Rủi ro và cách giải trình cho vay không lãi suất hiện nay

Nghiệp vụ cho vay không lãi suất hoặc mượn tiền không thu lãi là hoạt động phổ biến nhằm hỗ trợ dòng tiền nội bộ hoặc thực hiện chính sách đãi ngộ nhân sự. Tuy nhiên, dưới góc độ quản lý thuế, các giao dịch này thường bị coi là vi phạm nguyên tắc “ngang giá” do không tuân theo giá thị trường. Để tránh bị cơ quan thuế ấn định doanh thu tài chính và truy thu thuế đáng tiếc, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống hồ sơ giải trình minh bạch ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ.

Tải File Tóm Tắt Bài Viết

Các rủi ro thuế khi công ty cho vay không lãi suất

Nhiều kế toán và chủ doanh nghiệp vẫn lầm tưởng rằng việc không thu lãi vay là quyền tự quyết của doanh nghiệp. Thực tế, khi thực hiện cho vay không lãi suất, công ty đang đối mặt với những hệ lụy pháp lý nghiêm trọng về thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Rủi ro bị ấn định thuế do giao dịch không ngang giá

Cơ quan thuế có thẩm quyền ấn định thu nhập chịu thuế đối với các giao dịch không theo giá thị trường. Khi một công ty có nguồn tiền nhàn rỗi nhưng lại đem cho mượn không lãi suất, cơ quan quản lý sẽ coi đây là hành vi làm giảm nghĩa vụ thuế một cách bất hợp lý.

Theo quy định tại Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, nếu doanh nghiệp cho vay không lãi suất, cơ quan thuế sẽ thực hiện ấn định doanh thu tài chính. Mức lãi suất ấn định thường được căn cứ vào lãi suất tiền gửi tiết kiệm hoặc lãi suất cho vay thấp nhất của các ngân hàng thương mại tại cùng thời điểm đó (thường dao động từ 4% đến 7% tùy năm tài chính). Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp phải nộp thêm thuế TNDN trên phần doanh thu tài chính bị ấn định này.

Loại trừ chi phí lãi vay tương ứng với khoản cho vay

Rủi ro lớn nhất xảy ra khi doanh nghiệp vừa phát sinh khoản cho vay không lãi suất, vừa đang có các khoản nợ vay tại ngân hàng. Theo quy định về chi phí hợp lý tại Thông tư 78/2014/TT-BTC, cơ quan thuế sẽ lập luận rằng doanh nghiệp không sử dụng vốn vay cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà đem đi cho mượn không thu lãi.

Trong trường hợp này, mức ấn định tối thiểu bằng lãi suất tiền gửi và toàn bộ chi phí lãi vay ngân hàng tương ứng với số tiền đã cho mượn không lãi suất sẽ bị loại khỏi chi phí hợp lý. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất quyền khấu trừ một khoản chi phí tài chính rất lớn khi quyết toán thuế TNDN.

Sau khi xem xét bảng trên, doanh nghiệp cần lưu ý rằng cơ quan thuế còn có thể kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn (nếu có) liên quan đến hoạt động cho vay theo Thông tư 219/2013/TT-BTC về thuế GTGT, vì hoạt động cho vay là đối tượng không chịu thuế GTGT nhưng vẫn cần kê khai đúng quy định.

Phương án giải trình hợp lý cho khoản cho vay không lãi suất

Mặc dù rủi ro là hiện hữu, nhưng doanh nghiệp vẫn có những khe hở pháp lý và lý lẽ thực tế để bảo vệ các khoản cho vay không lãi suất nếu có sự chuẩn bị kỹ lưỡng về mặt hồ sơ.

Giải trình dựa trên chính sách đãi ngộ nhân sự thâm niên

Một trong những cách giải trình thuyết phục nhất là đưa khoản vay vào chính sách phúc lợi. Thay vì gọi là cho vay thuần túy, doanh nghiệp nên trình bày đây là khoản hỗ trợ nhân sự xuất sắc để duy trì nguồn lực.

Điều kiện áp dụng cho nhân sự theo quy chế nội bộ

Để bảo vệ phương án này trước cơ quan thuế, doanh nghiệp cần đáp ứng các tiêu chí minh chứng sau:

• Nhân viên được cho vay không lãi suất phải có thâm niên cống hiến lâu năm hoặc giữ các chức vụ chủ chốt trong sơ đồ tổ chức.
• Mục đích vay vốn cụ thể và chính đáng như vay mua nhà, vay mua xe phục vụ công việc hoặc hỗ trợ chữa bệnh hiểm nghèo.
• Khoản vay phải được quy định rõ ràng trong Thỏa ước lao động tập thể hoặc Quy chế tài chính nội bộ đã được thông báo cho cơ quan chức năng.

Bằng chứng về tính hợp lý trong hoạt động quản trị

Khi chứng minh được việc cho vay không lãi suất là nhằm duy trì đội ngũ nhân sự chất lượng cao phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh, cơ quan thuế thường có xu hướng xem xét tính hợp lý cao hơn, thay vì coi đó là một giao dịch tài chính nhằm tẩu tán thu nhập.

Giải trình dựa trên mục tiêu duy trì hoạt động kinh doanh

Trong một số trường hợp đối tác hoặc công ty con gặp khó khăn nghiêm trọng về tài chính, việc cho vay không lãi suất có thể được giải trình như một biện pháp cứu trợ để bảo toàn chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, lý lẽ này cần được củng cố bằng báo cáo tài chính lỗ hoặc chứng từ mất khả năng thanh toán tạm thời của bên mượn tiền để làm rõ rằng việc áp mức lãi suất thị trường là không khả thi.

Phân tích trường hợp nhận vay không lãi suất từ giám đốc

Nghiệp vụ nhận vay không lãi suất từ giám đốc để phục vụ kinh doanh là tình huống thường gặp nhất. May mắn thay, đây cũng là trường hợp ít gây rủi ro về thuế TNDN nhất cho doanh nghiệp vì không làm phát sinh chi phí lãi vay ảo.

Ưu điểm về mặt quản trị tài chính cho doanh nghiệp

Khi doanh nghiệp nhận khoản mượn tiền không lãi suất từ giám đốc, công ty hoàn toàn không phát sinh chi phí tài chính. Điều này giúp bảo toàn lợi nhuận kế toán và thực chất là đang làm tăng số thuế TNDN mà doanh nghiệp sẽ nộp cho nhà nước. Do đó, cơ quan thuế thường không ấn định chi phí trong trường hợp này vì nó không làm thất thu ngân sách nhà nước.

Cách giải trình hợp tình hợp lý cho khoản mượn tiền giám đốc

Để tăng tính thuyết phục khi giải trình về nguồn vốn mượn từ lãnh đạo trong các đợt quyết toán thuế, doanh nghiệp nên tập trung vào các lập luận thực tế sau:

• Giai đoạn doanh nghiệp đang gặp khó khăn về dòng tiền hoặc chưa thể tiếp cận vốn vay ngân hàng nhanh chóng do thiếu tài sản bảo đảm.
• Giám đốc điều hành đã tự nguyện bỏ tiền túi cá nhân để hỗ trợ công ty chi trả lương, thưởng hoặc thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn nhằm duy trì sự sống còn.
• Đây là hành động vì lợi ích sinh tồn của đơn vị, việc mượn tiền cho vay không lãi suất từ cá nhân lãnh đạo hoàn toàn hợp tình, hợp lý và minh bạch về mặt dòng tiền ngân hàng.

Hồ sơ pháp lý cần thiết cho các khoản vay mượn

Một bài giải trình hay sẽ vô nghĩa nếu không có bằng chứng đi kèm. Doanh nghiệp cần hoàn thiện bộ hồ sơ pháp lý theo Thông tư 80/2021/TT-BTC để sẵn sàng cho các kỳ thanh tra.

Chứng từ đối với khoản mượn tiền giám đốc

Dù rủi ro thuế TNDN thấp nhưng doanh nghiệp có thể gặp rủi ro nhỏ về thuế TNCN của cá nhân Giám đốc nếu bị quy kết là phân phối lợi nhuận ẩn. Để giải trình tốt, cần lưu trữ:

• Hợp đồng mượn tiền không lãi suất với thời hạn ngắn hạn (thường từ 3 đến 6 tháng).
• Chứng từ chuyển khoản ngân hàng rõ ràng từ tài khoản cá nhân giám đốc vào tài khoản công ty.
• Biên bản họp Hội đồng thành viên phê duyệt việc huy động vốn tạm thời từ cá nhân để phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Quy chế tài chính về việc cho vay nội bộ

Đối với các khoản cho vay không lãi suất dành cho nhân sự, bộ hồ sơ cần có sự đồng nhất từ trên xuống dưới. Các dẫn chứng cần thiết bao gồm quy chế tài chính có chương mục cụ thể về quỹ hỗ trợ nhân viên và đơn xin vay vốn có xác nhận về đóng góp của cá nhân.

Tại MAN – Master Accountant Network, đội ngũ chuyên gia của chúng tôi luôn khuyến nghị khách hàng rà soát kỹ tính tương thích giữa quy chế tài chính và hợp đồng lao động để mọi khoản hỗ trợ cho nhân sự đều có căn cứ pháp lý vững chắc trước khi cơ quan thuế kiểm tra các khoản cho vay không lãi suất này.

Kinh nghiệm tối ưu quản lý các khoản vay mượn không lãi suất

Để quản lý hiệu quả các khoản cho vay không lãi suất và giảm thiểu rủi ro bị truy thu, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp kiểm soát nội bộ định kỳ và khoa học.

Theo dõi sát sao dòng tiền và thời hạn vay ngắn hạn

Các giao dịch vay mượn không lãi suất nên được thiết lập với tính chất tạm thời. Việc để một khoản nợ kéo dài nhiều năm mà không có kế hoạch hoàn trả rõ ràng sẽ khiến cơ quan thuế đặt nghi vấn về tính trung thực. Doanh nghiệp nên ưu tiên tất toán các khoản nợ này ngay khi dòng tiền kinh doanh có sự cải thiện hoặc chuyển đổi hình thức góp vốn nếu phù hợp.

Tham tham vấn chuyên gia để soát xét hồ sơ định kỳ

Các quy định về giao dịch liên kết theo Nghị định 132/2020/NĐ-CP và ấn định thuế đối với hành vi cho vay không lãi suất thường xuyên thay đổi. Việc phối hợp với các đơn vị tư vấn uy tín như MAN – Master Accountant Network sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc:

• Soát xét lại toàn bộ hệ thống hợp đồng cho vay không lãi suất để đảm bảo tính pháp lý và phù hợp với thực tế kinh doanh.
• Xây dựng bảng đối chiếu lãi suất thị trường để dự phòng các kịch bản thuế có thể xảy ra.
• Hướng dẫn cách thức thực hiện giao dịch qua ngân hàng đúng quy định để bảo vệ chi phí lãi vay hợp lý và tối ưu nghĩa vụ thuế TNDN.

Kết luận về quản trị rủi ro cho vay không lãi suất

Việc cho vay không lãi suất là một hoạt động tiềm ẩn nhiều rủi ro về thuế nhưng lại mang ý nghĩa quan trọng trong quản trị nhân sự và điều tiết dòng tiền. Để không bị rơi vào thế bị động khi quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuyển dịch từ việc “đối phó” sang “chủ động chuẩn bị”. Việc thiết lập hồ sơ giải trình minh bạch, quy chế tài chính chặt chẽ và tham vấn chuyên gia kịp thời chính là chìa khóa để bảo vệ tối đa lợi ích tài chính cho doanh nghiệp. Nếu bạn cần hỗ trợ chuyên sâu, hãy liên hệ ngay để nhận tư vấn từ đội ngũ chuyên gia giàu kinh nghiệm.

Thông tin liên hệ MAN – Master Accountant Network

• Địa chỉ: Số 19A, đường 43, phường Tân Thuận, TP. Hồ Chí Minh
• Mobile/Zalo: 0903 963 163 – 0903 428 622
• Email: man@man.net.vn

Phụ trách sản xuất nội dung bởi: Ông Lê Hoàng Tuyên – Sáng lập viên (Founder) & CEO MAN – Master Accountant Network, Kiểm toán viên CPA Việt Nam với hơn 30 năm kinh nghiệm trong ngành Kế toán, Kiểm toán và Tư vấn Tài chính.