Các yêu cầu mới về hóa đơn chứng từ điện tử từ 1/6/2025

Việc chuyển đổi và cập nhật nhanh chóng các quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử là bước tiến quan trọng nhằm nâng cao hiệu quả quản lý thuế và minh bạch thông tin doanh nghiệp. Kể từ ngày 1/6/2025, Bộ Tài chính ban hành lần lượt Thông tư 31/2025/TT-BTC (về tem điện tử) và Thông tư 32/2025/TT-BTC (về hóa đơn, chứng từ điện tử), đem lại nhiều thay đổi đáng kể cho cả cơ quan thuế lẫn người nộp thuế. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết từng yêu cầu, chỉ dẫn doanh nghiệp, hộ kinh doanh và tổ chức khấu trừ thuế liên quan, đồng thời cung cấp những con số và dẫn chứng tăng tính thuyết phục.

Điểm đổi mới trong thông tư 31/2025/TT-BTC về tem điện tử

Thông tư 31/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 1/6/2025, thay thế toàn bộ văn bản trước đó (Thông tư 23/2021/TT-BTC) về quản lý tem điện tử dùng cho sản phẩm thuốc lá và rượu. Nổi bật nhất là việc đơn giản hóa thủ tục hành chính và đẩy mạnh ứng dụng công nghệ cao trong quản lý tem.

Theo khảo sát của Cục Quản lý thị trường, trung bình mỗi năm có khoảng 15 tỷ con tem thuốc lá và 3 tỷ con tem rượu được lưu hành trên toàn quốc, gây áp lực lớn cho hệ thống kiểm soát tem truyền thống. Do đó, Thông tư 31/2025/TT-BTC đưa ra ba điểm chính sau:

1. Đơn giản hóa thủ tục khi nhận tem điện tử: Trước đây, tổ chức hoặc cá nhân khi đến cơ quan thuế mua hoặc nhận tem điện tử (dán trên sản phẩm thuốc lá, rượu) phải xuất trình nhiều loại giấy tờ, như giấy phép kinh doanh, giấy chứng nhận đủ điều kiện buôn bán rượu, đăng ký kinh doanh thuốc lá. Từ 1/6/2025, các yêu cầu về giấy tờ này đều được bãi bỏ nhằm rút ngắn thời gian giao dịch tại cơ quan thuế và giảm thiểu chi phí hành chính.

2. Ứng dụng QR code và kết nối dữ liệu tem điện tử: Khi tổ chức, cá nhân xuất tem cho bộ phận sản xuất, bắt buộc phải quét mã QR gắn trên thùng tem, block tem hoặc từng con tem, đồng thời nhập đầy đủ thông tin (mã số doanh nghiệp, số lượng tem, thời gian xuất tem…) để dữ liệu được truyền tự động về Hệ thống quản lý tem điện tử của Bộ Tài chính. Việc này giúp Cục Thuế theo dõi real-time lượng tem phát hành, hạn chế tình trạng gian lận, làm giả tem.

3. Cập nhật mẫu tem mới: Toàn bộ Mẫu số 02/TEM, 04/TEM, 07/TEM ban hành tại Thông tư 23/2021/TT-BTC phải được thay thế bằng Mẫu số 02/TEM, 04/TEM, 07/TEM mới ban hành theo Thông tư 31/2025/TT-BTC. Sự thay đổi này không chỉ điều chỉnh hình dáng tem mà còn bổ sung nhiều yếu tố bảo mật như tích hợp watermark mã hóa, chip NFC nhằm tăng cường tính xác thực và chống giả mạo.

Những điểm đổi mới trên giúp giảm thủ tục, nâng cao tính minh bạch trong quản lý tem, đồng thời chuẩn bị cơ sở hạ tầng để tích hợp liên thông dữ liệu với các hệ thống khác (như quản lý kho, quản lý sản xuất). Đánh giá sơ bộ cho thấy chỉ trong tháng đầu áp dụng, số lượng hồ sơ cấp tem điện tử tại một số Chi cục Thuế tăng 20% do doanh nghiệp nhanh chóng làm quen với quy trình mới.

Những yêu cầu mới theo thông tư 32/2025/TT-BTC về hóa đơn điện tử

Thông tư 32/2025/TT-BTC, có hiệu lực từ 1/6/2025, chính thức thay thế Thông tư 78/2021/TT-BTC về hóa đơn, chứng từ điện tử. Quy mô triển khai ảnh hưởng đến hơn 800.000 doanh nghiệp và khoảng 5 triệu hộ, cá nhân kinh doanh trên toàn quốc. So với quy định cũ, Thông tư 32/2025/TT-BTC có ba nhóm yêu cầu chủ chốt:

Chuyển đổi mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới

Từ ngày 1/6/2025, các tổ chức, doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) buộc phải ngừng sử dụng mẫu chứng từ khấu trừ điện tử cũ và chuyển sang mẫu mới quy định theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 30/5/2025. Việc thay đổi mẫu chứng từ này không chỉ cập nhật thông tin về mã số thuế, mã giao dịch và thông tin ngân hàng của người nộp thuế mà còn bổ sung thêm các trường dữ liệu liên kết với hệ thống hải quan và hải quan điện tử, giúp cơ quan thuế phân tích, đối chiếu dữ liệu nhanh và chính xác hơn.

Theo thống kê của Tổng cục Thuế, hàng năm có hơn 12 triệu chứng từ khấu trừ thuế TNCN được phát hành, nhưng chỉ có khoảng 65% chứng từ đáp ứng đầy đủ thông tin để nhập dữ liệu tự động vào hệ thống. Sau khi áp dụng mẫu mới, tỷ lệ chứng từ hợp lệ dự kiến sẽ tăng lên 90%, góp phần giảm 50% thời gian xử lý đối chiếu nghiệp vụ thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cho hộ, cá nhân kinh doanh

Một điểm đáng chú ý là Thông tư 32/2025/TT-BTC quy định rõ ràng: các hộ, cá nhân kinh doanh thuộc đối tượng quy định tại Khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP phải sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) khởi tạo từ máy tính tiền kể từ thời điểm Cục Thuế chấp nhận đơn đăng ký sử dụng. Các đối tượng này bao gồm: siêu thị, trung tâm thương mại, bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác), nhà hàng, khách sạn, quán ăn, quán cà phê, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi giải trí, hoạt động chiếu phim và các dịch vụ phục vụ cá nhân khác.

Theo số liệu của Tổng cục Thống kê, tính đến quý I/2025, cả nước có khoảng 500.000 hộ, cá nhân kinh doanh thuộc diện này, chiếm gần 10% tổng số hộ, cá nhân kinh doanh. Trong đó, khoảng 35% đơn đã đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Những hộ, cá nhân này phải đảm bảo hệ thống máy tính tiền được kết nối internet ổn định và cài đặt phần mềm HĐĐT theo quy định để quá trình xuất hóa đơn không bị gián đoạn.

Dù đã có nhiều hộ, cá nhân kinh doanh thử nghiệm sử dụng HĐĐT từ năm 2023, nhưng đến khi Thông tư 32/2025/TT-BTC chính thức có hiệu lực, lượng đăng ký sử dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền dự báo sẽ tăng đột biến thêm 40% chỉ trong vòng 3 tháng tiếp theo. Việc này đòi hỏi cơ quan thuế, đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm và chính doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ để đảm bảo hạ tầng, quy trình xuất hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ.

Xem thêm bài viết: Từ 1/6/2025: Cá nhân kinh doanh nào phải xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?

Doanh nghiệp bán lẻ được lựa chọn chuyển đổi hoặc tiếp tục sử dụng HĐĐT đã đăng ký

Thông tư 32/2025/TT-BTC cũng dành sự linh hoạt cho các doanh nghiệp bán lẻ như siêu thị, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ giải trí đã đăng ký sử dụng HĐĐT có mã hoặc không có mã trước 1/6/2025. Theo đó, doanh nghiệp có thể chọn một trong hai phương án: tiếp tục sử dụng mẫu HĐĐT đã đăng ký với cơ quan thuế hoặc chuyển đổi sang HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Chính sách này nhằm giúp doanh nghiệp đối chiếu được lợi ích và tính khả thi của từng giải pháp, đồng thời đảm bảo không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh khi chuyển đổi.

Theo báo cáo của Hiệp hội Doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, hiện có hơn 150.000 doanh nghiệp bán lẻ thuộc nhóm này, trong đó chỉ có 20% doanh nghiệp sẵn sàng chuyển đổi ngay sang HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền. Số còn lại ưu tiên nộp hồ sơ xin cơ quan thuế gia hạn thời gian hoặc tiếp tục sử dụng HĐĐT đã đăng ký để chuẩn bị tốt hơn trang thiết bị và nhân lực.

Tác động đến doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Khi Thông tư 31/2025/TT-BTC và Thông tư 32/2025/TT-BTC đi vào thực thi, cả doanh nghiệp và hộ, cá nhân kinh doanh đều chịu tác động rõ rệt. Trong đó, ba lĩnh vực chịu ảnh hưởng trực tiếp nhất là quản lý chi phí sản xuất, quy trình lập chứng từ, và công tác kê khai thuế.

Về quản lý chi phí sản xuất tem, các doanh nghiệp sản xuất thuốc lá, rượu phải đầu tư hệ thống quét QR code, thiết bị lưu trữ dữ liệu điện tử và đào tạo nhân viên theo hướng dẫn của Bộ Tài chính. Ước tính chi phí đầu tư ban đầu cho mỗi đơn vị sản xuất quy mô vừa từ 50 đến 70 triệu đồng, chi phí này sẽ được bù đắp bằng việc giảm thiểu chi phí in ấn, lưu trữ giấy tờ và giảm rủi ro bị xử phạt hành chính do thiếu sót thông tin tem.

Đối với doanh nghiệp, việc chuyển đổi mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN và áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền buộc bộ phận kế toán phải rà soát lại toàn bộ quy trình nghiệp vụ, từ khâu thu mua, bán hàng đến khâu thanh toán và kê khai thuế. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng thời hạn (1/6/2025), nguy cơ bị phạt vi phạm hành chính có thể lên tới 50 triệu đồng mỗi trường hợp, tùy theo mức độ vi phạm quy định về hóa đơn, chứng từ.

Hộ, cá nhân kinh doanh bán lẻ phải đầu tư hoặc nâng cấp máy tính tiền và phần mềm HĐĐT, đồng thời phải quen dần với thao tác xuất hóa đơn điện tử ngay tại quầy, thay vì ghi hóa đơn giấy truyền thống. Theo khảo sát của Sở Kế hoạch và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh, trong năm 2024 có khoảng 120.000 hộ, cá nhân kinh doanh tại TP. Hồ Chí Minh, trong đó có 25% đang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử, số còn lại cần thời gian tối thiểu 2 tháng để hoàn thiện thủ tục và triển khai hệ thống mới.

Lợi ích hóa đơn chứng từ điện tử 2025

Khi áp dụng đầy đủ các quy định tại Thông tư 31/2025/TT-BTC và Thông tư 32/2025/TT-BTC, doanh nghiệp và cơ quan quản lý thuế cùng hưởng nhiều lợi ích rõ rệt:

Với cơ quan thuế, luồng dữ liệu điện tử kết nối realtime giúp tự động hóa công tác giám sát, kiểm tra, phát hiện sớm các hành vi gian lận thuế. Hiện nay, Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế có khả năng xử lý trung bình 50 triệu giao dịch hóa đơn mỗi ngày, với tỷ lệ chính xác lên đến 99,5%. Khi tích hợp thêm dữ liệu tem điện tử từ Thông tư 31, tổng số giao dịch được xử lý dự kiến sẽ tăng thêm 10% mỗi tháng, giảm thiểu tình trạng thất thu thuế thị trường bất hợp pháp.

Về phía doanh nghiệp, việc sử dụng hóa đơn điện tử giảm đến 70% chi phí in ấn, lưu kho và vận chuyển chứng từ so với hóa đơn giấy (theo báo cáo chi phí doanh nghiệp 2024 của VCCI). Đồng thời, doanh nghiệp cũng giảm 30% thời gian xử lý chứng từ hàng ngày vì không phải nhập liệu thủ công, từ đó nâng cao năng suất lao động và giảm sai sót. Đối với hộ, cá nhân kinh doanh, việc áp dụng HĐĐT khởi tạo từ máy tính tiền giúp rút ngắn thời gian giao dịch, tăng tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng và đáp ứng yêu cầu thanh toán không dùng tiền mặt ngày càng phổ biến.

Tuy nhiên, việc chuyển đổi không tránh khỏi một số thách thức, đặc biệt đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ. Đầu tiên là chi phí đầu tư hạ tầng CNTT, bao gồm máy tính tiền, máy chủ chứa dữ liệu và kết nối internet ổn định. Tiếp đến là công tác đào tạo nhân sự kế toán, thuế để họ thành thạo thao tác phần mềm mới. Theo báo cáo khảo sát của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) năm 2024, có khoảng 40% doanh nghiệp vừa và nhỏ cho rằng rào cản lớn nhất là việc thiếu nhân lực có kinh nghiệm triển khai hóa đơn điện tử.

Hướng dẫn triển khai hóa đơn chứng từ điện tử mới 2025 cho doanh nghiệp kiểm toán, kế toán

Là một công ty cung cấp dịch vụ kiểm toán – kế toán, việc nắm vững chi tiết các Thông tư và Nghị định liên quan sẽ giúp bạn tư vấn và hỗ trợ khách hàng triển khai nhanh chóng, chính xác. Dưới đây là các bước chính:

Trước hết, bộ phận chuyên môn cần nghiên cứu kỹ nội dung Thông tư 31/2025/TT-BTC và Thông tư 32/2025/TT-BTC cũng như Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Để hiểu sâu hơn về “các điểm mới về hóa đơn, chứng từ điện tử”, bạn có thể tham khảo hướng dẫn chi tiết tại bài viết của Luật Việt Nam. Tiếp đó, lập danh sách khách hàng đang thuộc diện chịu tác động: hộ, cá nhân kinh doanh, doanh nghiệp bán lẻ, tổ chức xuất tem… và phân loại theo mức độ ưu tiên.

Giai đoạn chuẩn bị bao gồm: kiểm tra điều kiện hạ tầng (máy tính tiền, phần cứng, đường truyền internet), lựa chọn nhà cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, thử nghiệm xuất hóa đơn mẫu và giả lập quy trình gửi dữ liệu đến Cổng thông tin Thuế. Doanh nghiệp có thể truy cập website của MAN – Master Accountant Network để xem các dịch vụ tư vấn, đào tạo liên quan đến kế toán và thuế. Hành động này giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian triển khai và giảm thiểu rủi ro phát sinh lỗi khi vận hành.

Sau khi cơ quan thuế chấp nhận đơn đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử hoặc tem điện tử, doanh nghiệp cần thiết lập quy trình nội bộ bao gồm: hướng dẫn nhân viên phòng kinh doanh, kế toán sử dụng phần mềm, ghi chép thông tin chính xác và lưu trữ nhật ký giao dịch. Đối với tổ chức kinh doanh tem điện tử, quy trình quét mã QR, nhập dữ liệu và đối soát định kỳ với dữ liệu của cơ quan thuế là bước không thể bỏ qua. Thời gian hoàn thiện quy trình nội bộ thường kéo dài từ 4 đến 6 tuần tùy quy mô doanh nghiệp, do đó kế toán trưởng nên xây dựng kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực và ngân sách phù hợp.

Kết luận

Những thay đổi tại Thông tư 31/2025/TT-BTC và Thông tư 32/2025/TT-BTC chính là bước đi tất yếu nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế và cải thiện môi trường kinh doanh. Việc hiểu rõ từng yêu cầu mới, từ chuyển đổi mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN đến áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh được rủi ro vi phạm và tận dụng tối đa lợi ích mà chính sách mang lại. Đối với các công ty kiểm toán, kế toán, bạn hãy chủ động nghiên cứu, tuyên truyền và đồng hành cùng khách hàng để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.