BHXH, BHYT bắt buộc từ 1/7/2025: Cập nhật mới từ Công văn 526/BHXH-QLT

Từ ngày 1/7/2025, các quy định mới về bảo hiểm xã hội (BHXH) và bảo hiểm y tế (BHYT) sẽ chính thức có hiệu lực, theo Công văn số 526/BHXH-QLT ngày 20/6/2025 của Bảo hiểm xã hội Khu vực XXVII. Văn bản này không chỉ là hướng dẫn kỹ thuật nội bộ, mà là tài liệu mang tính chất pháp lý cụ thể hóa Luật BHXH sửa đổi năm 2024 (Luật số 41/2024/QH15).

Điều đáng chú ý là những thay đổi lần này không chỉ mang tính hình thức mà đi sâu vào điều chỉnh bản chất mối quan hệ lao động, mở rộng diện tham gia và bổ sung các chính sách hỗ trợ thiết thực hơn cho người lao động, nhất là nhóm có hoàn cảnh đặc thù.

Diện người lao động bắt buộc tham gia BHXH: Không còn khoảng trống

Từ 1/7/2025, người lao động có từ hai hợp đồng lao động trở lên với nhiều đơn vị khác nhau sẽ chỉ phải tham gia BHXH, BHYT, BHTN tại nơi ký hợp đồng đầu tiên. Tuy nhiên, nghĩa vụ đóng bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp vẫn phải thực hiện với từng hợp đồng riêng biệt. Cách tiếp cận này giúp tránh trùng lặp trong đóng BHXH nhưng vẫn bảo đảm an toàn nghề nghiệp trong từng quan hệ lao động cụ thể.

Một điểm tiến bộ vượt bậc là quy định mới không còn bó hẹp khái niệm “người lao động” trong khuôn khổ của hợp đồng lao động được ký theo đúng mẫu hoặc tên gọi hành chính. Luật mới xác định bản chất thay vì hình thức, cụ thể là khi có yếu tố trả lương, điều hành, giám sát từ phía sử dụng lao động, thì mối quan hệ đó vẫn được xem là quan hệ lao động.

Điều này đồng nghĩa với việc các nhóm lao động làm theo dạng khoán việc, làm thời vụ, làm việc tại công ty bảo vệ, nhà hàng, công trường mà không ký hợp đồng chính thức, vẫn phải tham gia BHXH bắt buộc nếu công việc có trả lương định kỳ và chịu sự quản lý.

Với các trường hợp người lao động không làm đủ 14 ngày trong tháng và không có lương thì tháng đó được tạm ngừng đóng BHXH. Tuy nhiên, quy định mới cho phép doanh nghiệp và người lao động được thỏa thuận tiếp tục đóng nhằm duy trì liên tục thời gian tham gia. Quy định này mở ra tính linh hoạt và cá nhân hóa chính sách BHXH, thay vì áp dụng cứng nhắc như trước.

Trong trường hợp người lao động bắt đầu làm việc hoặc quay lại làm việc nhưng nghỉ ngay trong tháng đầu tiên vì ốm đau từ 14 ngày trở lên, thì vẫn phải đóng BHXH của tháng đó. Việc làm rõ tình huống đặc biệt này giúp thống nhất trong thực tiễn xử lý hồ sơ hưởng chế độ ngắn hạn.

Đáng chú ý, từ thời điểm 1/7/2025, người lao động có hợp đồng từ 1 tháng đến dưới 3 tháng chính thức thuộc diện tham gia BHXH và BHYT bắt buộc. Đây là thay đổi lớn về chính sách, khi trước đây nhóm này chỉ được khuyến khích hoặc tự nguyện tham gia. Sự điều chỉnh này mang ý nghĩa bảo vệ nhóm lao động ngắn hạn, tạm thời – vốn dễ bị tổn thương về an sinh và thường bị bỏ sót trong hệ thống BHXH.

Doanh nghiệp sẽ phải rà soát lại toàn bộ các hợp đồng ngắn hạn, lao động thời vụ, lao động theo thời gian thử việc kéo dài từ 30 ngày trở lên để kịp thời lập hồ sơ đăng ký tham gia BHXH, BHYT. Trường hợp người lao động đã có sổ BHXH, cần phối hợp để thực hiện thủ tục tham gia BHYT tại nơi đang làm việc hiện tại.

Kê khai, báo tăng – giảm BHXH: Quản lý chặt chẽ hơn từ khâu hồ sơ

Công văn 526/BHXH-QLT yêu cầu các đơn vị sử dụng lao động tuân thủ nghiêm túc thời hạn kê khai hồ sơ. Doanh nghiệp phải đăng ký tham gia BHXH cho người lao động trong vòng 30 ngày kể từ khi người lao động thuộc diện bắt buộc tham gia.

Việc kê khai tăng/giảm lao động, điều chỉnh lương hằng tháng phải được nộp đúng thời hạn – chậm nhất vào ngày 28 hàng tháng. Với doanh nghiệp quy mô lớn, phát sinh biến động lao động nhiều, được phép chia thành tối đa ba đợt hồ sơ mỗi tháng. Tuy nhiên, tiền đóng bảo hiểm vẫn phải được nộp đủ và đúng vào ngày cuối cùng của tháng để tránh phát sinh lãi phạt hoặc vi phạm nghĩa vụ tài chính.

Trường hợp giảm lao động của tháng sau, doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ giảm ngay khi có quyết định nghỉ việc, không cần đợi đến sát ngày 28. Đây là thay đổi mang tính linh hoạt, giúp đơn vị chủ động hoàn tất nghĩa vụ hồ sơ BHXH sớm, đồng thời rút ngắn thời gian xử lý hồ sơ chốt sổ cho người lao động.

Mặt khác, doanh nghiệp vẫn có thể nộp bổ sung hồ sơ tăng, giảm hoặc điều chỉnh trong tháng nếu có phát sinh thêm sau khi đã nộp hồ sơ giảm lao động. Việc cho phép linh hoạt nộp nhiều lần hồ sơ trong tháng giúp các đơn vị lớn dễ tổ chức quản lý lao động theo tuần hoặc theo phân xưởng, ca kíp.

Chế độ BHXH: Hướng tới chính sách linh hoạt, đa tầng và nhân văn hơn

Luật BHXH số 41/2024/QH15 có hiệu lực từ ngày 1/7/2025 đã thay đổi cục diện về điều kiện hưởng lương hưu. Cụ thể, thời gian đóng BHXH tối thiểu để được nghỉ hưu có lương là 15 năm, thay vì 20 năm như trước đây. Điều này mở rộng đáng kể khả năng tiếp cận quyền lợi hưu trí cho người lao động lớn tuổi, làm việc không liên tục, đặc biệt là các đối tượng làm việc ở khu vực phi chính thức hoặc có thời gian nghỉ việc dài.

Ngoài ra, Luật mới còn ghi nhận trường hợp người lao động đủ tuổi nghỉ hưu nhưng chưa đủ số năm đóng BHXH và cũng chưa đủ tuổi hưởng trợ cấp hưu trí xã hội, thì có thể lựa chọn nhận trợ cấp hàng tháng. Chính sách này vừa thể hiện tính nhân văn, vừa giảm áp lực cho người lao động phải rút BHXH một lần trong lúc chưa có phương án tài chính dài hạn.

Đối với lao động nữ, quy định mới bổ sung nhiều hỗ trợ thiết thực. Trường hợp người đóng BHXH tự nguyện hoặc có cả thời gian BHXH bắt buộc và tự nguyện từ đủ 6 tháng trong 12 tháng trước khi sinh sẽ được hưởng trợ cấp thai sản là 2 triệu đồng cho mỗi con sinh ra hoặc mỗi thai chết từ 22 tuần tuổi trở lên. Đây là điểm mới rất đáng chú ý vì trước đây, người tham gia BHXH tự nguyện không được hưởng chế độ thai sản.

Ngoài ra, lao động nữ đã đóng BHXH từ đủ 6 tháng trong 24 tháng trước sinh, nếu phải nghỉ việc để điều trị vô sinh, vẫn được hưởng chế độ thai sản. Việc công nhận tính đặc thù trong điều trị vô sinh là bước tiến mới, mở rộng quyền tiếp cận an sinh xã hội cho nhóm phụ nữ có nhu cầu điều trị hỗ trợ sinh sản.

Doanh nghiệp cần làm gì để không bị động trước thời điểm 1/7/2025?

Các thay đổi lần này không chỉ đơn thuần là cập nhật văn bản pháp lý mà còn mang tính cải cách sâu rộng về mô hình thực hiện BHXH. Doanh nghiệp cần chủ động xây dựng lại quy trình rà soát hợp đồng lao động, đặc biệt với các hợp đồng ngắn hạn, hợp đồng thời vụ hoặc thỏa thuận không rõ ràng về quyền và nghĩa vụ.

Cần tiến hành rà soát toàn bộ dữ liệu người lao động, đánh giá tính chất hợp đồng, hoàn thiện hồ sơ điện tử và phối hợp với cơ quan BHXH địa phương để cập nhật đúng thông tin. Không nên chờ đến sát ngày 1/7 mới tiến hành vì nhiều nội dung sẽ cần thời gian để làm rõ và chuẩn hóa.

Song song đó, doanh nghiệp cần đào tạo lại bộ phận nhân sự – kế toán về các thủ tục kê khai, báo tăng/giảm BHXH, điều chỉnh lương và thời hạn đóng phí. Việc lập kế hoạch theo tuần, phân nhóm hồ sơ và chuẩn hóa dữ liệu sớm sẽ giúp tránh các lỗi kỹ thuật, hồ sơ bị trả về hoặc phát sinh lãi phạt không đáng có.

Về phía người lao động, cần tổ chức phổ biến nội bộ các quyền lợi BHXH mới, đặc biệt là nhóm được mở rộng tham gia như hợp đồng dưới 3 tháng hoặc nhóm làm việc không ký HĐLĐ. Đây không chỉ là trách nhiệm mà còn giúp người lao động an tâm gắn bó lâu dài với đơn vị.

Kết luận: Từ chính sách đến thực tiễn – cần một bước chuyển đồng bộ

Việc triển khai các quy định mới về BHXH và BHYT từ ngày 1/7/2025 theo Công văn 526 không đơn thuần là nhiệm vụ hành chính. Đó là quá trình điều chỉnh tổng thể từ tư duy quản lý lao động đến cách thức vận hành chính sách an sinh.

Doanh nghiệp không chỉ cần chấp hành đúng mà còn nên chủ động tận dụng chính sách mới để nâng cao năng lực quản lý nội bộ, bảo vệ người lao động và ổn định quỹ lương – phúc lợi dài hạn. Từ đó, góp phần xây dựng một hệ thống bảo hiểm xã hội vừa toàn diện, vừa thực chất – đúng với định hướng cải cách mà Luật BHXH sửa đổi đang hướng đến.

Nguồn bài viết: Các điểm mới về BHXH, BHYT bắt buộc áp dụng từ 1/7/2025