Giao kết hợp đồng điện tử cần tuân thủ quy định nào?

Trong bối cảnh công nghệ phát triển mạnh mẽ, việc sử dụng hợp đồng điện tử ngày càng trở nên phổ biến trong giao dịch kinh doanh. Hợp đồng điện tử mang lại nhiều lợi ích, giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính hiệu quả trong giao dịch. Tuy nhiên, việc giao kết hợp đồng điện tử cần tuân thủ các quy định pháp lý để đảm bảo tính hợp pháp và tránh các rủi ro pháp lý không đáng có. Bài viết này sẽ giải thích các quy định pháp lý cần tuân thủ khi giao kết hợp đồng điện tử, đặc biệt là căn cứ từ Công văn số 84/CCTKV.XVII-QLDN1 ngày 24/3/2025 của Chi cục thuế khu vực XVII.

Giao kết hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên trong giao dịch được thực hiện qua phương tiện điện tử, chẳng hạn như email, chữ ký điện tử, và các nền tảng giao dịch trực tuyến khác. Hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng truyền thống nếu đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chứng từ điện tử và chữ ký điện tử.

Lợi ích của hợp đồng điện tử bao gồm việc giảm thiểu chi phí in ấn, vận chuyển, lưu trữ giấy tờ, đồng thời tăng tốc độ giao dịch và bảo mật thông tin. Tuy nhiên, các bên tham gia cần chú ý đến các yếu tố pháp lý để tránh xảy ra tranh chấp hoặc vi phạm quy định pháp luật.

Các quy định pháp lý cần tuân thủ khi giao kết hợp đồng điện tử

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11

Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 quy định về giao dịch điện tử và chứng từ điện tử, đặc biệt là các yêu cầu về chữ ký điện tử và xác minh tính hợp pháp của giao dịch. Theo luật này, chữ ký điện tử có giá trị pháp lý nếu đáp ứng các yêu cầu về tính xác thực và toàn vẹn của dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo rằng giao dịch điện tử có thể được xác minh và không bị thay đổi sau khi thực hiện.

Chứng từ điện tử cũng phải đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật và có thể được kiểm chứng khi cần thiết. Hệ thống lưu trữ chứng từ điện tử phải tuân thủ các yêu cầu pháp lý về bảo vệ thông tin và truy xuất dữ liệu.

Nghị định số 165/2018/NĐ-CP và Nghị định số 130/2018/NĐ-CP

Hai nghị định này quy định chi tiết về việc sử dụng chứng từ điện tử trong giao dịch. Cụ thể, Nghị định số 165/2018/NĐ-CP quy định về việc quản lý và bảo vệ chứng từ điện tử, còn Nghị định số 130/2018/NĐ-CP chi tiết hóa các thủ tục và quy trình liên quan đến chứng từ điện tử trong các giao dịch thương mại và tài chính.

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 (hiệu lực từ 1/7/2024)

Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15, có hiệu lực từ 1/7/2024, cập nhật và mở rộng phạm vi điều chỉnh các giao dịch điện tử, bao gồm việc áp dụng hợp đồng điện tử trong giao dịch quốc tế. Luật này yêu cầu các doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định bảo mật và bảo vệ dữ liệu cá nhân trong giao dịch điện tử, đồng thời tạo ra các điều kiện thuận lợi để hợp đồng điện tử có thể được áp dụng một cách rộng rãi trong môi trường quốc tế.

Một điểm mới quan trọng trong luật này là việc các bên có thể thỏa thuận về việc áp dụng quy định của luật cũ (Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11) đối với các giao dịch điện tử được ký kết trước khi Luật số 20/2023/QH15 có hiệu lực.

Quy định áp dụng đối với giao dịch điện tử trước ngày 1/7/2024

Đối với các giao dịch điện tử được ký kết trước ngày 1/7/2024, khi Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 có hiệu lực, các bên vẫn có thể tiếp tục thực hiện giao dịch dựa trên các quy định của Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11. Tuy nhiên, nếu các bên có thỏa thuận về việc áp dụng các quy định mới của Luật số 20/2023/QH15, thì có thể chuyển sang áp dụng các điều khoản mới trong luật này.

Ví dụ, một doanh nghiệp đã ký hợp đồng điện tử với đối tác nước ngoài trước ngày 1/7/2024, nhưng đến thời điểm Luật mới có hiệu lực, họ có thể quyết định tiếp tục thực hiện giao dịch theo các quy định của Luật cũ hoặc thỏa thuận lại theo quy định của Luật mới.

Các vấn đề pháp lý cần lưu ý khi giao kết hợp đồng điện tử

Chữ ký điện tử và tính hợp pháp

Chữ ký điện tử là yếu tố quan trọng nhất để đảm bảo tính hợp pháp của hợp đồng điện tử. Chữ ký điện tử cần phải được chứng thực bởi tổ chức chứng thực hợp pháp và đảm bảo tính xác thực của người ký. Nếu chữ ký điện tử không được chứng thực đúng cách, hợp đồng có thể bị coi là không hợp lệ.

Chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử cần phải đáp ứng các yêu cầu về tính toàn vẹn, bảo mật và khả năng truy xuất. Các chứng từ này cần được lưu trữ và bảo vệ trong hệ thống điện tử an toàn để đảm bảo tính hợp pháp trong trường hợp có tranh chấp.

Rủi ro pháp lý khi sử dụng hợp đồng điện tử

Việc áp dụng hợp đồng điện tử cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý, chẳng hạn như vi phạm bảo mật thông tin, tranh chấp về tính hợp pháp của hợp đồng nếu không có sự đồng thuận rõ ràng giữa các bên về việc sử dụng chữ ký điện tử, hay những vấn đề liên quan đến chứng từ điện tử trong giao dịch quốc tế.

Giải pháp: Các doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký điện tử uy tín, áp dụng các hệ thống bảo mật mạnh mẽ và có quy trình kiểm tra chứng từ điện tử nghiêm ngặt. Đồng thời, cần ghi rõ các điều khoản về bảo mật thông tin, cách giải quyết tranh chấp trong hợp đồng điện tử để giảm thiểu rủi ro.

Điều khoản cần có trong hợp đồng điện tử

Để đảm bảo tính minh bạch và tránh tranh chấp, hợp đồng điện tử cần phải bao gồm các điều khoản quan trọng như thời gian hiệu lực, quyền và nghĩa vụ của các bên, cơ chế giải quyết tranh chấp, và điều khoản bảo mật. Ngoài ra, các điều khoản về việc áp dụng quy định pháp lý trong trường hợp giao dịch có yếu tố quốc tế cũng cần được quy định rõ ràng.

Thực tiễn áp dụng hợp đồng điện tử trong doanh nghiệp

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng hợp đồng điện tử trong giao dịch với đối tác trong và ngoài nước. Các doanh nghiệp này đã ghi nhận nhiều lợi ích, như tiết kiệm chi phí vận chuyển, in ấn và lưu trữ giấy tờ. Tuy nhiên, họ cũng gặp phải một số thách thức về bảo mật thông tin, đặc biệt là khi hợp tác với các đối tác quốc tế, nơi các quy định pháp lý có sự khác biệt.

Ví dụ thực tế: Một công ty xuất nhập khẩu đã áp dụng hợp đồng điện tử khi ký kết với đối tác ở Mỹ. Họ sử dụng chữ ký điện tử và chứng từ điện tử, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí. Tuy nhiên, trong quá trình thực hiện giao dịch, họ đã gặp khó khăn khi đối tác yêu cầu một số chứng từ phải có xác thực từ tổ chức chứng thực có uy tín, khiến quá trình giao dịch kéo dài hơn.

Kết luận

Việc giao kết hợp đồng điện tử không chỉ giúp các doanh nghiệp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc mà còn cần phải tuân thủ các quy định pháp lý nghiêm ngặt. Do đó, các doanh nghiệp cần phải hiểu rõ các quy định pháp lý về chữ ký điện tử, chứng từ điện tử, bảo mật thông tin và cách giải quyết tranh chấp. Đồng thời, họ cũng cần chuẩn bị sẵn sàng để chuyển đổi theo các quy định mới khi Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 có hiệu lực.

Bên cạnh đó, người đọc có thể liên hệ MAN – Master Accountant Network để nhận trao đổi và tư vấn nghiệp vụ giúp giải quyết các vấn đề nhanh chóng và chính xác thông qua:

• Mobile / Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Tài liệu tham khảo

• Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11.

• Nghị định số 165/2018/NĐ-CP và Nghị định số 130/2018/NĐ-CP.

• Công văn số 84/CCTKV.XVII-QLDN1 ngày 24/3/2025 của Chi cục thuế khu vực XVII. (Công văn số 84/CCTKV.XVII-QLDN1)