Hướng dẫn tối ưu giảm trừ người phụ thuộc khi quyết toán thuế theo Công văn 1580/CT-CS

Quy định về giảm trừ người phụ thuộc khi quyết toán thuế không chỉ giúp người nộp thuế tiết kiệm khoản khấu trừ hợp lý mà còn tránh rủi ro lợi không đúng quy định. Bài viết này phân tích chi tiết cách điều chỉnh thời điểm giảm trừ người phụ thuộc khi quyết toán thuế TNCN, dựa trên Công văn 1580/CT-CS ngày 05/06/2025, Thông tư 111/2013/TT-BTC, cùng các văn bản pháp luật liên quan.

Căn cứ pháp lý điều chỉnh giảm trừ người phụ thuộc khi quyết toán

Căn cứ pháp lý về việc điều chỉnh thời điểm giảm trừ người phụ thuộc khi quyết toán thuế được thể hiện rõ qua các văn bản sau:

• Công văn 1580/CT-CS ngày 05/06/2025 của Cục Thuế đã làm rõ nguyên tắc áp dụng giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc phát sinh trong năm tính thuế. Đây là tài liệu hướng dẫn chuyên môn quan trọng, giúp người nộp thuế thực hiện đúng quyền lợi trong quá trình quyết toán thuế TNCN.

• Thông tư 111/2013/TT-BTC, tại tiết c.2 điểm c khoản 1 Điều 9, quy định rằng: trường hợp cá nhân chưa tính giảm trừ cho người phụ thuộc trong năm thì được phép tính giảm trừ kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, với điều kiện đã thực hiện đăng ký giảm trừ theo quy định.

• Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14 đã điều chỉnh mức giảm trừ gia cảnh, cụ thể: 11 triệu đồng/tháng cho người nộp thuế và 4,4 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Mức giảm trừ này được áp dụng kể từ ngày 01/07/2020.

Hướng dẫn cách điều chỉnh thời điểm giảm trừ người phụ thuộc

Đăng ký người phụ thuộc trước khi quyết toán thuế: Điều kiện cần thiết để được giảm trừ

Để được tính giảm trừ người phụ thuộc khi thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân, cá nhân phải đảm bảo đã đăng ký người phụ thuộc với cơ quan thuế thông qua mẫu 02‑1/BK‑QTT‑TNCN đính kèm hồ sơ quyết toán. Đây là điều kiện bắt buộc để cơ quan thuế có căn cứ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng hợp pháp.

Trong thực tế, có nhiều trường hợp nghĩa vụ nuôi dưỡng phát sinh trong năm – chẳng hạn như sinh con hoặc người thân chuyển sang phụ thuộc tài chính (ví dụ mẹ đẻ, cha đẻ già yếu…). Khi đó, cá nhân vẫn được phép tính giảm trừ gia cảnh kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, miễn là thực hiện đăng ký đúng quy định tại thời điểm quyết toán thuế cuối năm.

Xử lý trường hợp thông tin người phụ thuộc không trùng khớp

Một số cá nhân khi khai quyết toán có thể gặp tình huống dữ liệu về người phụ thuộc được hệ thống quản lý thuế ghi nhận không khớp với nội dung cá nhân đang kê khai trên Bảng kê 02‑1/BK‑QTT‑TNCN.

Trong trường hợp này, người nộp thuế cần chủ động liên hệ với Chi cục Thuế khu vực, nơi đang quản lý mã số thuế cá nhân, để phối hợp rà soát lại hồ sơ đăng ký người phụ thuộc, từ đó điều chỉnh dữ liệu trên hệ thống. Việc này nhằm đảm bảo hồ sơ quyết toán được chấp thuận, tránh thất thoát quyền lợi về khoản hoàn thuế do chênh lệch thông tin.

Ví dụ minh họa: Hiểu đúng để không bỏ lỡ quyền lợi

Tình huống 1: Anh Minh sinh con đầu lòng vào tháng 5/2024, tuy chưa kịp đăng ký người phụ thuộc trong năm nhưng đến cuối năm, khi làm hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân, anh đã hoàn tất thủ tục đăng ký giảm trừ cho con theo đúng quy định.
→ Khi đó, anh Minh được tính giảm trừ người phụ thuộc bắt đầu từ tháng 5 đến tháng 12/2024, tương đương:

8 tháng × 4,4 triệu đồng = 35,2 triệu đồng giảm trừ thu nhập chịu thuế.

Tình huống 2: Chị Hằng bắt đầu có trách nhiệm nuôi dưỡng mẹ đẻ từ tháng 3/2025 do mẹ nghỉ hưu, không còn thu nhập và sống phụ thuộc vào con. Khi quyết toán thuế TNCN vào đầu năm 2026, chị đăng ký người phụ thuộc cho mẹ theo mẫu 02‑1/BK‑QTT‑TNCN.
→ Như vậy, chị được tính giảm trừ từ tháng 3 đến tháng 12/2025, tương đương:

10 tháng × 4,4 triệu đồng = 44 triệu đồng được trừ khỏi thu nhập tính thuế.

Với mức thuế suất phổ biến 10–15%, những khoản giảm trừ kể trên có thể giúp người nộp thuế tiết kiệm từ 3,5 đến 6,6 triệu đồng – một con số không nhỏ, đặc biệt với người lao động có thu nhập trung bình – nếu nắm rõ và áp dụng đúng quy định.

Các bước tối ưu để điều chỉnh giảm trừ người phụ thuộc đúng quy định

Để đảm bảo việc giảm trừ người phụ thuộc khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân diễn ra chính xác, hợp pháp và không bị từ chối hoàn thuế, cá nhân cần tuân thủ đầy đủ quy trình dưới đây:

Việc đảm bảo quy trình trên không chỉ giúp cá nhân tối ưu mức giảm trừ thuế hợp pháp, mà còn tránh được rủi ro bị truy thu, bị từ chối hoàn thuế hoặc bị cơ quan thuế đánh giá là kê khai không trung thực.

Đối chiếu các văn bản pháp lý: Cấu trúc nền tảng bảo vệ quyền lợi người nộp thuế

Việc thực hiện giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc không chỉ là thao tác kê khai hành chính, mà còn là quá trình tuân thủ pháp lý dựa trên một hệ thống văn bản có tính kế thừa và liên kết chặt chẽ. Hiểu đúng các quy định này giúp người nộp thuế bảo vệ đầy đủ quyền lợi, đồng thời tránh được các rủi ro khi bị cơ quan thuế rà soát, đối chiếu dữ liệu.

Thông tư 111/2013/TT-BTC

Đây là văn bản có tính chất nền tảng, quy định nguyên tắc và điều kiện để người nộp thuế được tính giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc. Tại tiết c.2 điểm c khoản 1 Điều 9, Thông tư cho phép cá nhân trong trường hợp chưa tính giảm trừ trong năm thì vẫn được phép tính kể từ tháng phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng khi quyết toán thuế, miễn là đã đăng ký người phụ thuộc theo quy định.
Điểm mấu chốt ở đây là: chính sách cho phép khai bổ sung tại thời điểm quyết toán, nhưng vẫn yêu cầu có đủ hồ sơ chứng minh quan hệ nuôi dưỡng và đăng ký hợp lệ.

Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14

Nghị quyết này điều chỉnh nâng mức giảm trừ gia cảnh, từ 9 triệu lên 11 triệu đồng/tháng đối với người nộp thuế, và từ 3,6 triệu lên 4,4 triệu đồng/tháng đối với mỗi người phụ thuộc. Mức mới được áp dụng từ kỳ tính thuế tháng 7/2020 và tiếp tục duy trì cho đến nay.
Điều này đồng nghĩa, việc kê khai bổ sung người phụ thuộc trong quá trình quyết toán không chỉ ảnh hưởng đến kỹ thuật tính thuế, mà còn có thể tạo ra chênh lệch lớn về số thuế phải nộp hoặc được hoàn.

Thông tư 80/2021/TT-BTC

Thông tư này đóng vai trò điều chỉnh toàn diện về quản lý thuế, bao gồm cả quy trình rà soát, xác minh thông tin người phụ thuộc giữa dữ liệu khai báo của người nộp thuế và hệ thống quản lý tập trung của cơ quan thuế.
Trong trường hợp có sai lệch dữ liệu – ví dụ, cá nhân kê khai người phụ thuộc chưa được ghi nhận trong hệ thống – chính Thông tư này là căn cứ để cá nhân được quyền đề nghị điều chỉnh, nộp bổ sung hồ sơ, hoặc giải trình tại Chi cục Thuế để được công nhận quyền giảm trừ đúng thực tế.

Tổng thể hệ thống pháp lý này tạo nên một trục liên kết giữa ba yếu tố: (i) điều kiện giảm trừ hợp lệ; (ii) mức giảm trừ được pháp luật công nhận; và (iii) cơ chế kiểm soát, điều chỉnh khi có sai lệch. Việc hiểu sâu và đối chiếu đầy đủ các văn bản không chỉ giúp cá nhân tuân thủ quy định, mà còn bảo đảm quyền lợi về thuế một cách hợp pháp và tối ưu.

Kết luận

Điều chỉnh thời điểm giảm trừ người phụ thuộc khi quyết toán thuế thu nhập cá nhân là quyền lợi hợp pháp của người nộp thuế, được quy định rõ tại Công văn 1580/CT-CS ngày 05/06/2025 của Cục Thuế, Thông tư 111/2013/TT-BTC và Nghị quyết 954/2020/UBTVQH14. Đây không chỉ là một thủ tục hành chính đơn thuần, mà còn là giải pháp tối ưu chi phí hiệu quả – giúp người nộp thuế tiết kiệm đến hàng chục triệu đồng mỗi năm nếu thực hiện đúng cách.

Thực tế, không ít cá nhân bỏ lỡ quyền lợi này vì không đăng ký đúng thời điểm, không cập nhật kịp thời các trường hợp phát sinh nghĩa vụ nuôi dưỡng, hoặc thiếu sự đối chiếu dữ liệu với hệ thống thuế điện tử. Việc trì hoãn hoặc sai sót nhỏ cũng có thể khiến quá trình hoàn thuế bị kéo dài, thậm chí mất quyền lợi giảm trừ.

Do đó, để đảm bảo hồ sơ quyết toán chính xác, bạn nên thực hiện đồng bộ ba việc: cập nhật kịp thời thông tin người phụ thuộc theo mẫu 02‑1/BK‑QTT‑TNCN, lưu trữ đầy đủ hồ sơ chứng minh mối quan hệ nuôi dưỡng, và thường xuyên kiểm tra dữ liệu thuế đã được ghi nhận đúng trên hệ thống.

Nếu bạn không chắc chắn về cách thực hiện, hoặc đang xử lý một hồ sơ có yếu tố phát sinh (sinh con, nuôi cha mẹ…), dịch vụ kế toán chuyên nghiệp sẽ là giải pháp giúp bạn tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro và tuân thủ đúng quy định. Tham khảo thêm tại đây: Tư vấn điều chỉnh giảm trừ đúng thời điểm khi quyết toán.

Đừng để quyền lợi bị bỏ lỡ vì những chi tiết nhỏ. Một hành động kịp thời hôm nay có thể mang lại sự an tâm và lợi ích đáng kể cho bạn trong kỳ quyết toán sắp tới.