hà Nội năm 2024:

Với chi phí tiết kiệm từ 70 – 80%, dịch vụ kế toán trọn gói rõ ràng là giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp không đủ nguồn lực để duy trì phòng kế toán nội bộ.

Để hiểu rõ hơn về các nghĩa vụ kế toán và thuế của doanh nghiệp, bạn có thể tham khảo: Hướng dẫn nghĩa vụ thuế cho doanh nghiệp – Cổng thông tin Tổng cục Thuế

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Kết luận